淺談如何做好新形勢下婚姻登記檔案管理工作

李明勇

（海陽市民政局婚姻登記處，山東 海陽 265100）

在經濟不斷發展的背景下，人民群眾的生活質量不斷提升，越來越多的需要應用證件。婚姻登記檔案對于婚姻當事人來說，其利用率處于不斷提升的狀態之中，相關的檔案管理工作也就越來越重要，同時，管理工作中存在的問題也就越來越顯著，所以在當前新形勢之下，需要進一步完善婚姻登記檔案規范化管理工作。

1 婚姻登記檔案管理不完善之處

1）管理制度不健全。當前在婚姻登記檔案管理部門之中，仍然存在管理制度不健全的情況，特別是在對檔案進行傳遞和利用時并不具有明確的分工以及工作流程，同時，相關工作人員不能嚴格根據規章制度開展工作，針對檔案使用者未進行嚴格的身份審核，導致婚姻登記檔案的保密性較差，也就有可能造成檔案遺失或是泄密且難以追責的情況，不僅不利于婚姻當事人的個人利益，且易在一定程度上導致社會受到不良影響，而產生以上各項情況的主要原因，即在于不具有健全的管理制度和約束管理機制，同時相應的獎懲機制不完善，導致婚姻登記檔案管理工作人員的工作熱情難以提升。

2）硬件設施落后。婚姻登記檔案管理工作尚未受到充分的重視，導致相關工作的硬件設施較為落后，存在不具有專門的儲藏室等情況，甚至檔案儲藏空間存在潮濕、發霉等嚴重不良情況，導致檔案相關工作的質量和效率均難以得到提升。

3）人員專業性不強。檔案管理人員專業性不強主要表現在兩個方面：一是人員的專業素質和業務能力不強。檔案管理人員大多從原有編制人員直接過渡而來，沒有進行系統的培訓，不具備專業的檔案管理知識。同時，部分人員沒有樹立正確的職業道德，易造成檔案信息的泄露，甚至出現違法犯罪的情況；二是人員創新能力不足。檔案管理人員大多只顧適應新形勢下檔案管理的變化，而忽視變中求變，發揮主觀能動性，成為新形勢下的主導者。

2 婚姻登記檔案規范化管理途徑

1）增加對于檔案管理工作的重視。對于婚姻登記檔案，可以將其理解為婚姻當事人雙方在進行結婚登記或是離婚登記時所形成的、能夠起到重要作用的一項工作記錄，其中具有內容繁多的特點，同時也具有重要的現實或歷史憑證價值。在婚姻登記檔案管理部門之中，其日常工作的主要內容之一，即在于針對能夠涉及婚姻雙方的各項資料實施收集、整理、保管以及進行合理應用等工作。基于此，要求各地民政部門與檔案管理部門共同完善婚姻登記檔案管理工作。首先應從思想意識方面對婚姻登記檔案管理工作予以重視，將相關工作納入議事日程之中，以強化針對相關工作的組織領導，同時更加有利于對婚姻登記檔案管理工作中存在的不良情況進行改善。另外，為了促使婚姻登記檔案管理工作質量得到提升，有必要完善其中的硬件設備，同時強化防火、防潮、防盜等相關工作。對于各項工作內容，主要領導應親自抓，分管領導應具體管理，同時保障業務科室及登記管理部門能夠上下一致，實現婚姻登記檔案管理工作的規范化[1]。

2）完善各項規章制度。從實際上來看，婚姻登記檔案管理工作具有科學化和系統性的特點，所以必須對各項規章制度進行規范和完善，以保障婚姻登記檔案能夠得到科學化和正規化的管理，進而可以為婚姻當事人的各項信息提供最大限度地保護。因為婚姻檔案之中包含了海量人員信息，所以，若不能針對相關管理工作實施科學合理的管理和約束，極有可能導致檔案管理工作人員在開展工作時出現“無章可循”的情況，進而不利于其工作質量和效率的提升。與此同時，婚姻登記檔案與其他類型的檔案不同，除需要開展各項基礎的管理工作以外，還因為其自身具有一定的專屬特性，例如涉及婚姻雙方當事人的隱私等，所以婚姻登記檔案管理工作對于檔案內容的保密性以及法定性更加重視。另外，婚姻登記機關應以婚姻登記有關法律法規為基礎，根據工作實際情況，建立健全印章、證書、數據、檔案管理及查閱、應急管理等各項規章制度，并要求各項工作完全按照規章制度開展，以保障各項工作程序合法有效，進而實現檔案信息以及當事人合法權益的有效保護[2]。

3）充分應用信息技術。婚姻登記檔案所涉及的信息量極為龐大，若完全由人工開展管理工作，則工作強度必然極大，且當前我國已基本全面進入信息化社會，信息化技術能夠為各個行業工作效率的提升起到重要推動作用，所以在婚姻登記檔案管理工作之中，必然需要積極應用信息化技術。我國婚姻檔案管理辦法中規定，婚姻登記檔案管理期限為100年，若其中的資料具有較高保存價值，則可保留更長時間。以上各項工作的開展，均需要將婚姻登記檔案由既往傳統形式的書面檔案轉化成為信息化形式的檔案。由此可見，將現代信息技術應用于婚姻登記工作之中，不僅有利于婚姻登記機關、公安機關、司法機關等部門可以實時實現信息的共享，還可以有效避免紙質檔案出現損毀、丟失等不良情況，且采用信息化形式，各相關工作單位均可及時掌握公民婚姻信息，有利于提升各部門的工作效率，且還能夠降低婚姻方面存在的違法違規現象。但是需要注意，開展信息化管理工作時，必須注重網絡安全相關問題，以避免出現公民婚姻信息泄露等情況，進而可以切實有效保障公民的合法權益不受到侵害[3]。

4）提升工作人員素質。工作人員的素質以及能力能夠對婚姻登記檔案管理工作的質量和效率產生重要影響，所以，為了切實提升婚姻登記檔案管理水平，有必要組織相關工作人員積極參與培訓工作和繼續教育，并采用不同的方式促使工作人員的業務能力得到提升，例如組織全體工作人員定期進行自學或參與集體培訓，應用相互探討、案例學習、教授講課等多種形式，深化相關工作人員對于專業知識的掌握，同時提升工作人員的計算機應用能力，以保障信息化環境之中的婚姻登記檔案管理工作可以順利開展。另外，因為婚姻登記相關工作能夠涉及公民隱私，所以必須強化檔案管理人員對于職業道德的追求，以能夠有效保障婚姻當事人的隱私以及各項利益[4]。

5）強化考核工作。為了促使檔案管理工作人員的積極性得到提升，應在公平、公正的基礎上適當予以其相應的激勵，建立起目標責任制，將各項工作落實于每一名工作人員，針對其德能勤政等各個方面實施考核工作，并對相應的獎懲制度充分落實，以促使檔案管理工作人員的工作熱情得到不斷提升，從而保證工作的高效和優質。

3 結束語

婚姻登記檔案管理工作與公民個人信息和切身利益具有密切關聯性，所以相關部門應予以充分重視，積極強化相關管理制度并保障其規范性，同時明確工作目標，并對目標責任制有效落實，以保障婚姻登記檔案的管理工作切實實現規范化。