財務系統重構對企業財務工作的影響

楊慧慧 北京惠買在線網絡科技有限公司

引言

財務系統重構是集團企業提升財務管理水平的重要途徑，它能夠將企業的財務信息匯集到數據庫當中、將業務流程嵌入系統當中，全面提升財務管理與業務活動的效率。從管理層面來說，通過財務系統重構，集團公司能夠在財務管理信息化的基礎上開展數據整合、財務分析、資金監控、輔助決策、預算編制、相關報表編制、合并報表編制等工作?？梢哉f，財務管理信息系統重構不僅僅是一種財務管理手段，更是能準確反映企業運行狀況的有效途徑，對于提升企業核心競爭力、促進企業長效發展具有重要意義。

一、財務系統升級的必要性

實際上，大部分集團公司為了確保財務管理工作能夠適應業務內容的擴張，在經營領域多元化發展的過程中，已經建立了基礎的財務管理信息系統，主要應用于總賬管理、庫存管理、固定資產管理、現金流管理等工作，且滿足企業基本的財務核算需求。但系統整體的管理功能相對單一，需要企業盡快完成財務信息系統的轉型與升級，可以充分滿足財務管理工作的要求。具體來說，財務系統升級的必要性主要體現在：其一，滿足信息高效共享的需求。對于一些業務涉獵領域廣泛、下屬子公司較多的集團企業，財務信息與非財務信息的共享、集團公司對子公司跨區域監管、決策層與執行層上傳下達等工作，都需要集團化的財務系統作為支撐；其二，滿足統一核算的需求。在當今時代，集團公司多元化發展戰略需要財務系統作為技術保障，利用信息技術開展財務核算工作。多元化經營戰略使集團公司的業務種類、投資規模、關聯交易等方面更加復雜，而傳統的財務核算模式需要不同層級，對會計信息進行處理和反饋，這不僅會使信息互通和傳輸效率較低，也會影響到會計信息的時效性。而財務系統建設能夠借助共享平臺開展各項信息傳輸工作，極大地提升了會計信息獲取效率，也能夠為核算工作提供更準確的信息數據。同時，為了提升集團預算、合并報表的編制質量，集團企業規定所有下屬子公司都需要按照統一的會計科目、會計核算方式、報表編制模板、記賬邏輯等開展財務核算工作，而標準化的財務核算離不開財務系統的支持；其三，滿足系統無縫銜接的需求。財務系統重構使得系統不再獨立運行，在財務系統與業務系統之間搭建信息互通橋梁，系統無縫銜接，業務數據也能夠更加通暢傳遞至財務系統，形成財務數據流；其四，滿足報表編制的需求。在開展內部交易活動中，財務系統功能模塊的拓展可以使數據自動轉換，滿足內部交易抵消需求，會計人員也能夠高效地開展合并報表編制工作；其五，滿足標準化工作系統開發需求。通過財務系統重構能夠對集團公司的財務工作內容進行重新梳理，制定標準的操作規范。在滿足企業財務管理需求的同時，立足于全局開展系統功能拓展工作，將標準化工作系統化，有利于提升財務人員的工作效率。

二、財務系統重構的目標及具體方法

集團企業開展財務系統升級的根本目的是實現財務管理工作對業務活動的支撐和落地，以系統安全、高速運行、信息共享為基本原則，逐步完善財務系統的功能與性能，滿足集團公司的財務管理需求[1]。在這一過程中，結合企業實際業務內容，一方面，集團企業應當建立統一的財務管理系統，圍繞企業的財務管理工作，形成數據集成、信息開放的管理平臺；同時，對各類基礎信息進行規范管理，在信息高速互通的情況下，進一步實現對財務管理模式和業務管理流程的優化，并支撐集團公司的戰略制定、投資決策、業務創新等工作。另一方面，通過財務系統重構，對企業的財務核算、資金管理、發票管理、數據管理、報賬管理等模塊進行端口對接，進而滿足集團公司以下幾方面管理需求：其一，滿足集團公司財務管理對業務日常的控制；其二，基于統一的財務核算體系下，實現集團公司對子公司交易往來的全過程監管；其三，建立應收賬款和應付賬款管理系統，全面覆蓋集團公司的資金收支業務；其四，建立財務與業務的閉環管理系統，通過財務系統與業務系統的對接，不僅可以實現財務信息與非財務信息的高度融合，還能夠確保經營數據、財務數據一體化銜接[2]。

三、企業財務系統構建成果

（一）實現集團集中管控

在傳統的財務管理工作中，各項財務數據需要手工匯總的方式合并與處理，具有分散性管理的特征；賬套建立、財務核算標準制定、報表編制、采購管理等都需要以子公司為單位，存在多個數據庫。在這種管理模式下，嚴重影響了集團公司的數據采集效率和財務集中管控實施成效。通過對系統的升級，搭建適合的財務系統。同時，財務系統的應用需要集團公司先統一編碼、流程、制度、數據庫以及共享平臺，并充分利用資金集中管理、企業集中采購、交易協調、報表集中管理等功能開展財務管理工作，有效提升了數據處理效率，促進集團公司財務集中管控成果。

（二）提高系統運行效率

傳統的系統架構數據庫數量較多，企業需要對各項數據進行獨立儲存。通過對財務系統的重構與升級，可以解決數據處理效率的問題，系統間的對接打破了信息孤島現象，進一步強調財務數據與非財務數據之間的關聯性，也有利于會計處理和數據獲取等工作；財務系統的應用可以滿足集團公司核算數據增長速度以及財務管理工作對系統和硬件的要求，并采取財務系統的網頁登錄，發揮防火墻的監控作用，有效隔離了外部因素對集團公司財務系統非法訪問請求，實現集團公司財務系統安全運行。

（三）提升財務核算效率

確保系統具備會計憑證自動化處理功能。以財務核算中心為平臺，建立業務數據管理邏輯表，依據對照設定和憑證規則設定，系統可以將業務流數據轉換自動生成財務流的數據憑證。這種管理方式改變了傳統的手工錄入憑證模式，由系統自動生成大批量數據，有效提升了憑證的處理效率。

（四）實現業財一體化

通過搭建數字化的財務核算中心，同時建立業務數據集成，由系統實現對業務數據的每日定時抓取，并建立業務數據自動核對，為財務核算工作提供準確的數據支持。傳統系統需要以不同的下屬子公司為基本單位，實現數據匯總，這種數據采集的方式程序煩瑣、效率不高；升級系統以集團公司為主體，統一核算、集團管報、集團合并、集團對賬、交易協同等管理模塊的運行下，形成業財一體的集團管控系統[3]。

四、企業財務系統構建的注意事項

（一）加強領導重視，發揮內外部門間協作效應

財務系統重構最明顯的優勢在于提升企業整體的工作效率，財務會計人員可以將數據采集、報表編制、會計憑證處理等工作移交至新系統中完成，會計人員也有更多的精力投入到決策支持、資金統籌、財務管理、稅務籌劃、預算預測、控制評價等工作當中，實現企業財務管理工作價值最大化。基于此，集團公司的管理層人員應當充分重視財務系統重構在價值創造方面的作用，加強與外部軟件開發機構之間的聯系，建立合作開發團隊，并投入充分的資金、資源和人才，共同開發符合企業經營業務特征的財務管理軟件。另一方面，財務管理工作是一項系統化的工作，與業務活動關聯較為緊密。在財務管理信息系統應用過程中，必然會影響到業務活動的基本流程。因此，集團公司應當以業財一體化作為財務管理模式的發展目標，強調財務部門與業務部門、信息管理部門的協同效應，通過財務指導業務、業務反饋財務，信息部門搭建財務部門與業務部門的管理模式，提升企業的財務管理水平，能夠充分發揮財務系統在工作效率提高方面的作用。

（二）改進財務管理手段

在財務系統重構的過程中，除了與軟件開發部門共同開展服務器配置、表單模板配置、系統上線運營測試等工作，還要結合系統功能與操作，通過組織結構重建、業務流程梳理、管理職能細化等工作，在財務部門、業務部門、信息技術部門的合作下，共同開展系統適配運營活動，并確保財務管理工作與財務系統相匹配。同時，在財務系統功能，逐步完善的過程中，集團公司也需要圍繞財務管理工作，制定相應的財務管理規章制度，適應當前的信息環境。具體來說，完善的財務管理制度，應當包括財務流程審批制度、財務會計核算制度、報表編制制度、預算管理制度等。通過完善財務管理制度，可以進一步明確財務系統的完善方向，充分發揮系統在財務流程優化、會計數據整合、會計憑證自動生成、合并報表有效編制和預算執行進度實時監督方面的作用。財務系統協助會計人員開展財務管理工作，財務會計人員利用財務系統提高財務管理效率，既達到了改進財務管理手段的目的，也實現了系統與手工高效合一。

（三）統一會計科目，完善核算體系

在財務系統重構的過程中，為了實現集團財務核算地集中管控，集團公司可以對會計核算科目進行統一設置，既要滿足總公司和子公司的業務需求，又要確?？偣九c子公司的會計科目增減一致，會計科目名稱一一對應。對此，企業必須重視會計科目增減變動的權限管理。如果出現新增業務，子公司可以向集團申請增加，由集團統一增減變動。

關于會計科目建設過程中注意事項包括：其一，會計科目的期初錄入一定不能出錯，如果與原系統相比會計科目有變更，則需要整理原系統與新系統的會計科目對照關系，方便多家子公司按照對照關系統一錄入期初；其二，對于擁有境外子公司的集團企業，還要注意原幣與本幣期初錄入的準確性。

（四）加強基礎輔助檔案管理

對于需要企業統一管理的重要檔案，集團下屬子公司具備使用權利，但不具備維護管理權利；對于需要分級管理的檔案，集團下屬子公司可以維護與自身基礎檔案相關的內容；對于自行管理檔案，直接由下屬子公司自行開展維護和管理工作。但在這一過程中，集團公司要注意對以下三類基礎檔案的管理工作：其一，客商檔案，即供應商檔案和客戶檔案。系統重構前的歷史客商檔案不要有簡稱或是縮寫，不要有重復的客商名字。通過系統重構，梳理原有客商檔案，補全簡稱或是縮寫的客商檔案名稱后，客商檔案重復項合并。在業務發生過程中，建立客商檔案新增及管理規則，如果一部分基礎檔案由業務系統同步至財務系統當中，還有一部分供應商或客戶的檔案，需要由財務人員在財務系統的客商檔案中新增；兩部分檔案不要增加重復，同時需要在編碼上區分系統和非系統新增。通過對期初客商檔案的梳理和對業務發生過程中客商檔案新增和管理規則的制定，可以防止客商檔案混亂，財務信息中的往來管理混亂。其二，部門檔案及人員檔案。部門及人員檔案通?？梢杂扇肆Y源部門的系統推送至財務系統，再由財務系統推送至流程報銷系統，流程報銷系統經過費用填報以后，再同步至財務系統生成會計憑證。如果部門人員檔案是由系統同步的，在這一階段需要明確規則、權限和系統管理員人的職責，并在人力資源部門的協同參與下，同步更新部門及人員檔案。故人力資源部門同事需要熟悉相關規則，避免管理鏈條運行出錯。如果集團部門人員不經常性變動，也可以直接在財務系統中增加部門人員檔案信息，同時也可以選擇系統間同步和直接在財務系統中增加共同完成，根據自身的業務情況選擇。其三，銀行檔案。銀行檔案非常重要，是反映集團各銀行賬戶信息的具體情況，可以由集團公司與銀行建立合作關系，統一開設銀行賬戶。一級銀行賬戶由集團公司統一開戶和增加，子公司僅具備增減分賬戶的權利。

（五）加強現金流項目檔案管理

現金流量基礎檔案在財務管理系統中可以依據項目設置四級科目核算，可以生成一級現金流量表和末級現金流量表?，F金流量項目的調整最好選擇集團公司的財務部門統一控制，子公司在業務方面有新增需求，需要向總部申請，可以實現集團統一管控。現金流量項目也可以掛在貨幣資金對方科目，會計科目設置上可以采取設置常用現金流量項目的方式。當會計科目有現金流量時，會自動帶來設定的常用項目。此處需要注意的事項包括：其一，由于現金流量表項目掛在貨幣資金對方科目，一個會計憑證中只需要有貨幣資金項目，其他記錄都會帶來現金流量，這就需要財務會計人員在編制和審核憑證時加倍注意，避免虛增現金流量。其二，統一現金流量項目的入賬規則，建立現金流量項目參照手冊，明確籌資活動、投資活動和經營活動等各類現金流量項目的歸集流程，為現金流量表編制提供準確的數據基礎。

結語

綜上所述，在大數據背景下，以集團公司業務發展需要逐步完善財務系統，是企業提升財務管理水平的必然途徑。在這一過程中，集團公司應當以財務系統重構的必要性、目標、重構措施為基本流程，并確定財務系統重構過程中需要注意的關鍵事項，建立統一化、標準化和流程化的財務管理系統，為集團公司的健康發展提供保障。