關于國際工程商務合同索賠管理的探討

丁乃偉

摘要：文章對合同索賠的概念、依據、流程及注意事項進行簡述，針對商務合同的索賠管理工作提出有效措施，闡述承包商索賠管理的要點。力求通過引入合同管理理念、完善合同管理體系、結合國際工程特點等方式，明確索賠方法，強化合同管理，提升合同管理成果。

關鍵詞：國際工程;商務合同;索賠管理

在“一帶一路”背景之下，中國公司在國際項目工程領域的業務廣泛開展，為工程行業帶來了機遇和挑戰，工程管理的重要性日益提升，對承包商來說十分重要。隨著項目的復雜性不斷增加，合同糾紛與賠償等問題也越來越多。為了維護自身合同權益，應健全合同管理體系，強化合同從簽訂到執行的全過程管理，明確索賠方法及策略，有效應對合同風險，從而實現預期的經濟和社會效益。

一、合同索賠概述

索賠主要是指合同一方履行了超出合同之外的義務，或者自身權益受損時，向合同另一方提出的補償要求，主要受物價波動、內容變更、地質條件變化、極端天氣、匯率變化、工期變化、質量標準變化與法律調整等因素影響，導致超出原合同范圍的工作發生，由此產生的額外的時間與費用均可作為索賠內容。在國際工程中，索賠的主體不固定，業主與簽訂合同的若干承包商之間均存在相互索賠的可能，因此，務必要按照法律規定簽訂合同，明確合同簽訂的邊界條件、做好合同執行的全過程記錄、按照合同要求及時進行索賠事宜、以免索賠要求不成立，給自身帶來損失。

（一）索賠依據

在合同對方違約或損害發生后，受損的一方應及時按照合同的要求發出索賠通知并在規定的期限內提交充足的索賠證據材料，按照索賠流程有序開展索賠工作。在實踐過程中，索賠依賴于客觀事實，在事實的基礎上，尋找索賠依據，具體依據如下：一是合同。合同作為業主與承包商之間簽署的文件，只有正式的合同條款才可作為索賠依據，其中包括澄清文件，圖紙等，當合同對同一事項的規定不一致時，則要按照合同文件的優先級，梳理出找出恰當的依據;二是法律、法規。通常情況下，當有的合同內容與法律沖突時則該部分合同內容無效，此時，要以相關法律規定為準，或者當有些內容合同中沒有約定或約定不明確的情況下要適用相關的法律規定，此外，工程所在地的海關、稅務、勞動、環保等相關法律均會對工程活動產生直接影響，當任何一方出現違法行為或者合同簽訂后出現法律變更時，均可作為索賠依據;三是合同實施過程中的文件與相關資料。如每日施工記錄、周報、月報、會議紀要、往來信件、驗收記錄、業主或工程師簽發的指令、進度款審批及入賬記錄等。

（二）索賠流程

1. 索賠通知。根據FIDIC合同通用條款的相關規定，因業主或工程師及其它原因導致工程量變化，致使承包商遭受工期延長或成本增加的情況，承包商享有索賠權利，一旦出現索賠事件，承包商應按照合同的要求迅速做出反應，在索賠事件發生或應知其發生的28天內向業主或者工程師發出索賠通知，維護自身的索賠權利，這一步很簡單卻很重要，往往容易被忽視，如承包商在規定的期限內沒有發出通知，則視為自動放棄索賠權利，此外，還應于索賠事件發生后的42天內及時提交完整的索賠支持文件。

2. 內部處理。一是對索賠事件進行充分調查，了解事件的起因、經過與結果，對事件的原因進行分析，明確該事件的責任方，按照合同約定或法律規定確定各方應承擔得相應責任。如若該事件的原因涉及多個參與方，應劃清各個主體承擔的責任范圍，并根據責任大小承擔相應的損失;索賠人員應充分了解合同內容及法律規定，在合同條款、工程量表、施工計劃、往來函件、法律、法規等方面尋找索賠依據。只有滿足合同規定的索賠依據，才有可能成功獲得賠償，通過對實際工程范圍與原工程范圍進行對比，對事件、費用等資料綜合分析，合理計算索賠金額和時間;收集整理相關證據，根據FIDIC合同規定，承包商只能獲得證據支持部分的索賠權益。因此，當索賠事件出現后，承包商要全面收集、整理完整的索賠支持材料，提交工程師審核。

3. 索賠解決。一是要編制索賠報告，包括索賠要求與詳細證據，及索賠的法律和合同依據，這些資料將提交給業主、工程師、進行審查，因此索賠報告質量對能否獲得賠償具有重要影響，這就要求索賠報告書要客觀理性的論述事實，不應盲目擴大、摻雜主觀因素，也不應夸大事實;二是承包商應在合同規定的期限內將報告提交給業主或工程師，如若索賠事件具有持續性，使附加成本支出不斷增加，一時難以計算賠償總額，承包商可以按月進行持續的資料補充，并報送中期賬單。當索賠事件完成后，承包商應提交全部證據資料，要求業主審定后給予相應的賠償;賠償解決方式是業主和承包商最為關心之事，與當事方合法權益息息相關，可通過協商、仲裁與訴訟等方式來實現，對于國際工程的糾紛解決方式建議采用第三國仲裁的方式，因該方式效率高，避免了冗長的訴訟過程，還可以規避當地法庭的不公正判決，如有的中東國家，實行教會法，這給判決帶來了很大不確定性，因此仲裁是一種比較好的解決方式，該方式還可以獲得廣泛的國際認可和執行。

二、國際工程商務合同與索賠管理的措施

國際工程建設規模日益擴大，我國施工企業面臨著更加嚴峻的市場競爭。在提高自身專業技能的同時，還應強化管理能力，尤其是商務合同管理，應從管理理念、管理體系、索賠方法等方面著手，做好變更與索賠的管理工作。

（一）引入先進管理理念，強化合同管理

在國際工程建設中，管理者應引入先進的管理理念，重視合同的過程管理，主要體現在合同簽訂管理、實施過程管理與變更管理等方面，使自身的合法權益得到切實保障。在合同簽訂方面，需要在合同中對雙方的責、權、利進行明確的規定，并明確工程的進度、質量與投資等內容，要有技術部門、工程部門、法律部門、財務部門、商務部門的會審流程，而且要以書面的形式確定，與常規工程相比，國際工程合同較為復雜，在簽訂前、簽訂中均要充分掌握合同內容，提前預測潛在的風險，在簽訂中要對合同條款細化，提供準確的解釋，突顯合同價值。在過程管理方面，主要注意以下方面，一是根據工程任務確定管理目標，確保工程嚴格按照計劃實施，即便施工中出現變化，也仍要在履約基礎上采取靈活措施，實現合同目標;二是實施信息化管理模式，注重工程實施過程信息交流文件的整理，可利用網絡技術管理合同內容，提高文件流轉效率，使相關人員及時獲得需要的合同文件尤其是變更后的合同文件及業主指令;三是合同的有關要求要及時執行，合同管理對象包括承包方與業主等，任何往來文件均應按合同要求及時作出正確的響應，在變更管理方面，國際工程因項目規模較大，具有諸多不確定性，因此合同變更管理十分重要，只有這樣才能確保自身利益不受損害。在變更管理中應對原因、責任等因素進行明確，不可盲目實施變更處理。

（二）健全合同管理體系，提高管理效率

在合同管理方面，應結合管理要求健全合同管理體系，確保合同管理嚴謹可靠，具體如下：一是進行合同交底，明確管理目標。合同訂立部門要及時向合同執行部門進行交底，充分講解合同注意事項，并要求合同執行部門認真閱讀各項條款，在交底時落實各項管理目標，避免在執行時出現偏差;二是在該體系中應明確合同管理程序、索賠事項報告及相關流程，緩解合同管理的壓力，注重合同管理部門間的協調。該體系還要求，以書面形式保存工程實施內容，促進各項內容的程序化、規范化，還要建立文檔系統。在國際工程合同中，應清楚劃分合同人員的職責、明確各個程序的負責人、有關文件收集與存儲等等，將各個流程的資料匯總歸檔，為后續合同管理應用提供更多便利。

（三）結合國際工程特點，明確索賠方法

對于我國工程企業來說，在國際工程中更注重索賠方式的應用，要求在合同管理中健全索賠制度的相關內容，結合國際工程特點，適當調整索賠方式，確保索賠工作符合國際工程特點，順應工程發展方向。

1. 根據合同特點構建管理體系。該體系以合同為中心展開，對國際工程的索賠條款進行研究，并將索賠條款向執行團隊及時交底，以便其及時發現索賠事件并發起索賠流程。

2. 在工程索賠過程中，不應采用國內的定額標準，只能將定額作為索賠的一種參考。在國際工程中，當出現索賠時，一般采用成本預算方式，結合合同要求和項目實際情況自行編制索賠測算表。可在合同索賠管理可設立專門的造價部門，在索賠測算中以市場價格為依據。

3. 索賠時尋求律師或專家的幫助。對于國際項目來說最好聘請當地律師負責該項目，定期到工地上了解情況，協助完成合同、索賠信件審定等，確保此類文件符合當地法律要求。盡量在項目初始時聘請律師參與索賠工作，切忌問題成堆時再找律師，以免影響索賠結果。在必要的情況下，還可聘請索賠專家，特別是在賠償金額巨大，且對方不積極配合處理問題時。在國外一些專業很有經驗，雖然聘用費用較高，但他們常常能夠根據自己對合同理解與索賠經驗幫助承包商成功要回補償。

4. 采取風險轉移措施。通過工程保險等方式將潛在的風險轉移出去，以此降低利益損失概率。可采取兩種轉移方式，一種是通過保險轉移將在國際項目中將企業不愿意承擔的風險轉移給保險公司，定期交納投保費用，如若出現賠償則可向保險公司索賠，由保險公司來承擔損失;另一種，是通過尋找經驗豐富的分包來實現風險規避，有些分包商在處理當地社會關系方面很有優勢，如拆遷工作，在國外很多國家土地是私有財產，我國承包商進行拆遷工作時，往往被惡意阻撓，花錢多卻成效不大，而當地一些公司則會高效的開展該項工作，這樣可以把潛在的被索賠事件轉移出去。

三、國際工程合同索賠管理需要注意的其它事項

作為承包商，還要有長遠眼光，打造良好的企業形象，在索賠管理中還應注意以下事宜。

（一）注重履約，確保工程持續開展

承包商應確保工程順利開展，強化合同履約，給業主留下良好印象。在索賠過程中不可以延遲或者停工為要挾，要始終按時保質保量的完工保障業主收益。即便在索賠中遇到麻煩，只要業主沒有違約，承包商都要堅持完成任務。

（二）與業主建立友好關系

在認真履行合同的同時，承包商還應與業主之間建立友好關系，有助于賠償和爭議事宜解決，將談判變成個人之間的意見交流，拉近彼此的距離，使雙方處于同一個頻道上，再在正式談判中確認。在索賠方面，盡量與業主之間直接談判達成一致，使自己的索賠要求得到滿足。

（三）實事求是

不要把索賠當作實現利潤的主要方式，而應作為彌補損失的方式，不宜提出過高的索賠要求，而應實事求是，畢竟對于國際工程企業來說，信譽是企業生存之本。

四、結語

綜上所述，國際工程項目中涉及的內容較廣，不確定因素較多，需要加強合同索賠管理力度，減少和規避經濟損失。在實際合同索賠管理中，應從管理理念、管理體系、索賠方法等方面著手，做好變更與索賠的管理工作，降低風險帶來的損失，使企業獲得合理經濟與社會效益，促進國際項目的高效順利開展。

參考文獻：

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（作者單位：中國鐵建國際集團有限公司）