基于智慧校園建設下的高校檔案管理機制研究

陸為

摘 要：智慧校園主要指借助信息技術進行信息數據的收集、共享和利用，是提高高校教育信息化水平的重要條件，可為教師的教學和學生的學習生活提供更多服務和幫助。而高校檔案管理工作的開展涉及與高校教育相關的文件資料，以及學生、教師等相關人員的個人信息，是高校教育建設與發展的重要參考數據。但目前高校檔案管理機制在建立和實施上還存在不足，需要管理人員能夠加強重視，基于智慧校園，更新管理觀念，對檔案管理組織、基礎設施、管理制度、管理方法等進行優化完善，并借助先進技術手段提高高校檔案管理信息化水平。本文就智慧校園建設下如何開展高校檔案管理工作做出分析，提出幾點建議，以供參考。

關鍵詞：智慧校園;高校;檔案管理機制;對策

高校檔案管理工作開展過程中，不僅需要對相關資料文件進行收集、整理和儲存，還需要能夠挖掘資料文件中有效資源，進行合理利用，為高校教育的建設與發展提供有效推力。但目前很多高校檔案管理對資源利用并不重視，在檔案的整理儲存過程中也缺少有效的方法，導致很多檔案存在丟失、缺頁情況，且整體管理效率較低，不僅未對高校教育建設提供幫助，還會對高校教育發展造成負面影響。而現階段，很多高校已經加強對信息技術的重視度，開展智慧校園建設工作，為了更好地促進高校建成智慧校園，還需要管理人員能夠重新看待高校檔案管理，完善檔案管理機制，以及做好相關檔案管理工作。

一、智慧校園基本概念及有效性分析

以往高校教育過程中，很多信息資料在傳遞交流過程中存在較強的滯后性，學校對相關教育資源和文件信息的利用程度不足，且高校內部各個部門之間缺乏溝通，整體教育教學工作的開展效果較低。建設智慧校園，主要指利用大數據、云計算等信息技術，借助計算機及互聯網搭建高度集成的系統平臺，使得教育資源和相關文件信息可通過互聯網進行更高效地流動和共享，同時還能夠加強高校內相關部門的溝通協同能力，促進各部門所開展的業務項目能夠更好地配合高校教育教學活動的開展。其主要對高校教學工作、科研工作、管理工作以及校園生活服務等方面提供相關幫助，構建一體化高校教育環境。

基于智慧校園建設背景下所開展的高校檔案管理工作，相比較以往的管理工作主要具有以下幾點優勢。

1.增多檔案資源數量

智慧校園的建設，能夠利用二維碼、物聯網等技術手段將校園內部各部門、各個活動工作進行有效連接，這樣校園所產生的數據信息量會大幅度增多，進而為檔案管理工作帶來更多可利用的信息資源。

2.信息高速快遞共享

萬物互聯能夠讓教師、學生隨時隨地獲取相關信息資料，也能夠將相關信息資料通過相應的平臺軟件進行傳遞共享，實現校園內信息的高效交流，有助于提供檔案管理效率，降低檔案管理成本。

3.擴大檔案儲存空間

以往檔案管理中很多信息資料都以紙質檔案的形式存放在相應的檔案室內，當查看檔案資料時需要前往檔案室進行查找。在后期發展過程中很多紙質檔案已經轉化為電子檔案，在一定程度上節省了檔案查詢時間，但還是受時間、空間等相關條件的限制。而建設智慧校園，能夠將校園內部與外部環境進行有效連接，不僅能夠對校內的檔案資料進行線上查詢，還可以對校外的資源、圖書資料、相關檔案信息進行查找獲取，在提高檔案服務效果的同時擴大檔案儲存空間。

4.優化檔案管理模式

以往的檔案管理模式具有較強的獨立性，且整體工作開展較為固定單一。而智慧校園的建設與發展，能夠將學習生活、教學工作、科研活動、學生管理等相關方面融為一體，構建一體化校園環境。這種情況下可對現有的檔案管理模式進行優化完善，使其充分與學校相關工作和活動進行連接，形成協同發展，推動高校教育水平得到更好地提升。

二、高校檔案管理工作存在問題

1.缺乏完善的檔案管理制度

高校教育教學發展過程中，會產生大量的檔案資料，需要配備相應的檔案管理制度，才能對各個檔案資料進行正確整理、歸類和存放，確保檔案資料的安全和完整。現階段很多高校雖然能夠針對檔案管理工作制定相應的管理制度，但制度內容并沒有貼合高校發展需求和高校檔案管理實際情況，同時管理制度在實際實施過程中也沒有得到很好地落實，導致檔案管理工作存在較強的形式化，經常出現檔案分類錯誤、檔案歸檔不及時、檔案資料缺失等情況。

2.檔案管理意識不足

很多高校認為教育過程中應更注重教學工作和科研活動，檔案管理工作的開展并沒有太大的作用。這種錯誤意識的形成，使得檔案管理工作在高校教育發展過程中并不受重視，進而導致高校檔案管理工作缺乏相應的檔案工作委員會、檔案管理部門、檔案管理工作隊伍等。另外，由于不受重視，在現階段檔案管理過程中很多檔案管理人員就容易出現工作失誤問題，整體工作責任心和工作態度也較差，造成檔案管理水平日益下降。

3.檔案管理基礎設施落后

基于智慧校園建設背景下所開展的檔案管理工作，必然需要使用到相應的信息技術和設備軟件，才能更好地推動和實現檔案信息化管理。但目前很多高校對檔案管理基礎設施的建設和配備方面缺乏重視，若沒有先進的技術設備提供有效支撐，檔案管理工作很難得到提升與發展。另外，部分高校在引進技術設備的過程中，并沒有貼合檔案管理工作的實際需求，導致技術設備與檔案管理要求不符，同時在日常管理中也沒有定期對技術設備進行更新和維護，反而容易因技術設備故障而滯后檔案管理進度。

4.檔案管理人員專業能力較低

高校教育發展過程中想要推行智慧校園建設，提高檔案管理水平，檔案管理人員的專業能力和管理效率至關重要。但現階段高校檔案管理人員對一些較為先進的技術設備并不了解，在操作不熟練，無法發揮技術設備的使用價值，甚至還會因操作失誤導致檔案管理工作出現問題。同時，很多檔案管理人員并不是檔案管理專業的，其所掌握的知識和管理方法不全面，未能形成完整的知識架構，導致檔案整體管理效率得不到提升。

三、智慧校園建設背景下完善高校檔案管理機制的有效對策

1.更新管理觀念，建立完善的檔案管理組織體系

高校檔案管理工作涉及的內容較多，包括學校招生過程中產生的學生信息及相關資料，教學及科研活動中形成的教學信息、科研報告等資料，以及相關教育管理工作所產生的信息數據。這些信息資料按不同類型分為不同檔案，并以文字、圖片等多種形式存在。所以對于檔案資料來說，其可為高校教育發展提供基礎數據和依據，具有十分重要的作用。

首先，高校管理人員應意識到現階段檔案管理工作開展過程中存在的不足，了解智慧校園建設特點及要求，能夠正確更新管理觀念，結合學校教育發展需求對檔案管理工作進行創新優化，加強重視度。

其次，建立高檔案管理組織體系。一是檔案工作領導機構。管理人員應根據檔案管理需求和相關要求成立檔案工作委員會，合理配置各個崗位和人員，并正確劃分工作職責，確保能夠對高校檔案管理工作進行有效組織、協調等。

二是檔案工作管理機構。很多高校在檔案管理過程中，沒有設立專門的檔案管理部門或管理機構，多數情況下以檔案室的形式存在，由相關人員進行簡單的管理。首先，檔案室不會配備大量的檔案管理人員，在檔案資料過多的情況下人員在收集、編制目錄、歸檔等過程中就容易發生失誤和遺漏問題。其次，檔案室所配備的技術設備不足，很難對文件資料進行全過程監管，無法保證檔案的真實和完整性。另外，檔案管理人員數量不足，基礎管理工作效率本身就較低，這種情況下更難以有效開展檔案資源利用工作。所以高校應對自身的經濟情況等條件進行合理評估，在各項條件滿足的情況下應設置專門的管理機構，建立高校檔案館。根據檔案館的大小和管理需求，設置不同的工作崗位，配備數量充足的工作人員。同時在檔案管理過程中，應盡可能將檔案業務、檔案管理經費等實現獨立自主。

三是檔案管理隊伍。首先，針對專職管理人員來說，應經過嚴格選拔和考核，做好相應的人才培養工作，確保其能夠高效開展各項檔案管理工作任務。其次，針對兼職管理人員來說，也需要開展相應的培訓工作，要求其能夠掌握基本的管理知識，遵循相關管理制度和要求，有效協助專職管理人員完成檔案的收集、整理、預立卷等工作內容。對于人員培訓方面，不僅包括檔案管理知識、管理方法等方面的基礎培訓工作，還包括新技術設備的操作使用、新管理理念等培訓內容。除此，還應多開展研討交流會和知識講座，幫助檔案管理工作人員提升綜合業務素質。

2.建立完善的檔案管理工作制度，提高制度落實效果

高校檔案管理工作開展過程中，管理人員應根據高校發展情況、我國檔案管理標準規定、校內檔案管理需求等方面對現有的檔案管理工作制定相應的管理制度，對各項管理內容、管理流程、管理要求等進行明確規劃，制定相應的標準和規則。在制度建立后，還需要對不同部門、不同工作內容制定不同的工作業務規范，對文件資料的歸檔范圍、保管期限等進行合理規定，實現對檔案資料源頭的質量控制。為了體現檔案管理工作制度的實用價值，還需要提高落實效果，由專業的部門和管理人員對檔案管理工作人員的日常工作過程進行全面監管，并制定相應的考核制度，通過合理的激勵措施增強人員的積極性和責任心，通過正確的處罰措施約束和規范人員的工作行為。另外，加強對檔案管理工作人員的關注度，多了解工作人員的想法和需求，及時接收工作人員的工作信息反饋，這樣才能更好地滿足工作人員的基本需求，促進工作人員能夠全身心投入檔案管理中。

3.加強基礎設施建設，實現與智慧校園的有效連接

高校檔案管理工作想要在智慧校園建設下獲得更好地發展，以及為智慧校園的建設提供有效推力，還需要高校加強對檔案管理基礎設施的建設力度。針對硬件基礎設施來說，主要包括計算機設備、傳真機、打印機、U盤等，針對軟件基礎設施來說，主要包括檔案資料數據庫的建立、檔案管理系統、檔案管理技術軟件等。在建設配備過程中，需要根據高校檔案管理工作的實際情況進行合理選擇，確保硬件及軟件設施的性能等條件符合檔案管理要求。在基礎設施完善后，應由專業技術人員將檔案管理工作與智慧校園進行有效連接，形成電子檔案管理模式，能夠在相應的平臺系統上實現對檔案的收集、審批、儲存等。

4.實施檔案信息化管理，增強管理安全性

一方面，現階段高校檔案管理工作內容主要還是以紙質檔案為主，整體管理效率不高，需要加強優化，實施檔案信息化管理模式，以信息技術和智能設備對檔案資料進行檢索、利用和開發。在信息化管理過程中，檔案管理人員也需要意識到電子檔案的出現雖然能夠大幅度提高管理效率，但網絡存在一定風險，電子檔案可能存在虛假情況，而紙質檔案資源具有不可替代性，真實性更強。所以檔案管理人員需要協調好紙質檔案與電子檔案之間的關系，能夠促進兩者協調發展。另一方面，需要加強管理安全性，上述所提到網絡具有風險性，所以在電子檔案管理過程中，應定期安排技術人員對所使用的技術軟件、智能設備等進行檢查維修，及時更新老舊設備，處理故障問題。同時，針對較為私密重要的檔案資料，也應設置對應的安全密碼，保護檔案資料的安全。另外，在檔案管理過程中，高校也可根據檔案資料的類型和重要程度，建立相應的局域網，供校園內部進行查詢瀏覽，對可交流的檔案資料則通過廣域網進行共享傳遞。

5.開拓檔案特色領域，推動智慧校園建設

高校檔案管理工作開展過程中應學會創新，能夠有效拓展檔案特色領域，為推動智慧校園建設、提高高校教育教學水平提供有力保障。比如，對校友資源信息進行開發利用，能夠建立高校校友檔案系統，對優秀的校友通過校園各個平臺進行宣傳，發揮榜樣效應，這樣學校在招生過程中也能更吸引學生的注意力，提高學生對該校的認同感，以及對后續的就業指導也有極大幫助。同時，校友檔案也是學校與社會、企業之間的關系紐帶，學校擁有完善的校友檔案資料，能夠實時與優秀的畢業人才進行溝通交流，幫助學校能夠與更優秀的企業達成合作，提高高校教育中實踐教學水平。另外，近年來新媒體發展速度較快，學校在檔案管理過程中還應加強對社交新媒體的重視度，能夠有效借助新媒體實現檔案資料的有效開發與利用，不斷推動高校智慧校園的建設與發展。

四、結語

綜上所述，智慧校園的建設能夠推動檔案管理工作的更新與發展，同樣檔案管理工作的有效開展也能夠為智慧校園的建設提供推力和幫助。但現階段檔案管理過程中還存在制度不完善、管理能力低、基礎設施配備不齊全等問題，需要高校能夠加大重視，更新管理觀念，通過建立管理組織體系、完善檔案管理制度、加強基礎設施建設、推行信息化管理、拓展檔案特色領域等方式提高檔案管理的工作價值和工作效率，實現智慧校園建設背景下檔案管理工作的高效開展，為教師、學生及高校教育發展提供更好的服務。

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（作者單位：寧夏大學檔案館）