基于檔案管理信息化的高校人才培養策略研究

愛如娜

摘 要：為進一步強化新時代應用型人才培養理念，借助信息技術優勢，做好高校檔案管理工作的創新與發展。改革傳統觀念，大膽創新探索，結合實踐需要重新建構高校檔案管理新機制。在檔案管理過程中，進一步發揮檔案的社會價值，提高檔案資料的社會化服務的開發利用效能，提高檔案管理現代化服務水平，彰顯時代特色。在發展教育事業培養復合型人才的同時，盡可能做到有效的信息資源共享服務。增強檔案管理工作的創新發展意識，激發工作人員的主動性，積極探索有利于高校檔案管理工作模式的新途徑，拓寬檔案管理服務的新領域，充分發揮檔案管理人員的主體作用，創新檔案管理工作新體系。

關鍵詞：檔案管理;信息化;創新與發展

一、提高檔案管理工作創新意識的重要性

隨著社會、經濟、文化、科技的綜合發展，我國教育事業迎來了新的春天，全面提高高校現代化管理服務水平的工作正在進行。改革傳統管理模式，提高創新發展意識，助推新時代高校檔案管理工作再創新高已成必然趨勢。檔案管理工作是一項記錄歷史、服務未來的社會化服務工作，具有很強的客觀性和持久性意識。由于現代生活的豐富多彩，高校的檔案資料也越來越繁雜，檔案資料成為了人們認識過去、見證過程、研究未來發展趨勢的重要依據。以創新意識面對高校的檔案管理工作，把傳統的、機械的記錄，原始資料的初級保存作為檔案管理工作的基礎，在此基礎上進行創新與探索，力求檔案管理工作成為現代高校向高水平一流大學發展的重要依據。檔案成為高校領導掌握學校發展歷程，研究客觀規律的事實依據。強化以虛心學習的態度，研究適合自身發展需要的檔案管理工作新模式，以人才市場為導向，開拓檔案管理服務的新途徑，提高檔案管理工作的社會化服務效能。擯棄傳統思想的束縛，檔案管理并非高校主體業務的附屬事物，更不是可有可無的擺設，要通過創新發展研究，使檔案管理工作成為現代高校發展的重要組成部分。傳統檔案管理工作，主要建構于人力的粗放式保管，以不損壞為主要規制和最高目標，檔案管理工作者無需創新意識，沒有對檔案服務性功能的多元化進行探索，其工作重心主要是對檔案進行機械式管理。新時代要提高高校檔案管理工作的服務效能，面對社會化市場提供有價值的信息資源，為教育事業的發展提供科學研究的依據。檔案管理部門要主動與社會或市場的需要對接，為社會各方提供獨特而有價值的檔案材料，以科學管理意識探索高校檔案管理的發展途徑。經過科學論證和充分調研，構建新型的現代檔案管理服務體系，使高校檔案管理工作步入市場化軌道，能夠更好的服務于市場和社會。

二、改革傳統檔案管理工作模式的必要性

檔案管理工作也要隨著社會生活的發展變化而變化，不能總是停留在原有的工作模式上，要適應社會生活的實際需要，同時要在國家體制改革的影響下進行必要的調整，以便更好地滿足現實社會和人們的需求。傳統的檔案管理方法已經不適應新的需要，過去的管理模式難以滿足現代人們生活與工作對信息資源的需求。傳統的檔案管理方式已經遠遠不適應現代人的生活節奏和工作需要，而且傳統的檔案管理方法和資料信息采集工作只停留在人工的基礎上，與現代化高校檔案管理工作不協調，效率極其低下。改革傳統檔案管理工作模式是時代發展的必然要求，不僅僅是基礎設施方面的更新，同時需要在新技術的應用方面，加強專業素質的培訓力度，更主要的是檔案管理工作者，要在思想觀念上邁上新臺階，徹底根除過去的消極被動意識，主動運用現代信息技術，以探索創新精神，進一步拓展檔案管理工作的新型使用價值。傳統的檔案管理意識有時會影響到現在的工作，傳統的檔案管理方法相對滯后，已經無法適應當前檔案工作的實際需要，必須利用現代科技手段，加強檔案管理方式的改革，探索檔案管理新模式，切實為高校的檔案管理工作創新發展服務，構建全新的發展體系。

三、開發檔案管理服務效能的社會性

新時代檔案管理工作的創新與發展，不僅要適應快節奏的社會生活，要進一步轉變觀念，摒棄傳統思想的束縛，積極主動進行全方位檔案信息服務工作的探索，提高檔案管理工作的社會化服務效能。高校負責檔案管理工作的全體同志，要在思想上把握好時代發展的風向標，在工作作風上自覺強化服務意識。徹底改變過去那種機械記錄的檔案管理模式，要更新觀念，以創新精神引領高校的檔案工作新型服務理念。工作中人的觀念創新是檔案管理工作的靈魂，是大膽拓展檔案管理的社會化服務功能，有效開展檔案管理創新的動力，是進一步提高檔案利用價值的源泉。檔案工作人員要站在新時代創新發展的高度，重新審視傳統的檔案管理工作，采取各種有效可行的辦法，最大化的利用檔案現有資源，全方位地探索檔案工作的有效應用價值，開拓更加廣闊的檔案管理工作的社會化服務效應，使更多的人享受到新時代檔案資料的利用價值。通過探索創新檔案管理新方法，以提供有價值的社會需求為宗旨。學習先進地區高校檔案管理的方法，讓創新后的檔案管理工作，給高校的發展提供更加有效的信息資源。

四、檔案管理創新工作要與時代發展同步

高校在創新檔案管理工作的過程中，要發揮工作人員的積極性和主動性，結合社會對人才的實際需要，探索現代化檔案管理創新發展模式。人的因素是重要生產力，而能夠促進人力資源的最重要因素是思想觀念。因此，一定要培養適應新時代發展的檔案管理工作精英，通過政策鼓勵提高工作人員的積極性，組建具有創新精神的高素質檔案管理隊伍。

1.創新精神與責任心的結合

把激發檔案管理工作人員的積極性，與高校人才培養改革管理工作密切聯系起來，因為檔案管理工作的完善需要各部門的積極配合，才能最終做好。提供檔案管理人員的積極性，充分發揮他們的主體作用，不斷擴寬知識視野， 有效創新檔案管理工作。檔案管理人員要有高度的社會責任感，良好的職業道德素質，積極向上的工作激情，堅持拼搏的奉獻精神。檔案管理工作者要具有創新意識，具有能夠適合新時代發展的相關專業知識， 通過繼續教育不斷提升專業技能的水平。在工作實踐中還要善于學習新方法，提出新思路，解決新問題，重新認識和掌握檔案管理行業的發展規律，最終實現檔案管理工作的新突破。在全面強化實施科學管理的新時代，高效做好教學檔案管理工作至關重要，不僅僅是為培養新型專門人才提供保障，同時要為發展社會各項事業提供廣闊的人才信息資源。教學檔案是廣大師生辛苦研究學習的第一手資料，教學管理人員一定要從培養人才和發展科學的高度，提高科學化認知水平，從教學實踐和教學研究角度，以高度的責任心，加強教學的檔案管理工作。教學過程中所形成的極其重要的資料，真實記錄了教學活動過程中，來自一線工作崗位的成功經驗與失敗教訓。在教學過程中的方方面面的工作實績，有利于促進對高校的教學與研究工作的進一步開展，都是極其重要的珍貴資料。高校的教學檔案管理工作，集中反映了教學活動的全過程，能夠真實全面體現高校教學工作的水平，以及現代化高水平學校的基本狀況，教學檔案的建立，需要強化相關工作人員的責任意識。

2.檔案管理與教學實踐的結合

教學檔案在高校管理、人才選用等方面具有極其重要的價值。做好教學檔案的及時歸檔和分類管理工作，有利于促進教學管理工作向高水平、高標準、嚴要求發展，為教育研究者提供來自一線教學崗位的真實有效的參考依據。在有關部門評估高校的教學質量時，教學檔案是最有效的依據，是集中體現教學管理水平的有效記錄。高校應該高度重視教學檔案的管理工作，強化檔案意識，在材料的收集、整理過程中，需要各學科教師的積極配合。為提高人們對教學檔案重要性的認識，一方面要加大教學檔案及其應用價值的宣傳力度，另一方面要把教學檔案涉及的資料收集工作納入整體教學計劃，在統一規劃中，號召各學科負責人積極配合檔案材料收集工作，并且納入教學管理制度，提高相關工作人員的檔案意識。必須做到下達教學任務與教學檔案的收集的責任化和目標化一致，提出教學文件材料的歸檔要求，使教學檔案管理與學科教學實踐同步進行，并且形成常態化目標管理意識。尤其要在檢查教學工作中，注重教學檔案的應用價值的鍵入，與教學文件材料的形成與教學檔案的收集情況同步。充分發揮教學檔案的重要作用，通過學科教學檔案的實時保存，盡可能做到優秀教學成果與審查等方面的有效契合，使科學驗收檔案材料與高校學科教學工作同步，提高教學管理水平。教學檔案是高校實施教學實踐活動的最原始記錄，是第一手有用資源，對今后的教學研究工作和教材的充實，起著無法替代的重要作用。

3.檔案管理與教學研究的結合

高校對于學科教學檔案的管理越來越重視，其原因是多方面的。教學檔案是現代高校嚴謹教學的真實記錄，在關于教學經驗的總結方面，全面系統地記錄了各學科的優秀教學活動及其教學成果。為今后有關部門研究教學工作提供了有效依據，為領導和決策者進行教學管理改革，提供了全部成功經驗和失敗教訓。為專家組有針對性地進行教學難點的分析，提供了集中分類明確的影像資料，有利于研究者在需要時隨時查閱資料，有利于促進高校教學管理水平提高。高校檔案管理人員，應積極配合教學改革和學科研究工作的需要，按照現代檔案管理工作的科學化、信息化、智能化水平，分門別類地做好教學檔案資料的采集和保存工作，并且將一些重要的教學檔案信息，以多種形式向教學管理部門和主管領導及時發送。真實有效的學科教學檔案，對高校提高教育改革實效和強化人才培養工作至關重要。檔案管理的服務質量有極其重要的促進作用，對各學科的教學水平發展情況進行實時記錄，用已經取得的學科研究成果，強化教學研究工作實效，同時也可以作為高校加大宣傳力度的資料，有利于提高現代化學校的公信力和整體形象，真實有效體現高校的教育實踐能力和教學研究水平。

五、促進檔案管理工作創新發展的對策

新時代的高校檔案管理工作要緊跟時代發展的步伐，為社會提供詳實的人才信息與學術研究成果利用空間，提高檔案資料的綜合利用服務價值，是高校檔案管理部門面臨的時代發展新任務。傳統檔案管理工作的被動運行，主要與工作人員的思想觀念落后有關，被動的管理使檔案工作越來越枯燥乏味、缺乏創新發展的生機和活力。

1.提高檔案管理人員素質

檔案管理人員要勤于學習，努力提升自身素質，培養創新意識，開發具有特色的信息，擺脫傳統思想的束縛，提前做出有目的的選題，徹底改變過去那種事后搜集材料的工作方法，取而代之的是事前介入式的檔案信息資料的建設性提取。實現檔案管理的創新會遇到諸多問題，從學習中吸取有益的知識和經驗，應用在檔案管理工作中，跟上形勢的發展，實現檔案管理的價值和作用，實現檔案管理事業持續高效長久的發展。通過激發檔案管理人員的主體意識，發揮榜樣作用，弘揚檔案管理工作中的創新精神。

2.發揮現代信息技術優勢

改革傳統檔案管理方法，充分發揮現代信息技術的優勢，創新檔案管理工作方法， 提高檔案管理工作的實效，實現檔案管理的可持續發展，進一步拓寬服務領域，提高高校檔案管理工作的有效性。在強化教學檔案管理中，重視現代信息技術的應用，尤其是聲像檔案的管理要更加警惕。相比于傳統的檔案工作，包括的范圍也比較廣泛，主要涉及到照片、視音頻等資料的采集和整理。為了保證聲像檔案數字化管理的安全，采取一定的安全控制措施是非常有必要的。除了日常的殺毒等操作，還應當加強其訪問控制管理。根據查詢人的權限等級，滿足其相應的訪問要求。設置訪問權限能夠保護檔案內容和數據的安全，同時也能夠對病毒侵入等起到一定的防護作用。此外還應當做好數據文件的恢復、備份等措施，可以將采集到的聲像數字化資料復制到異地硬盤中，或者保存在云盤中，并且做好相應的保密措施。

3.強化聲像檔案數字化管理實效

對于大部分高校來說，都保存有舊照片，這些照片不管是黑色還是彩色，如果保存不當可能會出現發霉、發黃以及色彩失真等現象。數字化采集雖然能夠避免上面不良現象的發生，但是在照片的掃描過程中也應當注意對照片的像素、飽和度、分辨率等參數的設置。在照片轉化完成之后，還需要應用專門的圖形處理軟件進行修復，應當盡可能的保存圖片的真實性。聲像資料所需要的存儲空間比較大，因此對于存儲設備的要求比較高，否則會影響到數據的采集質量。應當根據聲像檔案的文件大小和未來發展需要，選擇合適的服務器容量，同時還應當預留一定的空間。聲像檔案的數字化處理其關鍵是為了應用，因此應當建立相應的索引系統，方便查詢。在建立索引系統的過程中要根據聲像檔案的特點，結合檔案管理和數據庫規范，盡可能提高查詢的效率。高?？梢越柚畔⒐芾硐到y，實現聲像檔案數字化的局域網管理和應用。聲像檔案在經過數字化加工之后，可以借助流媒體技術進行點播，便于聲像檔案數字化的管理和應用。

六、結束語

現代化的檔案管理要在創新與發展方面，謀求有利于促進檔案資料應用價值開發的新途徑，以科技創新和服務創新的思想和觀念來開展，檔案信息數字化是檔案管理事業發展的趨勢。通過建立管理制度，實現規范服務的目的，提高了工作效率。有效運用信息技術，在檔案管理的工作中，計算機的有效應用是今后檔案管理發展的必然趨勢，要利用計算機信息技術的優勢，實現檔案管理現代化，從而不斷提高檔案管理的效率和人才管理服務水平。

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（作者單位：鄂爾多斯應用技術學院）