新時(shí)代下高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展論述

喻彩賢

[摘 要] 文章從高校教學(xué)檔案入手，針對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)教學(xué)檔案的管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了研究與分析，旨在為我國(guó)高校教學(xué)檔案管理工作的順利開(kāi)展提供一些幫助與建議，以期更好地完成高校的相關(guān)教學(xué)工作，保證教學(xué)、科研等管理工作的順利進(jìn)行，推動(dòng)教育事業(yè)的不斷進(jìn)步與發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 新時(shí)代；高校教學(xué)檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展

中圖分類號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2021）06-0065-02

高校教學(xué)檔案主要是對(duì)教學(xué)過(guò)程進(jìn)行真實(shí)的記錄，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)資源的方式可以對(duì)學(xué)校的發(fā)展情況進(jìn)行了解。此外，檔案管理也是對(duì)高校進(jìn)行評(píng)估最主要的途徑，高校檔案管理中應(yīng)用信息化的方式能夠推進(jìn)教學(xué)改革，對(duì)教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行完善，以此更好地提升教育教學(xué)效果。

一、高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)及歸檔內(nèi)容

高校教學(xué)檔案是教學(xué)管理部門(mén)及任課教師在工作中形成的有價(jià)值的歷史記錄，記錄教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)評(píng)價(jià)結(jié)果的完整材料，具有重要的意義。高校教學(xué)檔案諸如上級(jí)管理部門(mén)下達(dá)的文件、學(xué)校制定的相關(guān)教學(xué)管理制度、教學(xué)計(jì)劃、課程任務(wù)書(shū)、校歷、課表、題庫(kù)、試卷、成績(jī)、教師與學(xué)生參加各種比賽材料、教學(xué)科研成果、學(xué)生學(xué)籍管理表等，都具有多種屬性、內(nèi)容豐富、現(xiàn)實(shí)服務(wù)等特點(diǎn)。除此之外，教學(xué)檔案與其他檔案相比具有交叉并存的特點(diǎn)，例如學(xué)生畢業(yè)論文屬于科研與教學(xué)的交叉教學(xué)檔案[1]。

二、高校教學(xué)檔案管理的內(nèi)涵及特征

（一）虛擬性

高校檔案信息管理具有集散性和數(shù)字化的特點(diǎn)，呈現(xiàn)出一定的虛擬性，這種虛擬性能夠更加方便對(duì)教案進(jìn)行處理，為信息的搜集提供渠道。

（二）集成性

高校教學(xué)檔案管理的信息化實(shí)現(xiàn)了集成化的管理方式，從集成的視角對(duì)教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行分析，能夠?qū)⒔虒W(xué)活動(dòng)以綜合化、立體化的方式，把不同的因素結(jié)合起來(lái)，應(yīng)用集成化的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，以便實(shí)現(xiàn)各個(gè)要素的融合。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，能夠方便教學(xué)檔案信息提供更加個(gè)性化的服務(wù)。

（三）網(wǎng)絡(luò)化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校中已形成較為完善的信息網(wǎng)絡(luò)體系，為利用檔案信息進(jìn)行教學(xué)和管理提供了一定的支持，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，能夠?yàn)楦咝８鞣N科研以及管理活動(dòng)的開(kāi)展提供一定的電子憑證[2]。

三、現(xiàn)階段我國(guó)高校教學(xué)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

（一）缺乏對(duì)教學(xué)檔案管理工作重視度

我國(guó)高校教務(wù)教學(xué)工作中，普遍缺乏對(duì)教學(xué)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，大多數(shù)高校還是沿用傳統(tǒng)的教學(xué)的管理模式來(lái)開(kāi)展工作，嚴(yán)重降低了工作的質(zhì)量與效率。不僅如此，現(xiàn)階段我國(guó)很多高校存在重教學(xué)工作輕教學(xué)檔案管理的情況，甚至很多的高校都缺乏專業(yè)的工作人員來(lái)開(kāi)展教學(xué)檔案管理工作，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)教學(xué)檔案資料的及時(shí)整理，編輯與歸檔，導(dǎo)致教學(xué)檔案的收集工作變得煩瑣，使得整體的工作量加大，不利于教學(xué)檔案管理工作的順利開(kāi)展。最重要的是，部分高校資金支持嚴(yán)重不足，導(dǎo)致很多教學(xué)檔案管理設(shè)備投入不到位，整體工作質(zhì)量差距較大。

（二）缺乏科學(xué)完善的管理制度

我國(guó)高校教務(wù)工作普遍缺乏與實(shí)際情況相符合的檔案管理制度，導(dǎo)致在教學(xué)檔案的管理工作中檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)及時(shí)歸檔整理等。此外，檔案管理制度的缺乏，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作人員的監(jiān)督約束，更無(wú)法保證教學(xué)檔案管理工作中每個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量，導(dǎo)致教學(xué)檔案經(jīng)常出現(xiàn)整理歸檔失誤、丟失和破損情況的發(fā)生，不利于高校教檔案管理工作的順利開(kāi)展[3]。

（三）缺乏專業(yè)的教學(xué)檔案管理人才

高質(zhì)量的教學(xué)檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作順利開(kāi)展的重要保障。在我國(guó)現(xiàn)階段的高校教務(wù)工作中，很多高校沒(méi)有教學(xué)檔案管理專職及專業(yè)人員，都是由任職教師或者非檔案管理專業(yè)的人員進(jìn)行教學(xué)檔案管理，這些管理人員沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)化和專業(yè)化的知識(shí)，對(duì)于很多的專業(yè)性問(wèn)題無(wú)法實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的處理與解決，導(dǎo)致整體的教學(xué)檔案管理工作無(wú)法順利開(kāi)展。大部分管理人員缺乏對(duì)教學(xué)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，責(zé)任意識(shí)不夠，導(dǎo)致教學(xué)檔案出現(xiàn)混亂，資料信息不準(zhǔn)確及缺失等情況的發(fā)生[4]。

四、提高教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的措施

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，高度重視檔案管理工作

高校應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理工作的重要性。教育部門(mén)和有關(guān)高校應(yīng)加大對(duì)教學(xué)檔案管理工作資金的投入力度，設(shè)置檔案管理部門(mén)，購(gòu)買先進(jìn)的管理設(shè)備，聘請(qǐng)專業(yè)的管理人才等，提高管理水平；樹(shù)立全新的教學(xué)檔案管理理念，充分利用信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建電子化的檔案管理平臺(tái)，把所有的信息數(shù)據(jù)錄入平臺(tái)中，分門(mén)別類進(jìn)行整理歸納，形成電子檔案，實(shí)現(xiàn)防止檔案信息泄露、保證檔案信息安全、提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率的目標(biāo)。

（二）更新管理理念，提升管理人員素質(zhì)

高校應(yīng)注重提升檔案管理人員自身的管理水平和能力，使其具備較為專業(yè)的知識(shí)和技術(shù)，鼓勵(lì)管理人員進(jìn)行管理和開(kāi)發(fā)的創(chuàng)新。提升人才素質(zhì)，首先，應(yīng)強(qiáng)化教學(xué)檔案管理工作人員的信息意識(shí)，提升其自身的專業(yè)水平和素質(zhì)。其次，為高校教學(xué)檔案管理工作人員提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)和平臺(tái)，促進(jìn)管理人員掌握最為先進(jìn)的信息化管理方式的知識(shí)和技術(shù)，能夠在教學(xué)檔案管理中充分利用信息化的相關(guān)知識(shí)和技能。再次，對(duì)教學(xué)檔案管理的情況進(jìn)行有針對(duì)性的了解，充分利用局域網(wǎng)發(fā)揮的優(yōu)勢(shì)，為師生提供更多的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而保障教學(xué)信息資源能夠得到最大化利用。最后，進(jìn)一步擴(kuò)大服務(wù)范圍，在保障校內(nèi)資源的利用之外，加強(qiáng)校際合作，以便實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

（三）建立健全教學(xué)檔案管理制度

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，是實(shí)現(xiàn)檔案管理的保證，建立健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎(chǔ)。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作發(fā)生了顯著變化，對(duì)從事檔案管理人員提出了更高、更新的要求，造就一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，是強(qiáng)化檔案管理的關(guān)鍵。首先，根據(jù)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)與變化，制定合理的教學(xué)檔案管理制度。把整體教學(xué)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)劃分，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃安排，對(duì)每一項(xiàng)工作內(nèi)容的管理與控制，保證每一項(xiàng)工作都能夠落到實(shí)處，減少檔案問(wèn)題的發(fā)生，提高管理質(zhì)量。其次，制定績(jī)效考核制度，做到獎(jiǎng)罰分明，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)管理人員的激勵(lì)作用，提高管理人員的工作積極性，實(shí)現(xiàn)盡職盡責(zé)，更能夠提高管理工作的質(zhì)量與效率。最后，制定檔案借閱制度和檔案安全存儲(chǔ)制度等，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的管理。

（四）推進(jìn)教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)

1.設(shè)計(jì)階段

明確哪些檔案需要電子化，以及使用范圍、使用人員的權(quán)限、歸檔時(shí)間等；設(shè)計(jì)出檔案材料所需加蓋的公章、打印的版式，防止檔案的流失。在設(shè)計(jì)系統(tǒng)階段就明確所有類別材料信息，更有利于推進(jìn)教學(xué)檔案信息化的推動(dòng)。

2.文檔一體化理念

設(shè)計(jì)符合教學(xué)單位實(shí)際學(xué)科特色的檔案管理系統(tǒng)，將文檔一體化理念貫穿到檔案管理系統(tǒng)中，從教學(xué)材料的生成開(kāi)始，到歸檔、查閱及使用權(quán)限全程進(jìn)行管理，保證教學(xué)檔案的完整性、系統(tǒng)性。著力開(kāi)發(fā)一款學(xué)校統(tǒng)一使用的管理平臺(tái)，保證學(xué)校各不同部門(mén)都可以使用，理念與結(jié)構(gòu)一致，管理與規(guī)劃統(tǒng)一，用相同的標(biāo)準(zhǔn)方法，從接收檔案—?dú)w檔—登記—檢索—查閱—打印系列化管理，提升檔案線上辦理水平和能力，大大降低人力物力財(cái)力的損耗，提高檔案的利用率。

（五）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視

《中華人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)檔案管理有一個(gè)全面客觀的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理的必要性與緊迫性，認(rèn)識(shí)到將紙質(zhì)教學(xué)檔案與電子檔案管理相結(jié)合有利于綜合開(kāi)發(fā)教學(xué)檔案資源。高校內(nèi)部成立專門(mén)的檔案管理室，由業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制管理，建立一套完整的工作流程，負(fù)責(zé)對(duì)各個(gè)部門(mén)檔案文件進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃與監(jiān)督。院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)全院教學(xué)檔案管理的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到保護(hù)好檔案是從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度保留高校的歷史，提高教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)[5]。

五、結(jié)語(yǔ)

為了保證我國(guó)教育教學(xué)工作的順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的管理，高校要加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理工作的重視，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，不斷創(chuàng)新與優(yōu)化教學(xué)檔案的管理工作，提升教學(xué)管理工作的水平與能力，推動(dòng)教育事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

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