關于創新人事檔案管理制度與模式的探索

江云連

摘 要：人事檔案管理是單位和企業管理的重要管理內容，通過人事檔案管理能夠保守企業機密，使企業在當前競爭激烈的市場環境中位于不敗之地，對人事檔案進行妥善管理，還有利于維護人事檔案材料的完整性，避免檔案出現損壞情況，保檔案資料的高效利用，保管與利用緊密相連，科學有序的保管和利用才能夠為企業分配各項人力資源提供基礎和前提。在當前的社會背景下，企業之間的競爭轉化為人才的競爭，對人事檔案管理制度與模式進行創新探索，能夠為企業分配各項人力資源提供相應的決策和信息支撐。基于此，本文針對創新人事檔案管理制度與模式進行了探索。

關鍵詞：人事檔案;管理制度;模式;創新;探索

人事檔案管理需要建立健全保管制度，這是人事檔案管理的基礎和前提，建立制度包括材料歸檔、檢查核對、轉遞制度、保衛保密、統計制度等等。因此，在人事檔案管理制度與模式創新的過程中，要針對人事檔案管理的各個環節分別進行探討，針對各個環節的實際情況進行合理合情的創新探索，這樣才能夠使人事檔案管理制度更加適應企業和社會發展的需要，使企業通過人力資源檔案的管理更好的分配人力資源，進一步發揮人才的價值，為企業的發展與創新提供人才支持，促進企業的發展進步。

一、人事檔案管理的目的及利用方式探討

人事檔案管理的目的是為了高效有序的利用檔案資料，在利用的過程中遵循相應的程序和手續，確保人事檔案的相關內容更好地服務于人才本身和企事業單位發展。通過人事檔案管理制度的建立，能夠為檔案管理活動提供具體的規章制度，確保人事檔案管理工作人員按照規章制度進行管理。對人事檔案利用的方式有多種途徑，首先，可以設立人事檔案閱覽室，便于對人事資料的查閱，通過資料查閱關注人才在各個階段的發展情況，為企事業單位分配人力資源提供基礎信息。其次，人事檔案資料進行外借使用。例如，各機關領導需要查閱人事檔案時，需要借閱人事檔案。在借閱人事檔案的過程中，還需要出具相應的證明材料。在利用人事檔案的過程中還需要遵循相應的手續，這樣才能夠維護人事檔案完整性和安全性。

二、當前人事檔案管理制度與模式的現狀

1.人事檔案管理意識薄弱

當前，大多數企事業單位在各項管理工作中，缺乏人事檔案管理的意識，導致人事檔案管理難以發揮應有的價值。受此觀念的影響，大多數管理人員的思想和管理模式過于僵化，認為人事檔案管理僅僅是對人員的基本工作信息進行歸檔保管，未能對其深層次價值進行探究。一方面，有些企事業單位甚至沒有專門的人事檔案管理部門，往往由其他員工兼任，這樣的管理模式使得人事檔案管理的作用被不斷弱化。另一方面，個人也未能認識到檔案管理的重要性，大多數人不注重自身的檔案管理，更換工作單位時未及時將檔案轉至新的工作單位，因此被遺棄的人事檔案越來越多，由于無人管理成為“棄檔”。

2.人事檔案管理模式落后

傳統的人事檔案管理工作中，強調檔案信息的封閉性和隱秘性，企事業單位將人事檔案作為機密進行管理，因此存在流動不合理的情況，大多數企事業單位對于人事檔案的管理僅僅體現在將人事檔案進行封存保管，這樣的管理模式使得企業在進行人力資源調配的過程中，無法通過人事檔案做出相應的決策支持。隨著社會的不斷發展，企業和單位自身的發展越來越離不開人才的支持，人事檔案資料在企事業單位發展的過程中提供了基礎信息，只有及時掌握這些資料才能夠更好的發掘人才。

3.信息化水平程度較低

當前時代背景下，互聯網信息技術飛速發展，各個行業在互聯網和信息技術結合的過程中極大提高了生產力，轉變了傳統的生產模式。對于人事檔案管理工作而言，通過信息化建設能夠建立有效的資源共享平臺，提高人事檔案的利用效率，進而深入挖掘人事檔案的價值。但從實際情況來看大多數企事業單位對于人事檔案管理工作依然僅靠人工管理，未能實現信息化建設。由于人事檔案內容繁瑣、數據信息龐雜，人工管理的工作中難免會出現各種錯誤，信息化水平低的企事業單位難以及時反應員工信息，影響了優秀人才的選拔任用，難以實現企業和用人單位的長遠發展。信息化水平程度低還體現出人事檔案管理人員的知識結構相對老化，對于信息化的利用能力不足，自身的專業發展不足以使用信息化的管理方式。

三、創新人事檔案管理制度與模式的意義

同西方發達國家相比，我國針對人事檔案管理的制度及相關探究起步較晚，由于諸多客觀因素的影響，我國的人事檔案管理工作在發展的過程中面臨著較多的問題。例如，在提供個人資料時，一些人的工作經驗和個人學歷等內容不夠真實，影響了企業對優秀人才的任用選拔，出現的這些問題影響了人事檔案管理的發展。因此，只有進行人事檔案管理制度與模式的創新才能避免這些問題。

通過對人事檔案管理制度與模式現狀進行分析不難發現，大多數企事業單位在管理過程中應用的管理制度和模式難以適應新形勢的需要，在當前社會背景下已經難以發揮其應有的作用，無法滿足企業發展的需要。因此，創新人事檔案管理制度和模式，有利于提高企事業單位的核心競爭力，選拔出優秀的人才助力企事業單位發展，也有利于規范我國的人才市場競爭，優秀的人才能夠在工作崗位上更好的發揮自身的價值，以高素質的人才推動社會的進步，符合當前知識經濟時代的發展特征。

四、創新人事檔案管理制度與模式的原則

在探討人事檔案管理制度與模式創新的過程中，要遵循相應的原則，才能確保創新的管理制度和模式適應當前人事檔案管理工作的需要。總體上來說，創新人事檔案管理制度與模式需要遵循完整性、標準化、服務性等原則。

1.完整性

首先，確保完整性要求企事業單位在進行人事檔案管理時，對人才的各類信息設計應當與時俱進，及時更新檔案信息，詳盡的記錄人事檔案的具體內容，并且結合其事業發展的實際需要進行相應內容的填充，這樣才能夠使人事檔案充分體現出實際情況。其次，在進行人事檔案記錄的過程中，要增添新內容，如企業所需要的特殊技能，以及人才所具備的道德素養和職業素養，這樣才能為企事業單位的人才選拔提供更加科學合理的信息支持。

2.標準化

強調人事檔案管理的標準化，是創新人事檔案管理制度模式的基本原則之一。首先，要根據國家及各級政府對檔案管理的法律法規進行管理制度的確立，只有在法律法規的保障下進行人事檔案的管理工作，才能確保其標準化。其次，標準化還強調企事業單位在進行人事檔案管理的過程中，建立行之有效的管理體系和制度，確保檔案管理人員在人事檔案管理工作的各個環節中，都能按照企事業單位制定的標準和流程進行，以標準化的流程進行規范，才能夠提高人事檔案管理工作的質量和效率，也能夠為高效利用人事檔案信息奠定基礎。

3.服務性

人事檔案不僅是求職者證明自身能力和價值的材料，也反映出了人在各階段的真實生活和工作經歷。因此，服務性首先強調求職者以服務為原則滿足企事業單位對人事檔案的使用要求，只有企事業單位能夠簡單明了的關注到人才的各類信息，才能夠更加科學合理的做出人才任用和選拔的決策，使真正的人才在合理的崗位上發揮出職業價值。其次，服務性強調企事業單位對人事檔案的利用，在此過程中服務性體現在利用人事檔案資料是為了更好的選拔人才、服務人才。在人事檔案管理中，人才和企事業單位做到雙向服務，才能夠使人才在正確的崗位上進行工作，也能夠使企事業單位更加科學合理的分配人力資源，雙方達到互利互惠、合作共贏的目標。

五、創新人事檔案管理制度與模式的策略

1.加強人事檔案管理意識

首先，對人事檔案管理制度與模式進行創新是當前時代背景下企事業單位自身發展的迫切需求，也是企事業單位員工發揮自身價值的迫切需要。要樹立正確的人事檔案管理意識，只有正確的觀念才能產生正確的行動。通過自上而下的宣傳教育，加強人才自身對人事檔案的重視程度，才能從源頭上提高人事檔案資料的質量。此外，要強化企事業單位對人事檔案管理工作重要性的認識，在此過程中可以聘請專業人才，利用講座或座談會的形式進行貫宣教育，樹立良好的檔案管理意識，做好人事檔案管理制度與模式創新的基礎和前提，才能取得相應的創新成果。

其次，要將人事檔案管理工作的權責落實到位，才能有效保障人事檔案資料收集的完整性，全面提高檔案信息的準確性，也能夠對檔案管理工作中出現的不足制定出更加完善的策略，不斷完善檔案信息內容，取得檔案的內容和資料更加充實。接下來，還要對檔案管理制度進行創新，不斷規范人事檔案管理工作制度，推動人事檔案管理工作的標準化運行。

最后，對人事檔案管理人員要進行定期培訓和考核，結合人事檔案管理工作的具體情況建立完善的考核標準，針對考核的檔案管理人員進行激勵。反之，針對考核不合格的人員應當進行繼續教育或調離崗位。在進行培訓的過程中針對人事檔案的收集、存放、歸檔、轉遞等內容都要進行相應的培訓，這樣才能夠發揮出人事檔案管理的真正價值。

2.打破統一管理的現狀

在人事檔案管理工作中，企事業單位依然采取統一管理的模式，這種管理模式難以提高人事檔案的利用效率，也無法有效選拔出高素質的人才。因此，進行人事檔案管理制度與模式創新的過程中，可以依據不同人群進行分類管理。對于企事業單位來說，根據不同的崗位性質對人事檔案進行分別管理，利用這樣的方式能夠提高檔案管理的利用效率，能夠解決人事調動中產生的檔案更新遲緩等問題。

除此之外，在打破常規管理格局的過程中，要確保每個人都要有自己的人事檔案，以實現人才的自由流動發展為前提，逐步實現人事檔案的社會化管理，這樣才能幫助企事業單位實現最優的人力資源組合。與此同時，還要借鑒先進的檔案管理工作經驗，結合企事業單位的實際情況制定具有特色的檔案管理模式，這樣才能夠使人事檔案管理更加適應企事業單位發展的需求。

3.推動檔案管理的標準化

推動人事檔案管理的標準化，有利于提高人事檔案管理的效率，進一步強化綜合管理水平，結合企事業單位發展的實際情況，推動人事檔案管理的標準化和統一化具有十分重要的意義。在遵循國家相關法律法規的基礎上，致力于人事檔案的規范與統一，深入發現人事檔案管理工作中存在的各種質量問題，才能保證人才的資料信息真實而完整，結合不同人群制定分別管理的辦法，進一步提高人事檔案管理的時效性和實用性。

制定人事檔案管理制度的過程中，需要結合實際情況進行分類管理，充分發揮人事檔案管理服務性的原則，逐步縮小人才發展中由于檔案原因帶來的桎梏，這樣才能進一步發展各類優秀的人才，使之服務于企業，推動企業發展，使企業為社會創造更多的效益。

4.加快檔案管理信息化

當前時代背景下，互聯網信息技術飛速發展，在人事檔案管理工作中實現信息化管理勢在必行。在創新企事業單位人事檔案管理制度與模式時，需要將現代化信息技術融入其中，才能進一步提高人事檔案管理工作的實效性。當前，大多數企事業單位進行人事檔案管理時，依然采用層次化的管理模式，使得人事資料不便于管理和查閱，資料信息流通速度較慢。因此，加快信息化建設利用信息化的管理模式才能更好的解決這些問題。

首先，在進行信息化建設的過程中企事業單位以及相關主體要加快基礎設施的建設，結合實際情況構建完善的軟硬件設施，要成立專項資金用于基礎設施建設，購置相應的檔案管理設備，搭建相應的管理系統，并且聘請專業人士進行定期維護。

其次，在進行信息化建設的過程中要推動檔案信息的電子化，以電子化的方式對人事檔案信息進行存儲，在查閱過程中只需要查閱電子檔案，而可以將原始的紙質檔案封存，更有利于原始檔案的保管。與此同時，利用現代信息技術進行人事檔案管理還需要提高信息化意識，強化其能力，進而推動信息化建設的標準化運行。

最后，進行信息化建設和管理的過程中，還應當對人事檔案管理人員進行培訓，提高其信息化應用能力，豐富其知識結構，這樣才能夠利用信息技術和現代化的管理方式進行高效管理。企事業單位還要積極引進先進的管理設施和先進的管理技術，結合企事業單位的實際情況對管理技術和設施進行創新，加強部門與部門之間的溝通，才能夠確保檔案資源高效利用，更好的為企事業單位的發展而服務。

六、結語

綜上所述，在當前時代背景下，傳統的人事檔案管理制度與模式已經難以適應企事業發展和社會形勢的變化，因此需要對人事檔案管理制度與模式進行創新。在創新的過程中要對人事檔案管理制度與模式的現狀進行探索，發現人事檔案管理工作中存在的不足，這樣才能在創新過程中制定具有針對性的措施和策略，提高人事檔案管理工作的實效性。在進行創新的過程中要遵循完整性、標準化以及服務性的原則。進行創新要加強人事檔案管理意識，打破人事檔案管理的傳統格局，推動檔案管理標準化，加快檔案管理信息化發展，這樣才能夠不斷提高人事檔案管理工作的實效性，實現人事檔案管理制度與模式的創新。

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（作者單位：梅州市中醫醫院）