衛生系統檔案信息化建設管理問題與完善策略研究

孫琦

摘 要：現階段，技術手段的更新顛覆了傳統行業的發展模式，信息化已經成為各行各業的發展趨勢。在檔案管理方面，信息化建設也是迫在眉睫，需要加快推進信息化建設進程。衛生系統檔案涉及到的檔案資料類型比較復雜，并且數量極為龐大，管理壓力相對較大。推進衛生系統檔案信息化建設，可以促進管理手段的更新以及管理模式的變革，對類型復雜、數量龐大的衛生系統檔案可以實現高效、安全、完整的管理，進而使衛生系統檔案可以被充分利用。文章簡要闡述檔案管理信息化建設的必要性，分析現階段衛生系統檔案信息化建設存在的問題，并具體研究相應的完善策略。

關鍵詞：信息化;檔案管理;衛生系統;必要性;策略

檔案信息化的本質是利用現代化信息技術對傳統的檔案管理模式以及管理手段進行優化和改進，將傳統紙質檔案轉化為數字化資源，并對數字化檔案資源進行妥善的處置以及管理，從而使檔案資源可以充分發揮作用。衛生系統的檔案主要以醫療健康方面的檔案資料為主，重要程度較高，加快推進衛生系統檔案信息化建設可以促使檔案管理工作向規范化、高效化發展?，F階段，在衛生系統檔案信息化建設方面，我國尚處于初步發展階段，各方面尚不完善，存在一定的問題，包括對檔案管理信息化建設認知不全面、資源投入不足、缺乏統一的標準規范以及人才短缺等等，這些問題在很大程度上延緩了衛生系統檔案信息化建設的進程，文章對此進行深入研究分析，以期為衛生系統檔案信息化建設提供一定的參考和有價值的建議。

一、衛生系統檔案管理信息化建設的必要性分析

1.是時代和行業發展的要求

21世紀是信息化時代，信息技術的飛速發展，對于各個行業領域都產生了深刻的影響，推動了各個行業領域的發展與變革。對于檔案管理工作而言，信息化建設是一個風險與機遇并存的過程，加快推進檔案管理信息化建設，不僅可以充分滿足相關部門、團體對于檔案資料的需求，同時也更為契合時代特征。由于衛生系統檔案類型繁雜、數量較多，在傳統的管理模式下，本身管理壓力比較大，受人為因素的影響較大，很難在確保檔案資料完整、安全的基礎上實現對檔案資料的有效利用，這在一定程度上限制了檔案資料價值的發揮，已經難以充分滿足行業發展以及社會需求?；诖?，衛生系統檔案管理信息化建設不僅僅是行業自身發展的必然要求，同時也是時代發展的客觀要求。

2.是有效發揮衛生系統檔案價值的關鍵途徑

檔案管理工作的關鍵性任務是在妥善處理、保存檔案資料的基礎上，實現對檔案資料的充分利用，最大限度的發揮檔案資料的價值，衛生系統檔案也遵循這一基本原則。在傳統檔案管理模式下，工作的重心是檔案資料的保管，由于紙質檔案的保管難度較大，在一定程度上限制了檔案管理工作服務職能的發揮，難以充分挖掘檔案資料的價值，實現對檔案資料的高效利用。而信息化建設可以將傳統的紙質檔案資料轉化為數字化檔案資料，可以起到一次投入多次利用的目的，并且還可以提供遠程服務以及共享服務，有效提升檔案資源的利用效率。基于此，有必要加快衛生系統檔案管理信息化建設進程，以充分挖掘檔案資料的價值，發揮其作用。

3.是衛生系統信息化建設的重要內容

衛生系統的核心作用是為人民群眾提供基本醫療保障以及相應的衛生服務，如疾病預防、健康促進、疾病治療與康復等，是帶有一定福利性質的社會公益事業，與人民群眾的生活密切相關。在當前信息化時代背景下，衛生系統要充分發揮自身的職能與作用，加強信息化建設是必然選擇，衛生系統檔案管理信息化建設作為衛生系統整體信息化建設的重要內容，對其各項職能的發揮具有重要影響。加強檔案管理信息化建設可以實現檔案資料在衛生系統內的高效共享，可以為衛生系統各項工作的開展提供必要的參考，對于提升其整體服務能力和服務水平具有極大的促進作用。

二、現階段衛生系統檔案信息化建設存在的問題

1.對檔案信息化建設缺乏全面客觀的認識

從當前的實際情況來看，出現對檔案信息化建設缺乏全面客觀認識的問題的根本原因有兩方面，一是對于檔案資料的重要性認知不足，包括檔案管理部門在內的衛生系統相關人員對于檔案資料的價值缺乏正確的認識，這就導致整體上對檔案管理管理工作缺乏重視，仍沿用傳統的方式對衛生系統檔案資料進行管理。二是對于檔案信息化建設的價值以及積極作用認識不足，衛生系統檔案管理人員缺乏先進的管理理念，缺乏信息化觀念，對于現代化信息技術認知不足，因循守舊，在實際工作當中不知變通。這兩方面的因素是導致衛生系統檔案管理人員對檔案信息化建設認知不足的根本原因，是導致衛生系統檔案信息化建設進程延緩的主要因素。

2.缺乏統一的標準規范以及完善的制度

衛生系統檔案信息化建設的根本目的在于使檔案管理工作更加規范、便捷，降低人為失誤造成的影響，進而提高衛生系統對檔案資料的利用能力。然而在檔案信息化建設的實際過程中，由于缺乏統一性的技術標準或者規范，沒有完善的信息化處理流程，導致在硬件設施方面出現型號各異、設備質量參差不齊等問題，在軟件方面出現通用性以及實用性不足的問題，此外，在電子檔案格式、計算機語言、鏈接方式等方面也缺乏統一性的標準規范。這些問題導致衛生系統檔案信息化建設過程中存在極大的盲目性，看似投入了大量人力、物力，實際上所取得的效果極為有限，沒有充分展現出檔案信息化建設的價值和作用，在很大程度上限制了檔案資源在衛生系統內部不同部門間的共享與利用，限制了檔案資料利用的深度與廣度。

3.缺乏高素質檔案管理人才

長期以來，由于缺乏對檔案管理工作的重視，衛生系統檔案管理部門始終缺乏高素質的檔案管理人才以及掌握信息化技術的專業型人才，工作人員普遍年齡偏大，知識結構相對比較單一，綜合素養偏低，沒有信息化觀念，再加上系統內部的培訓機制不完善，導致衛生系統檔案信息化建設難以取得實質性的進展。衛生系統檔案信息化建設是一項復雜化、系統化的工作，必須依賴于高素質的檔案管理團隊以及具備信息化素養的技能型人才，但是以目前衛生系統檔案管理部門的現狀來看，普遍缺乏具備精通檔案管理業務同時又掌握信息技術的人才，這是限制衛生系統檔案信息化建設快速推進的關鍵性因素。

4.安全防護能力不足

信息技術的發展應用對于檔案管理行業而言，既是極大的發展機遇，同時也伴隨著一定的風險，其中最為突出的風險因素就安全問題。衛生系統檔案信息化建設雖然便于更好的管理以及利用檔案資料，但是其中潛在的安全風險也不容忽視，若安全防護能力不足，極有可能出現信息泄露事故，進而造成極大的負面影響。衛生系統檔案資料涉及范圍比較廣，與人民群眾利益緊密相關，其中包含的敏感信息較多，一旦被不法分子竊取，后果極為嚴重。

三、衛生系統檔案信息化建設管理問題的完善策略

1.明確檔案信息化建設的具體內容

為解決衛生系統檔案管理人員對信息化建設認知不足的問題以及在信息化建設過程中出現的一系列問題，衛生系統檔案管理部門必須要明確檔案信息化處理的具體內容、范圍，并且確定各類檔案的優先級，具體可以從以下幾方面著手：

（1）從現實需求出發，確定檔案信息化化處理的優先級，優先處理查詢率、使用頻率較高的檔案資料，優先滿足衛生系統現實需求。

（2）著眼于長遠，充分考慮衛生系統相關部門的長遠需求，即優先對具有珍貴歷史價值的檔案資料以及對后續工作具有重要指導和參考價值的檔案做信息化處理，如機構設立、合并或者變更的文件等相關檔案資料，從而使這些檔案資料的憑證價值得以發揮。

（3）從衛生系統的具體職能出發，優先對本地區的相關檔案做信息化處理，以充分發揮這些檔案資料參考價值。

（4）考慮到衛生系統檔案的動態性以及保密性要求，針對一些短期存儲的檔案資料可不做信息化處理，僅錄入目錄即可;對于一些專業性檔案以及保密性要求較高的檔案，若無法充分保障檔案安全，也可不做數字化處理，僅錄入檔案即可。

2.建立檔案信息化建設標準

首先，要建立完善的檔案信息化處理流程以及處理標準，要求做到統一格式、統一語言、統一鏈接方式。在錄入數據、掃描原文以及圖文編輯等各個環節都建立明確的標準和規范，確保檔案信息化處理標準化、規范化。其次，要建立完善的信息化處理制度，要明確各個崗位工作人員的職責，確保工作人員嚴格執行數字化處理標準，避免出現錄入錯誤、原檔案遺失、損壞等問題，從而解決檔案掃描不清、電子檔案與紙質檔案不匹配的問題，確保數字化檔案的完整性。最后，是建立完善的審查制度，在對檔案信息化處理的過程中要安排專門工作人員對整個過程實施監督與檢查，并根據驗收標準對完成數字化處理的檔案資料進行驗收，以便及時發現數字化處理過程中出現的各種問題，并及時采取糾正措施，確保檔案資料的完整性以及真實性。完善的制度是保障衛生系統檔案信息化建設順利實施的必要前提，衛生系統檔案管理部門對此要高度重視，積極完善各項制度，強化制度約束。

3.強化人才建設

優秀的人才隊伍是推進衛生系統檔案信息化建設的重要基礎，加強檔案管理人才隊伍建設，優化人員結構，提升工作人員整體素質是提升衛生系統檔案管理水平的有效途徑。首先，要積極加強檔案管理人員的思想教育，從思想上認識到檔案信息化的重要性以及現實意義，提高對檔案信息化的重視程度，并在實際工作中貫徹落實檔案信息化建設工作的要求和規范。其次，衛生系統檔案管理機構要加強工作人員的培養，一方面要建立完善的內部培養體系，重點提升工作人員的專業技能水平;另一方面要制定激勵工作人員自主學習的計劃，利用物質與精神雙重激勵工作人員自主學習進修，不斷提升個人學歷層次以及專業素養。再次，檔案管理機構要積極吸納優秀人才，一方面可以加強與相關專業院校的合作，建立人才培養基地，通過雙方通力合作培養專業化檔案管理人才，擴充機構的人才儲備;另一方面要積極吸納社會上具有豐富檔案管理經驗的優秀人才，壯大檔案管理團隊，進而打造一支高水平、高素質的檔案管理人才隊伍。最后，衛生系統檔案管理機構要積極完善內部管理，營造良好的工作環境，強化人力資源管理，給予優秀檔案管理人才更為優厚的待遇，為其提供實現自我價值的平臺，從而在引進人才的基礎上留住人才，這樣才能有效開展衛生系統檔案信息化建設。

4.強化檔案安全防護

在信息化時代背景下，信息安全問題是各個行業領域都面臨的重要問題，同時也是學界研究的熱點以及重點，一旦發生信息泄露事故，往往后果極為嚴重。衛生系統檔案管理部門在加快推進信息化建設進程的同時，也要注意強化檔案資料的安全防護。首先，要建立完善的保密制度，以原有的檔案保密制度為基礎，針對當前信息化建設的實際需要，對檔案保密制度進一步完善，同時還要建立安全存儲制度、安全檢查制度，以完善的制度保障檔案資料的安全。衛生系統檔案管理部門負責信息化建設相關工作的人員要制定更為嚴格的保密規范，嚴禁私自復印、留存以及備份相關檔案資料，強化監督。其次，要重點做好檔案資料備份工作，以免因硬件設施受損導致檔案資料丟失，工作人員對檔案資料完成歸檔以及信息化處理之后，要及時執行備份操作，并對重要資料進行加密處理。

四、結語

綜上所述，在當前信息化的大背景下，各行各業都呈現出信息化發展的趨勢，這是時代以及行業發展的內在要求，同時也是各個行業領域積極適應社會發展現狀的重要舉措。衛生系統檔案信息化建設也是大環境下的必然選擇，衛生系統內部必須要高度重視信息化建設工作，為其提供制度、資源以及人才等多方面的保障，切實推進信息化建設進程。

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（作者單位：浙江慈溪市中西醫結合醫療健康集團坎墩分院）