人力資源管理系統(tǒng)

耿郡遙

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人力資源檔案管理正逐步向計(jì)算機(jī)化、數(shù)字化方向發(fā)展。但是，通過完善人力資源檔案管理體系，企業(yè)和事業(yè)單位也應(yīng)開拓管理思路，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要設(shè)計(jì)檔案管理體系的功能;同時(shí)，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高員工信息技術(shù)水平。總的來說，信息安全在人力資源檔案數(shù)字化管理中的有效應(yīng)用離不開兩項(xiàng)措施：完善系統(tǒng)本身，提高用戶的技術(shù)水平;重要的是，企業(yè)和機(jī)構(gòu)能夠根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，開拓管理思路，采取科學(xué)有效的措施，這也是解決企業(yè)其他管理問題的主要途徑。

越來越多的中國(guó)企業(yè)正在通過引入先進(jìn)的企業(yè)管理理念和管理手段，對(duì)管理體系進(jìn)行改革和創(chuàng)新。人力資源檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，采用數(shù)字信息系統(tǒng)進(jìn)行管理工作，可以有效提高信息輸入、存儲(chǔ)和檢索的效率，提高信息輸入的準(zhǔn)確性;同時(shí)，管理系統(tǒng)的信息處理功能還可以對(duì)員工信息進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，為企業(yè)下一階段開展員工大數(shù)據(jù)分析提供技術(shù)支持。

手工記錄、歸檔和咨詢是傳統(tǒng)檔案管理的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)往往決定了傳統(tǒng)的檔案管理方法容易出錯(cuò)，資源利用率不高。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，數(shù)字存儲(chǔ)系統(tǒng)的建立提供了一種更方便、更快的檔案管理方式，提高了檔案工作效率。

必須通過更好的工具和手段來提高管理效率。人力資源管理電腦化有助于改善商業(yè)模式，規(guī)范運(yùn)作，優(yōu)化管理流程，強(qiáng)化管理要求。數(shù)字化在計(jì)算機(jī)化的基礎(chǔ)上更加自動(dòng)化和智能化。因此，構(gòu)建數(shù)字化人力資源管理系統(tǒng)是當(dāng)務(wù)之急。采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化人力資源管理系統(tǒng)，全面支持基礎(chǔ)人力資源管理。以下將從人力資源管理的日常基礎(chǔ)工作中闡述數(shù)字化設(shè)計(jì)的理念。

在中國(guó)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)使用了幾十年，因此許多企業(yè)和機(jī)構(gòu)積累了大量紙質(zhì)檔案;如果將這些檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，需要投入大量的人力和物力;此外，由于一些中小企業(yè)條件差，很難投入足夠的資金來創(chuàng)建一個(gè)完善的人力資源檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。企業(yè)缺乏數(shù)字化設(shè)備，對(duì)數(shù)字化檔案管理也沒有一定的了解，這些企業(yè)只能采用人性化管理模式進(jìn)行人事管理。

目前，中國(guó)仍有許多老一輩的文件管理員。這些檔案管理人員的信息技術(shù)水平較差，這使得數(shù)字檔案管理系統(tǒng)難以有效推廣。此外，一些年輕的檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)掌握不夠，業(yè)務(wù)素質(zhì)還不夠。由故障引起的信息丟失經(jīng)常發(fā)生。此外，很少有企業(yè)能夠組織人事管理人員學(xué)習(xí)檔案管理信息技術(shù)，員工形成的不良操作習(xí)慣無法及時(shí)糾正。企業(yè)及時(shí)引進(jìn)了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)，由于這些問題，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)難以充分發(fā)揮作用，降低了檔案管理系統(tǒng)的整體安全性。

實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人力資源檔案管理數(shù)字化需要必要的基礎(chǔ)設(shè)施。然而，在數(shù)字化背景下，事業(yè)單位的人力資源檔案管理結(jié)構(gòu)和設(shè)備相對(duì)薄弱。首先，缺乏計(jì)算機(jī)等必要的數(shù)字化設(shè)施和設(shè)備，不具備數(shù)字化管理的基本硬件條件。第二，數(shù)字化工作對(duì)人力資源檔案管理的規(guī)范化要求較高，但傳統(tǒng)的人力資源檔案管理相對(duì)稀疏，紙質(zhì)檔案嚴(yán)重缺乏數(shù)字化的基本條件和多樣化的特點(diǎn)，無法滿足現(xiàn)代數(shù)字化管理的實(shí)際需要。三是網(wǎng)絡(luò)傳輸能力相對(duì)有限，不僅浪費(fèi)了人力物力資源，而且影響了人力資源檔案的數(shù)字化推廣效果，不利于軟硬件設(shè)備的實(shí)際作用。

人力資源檔案管理的數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不僅需要必要的硬件設(shè)備和設(shè)備，而且要實(shí)現(xiàn)完善的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，將人力資源數(shù)字化引入科學(xué)發(fā)展的軌道。首先，根據(jù)事業(yè)單位的現(xiàn)狀，對(duì)人力資源檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行總體設(shè)計(jì)，從管理系統(tǒng)類型、軟件系統(tǒng)開發(fā)、檔案插入等方面確定科學(xué)的程序和方法。二是加強(qiáng)檔案安全管理能力，確保數(shù)字檔案受到嚴(yán)密監(jiān)控，落實(shí)基本的安全可靠性體系要求，注重多種形式的數(shù)字資產(chǎn)保護(hù)。三是將辦公系統(tǒng)與人力資源檔案系統(tǒng)有效連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息查詢功能，建立多種資源的連接渠道。

檔案管理人員的素質(zhì)是實(shí)施數(shù)字人力資源檔案管理的重要因素之一，我們需要盡可能提高管理人員的職業(yè)素質(zhì)。首先，讓檔案管理人員熟悉數(shù)字化人力資源檔案管理的操作方法，全面提高檔案管理人員的數(shù)字化工作水平。二是樹立檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，不斷提高檔案管理人員的創(chuàng)新思維，豐富檔案管理人員的知識(shí)體系，全面提高檔案管理創(chuàng)新能力。三是加強(qiáng)檔案管理人員數(shù)字知識(shí)業(yè)務(wù)考核，注重綜合相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，力爭(zhēng)通過考核，全面提高檔案管理人員水平。

在硬件結(jié)構(gòu)方面，可以建立專門的企業(yè)人力資源管理局域網(wǎng)，避免非法外部用戶的入侵，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的物理安全保護(hù);此外，信息傳輸可以使用加密，以提高傳輸信息的安全性，防止重要信息在傳輸過程中被篡改和竊取;傳統(tǒng)防火墻也是有效提高信息安全的手段之一。在系統(tǒng)開發(fā)過程中，采取這些措施可以有效地改進(jìn)信息管理系統(tǒng);在人力資源檔案管理中引入該系統(tǒng)，將進(jìn)一步保障信息安全，有效提高人事管理效率。加強(qiáng)培訓(xùn)是企業(yè)發(fā)展過程中的一個(gè)共同話題。在信息技術(shù)培訓(xùn)過程中，企業(yè)應(yīng)保持開放、積極的態(tài)度，確保培訓(xùn)內(nèi)容與時(shí)代同步，讓員工了解檔案管理的最新理念和現(xiàn)代檔案管理技術(shù)。