“互聯網+”時代我國高職院校財務信息化與流程優化研究
——以J學院為例

張倩如

一、研究背景及意義

近幾年，隨著我國產業轉型升級和結構調整不斷加快，社會各行業對技能型人才的需求愈加迫切，職業教育的重要地位和作用也愈發凸顯。當前，全國高職院校上千，由于高職院校建設起步晚和各個地方重視程度不同，造成高職院校整體發展水平不均衡，缺少能夠有效支撐職業教育高質量發展的政策、制度和標準。而高職院校事業管理中，財務管理是重要的基礎保障根基，是強化精細化管理的重要抓手，更是推動高職院校向著現代化發展和職業教育改革的重點工作。財務信息化建設，關系到高職院校財務工作的效率與質量，同時影響著學校的長遠持續發展。隨著信息技術的快速發展與應用普及，其在各行業中的運用也取得了一定的成效。在建立、完善財務信息化基礎上引入優化的財務流程，有助于控制各類經濟風險，強化財務核算的精準性與監督有效性，提供更為可靠的財務信息，促進管理層科學決策，保障高職院校穩定健康發展。

二、BPR理論概述

業務流程再造（Business Process Reengineering，簡稱BPR）最早是1993年由美國邁克爾·哈默和詹姆斯·錢皮在《公司重組——企業革命宣言》中提出的。他們給BPR下的定義：“為了飛躍性地改善成本、質量、服務、速度等現代企業的主要運營基礎，必須對工作流程進行根本性的重新思考并徹底改革?！盉PR理論隨后逐漸廣泛應用于政府、銀行、高校等其他行業領域。它的主要程序是，對現有流程進行全面的功能和效率分析，發現其中環節存在的不足，設計出改進、優化的流程方案，并進行評估，再對組織結構、人力資源和業務規范等相關方面進行規劃，形成較為成熟的流程再造方案，并組織實施和后續完善。隨著我國高職院校傳統的財務管理流程局限性凸顯，將BPR理論運用其中對流程進行優化再造，已經成為高職院校加強精細化管理的重要內容。

三、J學院財務業務流程的基本情況及存在問題

財務報銷是高職院校會計核算中基礎且非常重要的環節。在這個過程中，財務部門收集原始票據及相關材料，維持財務核算基礎。隨著J學院辦學實力的增強，該校全年的資金量也逐漸增大，從2015-2020年各項財政收入增長了35%。原本的報銷流程已經不適應學院整體發展，教職工對財務報銷問題反映比較集中，一定程度上影響了學院業務活動的開展，師生在報銷過程的體驗評價也不高。

如圖1所示，經費預算申報、調整和審批均是線下進行，各類經費申報情況的數據匯總及切面分析，需要依靠財務部門手工處理，在信息傳遞及溝通過程中，容易出現未能全面、客觀反映有效信息的情況，一定程度上影響了后期管理決策，并且在收集材料過程未進行有效流程固定，單純依靠手工傳遞、收集數據信息，存在一定程度的管控風險。而在票據簽批環節，往往由于諸如審批人開會、出差等原因，材料無法及時獲得審核簽字，從而拉長報銷周期。通過簽批后的報銷票據送至財務部門進行項目手工登記和票據審核，通過登記方式控制項目支出金額及支出科目，再通過票據審核控制一般財務報銷規范，經過兩道程序，過程繁雜且退單率較高。通過財務部門審核的票據進行制單及付款，由于信息傳遞不對稱，容易出現制單時經費渠道錯誤、匯款時收款人錯誤等情況，后端流程財務風險較大，且一般很難修正。付完款項的票據，還要經總賬定期復核、歸檔。

四、研究內容和原則

隨著經濟社會與科技飛速發展，信息化服務各行各業的理念滲透到越來越多領域。J學院教育發展理念不斷升華，整體管理水平進一步提升，財務部門作為其中重要的管理與服務單位，必須主動及時調整運轉程序，在“互聯網+財務管理”技術支持下，努力促進“業財融合”，做好決策中財會反映、執行中動態監控、完成時有效評價的工作。J學院財務流程隨著內外環境的變化，已經不能滿足學院整體發展需求，針對環節銜接中的風險點進行流程優化勢在必行。

流程的優化設計應當堅持戰略性、適應性、公開性、服務性與管控性。財務管理遵循戰略性原則，從學院整體長期及當年教學、科研、管理等發展目標整體謀劃，根據實際業務需求安排預算資金。優化設計的流程須具有適應性，主要表現為完善的過程和結果均應與高職院校教育發展大環境及學院自身運轉狀況相匹配，既不能超越業務和財務的實際需求范圍，也不能滯后于當前水平，須在不斷調整中找到最優方案。優化流程就是把辦事方式公開化、固定化，清晰標注每一步的內容，讓辦事人員明明白白，力求不讓過程中出現任何模糊地帶，削弱人為因素在財務流程中的影響。財務是基礎服務工作，為了確保學院業務正常、高效率運轉，提供強大財務保障，應以讓廣大師生滿意的財務服務為目標，讓大家少跑路、少等待，不斷優化每一環節。學院資金管控是貫穿整個流程的核心與落腳點，讓每一分錢花到實處，財務管理方式由粗放到精細，由僅僅是會計核算到為上層管理決策提供有力數據支撐，切實為學院提升綜合辦學水平，這些應當是預算管理與預算執行科學與否的真正評價標準。

五、流程設計與優化

財務流程主要是指財務部門為了實現財務會計目標而進行的一系列活動。我國高職院校財務流程設計的原則和實效性，將直接關系到學校整體管理活動。目前高職院校逐漸普及財務信息化管理，充分運用現代科技為報銷人員和會計人員減負，提升會計信息質量與“業財融合”水平已經成為大趨勢。J學院針對原先實踐工作出現的風險點與矛盾點，致力于解決信息不對稱造成的系列問題，協調各方利益關系，切實保障高職院校財務制度貫徹落實，提升財務創新能力，通過認真總結再到實際應用并不斷完善，逐漸明確了財務流程優化的設計方向。

以J學院為例，優化完成的財務報銷流程如圖2所示。首先，根據學院五年發展總體規劃以及當年學院安排的重點工作綜合考慮，安排各類經費項目。在明確整體戰略布局后編制預算項目分配財力，有效避免不同年度預算失衡不銜接等沖突，一定程度上緩解了財政資源有限造成不同部門利益沖突的情況，強化了各方動能，使預算控制范圍全面化。其次，根據總體規劃安排編制各經費項目績效目標，明確本年度內預計可達到的產出效果，增加學校各部門對經費使用的自主權，同時讓預算績效目標貫穿投入、產出和成效全過程，有助于提升年度預算執行力，充分發揮財政資金效能。當預算執行年度終了，對照申報預算的績效目標內容給予評價，再將評價結果納入下年度預算績效目標安排中，與財政資金“花錢必問效，無效必問責”的基本理念緊密貼合。利用目前J學院引進的全面預算系統，可以實現線上收入預算及支出預算的申報、審核以及支出預算“一下”修改和“二上”申報，方便各類預算信息查詢統計，用規范化線上方式固定流程，推進預算編制的規范性，減少各種因素在預算申報與下達過程中的干擾，進一步透明化、公開化財政資金預算。

預算下達后，將各部門日常經費和項目經費通過全面預算平臺連接導入核算平臺，自動生成經費下達憑證后，報銷人即可進行線上預約報銷。預約報銷采取線上簽批模式，解決了報賬人員因找領導簽字而延長報銷周期的問題，加強了預算執行管理，省卻廣大教職工因報銷簽批而消耗時間。同時，通過線上預約平臺操作，報銷人、證明人與審批人均有留檔記錄，想要了解歷史報銷詳情更加方便。而預約報銷平臺電子發票認證系統，可以在上傳時校驗電子發票真偽，并自動記憶票號，禁止重復報銷的情況出現，防范財務風險。此外，將經費控制前移，可以避免出現報銷后到制單環節才發現無預算或者超預算的情況。借助于線上預約報銷，可以實現“無預算不支出”，有效限制預算安排外事項的經費支出，保證正常項目資金的有序使用。超預算的，可根據學院“三重一大”相關管理規范另外申請資金，即預算調整10萬元以上及無預算的須集體審議，10萬元以下由分管院領導審批。只有審批通過，走流程下達撥付，才可以正常線上預約報銷。這道程序讓學院預算管理更加安全、嚴謹，充分體現了學院精細化管理水平。報銷人在線上上傳相關單據，經證明人和審批人通過后，即可打印預約報銷單，并投遞至7X24H不間斷運營自助投遞柜。投遞柜的使用節省了財務人力，審核員可以根據工作安排集中時間審核報銷單，一定程度上也大大降低了審核錯誤率。結算中心審核人員每日分批開柜審核票據，將有問題的通過平臺短信方式告知報銷人，材料合規齊全的票據交至制單員，這樣不僅讓被退單的老師一目了然明白問題所在，也節約了財務人員反復解釋時間，提高了辦公效率。

審核通過的報銷材料經預約報銷系統提交到會計核算平臺，自動生成憑證，人工制單員僅需要對科目稍加復核修改即可。提交國庫和銀行付款也是由會計核算平臺直接對接付款系統進行自動匹配，將報賬人員錄入的收款人信息提交即可完成付款操作。同時，在預約報銷平臺，報銷人可以輕松查看報銷物流進程，無需再到結算中心詢問有無付款，極大地方便了報賬人員。會計人員定期對會計憑證進行復核、歸檔，年度終了根據預算執行情況填報決算報表。最終的決算數據加上對比年初經費使用績效目標的結果評價，即可為管理層決策下年度事業工作計劃及預算安排提供依據。

J學院利用“互聯網+財務管理”現代信息化手段，結合財務軟件技術支持，基于經典BPR理論逐步完善、規范財務流程，很大程度上提高了財政資金運轉效率，填補了以往財務管理流程中的風險空白點，有效解決了信息“孤島”問題，改變了財務報賬難、到賬時間慢、預算執行率不高的狀況，為我國高職院校今后適應“大數據”環境下財務信息化建設提供了思路。經過新流程發布運行到不斷升級，充分將理論與實踐相結合，新的立體式財務業務流程也強化了J學院財務內控管理，減少了運轉過程中人為等因素的制約和影響，極大地便利了管理者了解情況、做出決策，有效減少操作風險和管理風險，真正將經費使用規范化、透明化。

六、實施建議

我國高職院校在參考實行信息技術財務流程優化時，需根據自身實際更新出臺具備高質量、高效率特性的財務管理制度，尤其是全面預算績效評價相關制度，使財政資金充分發揮最大效用，為學校整體平穩、有序、高效運轉提供堅實保障。財務部門是學校重要的職能部門，財務保障工作的開展，需要學校提供政策上的大力支持。因此，將信息化建設背景下財務業務流程制度化，明確管理目標、職責、方式，為優化后續業務流程發揮作用奠定基礎，將會大大提升財務管理整體水平。

技術層面，我國高職院校由于自身信息化建設技術水平普遍聚焦于教學層面，在財務業務流程相關軟件開發及應用方面尚缺技術成果。因此可以借助具備安全認證資質的第三方專業軟件機構進行個性化定制，讓現成的財務軟件根據學校實際需求修改完善。由于“互聯網+財務管理”理念與實操已經在我國高職院校普遍存在，因此在選擇合作的軟件公司時，可優先選用已有大量應用實例的公司。如此，不僅方便合作前判斷與選擇，也讓后續相關軟件的上線更易于教職工上手操作，而且可以避免財務數據泄露、軟件與需求不匹配等不良情況的發生。

為了保障學校財務信息有序傳遞，必須配備財務信息化專人與網絡安全保障專人負責日常軟件維護管理，不斷強化安全與監督。一方面，要將會計人員網絡安全風險防范培訓納入日常會計繼續教育內容范圍內，提高風險處理能力，另一方面要與軟件開發商協同管理，定期專崗專人維護財務信息數據，建立電子備份制度，有效防止自然災害、意外事故和外部人員惡意盜取、破壞財務數據的情況發生，提升軟件平臺及網絡數據安全性。財務信息管理專員需做好與軟件開發人員銜接工作，經過磨合不斷提升處理常見操作問題的技術能力，消除信息化建設下財務管理網絡安全風險威脅。

七、總結

大數據時代，將財務日常管理延伸到整體績效評價，通過利用貼合實際設計優化的財務業務流程，對我國高職院校財政資金使用進行管理，采用信息網絡等軟件工程深度洞察，以優化資源配置，解決運行中的信息“孤島”問題，提升工作效率與效能，為學校運轉與決策提供更有效的財務數據與決策建議。探索和建立財務信息化流程服務模式，有效服務高質量高水平發展，這將是我國高職院校今后財務管理的大趨勢。