淺談大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展

郝英麗

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理創(chuàng)新的特征

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)賦予檔案管理新的內(nèi)涵，拓寬了企事業(yè)檔案管理新的外延，但是大數(shù)據(jù)技術(shù)也給檔案管理工作帶來巨大的沖擊。在檔案管理工作中，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)的融入促使檔案管理工作環(huán)境、條件以及方式發(fā)生了顯著的變化，促使檔案創(chuàng)新管理呈現(xiàn)以下特征：（1）從創(chuàng)新環(huán)境看，呈現(xiàn)創(chuàng)新格局的復(fù)雜化、創(chuàng)新活動(dòng)集合化。基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案創(chuàng)新管理不再局限在對(duì)某個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或者某個(gè)傳統(tǒng)技術(shù)進(jìn)行變革，而是對(duì)檔案整個(gè)管理鏈進(jìn)行重構(gòu)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的集合，達(dá)到協(xié)同效應(yīng);（2）從創(chuàng)新條件看，呈現(xiàn)出技術(shù)條件持續(xù)優(yōu)化、相應(yīng)要求不斷提升的特征。隨著大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等新興技術(shù)應(yīng)用場(chǎng)景的持續(xù)拓展，為檔案創(chuàng)新管理工作提供更為優(yōu)越的技術(shù)條件，有效地帶動(dòng)檔案管理工作效率的提升;（3）從創(chuàng)新方式看，呈現(xiàn)出多元化的創(chuàng)新路徑。在大數(shù)據(jù)背景下，尤其是檔案信息化的發(fā)展使得檔案管理創(chuàng)新突破單一路徑為核心的創(chuàng)新方法，實(shí)現(xiàn)了多路徑共同推進(jìn)、多要素共同支撐的創(chuàng)新方法。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理所面臨的突出問題

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作必須要?jiǎng)?chuàng)新，只有勇于創(chuàng)新才能適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展。公路保障檔案管理工作是實(shí)現(xiàn)公路維護(hù)、綠化等系列工作的基礎(chǔ)，雖然在大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境下，單位高度重視檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)工作，但是就當(dāng)前檔案管理工作而言，仍然面臨不少突出問題。

1.電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不完善，缺乏細(xì)則指導(dǎo)

大數(shù)據(jù)技術(shù)帶動(dòng)電子檔案的發(fā)展，由于數(shù)據(jù)繁雜多樣，因此構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范要求是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的前提。目前我國(guó)針對(duì)大數(shù)據(jù)檔案管理工作出臺(tái)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，但是根據(jù)調(diào)查，目前我國(guó)發(fā)布的法律法規(guī)還存在標(biāo)準(zhǔn)不完善，缺乏細(xì)則指導(dǎo)的問題：一是現(xiàn)有的法律法規(guī)沒有對(duì)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范要求，導(dǎo)致在具體的實(shí)施中存在執(zhí)行不到位的現(xiàn)象。例如由于未定期審查電子檔案保存標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致部分企事業(yè)在電子檔案管理中存在資源共享不足的問題;二是缺乏細(xì)則指導(dǎo)，嚴(yán)重制約了電子檔案在大數(shù)據(jù)時(shí)代的跨界融合。

2. 檔案管理方式單一，檔案信息利用率不高

基于大數(shù)據(jù)的發(fā)展，檔案管理工作必須要圍繞用戶需求而構(gòu)建完善的管理模式。但是結(jié)合近些年工作調(diào)查，企事業(yè)單位檔案管理工作存在方式單一、信息利用率不高的問題：一是檔案管理工作仍然是以人工收集、分類、處理的工作模式，而缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。例如在對(duì)公路基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行存檔時(shí)，其主要是通過人工錄像的方式，然后將錄像轉(zhuǎn)移到檔案管理系統(tǒng)，繁瑣的過程必然會(huì)增加檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)性;二是檔案管理工作仍然是以信息保存為主，而缺乏對(duì)信息需求者的考慮。目前檔案管理工作往往會(huì)忽視檔案信息的利用率問題，例如單位為了保護(hù)檔案信息，往往會(huì)人為設(shè)置一些阻礙因素，以此達(dá)到“保護(hù)檔案安全”的目的。

3.檔案信息安全性不高，儲(chǔ)存手段不合適

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的比例越來越高，而電子檔案的發(fā)展帶來檔案信息的安全性問題：一是由于缺乏完善的電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防范系統(tǒng)，導(dǎo)致電子檔案信息存在被竊取或者損壞的風(fēng)險(xiǎn)。例如檔案管理人員在登入電子檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)由于沒有做好登入密碼的保護(hù)工作，導(dǎo)致密碼被泄露，從而增加了單位電子檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn);二是電子檔案信息的儲(chǔ)存手段不合理。最常見的就是單位通過儲(chǔ)存卡的方式將相關(guān)檔案轉(zhuǎn)移到檔案管理系統(tǒng)中，但是儲(chǔ)存卡容易出現(xiàn)機(jī)械性故障，而一旦出現(xiàn)故障就會(huì)導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)丟失;三是電子檔案儲(chǔ)存的方式較為混亂，沒有利用大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)做好分類等，導(dǎo)致在查閱相關(guān)檔案信息不能快速的檢索出來。

4.專業(yè)型人才匱乏，人才儲(chǔ)備不足

大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境下創(chuàng)新檔案管理工作關(guān)鍵要素是人才，尤其是復(fù)合型人才。然而基于資金、人事等方面的限制，導(dǎo)致單位檔案管理隊(duì)伍建設(shè)質(zhì)量不高：一是單位專業(yè)型人才匱乏。基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，辦公室檔案管理工作不僅要求檔案管理人員要掌握扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，而且還要懂得應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的能力。但是根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查，目前企事業(yè)單位檔案管理人員在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用上存在明顯的不足;二是企事業(yè)單位在復(fù)合型人才儲(chǔ)備上投入不足，年齡斷層現(xiàn)象比較突出。根據(jù)調(diào)查目前單位從事檔案管理工作的工作人員年齡比較偏大，年輕人比較少，導(dǎo)致人才斷層問題比較突出。

三、創(chuàng)新檔案管理的具體對(duì)策

面對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理工作的沖擊影響，實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展是企事業(yè)檔案管理工作的必然要求。綜合各方面要素，檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展必須要從以下對(duì)策入手。

1.完善電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確細(xì)則指導(dǎo)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案將成為檔案發(fā)展的主要趨勢(shì)。雖然近些年我國(guó)針對(duì)電子檔案出臺(tái)了諸多規(guī)范要求，但是其仍然存在規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題。因此一方面我國(guó)政府部門要及時(shí)根據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展出臺(tái)統(tǒng)一規(guī)范的電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以此促進(jìn)電子檔案信息資源的共享。例如針對(duì)單位電子檔案管理系統(tǒng)所存在的兼容性問題，需要政府部門制定統(tǒng)一規(guī)范要求的電子檔案管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，以此實(shí)現(xiàn)不同部門之間檔案信息資源的共享性;另一方面要細(xì)化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理創(chuàng)新的指導(dǎo)。針對(duì)企事業(yè)單位在電子檔案管理中所存在因沒有完善細(xì)則指導(dǎo)而產(chǎn)生的檔案管理中所存在的侵權(quán)行為，我國(guó)要進(jìn)一步細(xì)化檔案管理法規(guī)細(xì)則，將涉及的智力勞動(dòng)成果納入知識(shí)產(chǎn)權(quán)法加以保護(hù)，并制定其他相關(guān)的法律法規(guī)，為檔案管理提供法律支持。

2.創(chuàng)新檔案管理手段，提高檔案信息利用率

隨著大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等技術(shù)在檔案管理中的融入，企事業(yè)單位必須要改變傳統(tǒng)的單一人工操作的檔案管理模式，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)等實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的創(chuàng)新：一是單位要加強(qiáng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，利用大數(shù)據(jù)海量數(shù)據(jù)分析的功能優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)公路海量檔案信息的自動(dòng)分類與歸納，以便減輕檔案管理人員的工作量。由于公路檔案信息比較大，通過大數(shù)據(jù)的自動(dòng)分析功能可以按照不同的類別進(jìn)行規(guī)整，進(jìn)而提高檔案信息的歸檔效率;二是構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案管理查閱系統(tǒng)，提高檔案信息的利用率。長(zhǎng)期以來檔案管理主要是通過人工查閱的方式，這樣對(duì)于檔案管理人員、信息需求者都不方便，因此單位要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案管理查閱系統(tǒng)，信息需求者按照自己的權(quán)限可以通過網(wǎng)絡(luò)查閱相關(guān)的信息，提升檔案信息的利用率。

3.提高檔案信息安全管理，優(yōu)化儲(chǔ)存手段

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息存在較大的安全隱患，因此當(dāng)前緊要任務(wù)就是要提升檔案信息的安全管理，優(yōu)化儲(chǔ)存手段：一是單位必須要構(gòu)建完善的檔案管理信息安全體系，做好電子檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)防控措施。例如單位要建立完善的網(wǎng)絡(luò)防御體系，在檔案管理設(shè)備中安裝殺毒軟件等;二是要加強(qiáng)云終端的運(yùn)用，及時(shí)將儲(chǔ)存的檔案信息保存到云平臺(tái)中，以此提高檔案信息的安全性，避免因儲(chǔ)存設(shè)備的損壞而帶來的數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn);三是要做好相關(guān)信息的備份，提高檔案信息的安全性。

4.加強(qiáng)復(fù)合型人才培訓(xùn)，做好人才儲(chǔ)備工作

人才是檔案管理創(chuàng)新的重要因素，因此企事業(yè)單位必須要高度重視人才隊(duì)伍建設(shè)：一是要加強(qiáng)教育培訓(xùn)，優(yōu)化人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。根據(jù)調(diào)查，企事業(yè)檔案管理人員具有豐富的檔案管理技能，但是卻缺乏熟練的大數(shù)據(jù)操作能力，因此單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，重點(diǎn)開展大數(shù)據(jù)技術(shù)下的培訓(xùn)工作，以此提升檔案管理人員的實(shí)際業(yè)務(wù)能力;二是加強(qiáng)宣傳，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作理念。基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員必須要主動(dòng)轉(zhuǎn)變工作理念，由被動(dòng)式工作理念轉(zhuǎn)化為主動(dòng)服務(wù);三是注重人才引進(jìn)，加強(qiáng)儲(chǔ)備人才的質(zhì)量。受限于編制等因素的影響，事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍存在年齡斷層的問題，而年齡斷層直接會(huì)影響檔案管理工作的質(zhì)量，因此單位必須要注重高端人才的引進(jìn)工作，通過高端人才引進(jìn)帶動(dòng)單位檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。例如單位可以借助高端人才引進(jìn)政策，加強(qiáng)宣傳，積極吸納具有高學(xué)歷的復(fù)合型人才充實(shí)到辦公室檔案管理隊(duì)伍中。

綜上所述，基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理工作是企事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必然要求。針對(duì)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理創(chuàng)新的新特征，我們必須要在平時(shí)的工作中注重工作方式的轉(zhuǎn)化、加強(qiáng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建完善的檔案管理制度，以此保障檔案管理工作適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求。

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作者單位：石家莊市公路服務(wù)保障中心