信息化在優化醫院財務報銷中的思考

范明光

[摘 要]在新醫療改革形勢下，醫院取消藥品和耗材加成，管理成本增加，醫院面臨規模擴大、設備設施更新加快的現狀。醫護人員工作繁重，醫院領導出差會議多，簽字流程長，報銷人員疲于往來財務處，財務報銷日趨專業性和復雜性，財務審核人員審核風險較大。利用信息化優化醫院財務報銷，可以很好地為領導節約時間、縮短報銷流程、減輕財務審核風險，實現財務報銷與預算相結合，提升財務管理水平。文章以某三甲醫院為例，探討信息化在優化醫院財務報銷中的路徑，以期與廣大同仁共同探討。

[關鍵詞]醫院財務;信息化;財務報銷;優化流程

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.10.153

1 前言

醫院財務報銷是財務管理的重要組成部分，是財務會計的重要開端，關系到財務核算的質量。醫院的支出種類越來越多，財務報銷的標準不斷細化。財務報銷是一項兼具專業性和復雜性的工作，審核人員需要有專業的財務知識和風險識別能力。隨著公立醫院的規模不斷擴大，就診人次逐年增加，傳統的手工報銷模式面臨巨大挑戰。財務核算已經實現了信息化管理，但是財務報銷信息化卻沒有完全推開，財務報銷與財務核算之間的信息化橋梁需要打通。借助信息化手段，設計出與之相適應的具有一定功能的網上報銷系統，可以提高效率，簡化流程，提升服務[1]。

傳統的財務報銷人員需要了解相關的法律法規、各種制度和醫院的辦公會決議，在報銷中嚴格按照這些制度執行。報銷流程包括：①了解業務活動的報銷制度和標準;②填寫相應的報銷單據;③根據審批制度判斷需要簽字的領導，或者咨詢財務人員;④到財務處接受現場審核，單據使用錯誤、填寫錯誤或者簽字不齊全的需要返回重新填寫。醫院手工報銷流程如圖1所示。

報銷流程長，財務審核人員也需要不停地傳遞單據，在單據的傳遞過程中面臨遺失單據風險。如何利用信息化手段，多使用表單，替代手工報銷，提高工作效率，為領導節約簽字時間，從而有更多時間從事醫院管理工作，讓財務人員從報賬的基礎工作中解放出來，更專注地完成財務分析，顯得越來越重要。

2 手工報銷模式存在的問題

（1）預算對報銷控制不足。醫院的開支應該嚴格按照預算執行，做到有預算才報銷，無預算不支出，超出預算而又重大的報銷事項需要先調整預算。手工報銷時往往沒辦法逐筆查詢報銷金額是否在預算內，依靠線下臺賬登記查詢工作量較大，容易出現遺漏。報銷審核崗與預算核算崗工作相互分離，先查詢預算再報銷也會增加報銷流程。對于超出預算范圍的報銷，需要先調整預算，再通過預算管理委員會審批，增加預算額度，再予以報銷，耗時較長。預算管理人員需要對每筆報銷進行手工登記匯總，然后對匯總項目金額進行統計分析，工作量較大，準確性不高。

（2）制度不健全，部分相互重疊。醫院財務制度需要符合國家法律法規、各項規章制度和醫院臨時決議，隨著新業務的出現，部分業務缺少相應制度，有些制度又會出現重疊。常規的會議費和差旅費屬于常規事項，有明確的規章制度，便于操作和執行。但是對于發生很少的偶發性的業務缺少明確的規章和依據，如自駕車出差、業務招待費等制度沒有明確規定，容易延伸擴大報銷范圍，不易控制。部分勞務費和咨詢費無法量化工作量，雖然工作時長可以統計，但是工作質量存在差異，導致勞務費標準難以制定。有些部門遇到臨時業務，單獨報送院辦公會，上報之前缺少與財務人員的有效溝通，導致辦公會決議與制度相互沖突，執行難度較大。

（3）報銷單流轉過程長，存在丟失風險。根據常規的報銷流程，報銷單需要在職能部門、分管領導和領導之間流轉，有些還需要在財務處審核人員、財務負責人和財務分管領導之間流轉，過程較長，存在丟失風險。報銷單是重要的原始單據，是后續財務核算的基礎，丟失后補救難度較大。而且丟失責任不明確，無法明確責任人，容易引起糾紛。

（4）缺少有效培訓和溝通，容易產生誤解。醫院部分醫護人員缺少報銷經驗，也沒有參加報銷類培訓，有些員工出差開具發票不規范，報銷時被退回，增加不必要的麻煩。有些員工一次報銷需要多次電話咨詢，財務人員如果沒有給出正確的回復，會導致對方誤解。財務審核人員除了面臨大量的手工報賬，還要不斷地重復解答咨詢問題，導致工作效率低。

（5）重復報銷，缺乏有效控制。手工報銷階段，財務人員需要核查該筆單據是否報銷過，目前主要通過手工查詢會計電算化系統。如果查詢時間段太短，可能不會發現問題，如果查詢間隔時間太長，需要花費大量時間，占用財務審核人員大量時間，并且還容易出現遺漏，原始單據的真實性難以得到有效保證。如果是電子發票，還需要查重，可能存在重復報銷的情況，存在一定的財務風險。

3 信息化報銷優化路徑思考

（1）借助信息化手段，優化報銷流程。內部控制制度化，各項報銷通過表單進行固定，業務流程標準化，嵌入信息系統，讓信息多跑路，人員少跑路。在每一個節點都注明財務制度的具體要求，提示填寫標準和要求，設置各事項審批流程、各崗位審批權限。報銷人填寫完報銷單后，可以通過手機掃描上傳電子單據，財務審核人員審核無誤后系統提示財務初審完成。報銷人收到系統提示后再將紙質單據移交財務處審核人員，財務處收集紙質單據后與系統核對，核對無誤即可正常進行下一步流轉。流轉完成后系統提示財務報銷人員，報銷人員再將電子審批流程打印出來，同時可以自動生成會計單據，報銷人員將信息傳達給出納，出納依靠銀醫直連系統自動核對付款指令。報銷人員再將紙質單據合并歸檔，移交檔案管理員，完成整個報銷流程。

信息化系統可以自動提示報銷標準和適用制度，醫護人員不需要重復咨詢財務人員，財務人員節約時間可以更專注于為臨床部門提供財務分析，解決信息不對稱，提升財務處滿意度。電子流不受時間限制，相關領導可以利用碎片時間完成審批，減少紙質單據流轉，降低單據丟失風險。報銷人員錄入單據和發票，系統會自動判定是否重復報銷，自動查詢發票真偽，對多次重復報銷系統會自動預警。節省大量的手工查詢時間，降低重復報銷風險，為醫院節約支出。

（2）實現報銷與預算控制相關聯。在信息化報銷系統中事先設定預算額度，錄入各部門和各業務活動預算使用額度，提示預算使用范圍、使用時間，將報銷系統與預算控制關聯。報銷人在報銷系統錄入單據信息時，系統會自動顯示預算剩余額度，報銷人可以根據預算剩余額度合理規劃報銷進度，使支出與預算同步。真正做到無預算不支出，使得每筆報銷審批有章可循，方便財務人員查詢預算剩余額度，及時登記預算支出情況表，各科室和職能部門負責人更加方便查詢預算發生明細和執行情況。強化全院職工預算管理意識，提高預算執行力，避免過度支出。信息化報賬系統杜絕了無預算、超預算列支的情況，并實現預算的事前管理、過程管理，真正將預算落實到業務控制中[2]。

（3）信息化審批與職能管理相結合。醫院外部監管部門每年都會出臺新的法律法規和部門規章制度，財務人員需要不斷學習新的知識，醫院黨委、院辦、后勤和設備等職能管理部門也會有相應的新制度和流程，財務部門需要與各部門討論如何修訂醫院的財務管理制度。公立醫院改革推進迅速，醫院建設要求節能減排，后勤部門致力于追求降低能耗，預算管理能夠很好地實現支出的計劃性和高效性。現在醫院的合同管理是一項薄弱環節，在簽訂前流程較長，簽訂后執行監控不足，監督管理缺失，信息化報賬可以將報銷與合同管理進行銜接，合同管理部門可以實時查詢合同進度和執行情況，便于監督管理。信息化系統可以加強各部門的溝通協作，及時有效地完成部門間的信息溝通傳遞。

（4）信息化報銷遵循PDCA閉環。信息化報銷PDCA循環可分為四個階段，即Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）和 Action（處理）。信息化報銷，實施前要制訂周密的計劃，把各種財務制度形成有效的流程和完整的表單，按照流程和表單設計成標準的信息化系統。系統設計完成后需對相關人員展開培訓，然后選擇部分科室試運行。檢查階段可以根據執行結果分析存在的問題，總結經驗，調整信息化系統，使其適應醫院的經濟管理要求，再在全院推廣執行，定期不斷改進優化。財務工作同樣遵循PDCA閉環，在執行中優化、升級，最終做到為醫院的發展做好財務支撐。

4 結語

過去的手工報銷模式已經不能適應現在醫院經濟業務管理的需要，信息化報銷是發展的必然趨勢，正如財務電算化取代傳統手工記賬一樣，相信現在沒有哪一家醫院會采用手工記賬。信息化報銷系統可以有效地與預算管理、合同控制和收支管理控制進行關聯，多個模塊信息共享，有效提升財務管理水平。信息化報銷優化了流程，做到報銷人員最多跑一趟，也可以節約院領導大量寶貴時間，同時減輕財務審核人員負擔，降低財務風險。信息化報銷也不是一成不變的，需根據外部的制度和醫院的管理來不斷優化，最終適應醫院的財務管理需要，提升醫院管理水平。

參考文獻：

[1]尹學東.高校財務網上報銷系統實踐與探索[J].會計之友，2019（9）：111.

[2]操禮慶.基于內部控制的醫院智能報賬體系建設[J].會計之友，2020（3）：135.