事業單位如何加強科研經費管理

鄧 珞

在國家簡政放權的政策指引下，科技部、財政部對國家重點研發計劃提出減少信息填報、精簡報表與過程檢查、簡化預算編制要求、擴大承擔單位預算調劑權限等一系列指導規定。事業單位面對新的政策要求，怎樣轉換思路，憑借人才與技術優勢，實現對經費的適度監管，同時確保經費的規范使用，并最大限度地發揮經費使用效益，成為研究的重要內容。

一、目前承擔國家重點研發計劃存在的問題

（一）科研經費支出審批流程不規范

建立規范的經費支出審批流程，自始至終指導項目按照合規有序的進程開展，為項目順利通過奠定良好基礎。實際執行過程中，很多事業單位尚未針對科研經費支出制作單獨的審批流程。經費支出的審批流程與單位日常報銷審批流程是一致的，缺少項目負責人的審批和項目參與人員的審核，經費管理不嚴謹，審批流程不健全，難以實現經費規范管理。

（二）科研經費預算重視程度不夠

項目任務書簽訂后，財務人員應當及時關注項目下達的預算指標，了解項目執行期及預算具體分配情況，為下一步經費執行做好準備工作。實際執行過程中，財務人員對經費預算不重視，經費支出未嚴格按照預算執行，項目后期實際支出與預算產生較大差異，不考慮預算變更的合理性，臨時調增或調減預算，給項目最終驗收埋下隱患。

（三）科研經費支出缺乏過程監管

事業單位財務人員編制有限，沒有專人核算科研經費，大多是由會計主管同時兼任科研經費核算，其難以投入太多精力管理，導致經費執行質量不高，管理不夠嚴格。有的事業單位同一期間承擔10余項不同領域的國家重點研發計劃，不同人員承擔多項科研任務，部門、項目、項目負責人、項目參與人員之間對應關系錯綜復雜，財務人員難以提出有效應對辦法解決如何將項目經費管理責任落實到人。

（四）尚未實現科研經費數據與資源共享

科研經費實現項目組內部數據及資源共享，能夠提高經費使用效率，實現多方監督與共同管理，為順利完成目標奠定良好基礎。目前多數事業單位科研經費執行數據僅保存在財務系統中，未能實現經費數據共享，項目參與人員想要了解經費執行數據，需要協調財務人員導出經費總賬及明細賬，然后匯總計算。如此過程繁復、效率低下、協調成本高，不利于實現經費數據的及時獲取與共同監督。

二、提出改進上述問題的相關建議

（一）加強經費預算管理

1.預算細節模塊化。國家重點研發計劃項目任務書，周密而又細致，對經費的每一科目、預算都有非常詳細的列示，重點研發計劃項目任務書通常多達一二百頁，涵蓋項目研究內容、項目進度、預算指標、完成指標等一系列內容。財務人員可以有效使用任務書，提取與經費直接相關的預算信息。項目簽訂初期，財務人員將任務書中有關經費預算的部分提取出來并按模塊分解，指標分解得越詳細，經費執行越簡捷高效。例如：差旅費→一級分解省內、省外→二級分解出差地點→三級分解出差次數→四級分解出差金額；并將預算指標分散化、透明化，為今后經費支出提供有效的依據。

2.預算調整合規化。國科發資〔2019〕45號文件對預算調整的審批權限進行了明確定義。按照文件規定的權限，結合項目實際變更事項，可對預算調整制定如下審批流程：召開項目內部研討會→商討調整事項→擬調整科目及金額→形成會議紀要→科研助理提交預算調整申請→項目承擔單位、項目負責人或課題負責人依據權限審批→單位預算管理部門審批→審批通過后交財務部→按調整后預算執行。規范流程以加強預算調整的合規性，為項目驗收提供有力的依據。

（二）規范經費支出審批流程

科研經費支出應設置合理、適當的審批權限及審批流程，項目負責人、財務負責人應分別站在項目與財務的角度對經費使用提出合理化建議，實現經費共同監督，做到經費支出規范化、標準化。同時，可以設置合理的授權審批額度，未超過額度的小額經費支出可免予單位負責人審批，以提高經費執行效率，同時減輕單位負責人審批壓力。

設置經費支出審批流程如下：經辦人將經費支出單據交科研助理→科研助理審核票據及附件的合法性、合理性→部門負責人審批→項目負責人審批→財務部審核→財務負責人審批→未超過授權額度的小額經費出納辦理付款→超過授權額度的經費支出單位負責人審批→出納辦理付款。

（三）加強經費執行過程監管

1.加強項目參與人員管理。很多事業單位同一期間同時承擔不同領域的10余項國家重點研發計劃，針對項目不同、參與人員不同，可以建立項目與負責人、參與人員一一對應關系，實現經費管理責任落實到人（見圖1）。

2.加強項目經費執行進度監管。財務人員可以定期從財務系統中導出經費支出明細賬，與預算分解情況結合生成圖（見圖2），用于監督經費支出進度，及時發現各成員單位超支或結余情況，實現經費執行全面動態監管。

3.加強項目經費支出合理性、合規性監管。（1）開展財務人員內部互評機制。設置每年一次的財務內部互評互審機制，交叉審核各項目經費支出合規性，發現問題及時處理，一方面可有效避免跨年度費用的調整，另一方面可全面提升事業單位整體科研經費核算與管理水平。（2）聘請外部財務專家進行評價。項目中期可以聘請外部專家對項目經費支出情況進行階段性評價，對專家提出的質疑、指出的不足，應進行全面整改。外部專家的中期評價，即是對前期經費支出合理性、合規性的檢查，也是為下一步經費執行提供指導，應引起項目相關人員的高度重視。

（四）建立項目內部“數據共享”機制

“數據共享”是將數據及檔案存放在網絡上，不限時間、地點及設備，數據由多方共同建立并使用。目前大多數辦公軟件均具備共享文檔功能。首先建立科研項目內部群，財務人員、科研助理、項目參與人員可以將本文所提出的設計方案及相關信息數據上傳至共享文檔，項目組內部經費數據可以隨時查詢，實現經費信息多方共享；同時實現多崗位多角度共同監督，增加經費支出與監督透明度，節省管理成本，提高工作效率。在共享文檔使用過程中，要注意恰當地設置共享文檔人員管理權限，既要考慮各項目數據的保密性，又要充分發揮“數據共享”的共享優勢。

三、結語

事業單位建立科學、完善的科研經費管理體制，為衡量科研項目帶來的綜合優勢提供了有效的評價依據。當然也帶來了新的問題：共享信息數據存儲的安全性、穩定性問題；在減輕財務人員一部分重復性整理、統計工作的同時，又增加了一部分上傳數據、分析數據的工作量問題。但從科研經費管理的長遠角度分析，還是希望建立較為完善的管理體制，以促進事業單位科研工作全面發展。