避開誤區，合法制定員工手冊

洪桂彬

在國內，稍成規模的企業都有屬于自己的一本員工手冊。對于廣大企業來說，是否需要制定員工手冊、如何合法合規地制定員工手冊等相關問題卻長期困擾著他們。根據筆者的經驗，管理者在員工手冊制定方面長期存在較多的認知誤區，直接導致企業費盡心力制定的員工手冊無法作為企業員工管理的有力依據，在某些情形下對企業的組織文化帶來較大的傷害，甚至為勞動爭議埋下了隱患。

誤區一：員工手冊可有可無

最近特斯拉公司的一本《反對員工手冊的手冊》備受關注。

該手冊開篇就指出“如果你在找一本傳統的員工手冊，里面都是政策和規則，那你在這里是找不到的。政策和規則會告訴你底線在哪里——它們告訴你，在你被掃地出門之前，你的行為有多糟糕。但這并不是我們的員工手冊要做的事?！?/p>

該手冊對涉及違紀辭退的內容是這樣描述的，“如果你在公司犯了錯誤，根據情節輕重你可能會受到批評教育和有一次改正的機會，也可能被要求離開公司。公司需要處理諸多重要事宜，所以不會浪費太多的時間去處理這些本不該發生的錯誤。如果你需要了解細節，請參見以下的一些愚蠢錯誤：

偷竊或故意損壞公司財產；泄露公司機密信息；騷擾或欺凌他人；人身傷害或暴力威脅；持有非法藥物；持有易燃易爆物品、武器或槍支?！?/p>

筆者并不反對該反員工手冊的手冊所傳遞的相互尊重、積極溝通的價值觀，但如果國內企業試圖以特斯拉的員工手冊中的條款去解雇員工的話，則很可能以敗訴而告終。實際上，像網飛、特斯拉這些重在鼓勵創新的企業，往往在規章制度中弱化管制、流程審批等內容，以更好發揮員工的創造力，而且大眾所不知道的是，這些企業讓員工離職，即使沒有理由，也會支付一大筆遣散費。試問，有多少企業在讓員工離開的時候愿意支付遠高于法定標準的補償金？因此，如果并非極度鼓勵創新的企業，特別是那些把合規、安全生產作為主要價值觀的企業，員工手冊不僅不可或缺，而且是減少企業成本、降低企業風險的最重要的工具之一。

此外，網飛、特斯拉等創新型的企業，雇傭的是最高標準的人才，相對而言其責任感、自主性遠高于普通勞動者，管理難度顯著降低，其缺失員工手冊并不會導致極為負面的后果。相反，大多數企業的人才良莠不齊，自我驅動的員工仍然占少數，這也是企業必須制定規則、政策和流程的原因。

誤區二：只有員工責任，沒有主管責任

除錄用通知、勞動合同以外，員工手冊通常被認為是界定員工與企業之間權利義務的依據之一，企業除了通過員工手冊宣傳文化和價值觀以外，還會規定員工入職程序、上下班時間、請假制度、培訓與發展、績效評估、崗位異動、商業行為準則、紀律處分條例、離職管理等內容，以此解決員工心中的諸多疑惑，包括“公司能為我提供怎樣的工作環境”“我應當遵守哪些規章制度”“若是努力工作，將會獲得怎樣的發展或者提升”“公司是如何開展績效評估的”等等。但制定員工手冊除了規范員工的權利義務以外，還需要考慮如何有效促進員工管理、降低管理成本、提升管理效率。

現實當中，很多企業的員工手冊通篇都是員工應履行的責任和義務，只字未提管理者的責任。根據筆者的觀察，勞動爭議的發生固然與部分員工未能履行職責、未能遵循企業規則相關，但管理者未能正確行使管理權也是導致勞動爭議產生的最主要原因。如員工遲到早退，管理者沒有任何督促提醒，突然有一天主管認為員工績效不令自己滿意，于是要求HR查考勤，發現大量的遲到早退記錄，由此因解雇發生爭議。而在裁判機關看來，在員工發生遲到行為后，管理者不僅沒有及時處理、督促或提醒，反而放任該行為一直持續，采取直接解除勞動合同的措施于法有悖，最終會判決企業敗訴。這樣的案例究竟是誰的責任呢？主管可能反駁，員工手冊又沒規定遲到早退我要及時處理。

因此，對于一些高頻的業務場景，如入職、試用期管理、調崗調薪、休假管理、勞動合同解除終止等，員工手冊不僅要規定員工應該怎么做，而且還要分配管理者應盡的“責任”，如在員工手冊中規定，“對于員工的遲到、早退、曠工等問題，直屬上級應及時發現并在一個考勤周期內通報人力資源部門，以便于人力資源部門及時核對并作出響應處理，如因此導致企業蒙受損失，直屬上級應及時賠償”。故此，員工手冊不僅要約束員工，更要約束主管，否則避免勞動爭議就會成為一句空話。

誤區三：只有條文規定，沒有原因邏輯

員工手冊制定出來以后，企業自然希望員工嚴格遵照執行，但有時部分條款規定很嚴格，員工的遵從度就很低，這是為何呢？除了員工手冊培訓缺失之外，很重要的原因就是條款制定只有條文，沒有邏輯，員工無法理解為什么要這樣規定。

比如，很多企業在信息安全制度中會規定“未經授權嚴禁員工私自下載軟件”。很多員工會根據常識去理解，下載網上軟件比如Windows、PDF轉化器之類的太普遍了，有必要這么認真嗎，大不了我自己承擔責任。但如果能在條款中明示下載盜版軟件可能會被理解為職務行為，對第三方侵權將導致企業產生巨大的侵權風險，甚至可能構成侵犯著作權罪，像這樣明示條款制定的原因，解釋其隱藏于背后的價值觀，再輔以合適的培訓，那么員工的遵循度會顯著提升。

再比如，員工請假，很多企業都會規定“未經批準不得休假，否則按曠工處理”，但是員工的理解是我申請休假，比如年休假，直屬上級為何不批？如果用人單位在員工手冊中進一步規定，“請注意不是每一位員工的休假申請都一定能實現。你的假期可能會因為與其他員工的休假時間相重合，或與關鍵交付截止日非常臨近，而被中斷或另行安排”，員工就能更好地理解休假批準的邏輯。

因此，僅僅在員工手冊中規定員工應該怎么做是遠遠不夠的，企業還需要讓員工通過手冊中的條款，看清企業經營的全貌、管理的鏈條以及規章條文背后的管理邏輯。這樣的條款本身帶有更多的包容度，也會減少管理上的阻力。

誤區四：缺乏基本信任，管理成本過高

通常，互相信任是構建和諧員工關系的基礎，一旦員工對主管和企業失去信任，那么企業所推行的管理舉措將舉步維艱。同時，信任的缺失會導致管理成本的顯著增加。相對應地，實踐中，也常常見到一些企業在員工手冊中對員工“處處設防”，儼然是一開始就把員工設定為“壞人”，似乎不對員工嚴防死守，企業正常的生產經營秩序就無從談起。

以請假為例，有些企業規定“請假需要提供證明材料，比如喪假需要提供死亡證明”。為什么要提供死亡證明？企業的理解就是請假的應有之義，但現實中有多少人會虛構親屬去世的事實呢？企業有必要因為個別不誠信的員工而選擇不相信大多數員工嗎？這種代價是否值得管理者的反思。

再如病假，有些企業為了防止員工“泡病假”，規定員工請休病假必須提供所有診斷證明材料，包括掛號憑證、病假單、診斷報告、化驗單、購藥清單、病歷記錄等，甚至還要求提供去醫院的交通費用支付憑證——如此細致的規定真能防范員工“泡病假”嗎？

從控制管理成本角度，筆者一般建議多少天以內的病假無需提供任何病假資料；但是企業保留事后行使監督、審查的權利，如被他人投訴“泡病假”，那么病假員工就需要按企業要求提供全套材料以供核實，也就是企業可以選擇先充分相信員工不會濫用權利，但是員工辜負公司的信任，則將從嚴處理。

誤區五：抄襲法律條文，缺失必備條款

眾所周知，勞動合同有必備條款，諸如勞動合同類型期限、勞動報酬、工作地點等都屬于必備條款范疇。其實員工手冊也應該有特定的必備條款，而不是簡單地照抄法律條款，企業需要通過制度明確以下內容：

第一，個人信息處理條款。即在員工手冊中明確個人信息的范圍、公司的處理方式和保護手段等。依據是《民法典》第一千零三十五條：處理個人信息的，應當遵循合法、正當、必要原則，不得過度處理，并符合下列條件……（二）公開處理信息的規則；（三）明示處理信息的目的、方式和范圍。

第二，反性騷擾條款。即在員工手冊中明確規定禁止性騷擾、性騷擾的投訴渠道和處理方式等。依據是《民法典》第一千零一十條：違背他人意愿，以言語、文字、圖像、肢體行為等方式對他人實施性騷擾的，受害人有權依法請求行為人承擔民事責任。機關、企業、學校等單位應當采取合理的預防、受理投訴、調查處置等措施，防止和制止利用職權、從屬關系等實施性騷擾。

第三，職業病防治條款。即在員工手冊中明確規定職業病防護舉措、體檢、職業禁忌調崗等相關規定。依據是《職業病防治法》第二十四條：產生職業病危害的用人單位，應當在醒目位置設置公告欄，公布有關職業病防治的規章制度、操作規程、職業病危害事故應急救援措施和工作場所職業病危害因素檢測結果。

第四，內部控制條款。即企業在內部治理、對外擔保、關聯交易、信息公開等領域制定明確的規范，以降低相關風險。依據是《企業內部控制基本規范》第六條：企業應當根據有關法律法規、本規范及其配套辦法，制定本企業的內部控制制度并組織實施。

第五，其他行業特別監管規定。如商業銀行應制定績效薪酬延期追索、扣回規定，如在規定期限內其高級管理人員和相關員工職責內的風險損失超常暴露，商業銀行有權將相應期限內已發放的績效薪酬全部追回，并止付所有未支付部分。

當然，對于已有的法律條款，無論企業是否制定規章制度明確，均有義務遵循，并不提倡大量抄襲法律條款。

誤區六：只有HR主導，沒有業務部門參與

員工手冊通常會涉及企業中多種人力資源場景的處理規則。如果員工手冊完全依賴于HR部門、法務部門或外部律師制定，則容易導致手冊中相關規定水土不服的情況。企業不僅應當在法律上履行民主程序，更重要的是要能讓業務部門參與進來，提高各級管理者的自主參與，特別是對于常見的違紀處理條款，宜根據具體業務場景，提煉、列舉常見不當行為，以提高規章制度的匹配度。比如，有企業規定不得虛假報銷或超標保險，那么人力資源部需要和財務部門確定具體的報銷流程和報銷標準，而后再設定相應的處罰措施。

誤區七：徒有實體規范，沒有程序規則

完整的員工手冊應既有權利規范，又有權利行使的程序規范，既有義務規范，又有違反義務的懲戒措置，如此才能具有較強的可操作性。

如，企業規定“員工請病假應出示病假單”，但究竟是出示給直線經理還是出示給HR未明確，導致員工忽而向主管請假，忽而向HR請假，甚至出現直接將病假單寄送給法定代表人的情況，這很容易造成管理秩序的混亂。又如，企業規定員工可以有10天婚假，但未規定權利行使期間，導致個別員工離職時再來申請婚假；再如，企業規定員工工齡每滿1年增加1天的企業年假，但未明確法定年假和企業年假的休假順序，導致事后員工主張先休的是企業年假，未休的是法定年假。員工手冊條款如缺失完整性，不僅導致企業管理成本增加，而且也可能為勞動爭議埋下隱患。

無論是員工享受權利，還是用人單位履行用工自主權，均需要同時匹配實體規范和程序規范，用人單位不僅要規定哪些行為不被提倡，還要規定發生行為的處理后果；不僅要規定哪些行為可能導致何種程度的處罰，還要兼顧調查程序、處罰程序、申訴程序的設置。

誤區八：只有制定過程，沒有制定痕跡

根據《勞動合同法》的規定，員工手冊由于大部分內容涉及員工切身利益，需要履行法定的民主程序和告知程序。有些用人單位在制定手冊時確實履行了與員工協商、聽取意見等程序，但是相關的工作過程并無證據固定，如通過郵件群發征求意見，涉案郵件未辦理公證手續，而后又不能當庭演示，導致爭議發生時無法充分舉證。又如企業召開員工溝通會聽取意見，但會議不安排簽到，又無書面會議記錄，導致員工事后否認參加會議。

從控制風險角度，用人單位宜在規章制度中明確規定履行民主程序和告知程序的具體方式，同時就相關程序的落地過程安排證據規定，如通過郵件方式通知員工開會，會議安排簽到并填寫會議記錄等。

對于員工手冊示范條款，企業可通過以下任意一種或多種方式履行民主程序或告知程序，包括但不限于以下幾點：

1.將相關制度草案張貼于企業公告欄，員工可通過指定渠道反饋意見；

2.將相關制度草案通過群發郵件方式聽取員工意見，員工在指定期限內反饋相關意見；

3.將相關制度草案放置于企業內部網絡包括OA系統、公共盤、微信群組等，員工在指定期限內可反饋相關意見；

4.召開員工溝通會等方式宣讀或傳閱相關制度草案，現場聽取員工意見；

5.員工應及時查閱上述渠道中企業已公示的政策信息，如無反饋意見則視為認可和接受。

用人單位設置員工手冊簽名頁的，可在員工手冊簽閱表格中進一步注明，“本人已確認本手冊已經民主程序制定并已履行公示告知程序”。

作者 上海市匯業律師事務所合伙人