現代倉儲管理理念在大學生檔案管理中的運用

文/賴丹香

大學生檔案是用人單位快速了解其是否適合工作崗位需求的重要參考資料，也是學生個人成長軌跡的重要證明[1]，高校需要妥善保管詳細記錄。一旦出現內容缺少或丟失，補辦手續較為復雜且會對其今后的就業產生較為嚴重的影響。由于高校每年入學的人數較多、專業分布不同、需要對個人檔案進行不斷完善等因素，使得高校在管理學生檔案上的工作量較為繁重，需引入科學的指導理念、先進的信息化技術手段、科學設計管理步驟來提高工作效率，減輕檔案管理人員的負擔。現代倉儲管理理念經過運輸業、物流業的檢驗，反饋較好，將其運用于高校學生檔案的管理中，可以滿足現階段發展對高校檔案管理工作提出的新要求。

一、現代倉儲管理在大學生檔案管理中運用的可行性分析

（一）倉儲管理理念與學生檔案管理概述

倉儲管理是基于物流業發展而誕生的管理科目，內涵是對倉庫內部的物資按照倉庫的結構、物資的特性等參考依據進行妥善管理和收納[2]；是倉儲人員為了提高貨物調配效率、加大風險控制、壓縮成本等目的而進行的有計劃的協調管理過程[3]。具體步驟包括物資獲取、倉庫內部管理、倉儲流程設計、倉儲作業流程、保管條件控制、風險因素評測、貨物及場地安全管理等[4]工作。

大學生檔案管理指的是對學生從入學至今的所有資料予以整理和不斷填充的過程，以保證其今后的政審、招工單位查詢等過程的順利實施。不同高校有不同的管理辦法，如有的高校會按照入學時間將一屆的學生根據專業予以統一管理，有的高校會細分到具體的班級，以便填充資料和進行檔案的調動等工作。

（二）可行性分析

倉儲工作的進行主要是圍繞物資的保管活動而開展的，從物資入庫為起點，到按照各種標準將其保管直至運送出去為終點的全過程[5]，簡化流程即：入庫—保管—出庫這三個步驟。按照工作性質和具體內容又可劃分為：物質檢驗與審核、物質保管與保養、物質裝載與卸運、具體產品的包裝、整裝發送等[6]。倉儲系統的輸入可看成是要存儲的商品入庫，系統的輸出可看成是倉庫保存的商品發出。與大學生管理工作相比對來看，不難發現，高校的學生檔案管理室在存儲這一性質上與倉庫十分類似，其整個工作流程也包含了檔案歸入、整理及傳遞發出這三個步驟，與倉儲工作流程十分類似。較大的區別是服務對象不同，高校檔案管理室服務的是學生、高校管理者及學生就業所涉及的就業單位，而倉儲管理服務的是各種有儲存需求的客戶。但是究其本質還是相通的。

現代倉儲管理運用于大學生檔案管理中的可行性可以細化為以下具體步驟。

1.檔案入庫。高校新入學學生，可自行攜帶其高中階段的個人檔案，包含個人學籍材料、團員組織關系等[7]到高校新生報到處交由專門的管理老師；也可由高中學校的檔案管理人員將所需資料打包完成后直接轉交至高校接收部門。在完成接收、登記和核對工作后，方可進入高校檔案管理室分類放置。

2.檔案保管。高校學生在進入校園學習后，會產生這一階段的個人信息檔案，包含學業成績、獎懲文件、學籍資料、黨團關系證明資料、體檢信息、社會實踐活動資料等個人檔案資料[8]，由專門的管理人員對這些材料進行核對后，與其高中階段的資料一起保管。

3.檔案出庫。高校學生在完成學業教育后開始著手實習或就業時，檔案管理人員要對其檔案資料進行與整理和轉寄相關的工作。轉寄工作又可細分為：暫緩就業、報到證、讀研等類型。

從這一角度來看，將現代倉儲管理理念引入到大學生檔案管理工作中具有較高的可行性。

二、現階段大學生檔案管理中存在的問題

（一）信息化先進技術有待引進

隨著國家鼓勵高等教育的普遍推行、高校擴大招生數量等因素，使得接受高等教育的大學生人數逐年增多，為高校檔案管理工作帶來新的挑戰，原有的舊模式已無法滿足就業去向的多元化發展及檔案在轉寄方面出現新類型。目前，大學生檔案管理工作主要依靠管理人員的手動及較為落后的信息技術來完成，存在工作量大、人員較少、重復步驟多、出錯率高等問題。具體體現在：其一，缺乏專業化的檔案管理軟件，增大了計算機存儲的負擔；其二，無現代化的實時端口為學生提供檔案轉寄進度的查閱服務，需依靠人工值班來解決這一需求。

（二）管理不匹配實際需要

大學生在高校階段生成的檔案信息主要來源于黨委組織部、教務處等部門，由負責該生的輔導員予以收集和轉交。整個流程看似簡單，但在實際操作過程中，存在著部門之間缺乏協調性，導致許多信息傳遞與接收的及時性差、審核過慢，延誤學生檔案的最終轉寄工作。大多數學校為了提高效率，并沒有從提高信息化水平和優化管理步驟入手，而是采取了擴大管理的人工數量這一保守做法，如將一部分工作分擔給勤工儉學或勤工助學的學生身上，由于不夠熟練、人員的流動性較大等因素，導致整個管理水平參差不齊、不能完全匹配實際需求。

（三）存在資源上的浪費

由于缺乏信息技術輔助，使得高校檔案的重復審核次數較多，造成了時間、人力等方面的浪費。具體體現在：其一，在學生檔案入庫前，需要各院系對招收的學生檔案進行第一遍核實，轉交至檔案室時還需進行第二遍核實，確認無遺漏，在檔案室實施入庫工作時，還需對其進行第三遍核實；其二，一般高校檔案室的管理工作是嚴格按照學號進行的，一旦一個學生的檔案出現了錯誤，就會造成后續管理工作的失序，需重新進行管理和分類。

三、大學生檔案管理優化措施

（一）引進先進信息化技術

大數據、云計算背景下，高校檔案管理需要這些新技術的支持，構建更為現代的信息管理系統，實現多部門聯動內部網絡化辦公，提高信息傳遞的效率和信息保存的安全性。具體為：其一，該系統需要支持信息的備份、存儲、即時傳遞等功能；其二，細分系統用戶類型，設計專門的部門訪問界面，使信息呈現更有針對性，如學生端口可以查詢檔案歸入信息、教務處支持直接信息與材料的提交、檔案處可對信息進行整合與分類等；其三，實現信息的導入與導出一體化，避免手動輸入帶來的巨大工作量。

在構建現代化檔案信息管理系統的同時，也需要培養配套的實施人才，才能使其在工作中發揮最大的效用。一是對已入職的員工定期開展信息技術培訓課程，可以由本院計算機系的教師實施培訓也可外聘專業化的技術人才實施培訓，最好設計并印發相關操作手冊，方便管理人員隨時學習；二是引入現代化信息技術人才，擴充檔案管理人員隊伍；三是對于勤工儉學或勤工助學的學生予以崗前培訓，即使其技能得到了提升，又能從整體上提高高校檔案管理的水平。

（二）優化管理流程

現代化倉儲管理理念中，將入庫—保管—出庫這三個步驟形成有機的聯動，并制定了相關工作的流程標準，確保每一步驟實施的穩定性，而不是依靠不同部門工作人員的意志、責任心等主觀條件。運用到大學生檔案的管理工作中也是如此，各部門需要制定符合部門特色和工作性質的規章制度，保證學生信息傳遞與接收的及時性，避免工作內容上的重復和工作人員水平上的不平衡性。如分別規定學生檔案信息的收集、轉交、審核時間；細化各部門交接檔案信息工作的流程，使其向著科學、高效的方向進行。

（三）加強檔案管理的成本控制避免重復性

加強大學生檔案管理的成本控制需要從多角度同時進行：一是需要增加各部門交接工作時的配合度，提高人員的責任意識，避免出現拖沓、相互推卸的情況，這一任務主要依靠引入倉儲管理中分類管理的思想，如建立ABC分類法，集學生檔案材料的日常收集、定期歸理與審查、最終轉寄為一體，建立責任追究制度，拒絕返工；二是實現云端存儲、 硬件存儲和紙質存儲等多方存儲手段為一體，對學生檔案信息進行審核與錄入后，即時上傳到云端和保存原件，以降低存儲的費用。

四、結語

大學生檔案管理是高校管理的重要組成部門，也是其綜合管理水平的體現。提高大學生檔案管理部門的工作效率，對其他部門的管理工作也有借鑒和參考意義。在檔案管理工作中引入現代倉儲管理理念，既能滿足現代就業模式的新需求和高校擴招的新趨勢，又能避免出現工作內容上的重復提高工作效率，值得在我國高校檔案管理工作中普遍推廣，幫助高校檔案管理人員逐步實現高校檔案管理工作的現代化。