數據化在機關事業單位人事檔案管理中的運用研究

張希蕊

（肇慶市人力資源和社會保障局，廣東 肇慶 526060）

我們都知道，機關事業單位體系處于全面優化和改進的狀態，在新時代發展背景下，就要求機關事業單位人事檔案管理也必須緊跟時代發展潮流，在追隨時代發展要求的基礎上開展各項工作，這就對于機關事業單位人事檔案管理工作人員提出了非常嚴格的要求，需要對理念加以創新，引進新的模式，高效率實施人事檔案管理工作。

1 在機關事業單位人事檔案管理期間數據化產生的價值

1.1 有利于減少成本輸出

在機關事業單位人事檔案管理工作開展期間，涉及的方面是非常多的，具體表現為收集保存、認識檔案，同時產生一定的輔助效果，使機關事業單位穩定運行，從實際情況來看，機關事業單位人事管理工作具備繁瑣性特征，包含的要點諸多，因為工作類型不一樣，因此綜合性以及差別極為明顯。與此同時，對于我國執行人員來講，需要機關事業單位工作人員在人事管理期間秉承嚴謹且認真的理念，但是此種現象也會使機關事業單位人事檔案管理工作人員的工作壓力增加，消耗的人力物力財力都是非常多的，而且機關事業單位人事檔案管理人員實施的人事檔案管理和日常開銷工作都是成本的一方面，將信息技術落實于機關事業單位人事檔案管理期間既能夠減少工作人員的壓力，還可以提高工作效率，成本隨之降低，避免了資源過度消耗的發生。

1.2 有利于提升管理效率

在機關事業單位運行期間，將數據化方式應用于機關事業單位人事檔案管理期間產生的作用是非常高的，能夠提升管理效率，基于此，對于機關事業單位人員來講，就需要借助相關的技術產品實施機關事業單位人事檔案管理工作，達到智能化發展的目的。數據化管理機關事業單位人事檔案和以往傳統人工查詢方式相比較來看，優勢更高，是以往傳統方式所不可比擬的，能夠有效提升工作效率，而且合理應用數據化還可以避免人為因素產生的不良影響，從而確保檔案內容的完善性，這對于建設專業性機關事業單位團隊和高效率傳輸人才信息流有著極高的價值，整體上來看，借助數據化模式對機關事業單位人事檔案加以管理可以確保各項數據的完善性，從一定程度上表現出了機關事業單位人事檔案管理中應用數據化的作用。

2 對于機關事業單位人事檔案管理現狀的分析

2.1 沒有制定健全的機關事業單位人事檔案管理體系

從機關事業單位人事檔案管理實際開展現狀來看，并沒有結合實際情況制定健全的管理體系，而且工作開展期間也沒有相應的依據可以遵循，人事檔案管理體系趨于形式化現象，難以將整體效果發揮出來，工作效率無法提升，雖然機關事業單位設置了有關的人事檔案管理條例，可是并沒有體現在工作方面，獎懲體系落實不到位，人事檔案管理工作質量隨之下降。

2.2 人事檔案管理人員的技能有待提升，思想處于滯后狀態

對于機關事業單位人事檔案管理工作人員來講，不管是專業素養以及自身技能都處于較低的狀態，掌握的知識點少之又少，責任意識弱，受此種因素的影響，使人事檔案管理人員的積極性不高，工作問題普遍存在。除此之外，激勵體系不健全，人員存在著非常大的流動性，所以不利于機關事業單位人事檔案有效管理。

3 數據化在機關事業單位人事檔案管理中的應用策略

3.1 借助網絡技術對人事檔案管理方式加以創新和改進

在機關事業單位運行期間，需要有效的改進人事檔案管理工作，將充足資金落實于人事檔案管理工作開展方面，創新相關技術，應用新型技術以及計算機設備提高人事檔案管理效率，選擇與之相符的管理方式，將人事檔案管理的時效性全面體現出來，比如管理人員可以根據網絡技術的優勢開展檔案數字化管理工作，創建完善的檔案數據資源庫，為信息查詢提供一定的條件，而且還可以依靠互聯網技術創建人事檔案管理官方網站，為后期查詢提供一定的便利。

3.2 將人事檔案管理網絡化特征體現出來

在網絡信息化時代中，社會各項領域逐漸加大了對信息網絡安全性的重視力度，基于此，當機關事業單位實施檔案網絡化管理期間，需要重點考慮安全性以及穩定性，將領域內的安全隱患徹底解決，制定出專門的網絡化監督管理方式，同時落實相關的標準，從標準中明確劃分機關事業單位人事檔案管理的安全級別，以此保障各項難題被有效解決，實現檔案信息網絡化管理標準的提高。所以為了實現機關事業單位人事檔案信息化網絡管理目標，關鍵在于安全問題的解決。

3.3 樹立正確的人事檔案管理理念

對于機關事業單位人事檔案管理人員來講，應當樹立正確的檔案管理理念，提升專業技能，正確了解到加強人事檔案管理工作的必然性，在這一基礎上全面開展人事檔案管理工作，把機關事業單位人員的主觀能動性和積極性體現出來，使其能夠將自身想要表達的想法體現出來。另外，合理的投入人力物力及財力，構建最佳的人事檔案管理環境，全面解決人事檔案管理工作中的難題，進而加快機關事業單位運行進程。

3.4 制定完善的人事檔案管理制度，提高工作質量

當前階段，需要結合實際情況制定完善的機關事業單位人事檔案管理體系，為人事檔案管理工作奠定堅實的基礎，并且從合理角度適當的對人事檔案管理工作加以調整，從而和機關事業單位工作要求相符合。其次，強化人事檔案管理工作人員的競爭實力，落實完善的激勵制度，監督激勵制度，對人員積極性加以激發，從而保證人事檔案管理人員行為以及理念均符合標準要求，使工作高效地開展。

4 結語

以上所述，機關事業單位主要是以經驗管理的方式實施，人事檔案管理工作并沒有做好有關的創新，也沒有增強一定的創新理念，導致檔案管理效率低下，人事檔案信息資源開發不到位，從一定程度上阻礙了機關事業單位穩定運行，所以就要求機關事業單位加強對檔案管理方式的創新以及改進力度，制定健全完善的管理體系，以此達到機關事業單位穩定發展的目標。