ERP 系統在海康威視公司財務內部控制中的應用研究

（南京林業大學 經濟管理學院，江蘇 南京 210037）

一、引言

信息管理系統的誕生給企業帶來了機遇也帶來了挑戰，傳統公司管理模式已經難以適應信息化社會對公司發展的要求（曹若凡和陳梅，2020）[1]，作為資源信息管理系統中最先進的系統之一，ERP 可以通過對公司傳統工作流程的再造，完成公司創新管理模式的轉型。引入契合公司發展戰略目標的ERP 系統，可以實現對公司各項資源的全程優化管理。無論是從供應鏈前端的原材料供應商還是到最終產品采購方，ERP 都能夠形成一整套完整的信息供應鏈，由此被很多公司應用，借此形成供應鏈的重要手段（廖吉林和張婷，2020）[2]。復雜的ERP 系統應用磨合周期較長，后期的調整與維護將耗費一定的資本及人力。但如果在企業中能夠得到有效實施，將會提高企業的管理水平（Maas Jan-Bert 等，2016）[3]。Mostafa Kamal Hassan（2016）[4]揭示了ERP管理系統和實際會計工作有些功能不能很好配合的原因，但同時認為ERP 作為一種信息辦公系統，使企業內部財務控制更加便捷。成玉祥（2019）[5]認為ERP 系統在企業財務中主要應用于財務管理及會計核算，尤其是在財務管理方面，可以通過信息共享實現財務管理的系統化、一體化。在當今連配送選址都需要精細化管理的階段（王凱成和廖吉林，2020）[6]，ERP 系統通過實時控制，確保各流程財務信息的準確與真實。葉東平（2019）[7]認為能否充分發揮ERP 系統在財務內控工作中的影響力是現代公司財務管理的關鍵。但是ERP 系統在中國各類公司中的應用差強人意，因此有必要針對ERP 進行財務內部控制的應用分析。本文以海康威視作為研究對象，以期研究成果為其他企業提供ERP 的應用借鑒，使ERP 系統在財務內部控制中得到更有效實施。

二、ERP 財務管理系統的功能構成

ERP 財務管理系統由財務決策、財務評價、財務預測、預算控制、成本控制和現金管理6 個功能子系統構成（見圖1）。

三、ERP 系統在海康威視財務內部控制中的應用現狀及成效

作為以視頻為核心的智能物聯網優化方案和大數據服務供應商，海康威視擁有職員34 000 人以上，掌握如視音頻編解碼等核心技術以及大數據、云計算等前瞻性技術，提供具有競爭性的專業細分產品、IVM 智能可視化管理解決方案及大數據服務。

圖1 ERP 財務管理系統功能結構圖

伴隨著公司在全球的高速發展，公司業務模塊增加，跨度加大，縱深加長，全球公司分布較廣，海康威視僅在中國就建立了32 家省級業務中心，在海外及港澳臺設立分支機構44 個。面對日趨激烈的競爭形勢，公司于2016 年決定啟用ERP 系統建設。2017 年與SAP 簽署了物聯網與數字化供應鏈戰略合作備忘錄，采用SAP 軟件作為企業的ERP 系統。

（一）應用現狀

ERP 主要應用于海康威視的預算、合同、資金、發票與合并報表等管理系統。預算管理系統功能包括預算編制、上報、審批、控制、執行等，旨在為公司預算管理信息化服務，提高內部預算管理效率，可以通過預算管理系統實現事前控制、事后分析，財務預算人員不再通過手工預算臺賬進行跟蹤分析，使預算人員有更多的精力投入到業務分析和預算管理設計。在企業財務內部控制中，合同是財務收支的重要依據。利用合同管理系統，實現合同線上擬定、上報、審批與簽訂，實現合同數據的結構化管理，并且與企業內財務平臺集成，財務人員可以在進行審核工作時調閱相關合同的信息以此作為依據，并且減少了相關工作人員調閱合同文本的工作量。該系統可以實時查詢合同進度，方便了業務人員對合同的管理。通過資金管理系統，為公司各內部單位提供資金管理服務，隨著經濟程度的發展，公司出現大量收付集中業務，原有的網銀支付方式由于需要出納進行手工操作，因而容易出錯并且效率不高。資金管理系統將ERP 系統結算后的數據與銀行支付系統連接在一起，實現線上收支，與銀行協議開通銀行專線，保證資金的效率性和安全性。通過發票管理系統，財務人員減少錄入發票的人工操作，保證了發票的準確性。財務人員可以直接獲取增值稅專用發票數據，對于增值稅普通發票，可以通過系統內發票查驗功能進行查驗，在查驗通過后系統將自動獲取全票面信息并儲存。財務人員無需填寫發票，可直接從系統中引用進行報賬業務，實現了發票與財務數據的一致。分公司、子公司眾多的企業，合并報表的工作量十分龐大，在合并報表時需通過統一的數據口徑進行合并，通過合并報表系統，基于統一的科目體系和財務核算制度，對報表進行合并，減少了手工填報的工作量，并且保證了合并報表數據的準確性。

為提升ERP 在海康威視公司中的應用效率，實現ERP 系統與財務管理系統的對接，公司設置了如下管理模塊。

1.總賬模塊

總賬系統包括會計賬套、憑證管理、事務處理、會計賬套等內容。

（1）會計賬套。海康威視ERP 系統支持多組織多賬套和多組織單賬套方式，可以對多個賬套的數據進行合并。海康威視集團擁有許多分公司，因而可以將會計科目分給各公司代碼使用，從而會計人員在分析各分公司數據時不需要對各公司的總賬科目進行識別，能夠迅速完成公司間數據的對比。

（2）憑證管理。管理手工錄入的憑證，管理來自應收、應付、庫存、固定資產等模塊自動生成的憑證。

（3）事務定期處理。相關財務事務的處理以及公司間資金往來的處理，尤其是重復性強并且需要在短時間內完成的工作，通過該功能，可以在短時間內完成。

總賬模塊管理流程如圖2 所示。

圖2 總賬模塊流程圖

2.應付賬款模塊

（1）付款，包括單張發票付款，批發票付款，自動付款，預付款。

（2）應付賬款分析，主要通過對財務報表分析，進而分析應付賬款。

應付賬款模塊管理流程如圖3 所示。

圖3 應付賬款模塊流程圖

3.固定資產模塊

海康威視過去固定資產比較密集，對固定資產難以實現統一有效的管理，沒有形成固定資產數據庫，難以查詢到指定固定資產，而在財務模塊中的以下3 項功能保證了固定資產的有效管理。

（1）新增固定資產。可以通過手動增加，應付賬款自動增加，項目模塊增加。

（2）業務處理。對固定資產進行折舊和攤銷，系統按照折舊范圍進行折舊，根據不同的折舊范圍決定是否更新到總賬科目。

（3）資產分類管理。由于ERP 系統的使用，可以實現對資產進行分層次管理。

固定資產模塊管理流程如圖4 所示。

圖4 固定資產模塊流程圖

4.資金管理模塊

提高資金流動速度可以增加資金循環速度從而創造機會成本，因此公司對資金的管理至關重要。

（1）支持銀行對賬。海康威視通過總公司對資金統一管理，集團內其他公司的資金調配均通過總公司在銀行開設的基本賬戶，保證了每一筆資金去向都有據可查。

（2）資金預算。海康威視根據上一年的經營情況以及本年的預算管理，從而制定資金預算，在ERP 系統中做到對每一筆業務資金的實時監控，工作人員通過每天核對企業日記賬與銀行流水，真正實現資金透明、可控。

（二）成效

自2016 年引入ERP 系統后，公司管理取得了一系列成效。

1.建立了一套完整的數據庫。建立了物料數據庫，涵蓋企業內所有的物料數據，按照特定規則，對每一種物料進行編碼，實現了物料信息的完整。建立了供應商檔案數據庫和客戶檔案數據庫，在實施ERP 系統之前，供應商和客戶的資料由多個業務部門各自分散保管，當供應商或客戶改變時，新的資料難以送達企業各部門，無法做到實時共享信息，容易導致應收應付賬款的管理出現差錯，從而發生壞賬。實施ERP 系統之后，能夠實現信息的實時共享和更新，提高了各部門的工作效率。

2.提高企業運營效率。海康威視的ERP 系統涵蓋了所有部門，將所有業務標準化集成管理，把企業從傳統的金字塔狀的職能結構變成扁平式結構，原來的金字塔狀職能結構較為臃腫，信息傳遞速度慢，變為扁平式結構后，可以針對各業務模塊成立相應業務小組，提高組織靈活性，以便及時捕捉市場變化進而快速作出應對措施。

3.改變財務管理模式。將財務模式由原來人工核算型轉換為管理型，ERP 系統的使用代替了原來財務人員繁重的人工操作，ERP 系統各模塊之間共享信息，并且在發生業務時將材料采購、生產、銷售等業務信息自動生成憑證，節省了大量的財務人員工作時間，促進了海康威視財務方向由財務核算向財務分析的發展。

4.加強了資金管理。穩定的資金流是企業能否順利經營的重要因素之一，許多企業倒閉的主要原因正是資金流出現問題，ERP 系統加強了對資金的管理，加強了資金流的穩定性，ERP 系統與銀行對接，將總公司設為銀行基本賬戶，對海康威視集團內其他分公司的資金進行統一管理，保證了資金的合理使用。ERP 系統包括資金預測功能，可以預測下一期資金流的情況，保證企業生產經營活動正常運行。

表1 海康威視2014—2018 年財務指標

從表1 可以看出海康威視在自2014—2015 年整體盈利能力呈下降趨勢，在2016 年實施ERP 項目之后，毛利率開始穩定增長，加權凈資產收益率趨于穩定，總體來說，ERP 項目的實施提高了海康威視盈利能力。

四、ERP 系統在海康威視財務內部控制中的不足

由于ERP 系統中各子系統間集成關系復雜，許多系統內部數據冗余，缺乏統一的集成性。ERP 系統中各子系統實施建設程度有所區別，使用程度不同，很大程度上影響未來的持續性使用。對ERP 系統的建設缺乏整體規劃，企業內部各公司深化應用的程度不同，沒有實現企業內部統籌管理，從而導致ERP 系統在公司財務內部控制中存在一些不足[8]。

（一）財務人員對ERP 缺乏正確認識

ERP 系統是市場經濟和信息時代下的產物，是一種管理模式而非單純的管理信息系統。從實現方式來看，ERP 系統實施工作量大，實施過程長，涉及范圍廣，對后續運營維護所需的人力和資金有一定要求，由于企業對ERP 的認知不足，導致許多企業實施ERP 沒有得到預期的效果。從海康威視2018年的年報上面說明的員工的教育程度來看，70%的員工學歷屬于本科及以上，30%的員工學歷屬于專科及其他，高級管理人員年齡均在四十歲及以上，海康威視作為一個穩定的集團，人才固化的問題較為嚴重。企業內財務人員對ERP 這類新生事物的接受學習能力較弱，經常出現操作失誤的情況，影響了財務質量，并且高級管理層對ERP 的重視程度有所欠缺。各業務模塊工作人員僅了解自己負責的業務流程，不了解其他業務模塊的工作原理。財務人員調動較為頻繁。

（二）信息安全存在風險

在經營過程中，ERP 系統需要錄入供應商資料、客戶資料、員工信息等高度機密的信息。ERP 依靠計算機和網絡運行，但是當前網絡安全問題仍舊存在，黑客的技術越來越成熟，因而容易發生黑客入侵、病毒植入等網絡安全問題。

（三）對ERP 建設存在誤區

某些企業內部管理模式存在問題，沒有形成良好的內部控制體系，容易導致某些數據出現失真的情況，并且企業規章制度執行不到位，ERP 作為一個具有現金管理思想的管理系統，在一個管理基礎差的企業難以發揮作用。ERP 的建設是一項長期且艱巨的項目，隨著企業業務范圍、經營目標、發展方向的改變，需要對ERP 作出及時的改進與更新。而許多企業內部管理人員認為ERP 一經投入使用，就無需后續的維護。在企業經營決策方面，ERP 只能提供科學的依據，不能替代管理層作出決策。

（四）ERP 環境下海康威視內部審計面臨新的挑戰

ERP 實施過程既缺乏復合型的業務人員，也缺乏咨詢團隊，我國目前的可供咨詢的團隊僅限于開發商本身。在企業人員缺乏對ERP 培訓的情況下實施ERP 系統，由于企業人員對于新管理模式知識的缺乏，非常容易在實施過程中出現各種問題。使用ERP 系統后，信息由紙質趨于電子化，憑證和單據可以自動生成。如果出現舞弊者，對程序進行更改，進而對數據進行非法更改，并且不會留下痕跡，因而增加了企業內部審計取證調查的難度。

這些問題說明了海康威視公司財務內部控制面臨數據質量與運行效率較低，在公司經營管理需求和財務管理目標發生轉型的過程中，現有的財務組織無法快速適應，財務職能仍然停留在基礎性工作上，財務人員面臨價值方向的轉型。

五、完善ERP 系統在海康威視財務內部控制中的建議

在ERP 系統中，財務模塊是連接其他模塊的中心模塊，是ERP 建設的重中之重。針對海康威視的ERP 應用在財務內部控制中存在的問題，提出以下建議。

（一）培養財務復合型人員，引進新鮮血液

加強高級遠離人員對ERP 的了解，使高級管理人員明白ERP 的功能和效益，增強高級管理人員對ERP 實施的重視程度，對財務人員進行培訓，使財務人員掌握一定的計算機知識和財務知識，學習ERP 系統的使用方法。此外，公司可以建立標準化培訓流程，各模塊工作人員僅了解自己工作模塊而沒有全局觀念的話，就容易發生錯誤的操作，通過標準化培訓，使財務人員素質達到要求。給每位員工發放ERP 操作流程指導手冊，這樣工作人員在操作業務的時候如果出現困難就可以及時根據操作手冊上的方法完成業務操作。重視新員工的聘用，在招聘新員工的時候重視計算機技術和ERP 系統基礎知識的篩選。

（二）強化信息安全建設

提高信息安全性，安裝網絡管理軟件對集團內信息網絡進行監控和管理，加強員工的信息安全意識，禁止員工在工作的電腦上下載不明路徑的軟件，以減少惡意流氓軟件攻擊的風險。對硬件設備定期檢查，保證硬件設備的安全。從多層次、多方面加強對ERP 系統的安全措施。海康威視可以成立網絡安全小組，聘用網絡技術人才，以抵御外來入侵從而保證信息安全。

（三）更新財務管理思想

企業文化是企業高級管理層思想的反映，管理層的思想直接影響企業文化，更新ERP 在財務管理層中的看法，使管理層在員工中樹立榜樣，只有自上而下的改革，才能改變整個公司的思想文化，ERP的財務內部控制功能才能得以有效實現。

（四）加強內部審計

內部審計是對財務控制的再控制，是提高財務控制績效的有效手段。因此，海康威視需要定期進行內部審計。首先，根據員工職位設置信息查詢范圍和操作權限，審計人員審計各員工的職能權限設置是否合理，降低員工的舞弊風險。其次，在ERP 系統中，所有的數據都是從原始數據的錄入開始的，審計人員應當對原始數據進行審計，對在ERP 系統中錄入的原始數據進行抽查。最后，審計人員應當審計ERP 的參數設置，ERP 參數設置的正確與否直接決定著ERP 系統是否契合企業發展的方向與目標。