電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊與融合

燕 麗

（青海省檔案館，青海 西寧 810000）

傳統檔案管理工作中最重要的一項就是紙質檔案管理，它所呈現的形式是多種多樣的，在社會發展的過程中具備很高的保存價值，相對于以往的檔案管理形式，電子檔案管理所含的主要形式就是電子信件與電子圖表等方法，這兩者在根本上有著很大的區別，電子檔案管理主要是通過計算機技術與信息化技術的方式進行儲存，通過信息化將檔案資料進行共享與儲存，信息化檔案管理與多元化檔案管理是社會發展的主要趨勢與方向，這對于檔案管理的效率與質量有很大的促進作用，對于檔案管理人員也提出了更高的要求與挑戰。電子檔案還具備很高的快捷性與多樣性，與社會發展因素息息相關，因此，電子檔案管理形式是未來的重要發展方向。

1 檔案管理創新的特征

隨著大數據技術的發展，大數據技術賦予檔案管理新的內涵，拓寬了企事業檔案管理新的外延，但是大數據技術也給檔案管理工作帶來巨大的沖擊。在檔案管理工作中，由于大數據技術的融入促使檔案管理工作環境、條件以及方式發生了顯著的變化，促使檔案創新管理呈現以下特征：1）從創新環境看，呈現創新格局的復雜化、創新活動集合化。基于大數據技術的發展，檔案創新管理不再局限在對某個業務環節或者某個傳統技術進行變革，而是對檔案整個管理鏈進行重構，實現創新的集合，達到協同效應；2）從創新條件看，呈現出技術條件持續優化、相應要求不斷提升的特征。隨著大數據、區塊鏈、人工智能等新興技術應用場景的持續拓展，為檔案創新管理工作提供更為優越的技術條件，有效地帶動檔案管理工作效率的提升；3）從創新方式看，呈現出多元化的創新路徑。在大數據背景下，尤其是檔案信息化的發展使得檔案管理創新突破單一路徑為核心的創新方法，實現了多路徑共同推進、多要素共同支撐的創新方法。

2 電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊與融合

2.1 推動電子檔案資源整合，實現電子檔案精細化管理

大數據時代，單位要進一步著眼于信息資源建設工作，充分挖掘電子檔案的價值，推動電子檔案資源整合。一是做好源頭控制，單位要制定相關的規章制度，明確聲像、影像、圖像、電子文件類檔案資源的處理標準、格式、流程，避免檔案管理無序化。同時，要細化檔案管理部門與其他業務部門在電子檔案管理中的權責，探索業務部門專責先行處理的機制，避免電子檔案二次加工，實現“一次歸檔、長期利用”的目標。二是要創新電子檔案管理模式，加快電子檔案數據庫建設。單位要堅持“存量數字化”與“增量數字化”工作的同步推進，對現階段的紙質檔案進行數字化轉化的同時，對新增加的電子檔案進行處理。這一過程中，單位既可以招聘更多的檔案管理人員，也可以探索將部分業務外包給外部專業部門，緩解人力資源不足的壓力。三是要重視電子檔案開發利用，從政策咨詢、專題研究、檔案編研等角度對電子檔案進行整合利用。為此，單位可以根據本單位業務類型建設政策類、業務文件類、法規類以及其他類別的子數據庫，便于后期的檢索與利用，打造“檔案智庫”“檔案知識庫”。

2.2 創新檔案管理手段，提高檔案信息利用率

隨著大數據、區塊鏈等技術在檔案管理中的融入，企事業單位必須要改變傳統的單一人工操作的檔案管理模式，利用大數據技術等實現檔案管理手段的創新：一是單位要加強對互聯網技術的應用，利用大數據海量數據分析的功能優勢，實現對公路海量檔案信息的自動分類與歸納，以便減輕檔案管理人員的工作量。由于公路檔案信息比較大，通過大數據的自動分析功能可以按照不同的類別進行規整，進而提高檔案信息的歸檔效率；二是構建網絡檔案管理查閱系統，提高檔案信息的利用率。長期以來檔案管理主要是通過人工查閱的方式，這樣對于檔案管理人員、信息需求者都不方便，因此單位要構建網絡檔案管理查閱系統，信息需求者按照自己的權限可以通過網絡查閱相關的信息，提升檔案信息的利用率。

2.3 對組織管理進行強化，對管理職責進行明確

企業想要提高電子文件管理有效性，讓管理人員的管理意識得到提升，就要針對管理情況制定組織管理制度，在制度中對各個管理人員的職責進行明確劃分。為了對編寫、歸檔和管理電子文件過程中存在的問題進行及時發現和解決，企業應成立由負責檔案管理領導帶頭，整個檔案部門員工為基礎，企業信息部門提供技術保障的工作網絡。檔案部門需要擔負起制定和完善電子文件管理制度，并對和電子文件相關的各個環節進行監控的任務，如形成電子文件的環節、鑒定電子文件的環節以及對文件進行歸檔的環節等，同時還要加強辦公自動化軟件和管理系統的連接緊密性，從而可以更有效地管理整個電子文件生命周期，對于電子文件是否存在失真、損壞和丟失問題也能進行及時發現和處理。

2.4 增強企業會計電子檔案管理系統中的硬件設施安全性

企業利用財務共享模式來管理會計電子檔案，都有一個專門用來保存會計電子檔案的機房，而這個機房里面的安全性直接就影響到會計電子檔案的安全性。如果企業沒有對機房中的會計電子檔案采取相關保護措施，一旦機房里面發生火災、進水或者地震，硬件設施因此而損壞，那么對會計電子檔案造成的打擊是致命的，所以企業應該重視機房硬件設施的保護。首先，企業可以在機房頂部加裝一個避雷器，以此來降低雷電天氣被雷劈中的概率，企業還可以在機房的設備中裝一個電涌保護器，這個保護器可以讓電壓不超過設備所能承受電壓的極限，還可以把因雷電而產生的強大電流轉移到別處去，通過增加避雷器和電涌保護器的方式，機房便可以在雷雨天氣中安然無恙了。造成機房硬件設施損壞的原因是多種多樣的，針對這種不可抗力因素，企業可以把會計電子檔案存到云端，或者進行備份。這樣一來，不管是自然災害對硬件設施造成的傷害還是人為造成的傷害，機房都能夠在短時間內把會計電子檔案數據進行恢復，企業的運行不會因此而受到任何影響。企業還可以通過外部供應商為機房安裝一個熱站，如果機房的設備因為不可抗因素突然不能運轉了，熱站就可以讓設備快速恢復運轉。企業通過上述所提出的方法，可以有效地提升企業會計電子檔案的安全性。

2.5 對電子檔案進行充分利用

利用電子檔案不能違反企業保密制度，而且不同階層的工作人員擁有的權限也是不同的，例如，企業領導具有調閱公司各類電子檔案的權限，還可以對資料收發記錄進行查閱，應上述兩點的基礎上實現對電子檔案的充分利用，促使電子檔案發揮出最大價值。電子檔案只能在本單位內部流傳和使用，例如，一些規章制度和通報等文件就可以在企業內部進行傳遞，但是如果電子檔案涉及一些企業機密就只能在企業內網上傳遞，而且需要和外部網絡進行隔離，至于一些和企業財務、戰略發展計劃、經營開發策略等相關的電子檔案則只能在一定階層進行流傳，領導對于企業發展計劃的批示和批復、企業科技研發成果等也屬于這個范圍。

2.6 加快電子檔案共建共享建設，實現電子檔案高效利用

從縮減檔案管理成本，實現電子檔案集約化開發利用的角度來看，加快電子檔案共建共享勢在必行。要實現這一目標，應當著眼于兩個方面：一是正確處理好電子檔案保密與檔案信息公開之間的關系。單位要嚴格按照政府信息公開條例、保密法、檔案法以及檔案管理法規的要求，合理設定各類數字檔案資源的公開級別，理清信息公開與檔案保密之間的界限。二是要加快外部共享與內部共享，綜合利用多種信息技術。一方面，從外部共享來看，各個業務關聯單位可以依托于云終端進行共享，將檔案資源上傳至共同的云終端，并設置相應的訪問權限和訪問層級，減少檔案共享的環節，提升共享效率；另一方面，從內部共享來看，單位要優化檔案管理系統的功能，打通檔案管理系統與OA辦公系統以及其他信息化系統之間的技術壁壘，實現信息資源共享，避免單位內部出現信息孤島的局面，滿足單位內部相關業務部門的檔案查閱需求，便于檔案管理人員及時更新、錄入信息資源。

2.7 重視電子文檔的安全管理，健全安全管理機制

首先，必須進一步強化檔案管理人員的工作責任意識與安全責任意識，嚴格按流程完成電子文檔的錄入、存儲、調用等工作。檔案管理人員需及時記錄好檔案信息更改與使用情況，方便后續查詢。其次，采取定期備份辦法，即把電子檔案信息復制成兩份或多份，將其保存在不同的存儲載體上。電子檔案易遭到黑客、病毒攻擊而造成內容丟失，也可能造成檔案無法打開。有時，檔案管理人員人為失誤也可能導致檔案信息被誤刪。可見做好電子檔案的備份對確保檔案信息的完備性非常重要。另外，保管電子檔案的設備一定要專機專用，以進一步提升電子檔案的安全性。若保管電子檔案的計算機也同時有其他用途，必然會涉及其他工作的媒介信息，從而增加感染病毒的概率，對電子檔案安全造成潛在的威脅。最后，隨著時間的推移計算機中會形成大量沒用的文檔信息，經常出現誤刪或誤用文檔的問題。這需要定期維護檢查軟硬件設施，及時升級軟硬件，保證電子檔案管理系統正常運行。借助技術手段預防電子文檔被非法訪問或篡改，常見的技術手段包括數字簽名、防火墻設置、身份驗證、病毒防護、讀寫權限設置等。

3 結語

電子檔案管理是在傳統檔案管理的基礎上創新出來的新方法，不管是在工作效率上還是服務質量上都有著顯著的提高，其中最為明顯的就是檔案管理的效率得到了明顯提升，同時數字化的檔案管理模式也為社會的環保工作作出了一定的貢獻。作者通過上文的分析，論述了傳統檔案管理與電子檔案管理的共同點與不同點，在未來的檔案事業發展中，電子檔案管理將全面取代紙質檔案的管理方式，是事業單位檔案管理工作的開展趨勢，合理運用電子檔案管理進行統籌規劃，可以為事業單位的發展奠定堅實的基礎。近年來，在信息化的推動下，電子檔案的發展十分迅速，管理人員需要運用科學化的管理模式開展檔案管理工作，從而建立起一套完善的管理制度與相關條例進行管理，在未來的日常工作中，只要不斷創新與實踐，積極主動創造條件，加快社會主義現代化建設，相信檔案事業的發展定會更上一層樓。