淺談醫(yī)療設(shè)備檔案的規(guī)范管理

郝書輕

醫(yī)療設(shè)備檔案是每臺(tái)儀器設(shè)備的身份證明及履歷鑒定，從設(shè)備的采購(gòu)流程、開箱驗(yàn)收，運(yùn)行維修記錄、年檢報(bào)告、到檔案成冊(cè)保管，檔案制度化、規(guī)范化管理水平，直接體現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的救治水平及工作能力。做好儀器設(shè)備檔案規(guī)范管理工作，對(duì)加速醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)備建設(shè)與醫(yī)療事業(yè)發(fā)展有積極推動(dòng)作用。

一、設(shè)備檔案規(guī)范管理在工作中的價(jià)值和意義

建立醫(yī)療設(shè)備檔案，能為領(lǐng)導(dǎo)和專家的論證及設(shè)備的引進(jìn)提供有力的證據(jù)，為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。由于一臺(tái)先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備功能多樣、價(jià)格不菲，在引進(jìn)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)和專家將會(huì)進(jìn)行詳細(xì)的論證，包括設(shè)備的臨床使用價(jià)值、維修返修記錄、設(shè)備使用精準(zhǔn)度、資金的投入、創(chuàng)造的效益等。 完整的醫(yī)療設(shè)備檔案，對(duì)于全面了解設(shè)備的性能，特別是使用和維護(hù)設(shè)備具有重要意義，建立和管理醫(yī)療設(shè)備檔案，就能為此工作提供證據(jù)和參考。

二、設(shè)備檔案在歸檔工作中的有效措施及方法

（一）設(shè)備開箱時(shí)檔案資料的收集

設(shè)備在開箱驗(yàn)收時(shí)，設(shè)備的使用資料同時(shí)獲得，隨箱資料無論說明書是英文還是中文，無論合格證是大是小，是圓還是方，無論資料塑封還是成冊(cè)，都要一一收齊，不要遺漏。驗(yàn)收時(shí)檔案員務(wù)必在場(chǎng)，及時(shí)填寫驗(yàn)收記錄表，并做到檔案員、采購(gòu)員、使用人員、供貨商代表四方人員同時(shí)驗(yàn)收簽字，資料存檔。

（二）設(shè)備檔案“身份證號(hào)”的獲得——設(shè)備唯一編碼

每臺(tái)設(shè)備都是國(guó)有資產(chǎn)，每臺(tái)設(shè)備登錄進(jìn)國(guó)資委的系統(tǒng)平臺(tái)上，每臺(tái)設(shè)備就會(huì)產(chǎn)生一個(gè)“身份證號(hào)”——固定資產(chǎn)編號(hào)，這個(gè)編號(hào)與設(shè)備檔案盒號(hào)，就形成了這臺(tái)設(shè)備的唯一編碼，所以這個(gè)編碼不是設(shè)備的出廠編碼。

（三）設(shè)備履歷表的填寫

設(shè)備履歷表就好比我們?nèi)诉@一生的經(jīng)歷記載，履歷表填寫內(nèi)容較多，由使用科室兼職檔案員填寫，并負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備的使用記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢定記錄進(jìn)行統(tǒng)一登記。履歷表最容易被遺忘的記錄就是報(bào)廢論證報(bào)告，檔案員在年底收到科室待報(bào)廢設(shè)備詳單時(shí)，要及時(shí)告知使用科室兼職檔案員填寫報(bào)廢報(bào)告，使儀器履歷表更加完善。

（四）設(shè)備檔案部分材料原件的留存

設(shè)備檔案材料中供貨商的備案資質(zhì)，及采購(gòu)中索要的一些手續(xù)資料基本都是復(fù)印件，檔案員在整理歸檔資料時(shí)，要告知提供資料方在復(fù)印件上加蓋紅色印章，方能存入檔案，作為有效資料保存。

（五）設(shè)備檔案材料的整理

檔案材料的歸檔整理是一項(xiàng)細(xì)致工序，尤其設(shè)備檔案材料最五花八門，比如合格證就有大的、小的、圓的、方的，采取處理方式是，將合格證黏在A4紙上，這樣做不容易丟失，方便排序和保管;對(duì)于塑封的資料，右上角無法蓋歸檔章，處理方式為雙面膠黏上口取紙，再加蓋歸檔章;檔案材料不允許使用訂書釘，采用將兩三頁(yè)的材料用膠布黏貼成一份，較厚的檔案材料，如說明書、操作指南等有的60、70頁(yè)，檔案員就用檔案線將材料縫起來，然后排序蓋歸檔章。

（六）設(shè)備檔案互見號(hào)的建立

設(shè)備檔案現(xiàn)在最常見的就是除說明書外，增加了光盤，光盤是不可以存放在設(shè)備檔案盒內(nèi)的，而要存放到聲像檔案中，放在防磁柜中。在檔案目錄中建立互見號(hào)，在紙質(zhì)檔案盒中可以查找說明書，同時(shí)到防磁柜中查找光盤。這個(gè)互見號(hào)是指文件與文件的互見號(hào)，不是文件與存放地點(diǎn)的互見號(hào)，不能只注明見防磁柜第幾排第幾盒，如果檔案換地點(diǎn)存放了，那互見號(hào)就沒意義了，檔案就會(huì)找不到。所以要在設(shè)備檔案盒內(nèi)目錄及聲像檔案目錄中建立互見號(hào)，方便我們?cè)诠ぷ髦薪栝啞⒉檎液蜌w還。

三、醫(yī)療設(shè)備檔案規(guī)范管理遇到的問題

（一）設(shè)備報(bào)廢后，檔案如何處理

儀器設(shè)備報(bào)廢后，檔案繼續(xù)保存及撤銷時(shí)限由單位根據(jù)工作情況而定，由于檔案銷毀程序復(fù)雜，有儲(chǔ)存空間的單位建議，對(duì)報(bào)廢的醫(yī)療設(shè)備檔案繼續(xù)保存三年以上，方可進(jìn)行檔案銷毀，銷毀流程與文書檔案審批手續(xù)流程一致。

（二）檔案員意識(shí)低，業(yè)務(wù)培訓(xùn)覆蓋率低

檔案員及兼職檔案員正規(guī)繼教及培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，對(duì)檔案保管、收集的重要性認(rèn)識(shí)不足，造成設(shè)備檔案建檔資料不齊全、不完善，兼職檔案員對(duì)檔案資料填寫不認(rèn)真、不及時(shí)，對(duì)設(shè)備檔案使用、維修、保養(yǎng)、檢定記錄不詳實(shí)，應(yīng)通過檔案部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)和提升檔案人員的理論素質(zhì)和管理水平。

（三）醫(yī)療設(shè)備檔案借閱高于利用開發(fā)

醫(yī)療設(shè)備檔案在工作中，借閱頻次較多，說明書的使用率較高，在業(yè)務(wù)資質(zhì)評(píng)審與業(yè)務(wù)檢查時(shí)為必查項(xiàng)，但檔案的開發(fā)利用較少。各學(xué)科醫(yī)務(wù)人員可通過設(shè)備檔案資料，撰寫個(gè)人學(xué)術(shù)論文，檔案員可根據(jù)設(shè)備淘汰、報(bào)廢原因撰寫學(xué)術(shù)報(bào)告。提升設(shè)備檔案重視度，促進(jìn)設(shè)備檔案管理規(guī)范。