城市規(guī)劃檔案管理工作探討

彭潔

摘 ?要：新世紀(jì)以來，城市化建設(shè)進(jìn)程迅猛發(fā)展，城市規(guī)劃是城市化發(fā)展過程中重要內(nèi)容。而在城市規(guī)劃建設(shè)中，檔案管理工作是非常重要的，它關(guān)系著城市化建設(shè)全過程的記錄和反映。因此，本文從城市規(guī)劃管理工作入手，探討城市規(guī)劃檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題，并闡述了加強(qiáng)城市規(guī)劃檔案管理工作的建議。

關(guān)鍵詞：城市規(guī)劃;檔案管理;建議

規(guī)劃是城市發(fā)展建設(shè)中最為關(guān)鍵的一項工作，它為城市的建設(shè)發(fā)展指明了方向。而檔案管理工作則是城市規(guī)劃工作中最重要的一個組成部分，它記錄著城市建設(shè)過程中很多有價值的信息、資料，也是工程建設(shè)是否合法的有效證明。因此，在新時期、新形勢下，如何做好城市規(guī)劃檔案管理工作是一個重要的研究課題。

1 城市規(guī)劃檔案管理

城市規(guī)劃，是對城市空間布局、發(fā)展規(guī)模進(jìn)行策劃、研究，是城市建設(shè)城中的一種技術(shù)手段，它是一門科學(xué)和技術(shù)活動，目的在于利用有限的資源，來創(chuàng)造出較高的生活環(huán)境，滿足社會和發(fā)展需要。

城市規(guī)劃檔案管理，就是城市在規(guī)劃、選址、建設(shè)許可以及建設(shè)過程中、完工驗收等工作中，對其大量的技術(shù)資料、設(shè)計方案、檢驗報告、審批報告、施工圖紙、施工方案、各種許可證以及申請報告等等信息、資料、數(shù)據(jù)的進(jìn)行長時間的保存、儲存、利用等管理工作[1]。它的特點是：

（1）法律權(quán)威性。在城市規(guī)劃工作中各種審批報告、審批結(jié)果、“一書兩證”等資料都是必須符合我國相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定和要求的，其土地的建設(shè)、使用、施工必須經(jīng)過國家相關(guān)部門的同意，因此其檔案是有法律權(quán)威性的。

（2）真實性、有效性。城市規(guī)劃檔案反映了工程項目的開工前、施工中、完工后的各方面進(jìn)展情況，其檔案中的數(shù)據(jù)、資料、信息必須是真實的、可靠的、有效的。

（3）內(nèi)容廣泛。城市規(guī)劃檔案的內(nèi)容多而雜，囊括了單位及個人的報驗、報批、功能、改造、變更等等，內(nèi)容豐富，涉及方面廣泛。

2 城市規(guī)劃檔案管理工作現(xiàn)狀及問題

城市規(guī)劃檔案管理工作是長期的、持續(xù)的、永久的。近年來，經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，使城市規(guī)劃檔案管理的改進(jìn)有了很大的進(jìn)步，逐漸趨于標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化，但當(dāng)前在城市規(guī)劃檔案管理工作中仍存在一些問題，嚴(yán)重防礙了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，亟待解決。

2.1規(guī)章制度不健全、不完善

隨著經(jīng)濟(jì)社會的迅速發(fā)展，城市化建設(shè)進(jìn)程的步伐逐漸加快，對現(xiàn)代化城市規(guī)劃工作有了更高的要求，但是目前我國在城市規(guī)劃檔案管理工作上的規(guī)章制度并未完善，人們長期以來認(rèn)為這個工作可有可無，這與當(dāng)前的新形勢下要求各項要求都要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的原則是相違背的，不同城市、不同地區(qū)在檔案管理工作上要求是不一致的，各個地方都設(shè)立自己的規(guī)章、制度，這種不一致性給檔案管理工作制度的制定、執(zhí)行帶來很大阻礙，各城市間、各地區(qū)間缺乏交流、互動“各自為戰(zhàn)”，而各地規(guī)劃部門在檔案管理上都存在著各自的弊端，導(dǎo)致我國在檔案資料的管理上無法統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案管理規(guī)章、制度不健全、不完善，導(dǎo)致城市規(guī)劃檔案管理工作效率很難提高，導(dǎo)致檔案資料無法進(jìn)行有效的利用、使用。

2.2城市規(guī)劃檔案管理上缺乏法律意識

無論是建設(shè)單位人員還是規(guī)劃部門的領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員都對城市規(guī)劃檔案管理缺乏必要的法律意識，沒有將檔案管理工作上升到“法律”高度，從“意識”上就沒有認(rèn)識到檔案資料管理工作的“法律權(quán)威性”，還是按著傳統(tǒng)思維方式，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，缺少部門檔案資料也“沒有什么大不了的”。很多沒有專人來管理檔案，導(dǎo)致很多檔案內(nèi)容不全，有的丟失、有的內(nèi)容不完整，有的甚至損壞，無法歸檔;更嚴(yán)重的是，有些建設(shè)單位為了維護(hù)自身的利益，沒有按照國家相關(guān)規(guī)定及時或不將城市規(guī)劃檔案資料上交到規(guī)劃部門，嚴(yán)重影響后續(xù)工作的開展和進(jìn)行，這些都是由于我們對城市規(guī)劃檔案管理工作缺乏法律意識造成的。

2.3 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

檔案管理工作人員整體上素質(zhì)比較低，知識結(jié)構(gòu)單一，缺乏檔案管理的專業(yè)知識，部分人對城市規(guī)劃檔案管理工作內(nèi)容不熟悉，對檔案是否齊全、完善缺乏鑒別能力，仍然按照傳統(tǒng)的老辦法、老方法收集、整理檔案，還是按照“數(shù)量的多少”來看是否歸檔完畢。另外，他們對于一些關(guān)鍵性的材料證明資料“看不懂”，經(jīng)常遺漏歸檔關(guān)鍵資料、關(guān)鍵審批單等，對于一些年齡的檔案管理工作者，他們有著“傳統(tǒng)的”思想，對城市規(guī)劃檔案管理工作的重要程度認(rèn)識不足，這些都極大的影響了檔案管理工作的工作效率[2]。

2.4 信息化建設(shè)落后

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，信息化技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)得到了非常廣泛的應(yīng)用，但在檔案管理信息方面仍比較薄弱，這是由于：一是不同城市、不同地區(qū)在城市規(guī)劃檔案管理工作中存在很大的差異，不同城市、不同地區(qū)之間的檔案管理制度、標(biāo)準(zhǔn)沒有統(tǒng)一，不同城市、不同地區(qū)規(guī)劃檔案信息化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)沒有形成一致，信息化技術(shù)水平還很低;二是檔案管理工作人員的信息化水平有待提高，他們需要較強(qiáng)的信息設(shè)備的操作能力和信息處理能力，他們應(yīng)能夠進(jìn)行熟練的操作、處理檔案信息，這些因素都極大地阻礙了檔案管理信息化工作的進(jìn)程。

3 加強(qiáng)城市規(guī)劃檔案管理工作的對策

3.1健全、完善規(guī)章制度

想要實現(xiàn)科學(xué)、高效的檔案管理工作，首先要有合理的、科學(xué)的規(guī)章制度，沒有嚴(yán)格的制度，“科學(xué)”、“高效”就無從談起。因此，城市規(guī)劃檔案管理部門要結(jié)合實際情況，制定嚴(yán)格的程序、制度、流程，要建立長效的管理機(jī)制，根據(jù)規(guī)章制度進(jìn)行管理，按照程序、流程進(jìn)行辦事，要求每位檔案管理工作人員必須按此執(zhí)行，每一項工作就能追究到每個人，出現(xiàn)問題時能夠第一時間進(jìn)行處理，提高工作責(zé)任心，增強(qiáng)對檔案管理工作的責(zé)任感，減輕由于失誤引起的不必要的損失。

3.2提高檔案管理工作人員素質(zhì)和意識

首先，在招聘、引進(jìn)人員上，要吸收專業(yè)的管理檔案人才;在培訓(xùn)上，加大培訓(xùn)力度，注意檔案管理專業(yè)理論與技能的“雙向”培訓(xùn)，將最新的、最先進(jìn)的檔案管理方法引進(jìn)現(xiàn)有的工作中，使檔案管理人員具備較高的業(yè)務(wù)能力。另外，檔案管理工作人員要從自身開始堅持學(xué)習(xí)，通過參加專家討論、網(wǎng)上論壇、向同行請教等方式更新理念，有效的將理論知識快速融入到檔案管理的實踐工作中去;最后，增強(qiáng)法律意識，使管理人員能夠正確認(rèn)識到城市規(guī)劃檔案管理工作是有“法律效力”的;加強(qiáng)個人的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，把良好的素質(zhì)習(xí)慣運(yùn)用中檔案管理工作中去，以保證檔案管理工作的高效、有序、協(xié)調(diào)開展[3]。

3.3 提高城市規(guī)劃檔案管理工作的信息化水平

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，充分發(fā)揮電子計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的核心力量，在檔案的建立、登記、查詢、統(tǒng)計上，與數(shù)字化、信息化的辦公系統(tǒng)結(jié)合起來，檔案管理人員要自主學(xué)習(xí)計算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)知識以及信息系統(tǒng)知識，提高自身在檔案管理信息化上的處理能力，能夠熟練運(yùn)用計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，快速提高工作效率，加快城市規(guī)劃檔案管理工作的數(shù)字化、信息化進(jìn)程，促進(jìn)城市規(guī)劃檔案管理工作能更有效的服務(wù)社會。

結(jié)語

在新形勢下，城市化建設(shè)的快速發(fā)展，對城市規(guī)劃檔案管理工作的要求日趨完善，檔案管理工作者只有樹立正確的意識，提高自身的綜合素質(zhì)，想方設(shè)法提高檔案管理工作效率，建立、健全檔案管理工作規(guī)章制度，才能實現(xiàn)“現(xiàn)代化的“城市規(guī)劃檔案管理工作，才能為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到有利的推動作用。

參考文獻(xiàn)：

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