數字化時代下企業檔案管理工作開展策略

黨晶晶

摘 ?要：在企業發展過程中檔案可以將其整個情況記錄下來，檔案可以為企業的生產經營活動的發展情況提供依據。在時代發展過程中紙質檔案管理模式出現了許多問題，這樣不利于企業管理工作的開展。數字化時代企業應該及時革新檔案管理模式，充分利用數字化技術，為企業今后的發展奠定基礎。本文通過闡述數字化時代下企業檔案管理工作的現狀以及開展這部分工作的策略，從而可以推動企業檔案管理工作效率與質量。

關鍵詞：數字化;企業;檔案管理

引言：在企業管理工作中檔案管理是一項十分重要的內容，其對企業日常經營工作的開展有指導作用，只有企業檔案是完整與可靠的才能保證企業能夠正常發展。在數字化時代，企業檔案管理工作的開展應該與計算機技術、網絡技術相結合，優化檔案管理模式，保證檔案管理工作的正常開展，從而使其能夠為企業發展提供更好的幫助。

一、數字化時代下企業檔案管理工作的現狀

在企業檔案管理過程中，進行數字化管理不僅可以提高檔案的利用率也能解決紙質版檔案管理過程中存在的問題[1]。數字化檔案管理工作的開展可以共享各種檔案信息資源，從而可以實現檔案精細化管理的目標。但是在實際工作中檔案管理工作的開展還是存在部分問題的，這些問題主要表現在兩個方面：一是管理層面，在企業中許多檔案管理人員的專業節能并不能滿足現在檔案管理崗工作的需求，很多時候一個人需要身兼數職。檔案數字化管理需要工作人員具有高技能，精管理的特點，但是現在從事檔案管理工作的工作人員通常都是綜合素質不高且年齡較大，這給企業數字化檔案管理工作的開展帶來了許多不便。另外，企業沒有及時給工作人員提供培訓機會，也沒有及時建立完善得到檔案管理制度。二是軟件層面，企業對于數據庫的利用程度比較低。檔案數據庫系統與專門的管理軟件會用在掃描錄入紙質版檔案的過程中，以此來實現數字化轉換。如果不能及時更新數據庫，這將會導致數據庫使用效率低。

二、企業加強檔案管理數字化建設的意義

（一）滿足時代發展需求

在計算機技術發展的過程中，企業檔案數字化與網絡化也隨之發展起來[2]。目前許多企業使用局域網來實現信息交流與材料交換，并完成自動化辦公，在企業管理過程中形成了比較多的電子版文件。紙質版文件已經不再適用于現在的企業管理工作，檔案信息化建設已經成為企業發展的必然趨勢，企業應該高度重視這部分內容。

（二）提高檔案管理水平

企業加快檔案數字化建設不僅提升了檔案分類、歸檔效率也為檔案查詢工作奠定了基礎，確保企業內部工作能夠滿足。企業開展數字化檔案管理可以有效節約紙質版資源的占地面積，以防自然災害使得企業檔案受損，從而可以保證檔案管理工作質量。

（三）簡化檔案工作流程

檔案數字化建設過程中，企業能夠保證檔案及時并且有效歸檔，系統可以自行對檔案進行處理，減少了人為輸入數據的時間，從而節約大量人力物力財力，使得繁瑣的檔案管理工作更加簡單、高效。

三、數字化時代下企業檔案管理工作開展策略

（一）完善檔案管理制度

在開展企業檔案管理工作時應該根據企業的實際情況制定檔案管理制度，這些制度主要包括：數字化檔案日常管理制度、數字化檔案工作制度、數字化檔案查詢制度以及數字化檔案保密制度。在制定的規范之下，企業檔案管理工作才能實現其有效性[3]。另外，在日常工作中應該提高檔案管理工作人員的保密意識。數字化時代下企業檔案管理工作的開展面臨許多安全問題，在網絡中信息傳遞非常迅速，極有可能出現企業內部資料的泄漏，面對這種情況企業應該及時采取措施，以防給企業帶來比較嚴重的損失。與此同時，企業也應該保證工作人員操作的規范性，將防護措施做到位，防止出現黑客攻擊企業檔案管理系統的情況出現。

（二）構建檔案管理數據庫

檔案數據庫的完整性與可靠性是企業開展各項工作的基礎。只有保證數據庫的完整才能實現檔案的有效性。企業應該確保檔案管理數據庫的建設進程，確保能夠對各種信息進行統籌管理。企業在日常工作中應該關注檔案掃描、圖像識別、數據處理等方面的工作，這樣可以豐富企業檔案管理系統，從而為企業經營活動的開展提供便利。與此同時，企業應該重視檔案信息的采集工作。企業應該結合自身實際發展情況，保證電子版文件能夠進行細致的分類，紙質版資料能夠通過掃描轉化成電子版，從而保證檔案的完整性。企業只有構建完善的數據庫才能保證檔案管理工作的正常開展。

（三）優化檔案安全保障體系

企業在檔案管理工作中應該加強檔案信息的數字化處理，防止紙質化檔案出現受損的情況，但是電子信息也會存在較大安全問題[4]。近幾年，企業檔案管理水平提高的十分迅速，這對保密工作的開展提出了較高要求。在企業開展檔案管理工作時應該對安全系統進行優化。企業應該盡快應用檔案管理安全保障技術，積極引進信息技術人才，使得信息能夠有效加密與儲存。企業在面對一些重要的紙質版檔案時應該加強對于工作人員的控制工作，對于材料的儲存環境也應該加以管理，這樣可以為企業檔案管理工作奠定基礎。

（四）提升檔案管理人員綜合素質

檔案管理工作人員是企業檔案管理數字化建設過程中的重要一環，因此應該提升工作人員的專業素質，這樣才能保證檔案管理工作質量與效率[5]。企業應該做好檔案管理工作人員的計算機操作水平，確保工作人員能夠熟練應用檔案數字化系統。在數字化時代工作人員應該及時轉變自身落后的管理理念，提高自身的綜合素質，學習各種專業技能，將檔案保密工作做到位。另外，安全是企業檔案數字化管理工作中非常重要的因素，這需要檔案管理工作人員增強自身安全意識。

四、結束語

綜上所述，在數字化時代，企業及時轉換數字化檔案管理模式，不僅可以提高檔案管理工作的質量也能有效推動企業管理工作的開展，從而可以使得企業能夠順應時代發展。在市場競爭如此激烈的今天，企業為了在市場中搶占一席之地，應該重視檔案數字化建設，不斷完善檔案數據庫管理制度，將檔案管理制度落實到每一個部門，并且在此過程中應該培養具有高素質且具有綜合能力的檔案管理人才。

參考文獻：

[1] 高宇. 大數據環境下檔案數字化成果開放利用的管理難點和要點[J]. 赤子， 2019， 000（028）：173.

[2] 周惠英. 謀定后動厚植優勢——杭州市城建檔案館基于新時代智慧檔案館建設的創新實踐[J]. 浙江檔案， 2018（3）：2.

[3] 繆雨虹. 智慧還是智能——基于智慧檔案館建設構想的思考[J]. 山東檔案， 2017（5）：4.

[4] 傅愛娟. 新形勢下發達鎮街檔案館建設存在的問題及對策——以廣東省東莞市大朗鎮為例[J]. 中國檔案， 2021（8）：2.

[5] 宋雪梅， 尹洪旭. 主動作為 迎接檔案工作數字轉型的挑戰——大連市省級數字檔案館建設成效顯著[J]. 蘭臺世界， 2021（2）：3.