醫院檔案管理工作的問題及改進措施

王紅

[摘要]受公立醫院改革工作的影響，近年來很多醫院的醫療衛生服務質量都得到了顯著提升，檔案管理工作同樣實現了較快發展，但如果從現代化、信息化檔案管理的角度來看，不少醫院的檔案管理工作卻仍然存在著一定的不足，并不能夠將醫院檔案資料在各工作領域中的價值充分發揮出來，而這也使醫院的持續穩定發展受到了較大限制。因此，本文對當前國內醫院在檔案管理方面存在的普遍性問題進行了分析，同時圍繞這些檔案管理工作問題的解決措施展開了探討，以期促進醫院檔案管理水平的提升。

[關鍵詞]檔案管理；醫院；檔案資料

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）08-0071-03

醫院檔案是各項醫療工作活動中直接形成的具有查考保存價值的不同形式和載體的歷史記錄，是醫院各項工作利用的合法憑證和依據，也是醫院信息資產和財富。在醫院的重大經營決策、臨床診療、科研教學、基本建設、設備儀器、行政事務、財務管理、檢查評比、達標升級，以及解決醫患糾紛與維護單位及職工利益等方面，檔案都具有較高的利用價值，因此有必要針對醫院檔案管理工作問題及相關改進措施進行研究。

一、醫院檔案管理工作的現存問題

（一）檔案意識相對薄弱

面對提高醫療服務水平的迫切需求，當前很多醫院雖然在發展過程中得到了國家的大力支持，但基本都習慣于將工作重心放在臨床診療、科研等方面，希望通過技術創新、先進技術引進、高素質醫護人員培養等措施，為患者提供更好的醫療服務，對于工作效果難以得到直接體現的檔案管理工作，重視程度則相對不足，在人力、資金等方面的支持力度也比較小，這對于醫院檔案管理工作的有效開展是不利的。另外，在部分醫院領導干部檔案意識不強的情況下，醫院各崗位職工也常常會出現對檔案管理缺乏重視的問題，并不愿意主動配合檔案管理人員完成資料收集、整理等工作，而這也給檔案管理工作帶來了不小的困難[1]。例如在科研檔案管理工作中，部分醫院科研人員將科研項目的相關資料視為個人私有財產，不愿及時上交論著、專利證書等材料的原件，最終使科研檔案的完整性受到影響。

（二）檔案管理制度缺失

醫院檔案管理的工作內容十分復雜，在檔案資料內容、類型不同的情況下，其相關管理要求也同樣會存在明顯差異，檔案管理人員必須針對各類檔案的特點及相關應用需求，完成收集、歸檔、整理等方面的管理工作，保證檔案管理的有效性。然而目前由于不少醫院對于檔案管理工作的重視程度不高，在相關工作制度的建設上也比較滯后，因此并未能夠建立起完善的檔案管理工作制度體系，經常會出現制度針對性不足，部分檔案管理制度缺失、制度要求不明確等問題，而在缺乏明確、細化工作制度作為指導的情況下，檔案管理工作的有效性也必然會隨之降低[2]。另外，近幾年不少醫院雖然對檔案管理工作的重視程度有所提高，建立了相對完善的檔案管理工作制度體系，但對于制度內容的更新卻仍然有所不足，尤其是在醫院信息化建設持續推進的情況下，隨著醫院檔案管理工作逐漸實現信息化，工作內容、工作形式、工作要求等都發生了較大改變，如果仍基于原有的工作制度對檔案管理工作提出要求，自然也就無法取得理想工作成果。

（三）專業人才有所不足

當今人才競爭日益激烈，國內很多醫院雖然都十分重視對高素質人才的引進與培養，但無論是外部人才引進還是內部人才培養，同樣主要集中于醫療、管理等領域，針對檔案管理工作的人才引進與培養并不多，而這也使醫院檔案管理部門出現了專業人才明顯不足的問題，即便醫院能夠通過信息化建設來為檔案管理工作提供支持，但在缺少專業檔案管理人員的情況下，檔案管理工作質量也同樣很難得到保證。另外，很多醫院的檔案管理人員多為兼職，而且人員更換也較頻繁，無法集中有效精力掌握檔案知識，也缺少系統的檔案業務培訓，對檔案工作也缺乏責任心，思想上忽略檔案管理的重要性，對檔案的收集、整理、保管等不規范，很少對檔案深入研究，開發編研資料，充分有效地利用檔案。缺少專業專職的檔案管理人員，不能保證歸檔質量，造成檔案管理業務素質不高，開展工作的方式方法制約了醫院檔案管理工作的發展，不利于醫院管理。

（四）信息化基礎建設不規范

在信息化發展趨勢的影響下，當前不少醫院都開展了檔案管理信息化建設，以期盡快實現信息化檔案管理，使檔案管理工作效率、工作質量得到顯著提升。但從實際情況來看，由于部分醫院在檔案管理信息化建設方面的投入相對較少，有關檔案管理工作的長期發展規劃也有所不足，因此各類基礎設施的建設仍處于相對滯后的狀態，并不能夠滿足信息化檔案管理的需求，而醫院檔案管理的整體水平也隨之受到了巨大影響[3]。例如在檔案管理信息化趨勢下，很多醫院雖然實現了從傳統手工操作管理向計算機自動管理的轉變，但在進行檔案整理、分類、編目等工作時，卻仍然習慣于按照原本紙質檔案管理的思維進行，使信息化檔案管理的優勢很難充分發揮出來。例如在檔案分類整理方面，經常會出現新舊分類大綱同時存在的情況，一旦新舊大綱中的檔案分類標準出現沖突，就很容易導致檔案號混亂等問題，造成人力、物力的大量浪費，降低檔案工作效率。

（五）信息安全問題凸顯

在醫院檔案管理信息化建設的推進過程中，醫院不僅需要面對資金、技術方面的諸多問題，同時還會面臨嚴峻的信息安全問題，尤其是在醫院各類紙質檔案資料逐漸轉為電子檔案資料的情況下，醫院檔案管理的信息安全問題更是顯得十分突出，如果不能及時采取有效應對措施，就很可能會造成重要數據信息的泄露，給醫院各項工作的正常進行乃至患者個人隱私安全帶來巨大影響。例如在病歷檔案的管理工作中，一旦有檔案資料出現泄漏，那么病例中記錄的患者個人隱私信息就會被他人所獲取，并應用于惡意營銷、電信詐騙等活動，干擾患者的正常生活，嚴重時甚至還會使患者出現財產損失。

二、醫院檔案管理工作中問題的有效解決措施

（一）轉變檔案管理觀念

對于現階段的醫院來說，要想提高自身檔案管理水平，解決檔案管理工作中出現的諸多問題，首先必須轉變自身的檔案管理觀念，加深對檔案管理工作的了解，并在充分認識檔案管理工作重要性的基礎上，加大對醫院檔案管理工作的支持力度，使各項檔案管理工作得以有效展開。例如在檔案管理信息化建設中，醫院就需要加大對檔案管理工作的資金投入力度，為各項信息化建設工作提供充足的資金支持，以便于引進先進設備，完成信息系統、數據庫的開發建設，為檔案管理信息化的實現提供支持[4]。而在重醫療管理，輕檔案管理的環境下，檔案人員則可以在收集檔案資料的同時，與各相關科室兼職檔案人員做好檔案宣傳工作，并積極、主動、熱情地提供檔案利用服務，做好相關檔案利用登記工作。另外，醫院需要將檔案利用的典型事例記錄下來，或者對所產生的檔案利用經濟效益展開精確計算，在每年年終匯總后上報給相關領導和主管部門領導審閱，以充分體現出檔案資料的重要作用，贏得領導高度重視和支持及各科室工作人員的積極配合。

（二）完善檔案管理制度

為保證醫院檔案管理工作的有效性，醫院還需進一步加強對檔案管理工作制度體系的建設，針對醫院檔案類型多樣、內容復雜的特點，對不同類型檔案的管理工作進行明確區分，建立更加具體的細化工作制度，以保證工作制度內容的針對性。例如在科研檔案管理工作制度的建設上，就需要充分考慮針對科研文件材料分散的特點，加強科研檔案收集與科研管理工作間的聯系，對科研檔案的收集工作方法加以創新，將科研人員的檔案歸檔情況與個人考核掛鉤，建立更具針對性的歸檔制度。同時，醫院還要根據國家檔案局、國家衛生健康委員會及省市等上級部門相關檔案管理體系中的各種管理辦法、規章制度，制訂出適合本單位各種門類、各種載體的檔案管理體系，將醫院檔案工作的各項規章制度、管理辦法明確下來，并對部分規章制度進行公示。此外，檔案管理工作還必須遵循集中統一領導、分級管理的原則，形成由院領導分管、主管科室領導負責、各相關科室負責人組成的檔案工作目標管理領導小組與考核小組及檔案室檔案人員，各相關科室檔案兼職人員組成的檔案管理網絡體系，保證職責明確、分工到位，使檔案工作有章可循、有據可依，科學規范、職責明確，進而保證歸檔質量，提高檔案管理水平和利用率。而在歸檔方面，醫院應明確電子檔案的歸檔方式要求，要求檔案管理人員在將電子檔案存儲在信息系統中后，借助光盤、磁盤、磁帶等介質對檔案進行異地備份，并注明檔案的建檔日期、內容、分類等相關信息。而在電子檔案的存放期間，則需要對檔案文件進行復制，并將復制后的各套電子檔案分別用于查閱、封存與利用。

（三）建立專業人才隊伍

醫院檔案是一項專業性與服務性很強的工作，檔案人員必須具備一定的檔案專業知識和業務技能，而且也要具備較高的政治素養和良好的職業道德。面對專業檔案管理人才的缺失，醫院還需進一步加強對專業檔案管理人才的引進與培養，以期盡快建立專業化的檔案管理工作隊伍。例如，在人才引進方面，醫院不僅要轉變傳統的人才觀念，提高對檔案管理類專業人才的重視，同時通過提高工作待遇、制定人才引進計劃等方式，積極引進具有良好專業素養的檔案管理人才，使其能夠為各項檔案管理工作的有效展開提供支持。在人才培養方面，醫院應根據不同崗位檔案管理人員的工作內容、工作性質、工作要求，為其建立常態化、針對性的培訓體系，以幫助其不斷提高專業素養，掌握各項工作技能。例如，醫院可以對科研檔案管理人員進行定期培訓，幫助其了解科研工作中各類檔案資料的格式、內容、類型、作用等，以便于后續的檔案整理、分類、歸檔。在電子檔案管理工作中，醫院需要組織檔案管理人員參加信息技術培訓活動，保證其能夠掌握信息系統操作、電子檔案保存等方面的技能，盡快參與到信息化檔案管理工作中來。

（四）加強基礎設施建設

在檔案管理信息化建設過程中，醫院雖然需要關注對先進技術、設備的引進，但對于各方面基礎設施的建設也同樣是十分重要的。例如，為凸顯信息化檔案管理在工作效率方面的優勢，醫院需要根據檔案管理工作的實際需求，對檔案管理信息系統進行開發，保證檔案管理人員能借助信息系統完成電子檔案分類存儲、檢索查閱、復制下載等工作，使檔案管理工作能夠變得更加便捷、高效。在網絡環境方面，醫院則需要建立網絡管理部門，由專業人員負責對醫院內部網絡環境進行維護，同時完成檔案管理信息系統的更新、維護等工作，在保證檔案管理信息系統正常運行的同時，為檔案管理人員提供更加穩定的網絡環境[5]。

（五）強化信息安全管理

隨著當今社會信息安全問題的逐漸凸顯，醫院檔案管理工作所面臨的信息安全隱患也同樣變得越來越大。解決醫院檔案的信息安全問題，保證各類檔案信息的安全性，則需要醫院靈活應用各類信息安全防范技術，對信息安全管理工作加以強化。例如，為加強對檔案管理信息系統的保護，醫院應加強對系統的用戶訪問控制，通過設置身份驗證防火墻、設立系統訪問權限等級等方式，限制內、外部人員的非法訪問行為，避免電子檔案信息出現泄漏。檔案查閱、檔案收集等工作則需要利用數據加密技術對待傳輸的保密文件進行加密處理，以免其在傳輸過程為他人所截取。

三、結語

總而言之，醫院檔案管理工作對于醫院臨床診療、科研、財務管理、人事管理等各項工作的展開都有著很大幫助，雖然從目前來看，很多醫院的檔案管理仍存在明顯不足，檔案管理工作的效果也并不理想，但只要能夠在檔案管理制度建設、信息安全管理、基礎設施建設等方面采取有效的應對措施，就必然能夠使醫院檔案管理工作發揮出應有的作用。

參考文獻：

[1]于英娜.新醫改背景下醫院檔案管理的現狀與創新措施[J].傳媒論壇，2020，3（12）：115，117.

[2]黃凱.新形勢下醫院檔案管理現代化的問題及相應對策分析[J].中國醫藥指南，2020，18（9）：291-292.

[3]高海燕.大數據環境下醫院檔案管理的SWOT分析[J].山西檔案，2020（1）：139-142，47.

[4]范佳正，鄒萍萍.互聯網背景下現代醫院檔案管理改革策略和模式創新[J].中國衛生標準管理，2019，10（14）：7-9.

[5]李凌霄.醫院檔案管理信息化建設的問題與措施[J].中西醫結合心血管病電子雜志，2019，7（21）：13.