大數據時代單位人事電子檔案管理探析

文/梁金如 馮馨樂 區思靜 吳泳琪

隨著大數據技術的不斷涌現和成熟，檔案數字化成為未來人事電子檔案管理重要的指引方向。電子檔案是檔案數字化管理的重要形式和具體產物，是利用計算機技術形成的以代碼形式存儲于特定介質上的檔案，也是檔案現代化管理的重要手段[1]。人事電子檔案管理在檔案信息查詢、存儲、處理的優越性是傳統檔案管理無法比擬的。

面對大數據時代帶來的新機遇新挑戰，單位進行人事電子檔案管理，可以提升單位管理的水平，減少大量儲存空間和運營成本。此外，針對當前人事電子檔案管理工作中出現的問題，完善系統存在的弊端、增強員工的滿意度，從而提高用人單位的電子檔案管理水平。

一、大數據背景下人事電子檔案管理簡況

當前大數據、云計算和區塊鏈技術發展迅猛，用人單位無疑要用到人事電子檔案。傳統檔案已不能滿足用人單位的發展需求，因此推進人事檔案電子化管理是現代用人單位信息化發展的必然趨勢[2]。人事電子檔案相比較傳統檔案更具有經濟環保性、便捷性、共享性等特點。雖然人事電子檔案能夠彌補傳統的紙質檔案的弊端，但目前的電子檔案發展仍處于萌芽期，許多方面仍有待改善。

二、實施人事電子檔案管理的必要性

（一）人事電子檔案管理具有經濟環保性

人事電子檔案管理的經濟環保性主要體現在兩個方面：一是減少用人單位的運營成本。傳統人事檔案統計整理工作、查詢工作繁雜，需要投入更多的人力成本；二是可以節約儲存空間。在檔案管理過程中無需做防火防潮工作，人事電子檔案以數據的形式儲存在磁盤內。此外，相對于紙質檔案，人事電子檔案管理減少大量的紙張使用，而且不需要投入大量郵寄、通訊、復印、打字、裝訂等費用，這也直接降低了投入成本，保障用人單位的經濟效益和其他效益。

（二）人事電子檔案管理具有便捷性

傳統人事檔案管理需要進行手工的分類、保存、查詢及管理，工作量大且煩瑣[3]，而大數據背景下的新技術使得人事電子檔案實現高效詳細化和類別化，修改和更新資料十分方便，并且可以在較短時間內準確獲得相應的信息。精準細分的檔案資源使得管理人員操作更為便捷高效，而且為用人單位的人力資源工作奠定良好的基礎。

（三）人事電子檔案管理具有共享性

由于受到時間和地點的限制，傳統的紙質檔案的利用也具有一定的局限性，特別是紙質檔案通常只能一人使用，不能進行信息資源的共享，極大地局限了信息之間的交流。然而人事電子檔案管理打破了傳統檔案時間與空間的限制，可以實現檔案資源共享。實現檔案資源的互聯互通，讓員工實時完成數據分享。大數據具有海量性、多樣性、實時性、價值性的4V特征，為電子檔案資源共享提供了強有力的支撐，全面提高了檔案的服務質量和能力。

三、大數據背景下人事電子檔案管理存在的問題

（一）人事電子檔案管理系統記錄信息保密性弱

檔案管理的員工使用該系統接收檔案信息時，易出現傳送失敗的現象，進而導致檔案信息泄露，亦或是檔案管理人員對各種文件進行分類歸檔時，檔案信息易丟失或泄露，降低員工對該系統使用的信任感。由此可知，人事檔案管理系統存在信息傳達記錄不全面、保密程度低的問題。

（二）人事電子檔案管理系統設計不夠完善

表1 電子合同使用范圍%

大數據背景下，用人單位的員工對于采用的人事電子檔案管理系統比較滿意，但仍需改善。比如用人單位對人事電子檔案管理系統的使用僅涉及勞動合同、績效考核、轉正考核三方面，對于人力資源管理的其他模塊沒有涉及，導致人事電子檔案管理系統普及度不高，如表1所示給出了電子合同使用范圍。

（三）人事電子檔案管理技術成熟度低

人事電子檔案管理能改善傳統紙質儲存的問題，但存在系統操作問題，易出現人事電子檔案泄露的安全隱患，如防病毒的軟件專業操作性過高和員工檔案保密性不高等問題，均亟需解決，一旦解決不及時，人事電子檔案管理就無法發揮自身的作用和價值。

（四）人事電子檔案管理人員素質不高

相比于傳統的紙質檔案管理而言，大數據背景下人事電子檔案管理工作對工作人員有更高要求，需要每個工作人員熟練掌握計算機與互聯網的相關技術和能力。而目前在管理過程中，缺乏大量專業的人事電子檔案管理者，大多檔案管理者都是兼職人員，他們的專業能力和素養都有待進一步提升，容易出現許多的工作失誤。

（五）員工對于人事電子檔案管理系統使用滿意度不高

員工滿意度不高的主要原因是人事電子檔案管理系統的系統規范性和完整性不高，主要體現在有以下兩個方面：一是體現在人事電子檔案管理流程規范化程度不高，極易加重員工的工作量，導致出現遺漏或者重復工作的問題，降低員工的工作效率；二是體現在系統功能使用方式不當，泄露員工的資料，為用人單位帶來損失。

四、強化人事電子檔案管理系統

在人事電子檔案的現狀以及傳統認識電子檔案的問題的基礎上，結合人事電子檔案的重要性，分別從用人單位、個人兩個方面提出建議。

（一）用人單位管理策略

1.構建專業的人事電子檔案管理信息技術團隊

在大數據背景下，人事電子檔案管理存儲具有不穩定性，易受計算機病毒、電腦黑客的破壞。若是存儲在磁盤，就會有兩個問題：一是磁盤的壽命有限，不能永久儲存；二是易受病毒的侵擾，容易丟失重要數據。因此，用人單位需要構建一個供人事電子檔案存儲的系統，同時配備專業的信息技術團隊進行管理。從根源上更好地保護使用者的信息，防止因人事電子檔案管理不當引起的信息泄露事件。

2.完善人事電子檔案管理系統

目前大多數用人單位對人事電子檔案管理系統的重視程度較低，人事電子檔案管理系統仍不夠完善，人事電子檔案管理系統應用范圍和普及力度較低，因此考慮到用人單位管理特點，加大人事電子檔案管理系統的應用范圍，包括員工檔案入職、離職、調動、消除等方面，形成一個較為完善的電子檔案系統，提高員工的工作效率。

3.監管人事電子檔案管理系統的安全

人事電子檔案管理系統的安全性是目前首要解決的問題，互聯網技術迅速發展，若人事電子檔案受到網絡攻擊，將會導致信息泄露或篡改等問題。同時人事電子檔案的存儲元件對溫度和濕度有一定的要求，如果放置在不合適的環境，會導致元件損壞。因此，用人單位針對目前的情況，結合大數據的特點，對人事電子檔案管理系統進行實時監督。

（二）個人管理策略

1.提高個人素質

考慮到人事電子檔案管理系統更新換代速度快，人事電子檔案管理人員要做好思想轉變的準備，當新政策下達時，能最快地進行調整。除此以外，為避免管理人員為了個人利益而泄露信息，應進行相關培訓，提高人事電子檔案管理人員的職業道德素質和法律意識。

2.掌握專業技術能力

人事電子檔案管理人員應該熟練掌握計算機知識、設備維修等專業操作能力。在對電子檔案的整理、保管、鑒定和提供利用的同時，在出現網絡攻擊時可以及時應對和修補漏洞，若中間環節出現漏洞，都會導致信息的泄露或篡改。因此，檔案管理人員應該經過專業的技能培訓才能正式入職。

（三）其他方面的管理策略

人事電子檔案管理提高員工的滿意度。如今員工普遍擔心運用人事電子檔案會被泄露信息，從而產生不信任的看法。國家政府、用人單位都應該實施相應的措施，以保障員工的利益，增強員工工作滿意度。

五、結語

傳統的人事電子檔案管理工作量大且繁雜，為檔案管理人員造成較大的管理困難。人事電子檔案管理在大數據背景下，可以解決很多傳統檔案管理存在的問題，改變檔案儲存的方式，提升管理工作的質量和效率。人事電子檔案管理的經濟環保性、便捷性、共享性能夠滿足現代社會的發展需求，必然成為人力資源管理發展的趨勢。與此同時，我國在人事電子檔案方面仍處于萌芽期，因此在人事電子檔案管理系統設計以及技術方面仍是需要改善的工作重點。