農業科研院所從檔案管理走向檔案治理的思考

仇秀麗

2013年中共十八屆三中全會提出推進國家治理體系和治理能力現代化，國家管理方式的變化必然會引起檔案管理方式的變革，2016年《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中提出“到2020年，初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化”的發展目標[1]。農業科研院所作為我國農業科技創新和科技服務的主力軍，擔負著推進農業科技進步、支撐現代農業發展、引領傳統農業創新的重任。檔案管理工作是農業科研院所管理工作的一部分，是重要的基礎性和服務性工作，是提高工作質量和服務效率的必要條件，對維護歷史真實面貌，推進科技創新和服務三農具有重要的現實意義。因此，在檔案事業高質量發展背景下，農業科研院所要適應檔案治理體系和治理能力現代化要求，推進檔案管理走向檔案治理是院所檔案事業建設和發展的重要任務，也是時代賦予檔案人的神圣使命[2]。

一、從檔案管理走向檔案治理的必然

（一）時代發展的必然產物

檔案工作就是用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項工作服務的一項工作。習近平總書記指出：“我國今天的國家治理體系，是在我國歷史傳承、文化傳統、經濟社會發展的基礎上長期發展、漸進改進、內生性演化的結果[3]。”在新的時期，檔案治理作為國家治理體系的一個重要組成部分，緊跟國家治理現代化步伐，既是檔案管理的新發展和升華，也是更高層次的檔案管理，其內涵更加豐富全面。《檔案法》的修訂，正是推進檔案治理體系和治理能力現代化的具體體現。因此，農業科研院所從檔案管理走向檔案治理是時代發展的必然。

（二）科技發展的必然選擇

農業隨著科技的發展，產生了大量的檔案資料，在大數據時代，傳統的紙質檔案管理方式已經很難滿足和適應時代發展要求，很多紙質檔案資源需要信息化才能滿足社會發展需要。充分利用云計算、人工智能、移動互聯網、物聯網等現代信息科技手段，對檔案信息資源進行掃描、加工、分析和利用，實現檔案資源的科學化管理和合理化配置，向本單位和社會提供有針對性、多樣化和智能化的檔案信息服務，極大地提升了檔案公共服務的質量和效率[4]。文檔一體化管理系統的建立，克服了傳統檔案依靠人工操作的弊端，將農業科研院所檔案機構打造成為一個信息處理和供應中心，使檔案管理進入一個新的管理形式，檔案治理切實能提升農業科研院所檔案工作科學化水平。

（三）檔案管理的必然要求

目前很多農業科研院所在檔案工作中存在著各式各樣的難題。比如，檔案數量日趨增多，編制人數相對減少，部門資源配備不足，沒有專用的檔案室或檔案庫房;不同管理部門之間信息資源沒有相互共享，在項目申報、報獎等環節上，無法實現查重，出現重復申報現象。這些資源配備不足、社會參與度低、檔案事務管理效能較低等問題，導致檔案信息不能為管理部門更好的服務，難以滿足更多公眾對檔案利用需求。要打破現實困境，就要對檔案管理模式進行變革和創新，轉向強調創新、協調、綠色、開放、共享的檔案治理模式。因此，從檔案管理走向檔案治理是破解檔案工作困局的必然要求。

二、從檔案管理走向檔案治理的難點

（一）對檔案工作不重視

農業科研院所的檔案有科研檔案、文書檔案、財務檔案、照片檔案、基建檔案、實物檔案等多類檔案，由于涉及部門眾多，很多檔案存在著檔案部門“不該管、不好管、管不了、管不好”的現象。領導對檔案工作不重視，甚至沒有成立一個專門的檔案管理部門，檔案工作者動力不足，得過且過，消極應對檔案工作，全員對檔案的歸檔意識不強，導致檔案分散、凌亂、甚至丟失。因此，對檔案工作不夠重視是阻礙農業科研院所檔案工作發展的主要根源。

（二）檔案庫房管理落后

傳統檔案庫房安全防護措施單一，庫房遮陽防光、密閉防塵導致空氣不流通，空氣質量難以有效控制，檔案管理人員的身心健康難以保障。有的單位由于對檔案工作的不重視，沒有專門的檔案庫房，有的即使有檔案庫房，庫房位置選擇也不科學，基礎設施也不完善，沒有監控系統和報警系統，不符合國家標準。近幾年來，各農業科研院所的檔案數量呈翻倍式歸檔在庫房中，單一的庫房已經無法滿足對檔案的保管要求，檔案的存放、統計和借閱，皆因檔案數量的日益增多而出現麻煩與困難，工作效率低下，已經無法滿足人們對檔案管理的需求，檔案庫房亟需實現智能化管理。

（三）檔案信息化建設落后

在信息化浪潮的帶動下，許多農業科研院所加入到檔案信息化建設的浪潮中，也取得了一些成績，建立了檔案信息化管理系統，但因缺乏戰略層面的統一指導，沒有統一的數據和技術標準，缺乏有效的共享和關聯，各系統間數據不能對接和傳遞，產生了“信息孤島”，導致已建的系統與大多數國家和省部委的項目管理系統無法實現對接，產生的電子文件無法及時歸檔，阻礙了檔案信息化建設的進程[5-8]。也有一些農業科研院所因為費用、人員等問題，未建立檔案信息化管理系統，檔案數字化程度不高。事實表明，傳統的檔案管理模式已無法適應和滿足時代發展要求，跨單位檔案資源整合與應用難度較大，檔案信息化建設落后于現實的需要，尚未實現檔案多元化管理轉型。

（四）缺乏檔案專業人才

農業科研院所檔案分類多，專業性要求高，這就要求檔案人員既要有寬廣的知識面，又要有檔案管理的專業技能，他們肩負著既要檔案信息共享又要做好保密的神圣職責。一些農業科研院所在人員配備方面沒有專職的檔案管理人員，現有檔案管理人員既兼職日常管理工作或科研工作，又承擔各業務科室檔案管理工作，責任主體不明確、職責分工不清晰，使農業科研院所檔案信息化建設呈現一種無人領導、相對分散的局面，許多有價值的電子文檔得不到及時收集和保存，阻礙了檔案信息化的實現[9]。隨著“互聯網+檔案”的發展，解決專業化檔案管理人才缺乏問題在農業科研院所檔案信息化建設過程中顯得尤為重要。

（五）檔案開發利用不足

農業科研院所檔案信息量大、資源豐富，大多以紙質形式保存，為了保障檔案齊全和安全，管理人員既要收集、整理、入庫等一系列歸檔工作，又要對庫房內檔案登記、溫濕度和安全等環境檢查，嚴重影響了管理人員對檔案編研利用和深層次發掘的時間，難以充分實現檔案的全部價值。目前，一些農業科研院所已經開始檔案數字化加工工作，但多數只是簡單地將原始紙質檔案進行掃描、入信息庫，數字化成果只是圖片，沒有進行數據化處理，對檔案的統計、成果簡介匯編、院史館展覽等加工還處于低層次階段，極大影響了檔案在知識、憑證、技術等方面的傳承、開發和利用[10]。

三、從檔案管理走向檔案治理的對策

（一）抓好關鍵“三人”，提升檔案隊伍綜合素質

1.領導人視角下的檔案治理。從領導人的視角來看檔案治理，簡單地說，就是從院所的高度和視角，做好頂層設計，協調好全院所的檔案工作。“頂層設計”就是要從實際出發，從全局視角統籌考慮各層次和各要素，在最高層次上尋求檔案事務的解決之道。領導干部要發揮“關鍵少數”作用，履行行政管理職責，嚴格按照《檔案法》梳理“權責清單”，切實強化領導人對于檔案工作的責任意識。強化檔案行政管理職能，不能只從檔案行業視角，還要考慮院所的科技創新、科研文化等因素，加強檔案事業整體規劃與協調。領導只有充分認識檔案工作的地位和作用，才能更好的做好頂層設計，堅持以人為本，以農業院所農業科技發展大局、科技人員和科技創新發展為檔案管理工作的出發點和落腳點，不斷推進檔案高質量發展的步伐。科研院所檔案管理的特色是數據量大，收集、整理、統計和信息管理比較復雜，只有綜合能力強的檔案專業人才隊伍才能保證完成檔案治理現代化的建設。所以，領導人也要重視檔案專業人才隊伍建設，引進或吸引尖端優秀的專業人才。

2.檔案人視角下的檔案治理。從檔案人的視角來看檔案治理，可以理解為既可提高自身素養，也可借助檔案專業機構/企業力量，做好檔案事務管理工作。隨著科技的不斷發展進步，農業科研院所不再僅僅包括原始紙質文檔，還包括一些電子數據、影像資料等，還有強化管理的數據系統，新型記錄載體和管理方式的出現對檔案管理人員也提出了更高的要求。一是根據《檔案法》規定，成立專門的檔案管理部門或是科室，設立檔案專職崗位，給檔案人以歸屬感和責任感，形成良好的職業規劃和發展前景。二是重視培訓學習，積極支持其參加各類檔案會議，增加交流學習機會，時時掌握適應當前形勢要求的檔案知識，日常工作中多聯系和配合，發現問題及時向檔案局（館）匯報、請教，及時反饋解決問題。三是針對大量的檔案材料，可以借助檔案專業企業，完成檔案存量數字化增量電子化。

3.科技人視角下的檔案治理。從科技人的視角來看檔案治理，簡單地說，就是要完善自身的素養，規范個人的行為，自覺完成資料歸檔。科技人員是科研院所大多數的群體，檔案能否收集齊全，科技人員起到關鍵性的作用。只有提高科技人員檔案意識，從思想上充分認識檔案工作的重要性，做到人人關心檔案工作，積極主動配合檔案部門把科技活動中有價值的文件、記錄、照片、證書等材料歸檔保存，養成自覺積累材料并及時歸檔、進檔案室的習慣。科技人員要自覺學習《檔案法》《科學技術研究檔案管理規定》等法律法規，做到知法、懂法、守法，保障檔案歸檔完整、準確和規范。

（二）落實兩項建設，實現檔案現代化的管理

1.加強檔案庫房安全建設。根據檔案庫房建設相關規定，不是任何一間辦公室都可以用做庫房，在建設過程中應該做到庫房與辦公室、閱覽室分開，這也是維護檔案安全、做好檔案保密的基本保障。為了加快檔案庫房治理現代化進程，農業科研院所應加大資金投人，購置現代化的消防器材、監控器材等檔案保護設備，并及時配置或更新計算機、掃描儀、打印機、照相機等相關硬件設施。目前，對于已經實現或是部分實現了現代化管理的農業科研院所檔案庫房，要緊跟時代步伐，不斷改善和創新檔案庫房建設，通過構建檔案智能密集架控制系統、檔案實體管理功能系統、檔案庫房環境智能監測系統、檔案庫房安全管控系統，搭建“檔案庫房+互聯網”新型管理模式，實現檔案庫房一體化智能管理功能[11]。在未來，我們應該依托大數據、云計算等技術，從庫房管理的每一個細節出發，打造以人為本的智能化庫房，以智能管理創新促進科技發展，以科技發展促進庫房智能管理，實現真正意義上的檔案庫房智能化管理[12]。

2.檔案管理信息系統建設。隨著網絡技術和信息技術的應用，很多農業科研院所已經建立起適合本院所發展的科研管理系統，不再單純依靠紙質文件保存資料，使檔案管理工作能夠不受時間和空間的限制，可以隨時隨地對各種檔案材料進行檢索，有效地提升了工作效率。但目前各科研院所之間、科研院所和檔案館之間、科研院所和主管部門之間，沒有形成一個有效的信息共享平臺，無法通過網絡實現信息的互通互鑒。這就需要各農業科研院所共同努力，研究開發既能讓檔案信息互聯互通，又具特色的檔案信息管理系統，不斷拓展檔案社會價值空間，早日實現檔案治理現代化。

（三）構建一套體制，完善檔案管理監管體系

1.完善檔案管理制度。農業科研院所建立完善的檔案管理制度，對于檔案工作的標準化、規范化、科學化管理目標的實現具有重要意義。比如建立科研、文書、會計、照片、基建、實物等檔案的管理辦法，明確其歸檔范圍和保管期限，保證歸檔文件的完整、齊全;建立檔案借閱利用制度、安全保密管理規定、緊急處理預案等管理規定，保證檔案安全;建立主要領導責任制、檔案人員責任制等管理制度，梳理“權責清單”，保證責權到人。在今后工作中，各單位要根據檔案工作的新要求，重新制定、修訂或完善系列檔案管理制度，強調與時俱進，摒棄不合時宜的制度，形成良好的檔案長效管理體系。

2.完善檔案監管機制。邀請省級檔案行政管理部門人員、農業科研院所分管領導和檔案專業人員定期或不定期進行檔案督導檢查，建立常態化、隨機化的監管機制，對存在的問題要求及時整改，對整改不力的責任人和部門要進行批評和通報，增強檔案管理的嚴肅性，避免臨時抱佛腳的現象發生。省級檔案行政部門也要加強對農業科研院所的監督檢查，宣傳學法、遵法、守法、用法的典型，曝光檔案管理違法違紀案件，杜絕類似事件發生，做到警鐘長鳴。

參考文獻：

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基金項目：福建省科技廳創新戰略研究項目“福建省省屬公益類科研院所基本科研專項十年實踐與經驗總結”（項目編號：2020R0106）。

工作單位：福建省農業科學院科研管理處