文書檔案管理自動化的風險與應對研究

李名胤

射陽縣融媒體中心

一、文書檔案管理自動化的優(yōu)勢

與傳統(tǒng)的文書檔案管理模式相比自動化管理模式具有以下優(yōu)勢。

首先，在自動化管理模式下，文書檔案能夠長久穩(wěn)定的保存。在傳統(tǒng)的檔案管理過程當中需要大量的人力對其信息進行搜集、整理和歸檔，期間往往會因為人為的因素而出現(xiàn)一定的錯誤和漏洞。再加上對有些信息分類不明確導致后期相關(guān)人員在進行檔案查詢的時候出現(xiàn)了一定的困難。而自動化管理可以將檔案信息進行高效有序的儲存，不僅具有一定的穩(wěn)定性，而且查詢起來比較方便快捷。

其次，自動化管理可以有效實現(xiàn)資源共享。傳統(tǒng)管理模式受外界因素影響比較大，數(shù)據(jù)在存儲的過程當中沒有一定的保障。而自動化管理它可以將信息數(shù)據(jù)化，并通過一定的網(wǎng)絡(luò)平臺隨時隨地實現(xiàn)數(shù)據(jù)分享，提高了工作的效率和質(zhì)量。

第三，自動化管理可以提高信息檢索效率。傳統(tǒng)管理模式需要的是人力操作來完成所有的工作環(huán)節(jié)。而自動化管理模式只需要以電腦為載體人為操作來對相關(guān)的信息進行錄入、處理和歸檔就可以了，并且還可以實現(xiàn)檔案信息在線查詢，便于相關(guān)工作人員了解檔案管理的具體情況。既節(jié)省了時間，又節(jié)省了人力。

第四，自動化管理可以提高檔案保存的質(zhì)量。自動化管理可以將檔案進行標準化、規(guī)范化保存，為了方便管理人員進行檢查，在歸檔的時候還可以生成相應的清單，以免檔案信息遺漏或缺失。大大提高了檔案保存的質(zhì)量。

二、文書檔案管理自動化存在的風險

雖然文書檔案管理自動化與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比具有一定的優(yōu)勢，但其在實際的應用過程當中仍然存在著一定的風險，這些風險一般表現(xiàn)在以下兩個方面。

首先，文書檔案管理自動化所具有的技術(shù)風險。文書檔案管理實現(xiàn)自動化管理之后，基本上不采用文字紙質(zhì)檔案，而采用的是電子數(shù)據(jù)檔案，不過這些數(shù)據(jù)信息還需要人工進行錄入，但是有些責任心不強的工作人員在工作的過程當中不按一定的規(guī)章制度和流程來進行正確操作，輕者可能導致檔案信息錄入錯誤，嚴重者可能會導致文件丟失或者毀損。而且錄入的這些檔案數(shù)據(jù)不需要進行簽名和蓋章，這樣就會導致檔案數(shù)據(jù)被一些有利可圖的人進行修改，并且修改之后沒有留下任何痕跡，無法對其文書檔案的真?zhèn)涡赃M行有效辨別[1]。目前雖然已經(jīng)開發(fā)出了相關(guān)的技術(shù)來保護電子文件以免其被別人篡改，但是還沒有得到大范圍使用。再加上目前文書檔案管理信息的傳輸都采用的是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這就使得信息在傳輸?shù)倪^程當中隨時面臨著病毒和黑客的入侵，極有可能會導致個人隱私被泄露。所以文書檔案在管理的過程當中，一定要注意其信息傳輸?shù)陌踩裕瑢χ匾畔⒉粌H要進行加密，而且還要進行備份，對其軟硬件系統(tǒng)進行定期升級和檢查，以免出現(xiàn)意外情況而導致客戶信息泄露和丟失。再加上企業(yè)在文書檔案管理過程管理不完善，沒有有效實行身份驗證制度，缺乏完善的檔案保密機制，從而導致上傳的檔案信息出現(xiàn)一定的錯誤和漏洞。

其次，文書檔案管理自動化所具有的系統(tǒng)風險。文書檔案在進行自動化管理的過程當中，工作人員不僅要具有一定的專業(yè)技術(shù)而且還要掌握一定的管理技術(shù)。但是目前有很多工作人員缺乏一定的專業(yè)知識和綜合素養(yǎng)，不重視檔案管理的重要性，依然采用的是傳統(tǒng)的方法來進行文書檔案的自動化管理。從而對自動化管理技術(shù)的應用并不能做到盡善盡美。目前還有很多企業(yè)在檔案管理過程當中不重視電子檔案管理方法的應用，對檔案的保存依然采用的是紙質(zhì)化保存，查閱起來不僅困難，而且費時費力。再加上有些企業(yè)在文書檔案自動化管理方面缺乏一定的資金投入，辦公設(shè)備跟自動化技術(shù)不能進行有效匹配，從而導致文書檔案管理工作效率低下，大大阻礙了文書檔案管理自動化價值的發(fā)揮。

三、針對文書檔案管理自動化當中出現(xiàn)的風險制定的有效應對策略

（一）對檔案管理機制進行有效完善和優(yōu)化

要想讓文書檔案的自動化管理達到一定的效果，必須要對其電子檔案數(shù)據(jù)進行規(guī)范化管理。文書檔案管理內(nèi)容不僅包括最先的起草文件而且還包括中途文件的運轉(zhuǎn)處理以及最終的歸檔等。這些內(nèi)容的完成都是在計算機上進行處理的。而在檔案信息進行處理的過程當中，需要各部門之間進行有效的信息互動，并對信息進行有效共享。為了提高其工作效率和質(zhì)量，企業(yè)和單位在文書檔案管理過程當中，一定要對其檔案管理機制進行有效完善和優(yōu)化，讓整個檔案管理的過程更加規(guī)范化和科學化，從而確保保存的電子檔案數(shù)據(jù)信息能達到一定的標準化要求，大大提高文書檔案自動化管理的質(zhì)量。

（二）對文書檔案管理自動化的流程進行有效規(guī)范

企業(yè)和單位一定要重視文書檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，并對每一個環(huán)節(jié)的內(nèi)容處理按照一定的標準進行嚴格要求。因為文件按照其產(chǎn)生的先后順序及其標準進行有效整理之后才能稱之為檔案。所以文件在整理的過程當中其電子格式都有一定的要求和規(guī)范，工作人員一定要按照相應的流程來進行操作，這樣才能促進文書檔案管理向規(guī)范化方向發(fā)展。所以企業(yè)和單位在進行檔案管理的過程當中要制定相應的制度對其管理流程進行有效規(guī)范，針對工作人員對自動化的操作技術(shù)制定一個統(tǒng)一的標準。并且工作人員所采用的辦公室自動化軟件一方面要具有很強的兼容性，另外一方面還要具有很強的應用性，保障其每個工作人員對文字信息的處理效果保持在同一個水平上。同時要針對企業(yè)文書檔案管理的需求，來制定有效的參考標準，這樣有利于提高電子檔案信息管理的穩(wěn)定性。

（三）有效提高文書檔案信息的安全性

文書檔案在自動化管理過程當中，一定要確保信息的安全性，因為文書檔案大多涉及的都是客戶的一些隱私，一旦發(fā)生不安全事故就會導致客戶的隱私被泄露，進而出現(xiàn)不可挽回的損失。所以為了保障自動化系統(tǒng)的安全性，技術(shù)人員一定要定期對系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，采取有效的隔離措施以防信息被黑客和病毒入侵。隔離措施可以從以下兩個方面著手。其一，采用路由器的隔離措施。可以對企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)所有的IP地址進行有效屏蔽，然后再進行放行，最后讓整個系統(tǒng)進入網(wǎng)絡(luò)再展開相應的工作。其二，采用防火墻的隔離措施。在系統(tǒng)內(nèi)建立有效的防火墻。這樣不僅可以阻止來自于計算機的各種非法訪問，減少黑客的入侵，而且還可以將病毒拒之門外，有效隔離病毒的侵害[2]。

（四）提高管理人員的專業(yè)技能和管理水平

隨著科技的發(fā)展，自動化技術(shù)也在不斷的進行優(yōu)化，其對數(shù)據(jù)信息的處理能力也在不斷的提升,這無疑對人才的要求也越來越高[3]。要想在文書檔案管理過程當中將自動化技術(shù)的價值最大限度的發(fā)揮出來，必須要提高企業(yè)內(nèi)部人才的專業(yè)技能和管理水平，這樣才能提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。所以企業(yè)要定期對其內(nèi)部的管理人員進行培訓，不僅重視其專業(yè)技能的培養(yǎng)也要重視其管理水平的提升，促進管理人員在工作過程當中發(fā)揮有效的協(xié)調(diào)作用和管理作用。除此之外，對工作人員也要進行相應的培訓，提高工作人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，促進工作人員能夠按照企業(yè)的規(guī)章制度嚴格要求自己，按照相應的操作流程和規(guī)范來進行工作，從而全面提升文書檔案自動化管理工作的質(zhì)量和水平。

（五）對文書檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)進行完善和優(yōu)化

由于文書檔案的自動化管理存在一定的風險，而這些風險并不能達到百分之百的有效規(guī)避，所以為了有效避免人們在對檔案信息進行閱覽的時候?qū)ζ溥M行有意或者無意的修改，相關(guān)部門一定要制定相應的法律法規(guī)來進行規(guī)范和要求。一定要對檔案信息管理的每一個環(huán)節(jié)進行標準化、規(guī)范化管理，讓每一個環(huán)節(jié)都能得到法律的保障。在檔案管理過程當中一旦發(fā)現(xiàn)有人做違反法律法規(guī)的事情，一定要對其按照相應的法律法規(guī)進行處罰，加強人們對電子檔案法律法規(guī)的認知，從而有效促進文書檔案自動化管理工作的有效順利開展。

結(jié)語：由以上內(nèi)容可知，文書檔案管理自動化是目前社會發(fā)展的一種趨勢，它可以有效提高檔案管理的質(zhì)量和效率，在減少人力的同時也大大降低了企業(yè)的成本開支。不過隨著現(xiàn)代化科技技術(shù)的不斷發(fā)展，文書檔案管理自動化也存在一定的風險和弊端，所以相關(guān)企業(yè)和單位要對自動化管理系統(tǒng)進行不斷優(yōu)化和完善，從而有效降低其在技術(shù)和系統(tǒng)方面的風險，大大提高文書檔案管理的水平，進而促進辦公自動化管理模式在文書檔案管理過程當中發(fā)揮出更大的價值。