信息化時代機關事業單位檔案管理的創新思考分析

左洪波

（法庫縣產業轉型升級促進中心，遼寧 沈陽 110400）

機關單位的日常工作中會涉及數量較多的文件需要進行歸檔，檔案管理人員面臨著較大的工作量，在信息化時代下，大數據分析和互聯網技術不斷發展，為信息的智能化、自動化管理提供了技術支持，對機關事業單位檔案管理進行創新是時代發展的必然趨勢，不僅能夠降低檔案管理人員的工作量，還能保證檔案存儲的安全性，通過數據庫的智能檢索功能，還能為檔案的查閱提供便利，提高檔案的利用率，因此檔案管理人員需要重視起檔案管理制度的信息化創新。

1 檔案管理創新的必要性

1.1 減少管理人員工作量

在利用傳統手段進行檔案管理的過程中，需要檔案管理人員對檔案進行分類處理，隨后將檔案分別歸檔，檔案的借閱也要由檔案管理人員負責，隨著檔案種類的復雜化以及數量逐漸增多，檔案管理人員面臨的工作壓力也越來越大。信息化檔案管理系統具有對數據進行自動化處理的功能，能夠根據檔案的類型對檔案進行自動分類和歸檔，在檔案借閱的過程中可以利用物聯網技術對身份進行識別記錄，減少了檔案借閱的審批流程，極大地降低了檔案管理人員的工作量。

1.2 提高檔案管理的效率

過去由人工負責檔案的歸檔和借閱等，需要消耗大量的時間，并且人工難免產生疏漏，機關事業單位的檔案存儲數量又相對較為龐大，在檔案管理上耗費的總體時間較多，不能有效保證工作的效率。通過使用信息化技術能夠提高檔案處理的速度，在查閱的過程中減少流程，并且能夠提供更加優質的服務，能夠在總體上提高檔案管理的效率[1]。

1.3 保障檔案的安全性

在過去的檔案存儲中通常采用紙質文檔進行信息的記錄，紙質文檔在存儲的過程中容易發生信息的丟失，紙張的損壞、字跡模糊等問題都會影響檔案的查閱，降低檔案的嚴謹性，對相關工作的進行產生影響。提供檔案管理的信息化水平主要是運用數據庫進行檔案存儲，不僅能夠縮小檔案存儲需要的空間，還能保障檔案的安全性，利用好備份功能能夠避免外部因素對檔案造成的破壞。此外信息化檔案管理制度還具有人員資格分級審查的功能，具有較強的保密性。

2 機關事業單位檔案管理信息化存在的問題

2.1 檔案管理人員缺乏創新意識

檔案管理的信息化需要機關事業單位管理人員提高對管理手段創新的重視程度，當前機關事業單位對檔案管理信息化的重視程度不高，導致購入的信息管理技術不能滿足檔案管理的實際需求，功能與機關事業單位檔案管理的工作不匹配，不能充分發揮出信息化檔案管理的優勢，檔案管理缺乏實質上的創新。同時檔案管理人員缺乏創新意識會導致不具備學習信息技術的積極性，為推進信息化管理制度帶來了阻礙。

2.2 信息化技術應用水平不高

現代信息技術具有較強的便利性，能夠滿足人們工作生活中的多樣化需求，運用到檔案管理中時需要對信息技術進行深入了解，充分挖掘信息化管理技術的多樣化功能，才能全面提高檔案管理的效率。然而當前機關事業單位的信息化檔案管理中還存在技術應用水平不高的問題，檔案管理中使用的信息庫與實際工作不匹配，無法滿足機關事業單位檔案利用的要求，降低了檔案管理的效率。

2.3 缺乏信息化管理人才

機關事業單位當前的檔案管理人員通常掌握了專業的傳統檔案管理技術，不具備較強的信息化管理能力，不能充分認識到信息化管理的優勢。為了提供機關事業單位檔案管理的信息化水平，需要檔案管理人員在具備專業的檔案管理技能外，還需要掌握計算機的操作技巧，當前同時具備兩項能力的專業人員數量較少，為機關事業單位建立高水平的檔案管理人才隊伍帶來了障礙[2]。

3 信息化技術在檔案管理中的應用措施

3.1 提高檔案管理人員的創新意識

在推進檔案管理的信息化創新過程中，需要檔案管理人員提高對信息化的認識，積極主動在工作中根據實際情況對信息技術的應用進行創新，使其符合機關事業單位的檔案管理工作需求，全面提升檔案管理的效率。對此機關事業單位領導可以制定合理的獎懲措施，對在信息化檔案管理制度創新中取得良好成效的員工進行獎勵，提高其他檔案管理人員的工作積極性。此外事業單位的領導需要重視起對群體人員意識的提高，加強各部門之間的信息共享，讓檔案管理人員在交流合作中了解到機關單位對檔案利用的需求，對管理手段進行相應的創新。

3.2 完善檔案信息化管理制度

機關事業單位的領導應該提高對制度創新的重視程度，通過完善的管理制度對檔案管理信息化進行約束，確保信息化技術在檔案管理制度的創新中得到了切實的運用。機關事業單位應該在對檔案管理狀況進行實際了解后再購入配套的軟件和設備，確保信息庫的建立能夠滿足實際管理需求。同時機關事業單位應該適當加大在信息化管理設備上的資金投入，確保檔案管理中使用的設備滿足時代發展的需求。為了充分發揮信息化檔案管理的安全性優勢，機關單位需要制定相應的檔案隱私管理制度，利用物聯網技術對人員的檔案查閱權限進行嚴格劃分，避免重要信息的泄露[3]。

3.3 加強檔案管理人才隊伍建設

在信息化時代背景下，人才是進行制度創新的基礎，因此機關事業單位應該重視起人才的引進，首先應該重視起復合型人才的吸納，招聘掌握了信息化管理技術與檔案管理技術的高素質人才，提高檔案管理人員的總體水平。其次機關單位應該重視起現有管理人員的能力培養，機關單位可以對檔案管理人員進行定期培訓，提高檔案管理人員信息技術的應用水平，當前機關事業單位的檔案管理人員通常已經具備了較為專業的檔案管理能力，因此通過計算機技術培訓的方式提高其管理創新的能力具有較高的可行性，能夠有效加強專業人才隊伍的建設。

4 結語

綜上所述，在當前信息化時代背景下，進行檔案管理制度的創新是必然趨勢，機關事業單位的檔案管理是較為重要的工作，采用傳統的管理方式已經無法滿足檔案利用的需求，對此需要機關事業單位提高對檔案管理創新的重視，加大信息設備的資金投入力度，完善信息化管理制度，引進高素質的復合型人才，此外應該加強對檔案管理人員的培訓，提高其對信息技術的掌握，并且提改檔案管理人員的創新意識，提高檔案管理水平，能夠提升機關事業單位的整體工作效率。