基于HRP下實現(xiàn)醫(yī)院預算管理業(yè)財一體化探討

甘肅省中醫(yī)院

引言

隨著《深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革重點工作任務(wù)》和《關(guān)于加強公立醫(yī)院財務(wù)和預算管理的指導意見》（財社〔2015〕265號）等政策的實施，公立醫(yī)院把全面預算管理提升到了一個新的高度，以往的以核算為中心的財務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足醫(yī)院發(fā)展的需求，以全方位、流程化管控的醫(yī)院綜合運營管理系統(tǒng)（HRP）在各大醫(yī)院已逐步建立。但預算管理在醫(yī)院經(jīng)濟運營管理中仍然是薄弱環(huán)節(jié)，系統(tǒng)雖然有預算模塊，但預算的編制和日常管理基本采用EXCEL表格化管理，只是最終將預算編制結(jié)果手工輸入到系統(tǒng)相應表格中，從形式上看完成了預算的編制和日常控制，醫(yī)院預算管理僅滿足上級主管部門要求的報告模式。實際上，由于財務(wù)與業(yè)務(wù)相互脫節(jié)，無法實現(xiàn)從預算編制、預算審批和預算控制到預算執(zhí)行結(jié)果匯總分析的全面預算管控。

一、目前公立醫(yī)院預算控制存在的問題

（一）預算編制方法不夠科學，指標下達與部門編制匯總不合理

目前主流的幾家HRP系統(tǒng)，在預算模塊的架構(gòu)上注重院級預算編制，輕部門層面的預算編制，甚至沒有部門層面的預算編制功能。前期編制基本采用EXCEL下達、上報和匯總，形成院級預算后直接手工錄入到預算模塊的相應總表中。導致的結(jié)果是預算編制完成后，各歸口部門無法從系統(tǒng)中看到本部門預算最終審批情況，預算在執(zhí)行過程中也無法從系統(tǒng)中查詢預算數(shù)和執(zhí)行數(shù)。收入預算只是一張預測表，與日常實際收入完全脫鉤，支出預算也一樣與實際業(yè)務(wù)發(fā)生沒有關(guān)聯(lián)，業(yè)務(wù)財務(wù)不能實現(xiàn)一體化，也失去了預算編制的意義。尤其資產(chǎn)購置預算，申請部門目前幾乎全部采用EXCEL申報，資產(chǎn)名稱、類別、規(guī)格和型號等信息，預算編制部門填報時沒有規(guī)范的格式和標準參照，導致錯誤率比較高。由于數(shù)據(jù)量大，匯總部門匯總上報和錄入HRP系統(tǒng)只能手工多次重復，不同系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)又無法共享，工作人員勞動強度加大。

（二）由于預算模塊架構(gòu)設(shè)計上的不合理，導致預算控制目標不明確

由于在預算模塊的架構(gòu)設(shè)計上注重院級預算編制，輕部門層面的預算編制，HRP系統(tǒng)中只有院級各項目預算總數(shù)，沒有歸口部門各項目預算明細數(shù)據(jù)。在預算審批時，審批人員只核對各項目預算總數(shù)是否超標，無法核對各歸口部門預算數(shù)是否超標，造成部分部門預算執(zhí)行超標而部分部門預算不達標。醫(yī)院整體經(jīng)營目標無法實現(xiàn)，部門間發(fā)展不均衡。要改變這種現(xiàn)象的發(fā)生，審核人員只能通過預算上報時的多種EXCEL表格逐一查找、核對、登記和匯總等一系列手工處理，工作強度無形加大，并對后序預算控制不能產(chǎn)生實質(zhì)性影響。這種管理模式下，容易出現(xiàn)超預算支出、超范圍支出。雖然從總體上看可以反映預算執(zhí)行情況和執(zhí)行進度，但預算執(zhí)行效果好壞無法有效評價，預算控制的目標是否真正實現(xiàn)無法準確判斷。

（三）由于HRP功能設(shè)計上的缺陷，預算執(zhí)行的事中控制能力較弱

HRP在醫(yī)院推行使用時間不長，軟件還有許多功能上的缺陷，尤其是在醫(yī)院運營活動全流程控制上做得不夠完善，部分HRP雖然各功能模塊較全，但在醫(yī)院運營活動全流程控制方面幾乎缺失，嚴格意義上它仍屬于財務(wù)核算軟件，而不是以流程化控制為核心的HRP。部分HRP只能實現(xiàn)部分的流程化的控制，不能對運營活動全周期進行流程化管控，預算執(zhí)行過程與財務(wù)控制脫離關(guān)系。在預算執(zhí)行完成后形成原始憑證，財務(wù)人員通過記賬才能發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行過程中的偏差，而這已然成為事后控制。

二、HRP下解決預算管理業(yè)財一體化的辦法

（一）HRP流程化管控架構(gòu)是前提

目前許多醫(yī)院正在建設(shè)HRP，但選擇的軟件根本無法實現(xiàn)流程化管控，經(jīng)濟業(yè)務(wù)不能體現(xiàn)業(yè)務(wù)全過程，醫(yī)院內(nèi)部控制無法嵌入管理系統(tǒng)實現(xiàn)管控，同一業(yè)務(wù)從始至終一人完成等等。從軟件選型上已然失敗，要實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化已不可能。流程化管理模式是以流程為導向，是一種基于業(yè)務(wù)流程進行管理、控制的管理新模式。HRP是目前實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)流程化、一體化的重要工具，通過HRP對醫(yī)院經(jīng)濟業(yè)務(wù)全過程的流程化管理和控制實現(xiàn)對經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生、發(fā)展以及結(jié)果的全方位管控是HRP靈魂，它從根本上區(qū)別于常規(guī)的財務(wù)核算軟件。

（二）明晰的組織架構(gòu)是關(guān)鍵

明晰的組織架構(gòu)是實現(xiàn)流程化管控的關(guān)鍵，HRP建設(shè)必須要搭建一個明晰的組織架構(gòu)，因為它是從財務(wù)核算型向管理型轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)，是財務(wù)管控、精細化核算、成本核算、內(nèi)部控制及全面預算的基礎(chǔ)。

預算編制必須在HRP系統(tǒng)以歸口部門為單位下達醫(yī)院預算指標，歸口部門根據(jù)明年部門計劃，結(jié)合醫(yī)院中長發(fā)展規(guī)劃戰(zhàn)略編制明年預算，HRP系統(tǒng)借助明晰的組織架構(gòu)實現(xiàn)指標的下達、歸集、匯總和調(diào)整、考核及評估等管控。在預算執(zhí)行過程中，HRP系統(tǒng)會根據(jù)業(yè)務(wù)流程自動按照明晰的組織架構(gòu)記錄預算的執(zhí)行情況，日常業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況通過與預算編制總表及明細表的自動對比實現(xiàn)預算執(zhí)行的統(tǒng)計分析功能。

（三）以固定資產(chǎn)管理流程為例實現(xiàn)預算管理業(yè)財一體化的方法

預算控制中財務(wù)與業(yè)務(wù)脫節(jié)主要體現(xiàn)在預算執(zhí)行過程中沒有和業(yè)務(wù)流程融合，根據(jù)HRP流程化管理，在預算執(zhí)行過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，將收入預算、支出預算以及固定資產(chǎn)、物資采購等根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生時的特點，恰當?shù)厥拱l(fā)生數(shù)與預算數(shù)系統(tǒng)自動進行核對比較。期初有預算的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)自動執(zhí)行預算審核控制。無預算的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)流程按照追加預算流程執(zhí)行，并在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中系統(tǒng)自動控制預算的執(zhí)行情況，并給予預警提示，分析預算執(zhí)行結(jié)果和評價歸口部門預算執(zhí)行效果。

本文以固定資產(chǎn)管理流程為例具體闡述預算管理業(yè)財一體化的方法（如圖1），在固定資產(chǎn)全流程管理中，使用部門提出固定資產(chǎn)采購申請保存該申請單（HRP系統(tǒng)內(nèi)部該申請單為結(jié)構(gòu)化表單）時，系統(tǒng)通過結(jié)構(gòu)化的申請單提取使用部門、資產(chǎn)名稱和預算金額等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，和年初編制的預算數(shù)進行查詢、對比，如果年初沒有編制該項資產(chǎn)的預算，系統(tǒng)流程自動轉(zhuǎn)到預算追加流程；如果年初編制了該項資產(chǎn)預算，假如年初編制預算總數(shù)為15000元，其中該項資產(chǎn)預算5000元，系統(tǒng)自動將年初編制的預算數(shù)鎖定5000元，年初編制預算總數(shù)剩余10000元，其目的是為了避免后期重復申請。此過程利用HRP強大的后臺自動運算功能，實現(xiàn)了預算在業(yè)務(wù)發(fā)生之前進行審核控制，減少了預算審核人員工作量。

圖1 固定資產(chǎn)管理流程的預算控制

該項固定資產(chǎn)采購完成在系統(tǒng)入庫環(huán)節(jié)，根據(jù)采購合同及發(fā)票確定，假如最終成交價為4900元，系統(tǒng)以4900元作為該項固定資產(chǎn)原始價值入賬，并自動生成會計分錄計入應付賬款4900元，與最初使用部門采購申請環(huán)節(jié)鎖定的5000元預算金額相比多占用100元預算，系統(tǒng)自動還原，將年初編制預算剩余數(shù)10000元加100元的最終余額為10100元，預算執(zhí)行進度為32.67%（4900/15000×100%=32.67%）。

由此可見，流程化的HRP在業(yè)務(wù)發(fā)生支出以及業(yè)務(wù)發(fā)生過程中的關(guān)鍵節(jié)點，恰當?shù)募尤腩A算的審核與控制，利用信息系統(tǒng)強大的計算功能，在不需要更多的人為參與下，系統(tǒng)自動完成預算的審核、控制、分析與評價，實現(xiàn)了預算的事前、事中、事后管控的目的。同時大量節(jié)約了人力，提高了數(shù)據(jù)的準確性和工作效率。解決了目前大多數(shù)醫(yī)院采用EXCEL表格化管理或通過與財務(wù)脫節(jié)的OA審核管理模式的弊端，實現(xiàn)了預算管理的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管控。

結(jié)語

流程化管控的HRP是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要工具，全面預算是公立醫(yī)院實現(xiàn)年度計劃、中長期規(guī)劃和醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的重要保障，財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化是現(xiàn)代化醫(yī)院經(jīng)濟運營管理的重要手段。建立基于HRP流程化管控的業(yè)務(wù)與財務(wù)一體化信息處理流程，使財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)融為一體，能夠有效提升醫(yī)院運營管理效率。