學(xué)校人事檔案信息化管理與服務(wù)工作之探析

梁義強(qiáng)

（淄博實(shí)驗(yàn)中學(xué)，山東 淄博 255090）

信息化時(shí)代的到來(lái)使得學(xué)校人事檔案管理與服務(wù)工作發(fā)生了翻天覆地的變化，當(dāng)前，學(xué)校應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理與服務(wù)，并在實(shí)踐中對(duì)人事檔案信息化管理與服務(wù)工作進(jìn)行不斷改進(jìn)。

1 學(xué)校人事檔案管理與服務(wù)工作中存在的主要問(wèn)題

1）檔案管理制度不完善。就學(xué)校人事檔案管理與服務(wù)工作現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理制度不完善是一項(xiàng)主要問(wèn)題。部分學(xué)校的檔案管理制度中缺乏明確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、詳細(xì)的檔案管理內(nèi)容、規(guī)范的檔案管理要求等，所以無(wú)法給實(shí)際人事檔案管理與服務(wù)工作提供科學(xué)依據(jù)和有效指導(dǎo)。

2）檔案資料缺失情況嚴(yán)重。過(guò)去由于學(xué)校的檔案管理?xiàng)l件較差，缺乏良好的檔案管理設(shè)施，因此導(dǎo)致包括人事檔案在內(nèi)的檔案資料缺失情況嚴(yán)重。雖然如今大部分學(xué)校都已逐漸認(rèn)識(shí)到了人事檔案管理與服務(wù)工作的重要性，對(duì)檔案管理?xiàng)l件和設(shè)施進(jìn)行了不斷優(yōu)化與完善，但從總體上而言，學(xué)校人事檔案管理與服務(wù)工作仍處于起步階段，很多問(wèn)題難以在短時(shí)間內(nèi)得到有效解決，且過(guò)去缺失的檔案資料也難以找回。

3）信息化建設(shè)程度不足。在當(dāng)今的信息化時(shí)代下，各領(lǐng)域的工作都正在逐漸趨于信息化，學(xué)校人事檔案管理與服務(wù)工作也不例外。可以說(shuō)，利用信息化手段來(lái)開(kāi)展學(xué)校人事檔案管理與服務(wù)工作乃是必然趨勢(shì)。然而，目前很多學(xué)校的信息化建設(shè)程度仍舊不足，導(dǎo)致檔案信息化管理與服務(wù)發(fā)展也比較落后；還有部分學(xué)校尚未意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，仍舊在采用傳統(tǒng)人工工作手段。

4）檔案管理人員素質(zhì)較低。受傳統(tǒng)觀念影響，學(xué)校普遍都只重視對(duì)教職工人才的培育，而輕視對(duì)檔案管理人才的培育，導(dǎo)致學(xué)校缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員。一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍是開(kāi)展好學(xué)校人事檔案管理與服務(wù)工作的前提基礎(chǔ)，若檔案管理人員素質(zhì)較低，則實(shí)際檔案管理與服務(wù)工作質(zhì)量和效率也必然較低。

2 學(xué)校人事檔案信息化管理與服務(wù)的意義

1）提升檔案管理與服務(wù)效率。以往學(xué)校在人事檔案管理與服務(wù)工作中，主要是應(yīng)用的人工工作手段，但隨著學(xué)校不斷發(fā)展及教職工隊(duì)伍建設(shè)不斷壯大，人事檔案資源日益增多、使用頻率越來(lái)越高，在此背景下，僅依靠傳統(tǒng)人工工作手段顯然已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際檔案管理與服務(wù)需求。而若實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息化管理與服務(wù)，則能夠擺脫過(guò)去人工管理在時(shí)間與空間上的桎梏，大大提升檔案管理與服務(wù)效率。

2）方便執(zhí)行檔案的各種操作。在傳統(tǒng)的人事檔案管理與服務(wù)模式下，檔案的各種操作執(zhí)行通常都比較麻煩，不但會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間與人力，更易出現(xiàn)一些人工操作失誤，導(dǎo)致檔案文件丟失或損毀、檔案信息缺失或錯(cuò)誤。而若實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息化管理與服務(wù)，則能夠使檔案的各種操作，包括檔案信息錄入、檔案信息存儲(chǔ)、檔案信息檢索、檔案信息查閱、檔案信息增減、檔案信息修改以及檔案信息共享等的執(zhí)行都變得十分方便，從而既節(jié)省時(shí)間與人力，又避免人工操作失誤。

3）大大增加檔案信息存儲(chǔ)量。在學(xué)校不斷發(fā)展及教職工隊(duì)伍不斷建設(shè)的過(guò)程中，會(huì)伴隨產(chǎn)生大量的人事檔案資料，且人事檔案信息的總體數(shù)量只增不減，基于此，必須要想方設(shè)法增加檔案信息存儲(chǔ)量。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的信息存儲(chǔ)量非常有限，而若實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息化管理與服務(wù)，則可以有效攻克該難關(guān)。信息技術(shù)及信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用使得大量人事檔案信息能夠以數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，無(wú)論檔案信息數(shù)量再多，都只依靠一臺(tái)計(jì)算機(jī)即能實(shí)現(xiàn)有效存儲(chǔ)；同時(shí)，借助于備份和云存儲(chǔ)，也無(wú)需擔(dān)心檔案文件丟失、損毀等問(wèn)題。

3 學(xué)校人事檔案信息化管理與服務(wù)工作的改進(jìn)策略

1）建立健全人事檔案信息化管理與服務(wù)制度。制度是實(shí)際工作的依據(jù)與指導(dǎo)，學(xué)校只有先建立健全人事檔案信息化管理與服務(wù)制度，才能夠確保實(shí)際人事檔案信息化管理與服務(wù)工作的規(guī)范化、有序化、高效化開(kāi)展。在人事檔案信息化管理與服務(wù)制度的實(shí)際編制過(guò)程中，不能使制度空洞化和形式化，也不能照搬其他工作管理制度或其他單位的人事檔案信息化管理與服務(wù)制度，而應(yīng)充分結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況及人事檔案信息化管理與服務(wù)實(shí)際需求，編制具有針對(duì)性的管理制度。

2）構(gòu)建完善的檔案信息化管理與服務(wù)系統(tǒng)。人事檔案信息化管理與服務(wù)工作發(fā)展的前提是擁有一個(gè)完善的檔案信息化管理與服務(wù)系統(tǒng)，因此學(xué)校應(yīng)盡快構(gòu)建出完善的檔案信息化管理與服務(wù)系統(tǒng)。檔案信息化管理與服務(wù)系統(tǒng)能夠提供全面的檔案管理與服務(wù)功能，包括檔案信息錄入功能、檔案信息存儲(chǔ)功能、檔案信息檢索功能、檔案信息查閱功能、檔案信息增減功能、檔案信息修改功能以及檔案信息共享功能等等。在檔案信息化管理與服務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)建過(guò)程中，應(yīng)優(yōu)選先進(jìn)優(yōu)質(zhì)的系統(tǒng)軟件，并定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新和升級(jí)。

3）加強(qiáng)檔案信息化管理與服務(wù)系統(tǒng)安全防護(hù)。信息技術(shù)是把雙刃劍，基于信息技術(shù)的檔案信息化管理與服務(wù)系統(tǒng)雖然能夠給學(xué)校人事檔案管理與服務(wù)工作提供諸多便利，但同時(shí)也會(huì)帶來(lái)一些安全方面的風(fēng)險(xiǎn)，所以加強(qiáng)檔案信息化管理與服務(wù)系統(tǒng)安全防護(hù)乃是一項(xiàng)重要任務(wù)。在構(gòu)建完成檔案信息化管理與服務(wù)系統(tǒng)后，學(xué)校應(yīng)派遣專(zhuān)業(yè)人員定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，并積極應(yīng)用先進(jìn)的防火墻和殺毒軟件，合理選擇計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，以避免發(fā)生數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。

4）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)及信息化操作能力。為滿(mǎn)足人事檔案信息化管理與服務(wù)工作的人力需求，學(xué)校一方面應(yīng)不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，另一方面還應(yīng)不斷提高檔案管理人員的信息化操作能力。人才隊(duì)伍建設(shè)一是通過(guò)加強(qiáng)人才培訓(xùn)與教育，二是通過(guò)引進(jìn)新的高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化人才。此外還應(yīng)重視人才管理，通過(guò)采取科學(xué)的人才管理制度與激勵(lì)機(jī)制來(lái)充分發(fā)揮出人才效益。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)學(xué)校人事檔案信息化管理與服務(wù)的實(shí)現(xiàn)，可以提升檔案管理與服務(wù)效率、方便執(zhí)行檔案的各種操作以及大大增加檔案信息存儲(chǔ)量，因此學(xué)校應(yīng)充分重視人事檔案信息化管理與服務(wù)工作發(fā)展。而改進(jìn)學(xué)校人事檔案信息化管理與服務(wù)工作的關(guān)鍵在于建立健全人事檔案信息化管理與服務(wù)制度、構(gòu)建完善的檔案信息化管理與服務(wù)系統(tǒng)、加強(qiáng)檔案信息化管理與服務(wù)系統(tǒng)安全防護(hù)、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)及信息化操作能力。