人事檔案信息化管理探究

楊 芳

（天津市第一中心醫(yī)院，天津 300192）

人事檔案反映的是一個(gè)人的個(gè)人成長經(jīng)歷，同時(shí)也會(huì)包含有個(gè)人的思想品德作風(fēng)及業(yè)務(wù)能力等各方面信息，是單位考察和用人的重要依據(jù)。在信息化環(huán)境之下，傳統(tǒng)手工整理檔案管理模式效率低下，難以適應(yīng)檔案發(fā)展要求。因此，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)成為檔案管理的一項(xiàng)新課題，受到越來越多檔案工作者的關(guān)注。

1 相關(guān)概念

1.1 人事檔案

人事檔案包含有廣義人事檔案和狹義人事檔案，廣義人事檔案主要是指在社會(huì)單位對(duì)個(gè)人經(jīng)歷及社會(huì)關(guān)系等各項(xiàng)信息的記載。狹義人事檔案主要是指單位內(nèi)部工作人員檔案記載。本文認(rèn)為，人事檔案主要是指由單位組織部門根據(jù)單位政策，記載個(gè)人成長經(jīng)歷、品德作風(fēng)、思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等方面的文字性材料，是全面客觀了解和掌握一個(gè)人成長的重要依據(jù)。

1.2 人事檔案信息化

人事檔案信息化主要是指利用現(xiàn)代化信息技術(shù)處理人事檔案，以降低人事檔案管理成本，提升人事檔案管理質(zhì)量的過程。人事檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)主要是將傳統(tǒng)實(shí)體保管變成數(shù)字化收集和傳輸，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化提升人事檔案管理質(zhì)量。

2 人事檔案信息化管理存在的問題

第一，缺乏統(tǒng)一信息化建設(shè)規(guī)劃。目前，我國人事檔案信息化建設(shè)并沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案信息化建設(shè)缺乏頂層設(shè)計(jì)，缺乏規(guī)劃和分工。在人事檔案管理時(shí)，我國并沒有形成人事檔案信息化科學(xué)規(guī)劃方案，沒有構(gòu)建出人事檔案信息化建設(shè)要素，影響人事檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。人事檔案信息化建設(shè)不是一蹴而就，它是一個(gè)分階段實(shí)施的過程。由于缺乏建設(shè)規(guī)劃，人事檔案信息化建設(shè)各環(huán)節(jié)之間沒有做到有效銜接，人事檔案信息化建設(shè)存在隨機(jī)性，信息化建設(shè)只是解決一些表層問題，并沒有真正應(yīng)用信息技術(shù)提升人事檔案管理質(zhì)量。

第二，硬件和軟件技術(shù)落后。由于我國人事檔案信息化建設(shè)起步時(shí)間相對(duì)較晚，起點(diǎn)較低，沒有設(shè)置明確的信息化建設(shè)目標(biāo)，也沒有頒布人事檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)無論是硬件設(shè)施還是軟件設(shè)施都滯后于時(shí)代發(fā)展要求，影響人事檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。在硬件設(shè)施方面，許多單位并沒有將人事檔案信息化建設(shè)納入單位規(guī)劃建設(shè)之中，信息化建設(shè)只是簡單購買了幾臺(tái)計(jì)算機(jī)，信息錄入也只是簡單的人員花名冊(cè)管理，信息化建設(shè)水平較低，信息化建設(shè)硬件設(shè)施嚴(yán)重滯后。在軟件方面，人事檔案信息化建設(shè)軟件功能滯后，只有簡單的信息采集和應(yīng)用功能，只是滿足日常管理活動(dòng)，并不能夠挖掘大數(shù)據(jù)在人事檔案信息化建設(shè)中的潛力。

第三，信息化建設(shè)成果不能夠有效推廣。由于人事檔案本身具有一定機(jī)密性，因此人事檔案使用范圍相對(duì)較窄，人事檔案信息分享受到控制，尤其是在一些涉密人員人事檔案管理方面更是受到嚴(yán)格管控。正是由于人事檔案自身的這一屬性，人事檔案信息化建設(shè)作用并不明顯，影響人事檔案信息化建設(shè)水平。

第四，人事檔案信息化建設(shè)缺乏強(qiáng)有力的理論支撐。目前，我國并沒有專業(yè)的人事檔案信息化建設(shè)理論體系，再加上人事檔案本身具有的嚴(yán)格管控性，導(dǎo)致人事檔案處于封閉運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，很多人員并不知曉人事檔案的具體運(yùn)行狀況。正是由于缺乏強(qiáng)有力理論支撐，導(dǎo)致工作人員在人事檔案信息化建設(shè)中不知曉如何推動(dòng)信息化建設(shè)，最終影響人事檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。

3 人事檔案信息化管理存在問題的原因

第一，組織領(lǐng)導(dǎo)力不強(qiáng)。信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性過程，需要從人員、資金等方面統(tǒng)一調(diào)配，而這些都離不開單位內(nèi)部強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)。信息化建設(shè)與傳統(tǒng)的手工管理模式并不相同，信息化建設(shè)需要革新管理思想，同時(shí)還需要改造傳統(tǒng)管理流程，創(chuàng)新管理模式，因此信息化建設(shè)是一種脫胎換骨式的改革，并不是簡單的完善，這些都會(huì)觸及到不同的利益群體。在任何一個(gè)單位內(nèi)部，如果缺乏強(qiáng)有力的支撐，人事檔案信息化建設(shè)質(zhì)量堪憂。例如，由于一些單位組織領(lǐng)導(dǎo)不到位，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃管理，導(dǎo)致單位人事檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量 不高。

第二，投入明顯不足。在推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)過程中，充足的建設(shè)資金是信息化建設(shè)的重要保障。由于信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性過程，因此前期需要投入大量資金購買硬件設(shè)施，同時(shí)還需要投入資金研發(fā)軟件設(shè)備。在后期，單位還需要投入大量資金運(yùn)營這些軟件和硬件設(shè)施，同時(shí)還需要做好系統(tǒng)升級(jí)管理工作。但是由于管理認(rèn)知等各方面因素影響，再加上人事檔案信息化建設(shè)并不能為單位帶來直接經(jīng)濟(jì)效益，因此單位決策者在信息化投入方面并不積極，導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)資金緊缺，嚴(yán)重影響單位人事檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。除了硬件設(shè)施和軟件設(shè)施投入之外，人員培訓(xùn)和管理也是一筆開支。目前，許多單位對(duì)人員培訓(xùn)和管理投入相對(duì)較少，影響人事檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，致使一些信息化資源無法被充分利用。

第三，觀念滯后。在許多單位眼中，經(jīng)濟(jì)效益才是單位發(fā)展的根本，原始檔案管理只是一些幕后工作，甚至有一些單位認(rèn)為人事檔案管理是工作配角。因此，人事檔案管理在單位內(nèi)部始終處于輔助地位，人事檔案很難做出突出業(yè)績，導(dǎo)致人事檔案管理人員一直默默無聞，其付出的艱辛根本無法被認(rèn)同。由于不被理解和不被重視，人事檔案管理人員在工作上表現(xiàn)消極，對(duì)信息化建設(shè)的思想認(rèn)知不到位，觀念滯后，甚至有一些人事檔案管理人員抵制信息化建設(shè)理念。由此可見，很多單位并沒有樹立起正確信息化建設(shè)思想，導(dǎo)致單位負(fù)責(zé)人和檔案管理人員都產(chǎn)生了消極思想，并不注重人事檔案管理，對(duì)于人事檔案管理信息化建設(shè)理解不深，致使檔案信息化建設(shè)流于形式，大量信息數(shù)據(jù)沒有被挖掘出來，影響單位人事檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。

第四，相對(duì)封閉的人事檔案管理體制。由于人事檔案本身具有涉密性，因此人事檔案使用范圍非常的小，人事檔案開發(fā)利用遭受限制，這種過度保護(hù)的思想嚴(yán)重影響人事檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，很難滿足信息化背景下人事檔案管理要求，很難發(fā)揮信息化背景下人事檔案在人員管理方面的作用。

4 人事檔案信息化管理的原則和措施

4.1 人事檔案信息化管理的原則

第一，系統(tǒng)性原則。系統(tǒng)性原則要求人事檔案信息化建設(shè)必須擁有系統(tǒng)性統(tǒng)籌規(guī)劃，需要體現(xiàn)全局性和前瞻性，需要規(guī)劃出科學(xué)有效的內(nèi)容，以確保人事檔案信息化建設(shè)的有效性。在人事檔案信息化建設(shè)過程中，只有堅(jiān)持系統(tǒng)性原則才能夠避免人事檔案在人力、物力浪費(fèi)，同時(shí)確保人事檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一部署。

第二，規(guī)范化原則。規(guī)范化原則主要是指人事檔案信息化建設(shè)必須統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，例如統(tǒng)一信息編碼、統(tǒng)一信息輸出標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一數(shù)據(jù)處理格式等等，通過規(guī)范化原則可以使人事檔案信息數(shù)據(jù)的生成、傳輸和保管實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和標(biāo)準(zhǔn)化，避免數(shù)據(jù)互不兼容或者是重復(fù)建設(shè)。

第三，安全性原則。在推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的過程之中，由于信息本身具有脆弱性和潛在的風(fēng)險(xiǎn)性，再加上人事檔案本身具有一定的隱私性，因此人事檔案信息化建設(shè)還必須堅(jiān)持安全性的原則。例如，在推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)過程中，工作人員需要確保物理安全，同時(shí)還需要加強(qiáng)信息安全，可以設(shè)置訪問權(quán)限，加強(qiáng)信息加密，以提升安全性。

第四，效益性原則。由于人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，因此需要投入大量資源，在短期內(nèi)也難以獲得可觀效益，因此人事檔案信息化建設(shè)必須堅(jiān)持效益原則，突出信息化建設(shè)質(zhì)量，提升信息化建設(shè)效益。

4.2 人事檔案信息化管理的措施

1）加強(qiáng)人事檔案信息化統(tǒng)一管理。第一，統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)。人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，只有統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)才能夠有序推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)，才能夠確保信息化建設(shè)的深度和質(zhì)量。為此，人事檔案信息化建設(shè)必須堅(jiān)持統(tǒng)一組織、統(tǒng)一規(guī)劃，積極投入資源，提升人力資源檔案的信息化質(zhì)量。第二，科學(xué)統(tǒng)一建設(shè)規(guī)劃。為了提升人事檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，人事檔案信息化建設(shè)還必須統(tǒng)一做好規(guī)劃，明確指導(dǎo)思想，將信息化建設(shè)分割成各個(gè)不同的目標(biāo)，按部就班的推進(jìn)信息化建設(shè)。第三，統(tǒng)一資金渠道。為了提升信息化建設(shè)質(zhì)量，單位需要統(tǒng)一資金渠道，設(shè)置人事檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)資金，明確資金使用用途和方向，以提升資金使用效率。

2）積極推進(jìn)檔案材料數(shù)字化。在推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)過程中，檔案材料數(shù)字化是信息化建設(shè)一項(xiàng)重要內(nèi)容，為此單位需要構(gòu)建完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，這也是推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)的重要基石。但是，一些人并不相信信息數(shù)據(jù)安全性，認(rèn)為信息數(shù)據(jù)并不能夠確保絕對(duì)安全，因此采用了電子信息數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案共同保管管理模式。這種雙軌制的管理模式嚴(yán)重消耗了信息化建設(shè)成效，同時(shí)也消耗了寶貴資源。在推動(dòng)檔案材料數(shù)字化過程中，人事檔案管理需要積極推動(dòng)無紙化建設(shè)，只需要對(duì)一些關(guān)鍵人物保留紙質(zhì)檔案即可。除此之外，在推動(dòng)檔案材料數(shù)字化的過程中，檔案信息化建設(shè)還必須加強(qiáng)制度化的建設(shè)，創(chuàng)建人事檔案信息化建設(shè)管理制度，提升檔案管理質(zhì)量。

5 結(jié)語

綜上所述，為了有效提升人事檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，人事檔案信息化建設(shè)必須堅(jiān)持系統(tǒng)性、規(guī)范化、安全性等原則，同時(shí)還需要加強(qiáng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)資金保障，有序推動(dòng)檔案文件的數(shù)字化建設(shè)，以提升能源市場信息化建設(shè)質(zhì)量。