鐵路物資招標采購內部風險控制分析

許強

（中交機電工程局有限公司，北京100000）

0 引言

隨著我國社會經濟的快速發展，鐵路建設發展規模不斷擴大的同時，對各項物資的需求量也在逐步提升，鐵路建設不僅需要相關技術與設備提供必要支持，物資的有效供應也能促進鐵路建設。當前在鐵路物資采購過程中主要是采取公開招標的形式，雖然通過公開招標能夠讓物資購置過程更加多樣化，但是物資購置質量不能得到有效保障。當前相關管理部門需要掌握鐵路物資采購管理各項規范化要求，在公開招標形勢下對公開招標質量進行監管，建立完善的管理體系，更好地促進鐵路建設發展。

1 鐵路物資招標采購內部風險控制的重要性概述

采購質量管理是質量管理工作中的重要組成部分，鐵路相關管理部門結合自身建設需求逐步建立完善的采購質量管理體系，對采購計劃進行協調控制，對供應商提供的各類產品進行選擇，確保采購產品能夠滿足鐵路建設基本要求，從而保障各項物資供應活動的有序進行。安全是鐵路運輸的重要生命線，鐵路安全運輸對企業發展經濟效益以及生產效率影響較大，在一定程度上對社會全面發展建設也產生了一定影響。保障采購物資質量，能夠提高鐵路建設安全性，避免各項事故的發生。此外，當前在社會主義市場經濟環境中，一些企業面對激烈的市場競爭，為了獲取更大的經濟效益，生產假冒偽劣產品，以次充好，提供諸多質量不合格的產品與配件。鐵路物資采購與驗收人員通過全面檢查驗收，能夠避免假冒偽劣產品進入鐵路生產中。通過物資招標風險控制能夠從源頭對鐵路生產與運輸安全性進行把控。根據相關數據統計分析，現階段我國鐵路企業實際購置成本較高，采購成本是限制企業總成本的主要影響要素，降低采購成本能夠對企業物資資源提供有效保障，提高企業經濟發展效益。所以現階段鐵路相關管理部門需要全面認識到物資采購風險控制的重要性，提高物資質量，對采購全過程進行管控，對促進鐵路行業全面發展具有重要意義[1]。

2 鐵路物資招標采購內部風險的主要類型分析

現階段鐵路物資招標采購風險就是鐵路部門在物資招標采購過程中，由于諸多不確定的突出問題，導致招標結果與預期要求之間出現較大差異，致使多項風險的發生。加上鐵路物資招標采購過程中還會受到人為以及客觀環境要素的影響，出現較多內部風險，其中的內部風險主要是由人為風險與管理風險構成。人為風險就是在招標采購過程中出現的決策性風險、道德風險以及合同風險等。決策風險主要是相關部門在擬定各項決策計劃時，未能認識到管理人員綜合素質的影響性，在合同條款擬定過程中部分條款不全面，存在風險疏漏現象。道德風險主要是參與鐵路物資招標采購管理人員自身缺乏良好的責任意識，個人私利心理膨脹，這樣將會導致采購過程中出現較多不合理行為導致企業建設利益受到影響。管理風險就是在鐵路物資招標采購過程中各項管理工作信息不對稱，管理活動缺乏有效判斷，使得管理成果受到影響。在招標采購中形成的管理風險，與招標公開程度較低、評標不公平、資格審核不合理、招投標選取不當等問題具有直接聯系[2]。

內部風險形成原因與多方面要素相關，主要有合同執行效果差、采購程序不合理等方面。目前鐵路采購文件在實際編制過程中，各項條款不夠規范，存在缺失合同項，編制人員未能結合物資采購項目基本特點擬定用戶需求說明書。在對招標采購文件進行全面審查過程中，各項執行操作缺乏監管，比如在物資采購詢價過程中未制定采購記錄表等，招標采購過程中形式化問題較為嚴重。各個企業在合同管理方面需要應用相應制度，但目前在部分物資采購過程中僅僅有采購數量而未設置采購金額。在合同管理過程中較為隨意，都會對鐵路企業造成較大的經營風險。有部分管理部門對物資招標項目進行類別劃分，將需要強制性招標的重點項目劃分成不需要進行招標的小項目，將項目金額控制在招標額度以下，這樣能夠逃避招標的目的。

3 鐵路物資招標采購中存在的主要問題分析

當前鐵路運營物資主要選取公開招標形式，雖然采購過程中公開化程度有效提升，但是在實際采購管理過程中仍舊存在諸多問題。鐵路運營物資與商場和超市的物資購置之間存在差異，因為商場中物資供應具有穩定性，而鐵路運營物資采購具有不確定性。因為鐵路建設過程中需要采購的物資種類較多，采購成本較大，采購具有不確定性。此外，在鐵路物資采購時間上也具有不確定性，主要是受到鐵路基本運行現狀的影響。鐵路物資多樣化需求中，隨著鐵路建設規模以及相關技術的不斷發展，在物資采購過程中采購周期也會不斷變更。鐵路物資通過公開招標形式會導致部分物資供應商為了中標而不斷降低成本，縮減獲取的經濟效益，這樣會出現部分物資供應商在沒有盈利情況下為鐵路運營以及發展建設提供相應商品，長期發展將會導致物資供應質量逐步降低，不能滿足物資使用要求，限制了鐵路物資質量，也導致大量物資購置成本的浪費，對鐵路物資后續經營發展造成了較大限制性[3]。

有部分物資供應商為了能夠在物資供應公開招標過程中爭取更大的物資供應，根據標書中各項要求以及相關附加條件都給予了相應承諾，也提出了多樣化的優惠政策，最終中標獲取了物資供應權。但是在物資實際供應過程中，由于貨物供應商質量不能與招標合同各項要求保持一致性，導致鐵路相關管理部門開始尋求新的供貨商，這樣將會消耗大量時間，對鐵路物資運營方面造成了限制性，不能更好地促進鐵路建設活動的全面發展。

4 鐵路物資招標采購內部風險控制措施探析

4.1 建立完善鐵路物資采購監察制度與審計制度

當前鐵路相關管理部門需要嚴格遵照總體物資采購、管理與相互分離模式，逐步建立較為完善的高效化、協調性機制，確保各項權利能夠制衡，樹立較為完善的管理機制。對鐵路物資采購過程進行監察管理，根據實際采購要求不斷完善具體監察內容，通過加強日常監督、針對性檢查以及定期檢查等基本方式，不斷強化監督管理，確保物資招標過程能夠透明化，各項信息公開化。還需要結合鐵路物資招標采購內容逐步建立內部審計制度，對采購合同要求以及具體控制措施進行審計，相關部門發現問題之后需要及時進行改正，確保物資招標采購中內部控制風險要素能夠有效消除。

4.2 逐步規范合同簽訂與執行過程

現階段相關部門需要結合物資采購要求擬定規范化的評標方式，在招標采購文件中需要對評標標準提出相關說明。針對部分物資采購項目實際復雜程度較低，一直有采購歷史的項目，有標準規范的，需要通過公開招標方式。具體評標可以結合實際情況進行擬定，公開招標可以選取經過評審的最低價法。合同有效簽訂過程中需要規范各項操作，對合同中主要條款的完整度進行探查，確保各項條款的明確性以及合同實際履行情況，這對企業內部控制效果影響較大。各個部門需要根據我國現有的法律法規各項要求對物資采購合同內容進行調整，明確物資招標采購具體質量、市場價格以及貨物交易時間等，從而體現出相應的采購需求，定期組織人員對合同實際執行情況進行分析評價，對合同進行綜合管理。

4.3 嚴格規范物資采購驗收入庫操作

鐵路物資根據招標文件采購之后，需要對物資進行驗收入庫。提高驗收人員主體責任意識，對驗收環節進行負責，確保購置的物資產品各項技術參數以及數量、質量等能夠滿足鐵路運營建設的基本要求。如果物資購置情況不能滿足采購合同基本要求，或是實際供貨時間不符合合同規定，驗收人員需要對違約問題產生的主要原因進行總結，明確責任主體。等到購置物資全部驗收完成之后，驗收人員需要對驗收報告內容進行填寫，發現產品存在質量問題，需要及時進行檢測。物資供應商在后期調試、換置、維護方面存在問題需要及時進行上報。

4.4 積極探求集中招標采購模式

鐵路部門各個單位需要對所需物資總量進行匯總，可以實行大額度、批量化招標采購。主要方式可以是集中訂貨、分開收貨、集中付款形式。集中采購能夠更好地適應經濟發展客觀要求，突出批量化采購的優勢，在一定程度上能夠有效降低實際采購成本，便于相關管理部門對采購環節進行管理。確保采購渠道得到優化，能夠提高物資購置質量，節約更多的社會資源，也有助于促進鐵路行業全面發展。物資集中采購與市場經濟體制相互適應，在物資采購環節中重點突出現代化信息技術的有效應用，對采購環節進行規范、將物資驗收管理以及資金支付等環節進行分開管理，使得采購管理能夠朝著社會化趨勢進行發展。采購質量風險屬于一種內外交叉型風險，需要在完善的組織制度基礎上更好地發揮出內部控制的重要作用，將企業物資采購風險降至最低，確保物資采購效益能夠有效提升，促進鐵路企業各項運營建設活動的全面發展。

4.5 逐步完善供應商評價系統

供應商評價系統的建立能夠對整合與掌握招標采購環節供應商的信息與數據提供非常重要的信息援助與技術支持，通過良性的競爭能夠為工程的招標采購帶來生機與活力，極大地提高項目的經濟價值和綜合評價，而供應商的參與則是這些生機與活力的根本源泉。因此應該逐步建立與完善供應商評價系統，為各層次各行業的供應商的參與提供更有保障的信息服務和更全面的統籌服務，這樣才能夠最大程度地開發出供應商所代表的資金資源。供應商評價系統中應包含有對各類公用物資的數量及價格的統計結果、供應商信息的實時更新，以及經營狀況和售后服務等多項環節的客觀評價等要素。除此之外，供應商評價系統還應該起到對行業內眾多的供應商進行歸類與劃分的作用，可以依據經濟實力與信譽度等多種評價標準，按照規范的行業管理標準來制作不同類型的供應商名單，并據此來維護行業市場的管理秩序以及必要時追究法律責任。

4.6 加強對招標文件編制的審核

招標文件的編制及審核管理往往很容易受到忽視，但招標文件在整個招標采購過程中，卻起到極為重要的支撐和引領作用。在對招標文件的編制進行管理和規范的過程中，要將重點放在圍繞招標物資的核心性質及主要特點方面進行，從根本出發實事求是地解決影響招投標階段科學管理和有效控制的不良風險問題。

在此基礎上，要對招標物資的采購標準、質量要求、供貨方式、交貨管理以及供應商資質審核等內容進行嚴格的把握和細致的排查，要在招標文件中體現出對各環節工作的評價標準與管理理念。招標文件的審核，要按照國家及有關管理部門給定的標準流程逐步落實，有關招標管理人員要充分考慮到不同參與組織之間的利益關系和責任分配。要合理利用對招標文件編制的審核，來提高招標文件編制的科學性與規范性，在有限的權力范圍內最大可能的降低投資風險與經濟損失。同時，強化對裝備文化編制與審核的有效管理，還可以從保障投標人權利、鞏固招投標文件管理組織的權威、完善招投標文件編制審核制度以及貫徹標準文件編制審核流程等多方面入手。而往往招標采購環節的內部風險問題，大多起源于企業內部管理的松弛以及對招投標文件等典型的指導性文件內容審核的漠視，因此借助對招投標文件從編制、遞交到審核的整個流程的系統化管理，便能夠更有效地實現對鐵路物資招標采購的內部風險防控。

4.7 構建鐵路物資采購及管理信息平臺

通過構建信息平臺來實現對行業內市場資源以及企業內部物資統籌的整合與管理，目前已經成為社會多領域信息化發展的主要方式和提高管理效能的主要方法。由于鐵路物資管理涉及物資采購、材料供應、庫存管理以及資金調用等結構聯系緊密并且錯綜復雜的工作環節，這其中更涉及大量的市場資源信息和物資管理信息的收集與分析，因此借助信息管理平臺和大數據技術，便能夠有效地實現對資源的高效整合和科學管理。鐵路物資采購及管理信息平臺的建立，可以以原有的業務流程和管理體系為基礎，將信息管理平臺功能構建的重點放在對物資的統一調配與科學分配等方面。鐵路物資信息管理平臺可以采用模塊化的功能實現方法，針對不同層次、不同等級的鐵路物資管理機構及工作人員，分別下放不同的平臺授權和信息查閱與分享權限，這樣便可以進一步實現分級管理和多層次管理等更高水平的管理模式，實現對鐵路物資采購及庫存管理的宏觀調控與精準化控制。

5 結語

當前鐵路物資招標采購過程中仍舊存在諸多問題，相關管理部門首先需要明確強化招標采購管理的重要作用，而后對物資招標采購過程中各項風險類型進行明確，分析問題產生的主要原因，擬定具有針對性的內部風險控制措施，建立完善鐵路物資采購監察制度與審計制度，加強物資采購環節監管。逐步規范合同簽訂與執行過程，確保購置操作穩定運行。嚴格規范物資采購驗收入庫操作，提高物資質量，保障鐵路運營建設活動的有序開展。積極探求集中招標采購模式，確保物資采購與市場發展趨勢相適應。