會展信息化策略研究
——以中國—東盟博覽會為例

陳潔瑩

（廣西國際博覽事務局，南寧 530029）

1 問題的提出

1.1 研究對象的提出

互聯網時代會展與信息技術的融合是必然趨勢，并處于快速發展階段，同時也存在諸多發展阻力，主要表現在：一是由于缺乏整體規劃設計，會展活動早期為實現某一個或多個業務信息化而分別建立的獨立子系統間難以融合，各業務流程之間信息化關聯難以完全打通。二是信息化需求和實現技術不匹配，一方面一些成熟的信息化系統只能根據客戶需求做出細微調整，無法對大的業務流程再造進行修改；另一方面新建系統時技術提供方與業務需求方對于會展業務信息化的理解角度和要求不同，造成供需不匹配。三是信息化平臺的數據有效性差、維護和應用難，一方面以單一主辦方舉辦的單個或多個展會獲取的客商數據量級有限，且客商數據作為核心競爭資源難以實現大范圍數據共享；另一方面通過報名系統、票證系統和名片收集獲得的數據，會展主辦方難以實現每年使用大量的人力核實、更新以確保數據的有效性，導致自有數據庫存在大量的失效或無效數據。四是場館信息化阻力大，主辦方與場館方難以實現數據共享，場館信息系統與城市服務管理部門數據端口對接也存在障礙。

受新冠病毒肺炎疫情的影響，實體展在運營、管理、服務上受到較大沖擊，倒逼會展業界更加積極突破上述障礙加快信息化進程，掀起新一輪會展信息化浪潮。在此形勢下，中國—東盟博覽會（簡稱東博會）作為每年舉辦的服務國家政治外交戰略的、具有特殊國際影響力的國家級國際性展會，其信息化建設滯后，已成為阻礙其市場化、專業化、國際化和品牌化發展的短板。隨著東博會規模與市場覆蓋面的擴大，以及“一主多專、巡展并行”展覽布局的鋪開，業務量不斷增加，為提升展會品牌質量、提高運營效率、提升服務能力，必須依托信息化特別是大數據技術的支持，形成核心競爭力和關鍵后發優勢。

1.2 研究現狀

國內學者從不同角度對會展信息化進行了研究，但涉及基于會展項目的整體信息化設計的研究較少。在重要性研究方面，王濤［1］提出了信息化在展覽效果、參展參會便利化、管理、個性化服務、品牌維護等方面提升客戶滿意度的重要作用；王楠［2］從提升綜合競爭力、增強會展可視性與交互性和打造會展品牌三方面總結進行面向會展業的信息化智能服務平臺研究的重要性。在系統應用研究方面，申強［3］等設計了“互聯網＋會展業”供應鏈創新系統模型，提出“互聯網＋會展業”供應鏈發展將大力推動展會產品和服務協同化、智能化和規模化，提高展會服務水平與運作效率；趙芳、胡雅［4］提出我國會展APP 應從技術應用、功能開發和多渠道聯合與互動三個方面提升應用效率；劉睿［5］設計了針對會場應用場景的基于RFID 技術和云端數據處理技術的會場信息采集系統，解決會議原始信息獲取及RFID 事件分散、難以處理的問題；徐璟、白曉光［6］設計了基于SAAS 模式的會展管理系統為大量實體展會提供管理服務和B2B 貿易服務，降低各環節管理成本并增加資源共享后的大量新功能。在企業管理應用研究方面，李丹［7］以武漢國際博覽中心為研究對象提出場館智慧會展建設的整體解決方案；裴向軍［8］認為會展企業信息化運作要以項目為基本管理單位、以信息技術為支點，形成辦公室信息化、會展現場管理信息化和展會網上信息化三位一體平臺；倪慶萍、蔣琦［9］提出會展企業實施信息化應在基礎信息化基礎上，以管理信息化為核心，以實現電子商務化為目標分階段實施。本文以會展項目為研究對象，針對東博會現有信息化應用的短板和障礙，從總體目標、適用原則、建設架構、實施步驟、保障措施等方面對東博會信息化建設進行頂層設計，創新提出整體戰略設想和系統建設架構。

2 當前東博會信息化建設存在的問題

（1）已有系統信息孤島叢生，數據整合維護難度高。東博會已有信息化體系包括東博會官方網站、客戶數據庫、招商招展管理平臺、貿易配對系統等業務系統和用于內部管理的OA 系統。各系統間、系統與數據庫間不相關聯，數據分散進而形成信息孤島。東博會現有信息化系統建設初期缺乏科學統一規劃，也未建立信息化建設標準，各系統采集的數據形態不一，無法實現信息互通與共享，不利于整體開發利用。

（2）現有數據應用效率低，無法實現數據的長期、有效、多次利用。東博會在建的數據庫雖有一定數量級，但缺乏大數據分析的工具及方法，數據更新和維護缺乏機制性運作，無法長期、多次、有效地為招商招展、會務、貿易配對和項目撮合等業務工作提供直接支持。

（3）信息化建設與業務發展不均衡、不匹配。一方面體現在東博會信息化建設滯后，與不斷擴大的業務規模不匹配；另一方面體現在信息化建設內容與業務需求脫節，導致已有信息化系統應用頻率和效率低下。

3 東博會信息化策略的設計

本文根據東博會信息化建設程度實際和管理運營現狀，提出以下信息化策略設計。

3.1 總體目標

建成在國內展會中處于領先水平的綜合性會展信息化系統平臺（“會展核心服務—會展延伸服務—城市產業服務”三級信息化系統平臺），通過大數據綜合利用，能夠實現對參展參會客商進行有效營銷，提供會展經貿服務及衍生需求服務，促進參展參會便利化，并通過數據共享，實現為城市其他產業發展提供支持。

3.2 總體思路

統一規劃系統，建立統一的數據庫，預留與有關城市服務職能部門信息對接端口，逐步推進多部門信息打通，在實現展務、會務、現場管理服務、貿易配對、參展參會、在線交易、交通、住宿、旅游等智能服務功能的同時，通過收集和記錄客商參展參會、交易、交通、住宿、旅游、采購等行為軌跡數據，并進行建模分析，向客商精準、有效推送針對性、個性化、有價值的商機信息，帶動更多、更廣泛的商業行為，實現數據價值增值、會展服務增值，增強客商對展會的粘性。

3.3 實施原則

3.3.1 一體化原則

頂層設計規劃整體信息化系統，架構統一的數據庫和接入端口，各功能的應用系統可分階段開發和投入使用，但必須基于前期的頂層規劃下進行，便于后期集成，避免出現各子系統相互孤立的情況。對于已開發的子功能系統，建立端口與新平臺進行接入。

3.3.2 防止“無底洞”式投入原則

配合先期系統建設規劃同步完成資金投入規劃，嚴格把控系統建設質量和成本的關系，既應保障系統建設最大化滿足應用功能需求，又須控制成本以保障資金利用效能最大化，避免因開發過程中“無底洞”式投入出現爛尾。

3.3.3 建立的數據庫應符合應用要求原則

為實現大數據分析建立的數據庫包含的數據必須具備海量性、海綿性（非僵尸數據，錄入后可被輸出和應用）、及時性（實現不斷核實和更新數據，確保數據的有效和可用）和集中性（各應用系統使用數據從數據庫中統一調用，使用加工后的數據也須流向統一數據庫并集中管理）四大特點。

3.3.4 以業務為導向原則

各子系統和功能模塊建設應緊密結合業務實際需要，圍繞展會服務功能和服務流程推進會展信息化建設，以實現線上線下業務的雙向融合，提高系統應用頻率和效率。

3.3.5 便利客商原則

客戶端口建設應從客商角度出發，精簡優化操作流程，最大化實現通過PC 端和移動應用端為客商提供參展參會“一站式”便利化服務，提升客商滿意度和黏性。

3.4 實施步驟

東博會會展信息化建設可分三個階段架構 “會展核心服務—會展延伸服務—城市產業服務”三級信息化系統平臺。

3.4.1 第一階段——實現展會核心服務功能：建設會展核心服務系統平臺（圖1）

圖1 會展核心服務系統平臺架構

（1）開展會展信息化系統的頂層設計。結合東博會及其系列專業展、境外展的業務流程，總體規劃信息化建設內容和配套保障資源（人力、物力、財力），實現信息化系統的頂層設計及統一數據庫的部署。

（2）建立統一數據庫。建立統一的數據采集和錄入轉化標準和結構，分階段、大批量充實數據庫數據。初期數據來源主要有兩個方面，一是根據統一的數據錄入轉化標準對現有客商數據進行清洗后統一入庫，形成各應用系統的基礎數據；二是與專業數據平臺合作引入海量對口數據。后期隨著整個信息系統功能的不斷完善，接入部門不斷增加，各類別數據可得到不斷補充。

（3）開發智能化會展核心服務子系統。圍繞會展核心業務，開發參展參會報名、證件管理、展覽管理、會議管理、招商招展、經貿促進服務、辦公自動化等功能應用系統。其中，原有招商招展系統、展覽現場管理系統、證件系統、貿易配對系統、OA 等如符合頂層設計要求且容易接入基礎系統，則進行完善并遷移至整體系統，如不符合頂層設計要求則重新開發。招商招展系統和經貿促進服務系統要能夠實現通過對統一數據庫中的數據進行大數據分析，形成分析報告等有價值產品，并利用海量數據為客商提供貿易配對和項目撮合等服務。

（4）完善官方網站和建設移動端應用系統。整體會展信息化系統在建設初期呈現給客商的界面主要是東博會官方網站和移動端應用程序（APP、微信小程序）。優化官方網站界面，增加官方網站信息服務功能，發布東博會有關信息、會展有關政策和服務信息（統計、廣告、搭建、物流）、免費的各類市場和產業信息。當屆東博會開幕前后一個月展示參展企業和商品信息，并利用網站Cookie 數據向用戶推送精準化、個性化展品和項目信息，為參展商推介商品和服務。建設移動端應用程序，將官方網站功能在移動端實現。在官方網站和移動端應用界面設置各對外服務子系統的端口鏈接，客商根據需要選擇服務子系統入口辦理業務。東博會官方網站和移動端應用重點做好會展服務。

3.4.2 第二階段——實現會展延伸服務功能：建設會展延伸服務系統平臺（圖2）

圖2 會展延伸服務系統平臺

（1）開發會展延伸服務子系統。基于整體信息系統的頂層設計，按總體規劃內容在上述核心功能子系統基礎上，不斷擴充或接入會展產業鏈相關服務的應用系統，即開發物流、通關通檢、餐飲、住宿、交通、金融結算、日常貿易等應用子系統，實現在線實時查詢餐飲、住宿、交通、匯率、銀行網點業務等信息，在線辦理報關、交易等功能，并接入東博會官方網站。

（2）重點開發日常貿易子系統，打造“網上東博會”。上述延伸的子系統中，重點開發日常貿易子系統，實現跨境電商功能，包含海量產品和信息數據，提供在線跨境配對、磋商、交易服務，并接入上述物流、通關通檢、金融結算子系統端口。日常貿易子系統對內是整體系統的一個子系統，對外表現形式為“網上東博會”網站，重點做好日常經貿促進服務，與東博會官方網站互換鏈接。“網上東博會”網站獨立吸納企業和個人會員，提供增值會員服務，包括免費和付費的信息推送及咨詢服務、配對服務、評估、信保等。同時，東博會參展參會客商，可在提交展位費和參會辦證信息后，享受“網上東博會”在東博會會期前一個月的開放數據服務，重復參展企業可根據重復參展屆數，適當給予三個月或半年免費會員服務或優惠付費會員服務。

（3）開發“網上東博會”會員增值服務功能。與專業跨境電商平臺合作，一方面接入平臺大量級數據庫，獲取大數據和和相關數據分析技術支持，形成有針對性信息向會員定向推送，并提供付費配對服務；另一方面，利用專業平臺的全球布點優勢，向會員提供深度增值服務，如全球派駐機構支持定制多個國家的企業深度征信和財務報告，專業團隊為會員提供企業和項目的風險評估、在線代辦退稅，并提供交易金擔保等。通過以上信息推送、配對、征信、財務和風險評估、稅務、交易金擔保、信息咨詢等增值服務，提升“網上東博會”會員粘黏和實效。適時開發移動端“網上東博會”應用程序。

3.4.3 第三階段——實現帶動地方產業發展功能：建設城市產業服務系統平臺（圖3）

圖3 城市產業服務系統平臺

（1）與相關職能部門數據共享，推動會展業發展。與城市管理相關的商務、公安、交警、工商、消防、城管、環衛、電力等部門服務系統接入端口，實現數據共享和工作聯動，用智能化手段提升展會備案辦理、展會交通管理、現場人臉識別等方面的效率，提高會展事前、事中、事后信息化管理水平，推動城市會展業發生質的提升。

（2）升級和開發更多城市便利服務功能子系統，帶動相關產業發展。整體系統框架下，升級住宿、交通、餐飲查詢系統，增加預訂功能，開發各大商場和旅游景點信息推送與門票預訂等功能子系統，帶動城市相關產業發展，同時通過這些信息交互，搜集客商行為軌跡和有關數據信息，豐富大數據庫，形成整體系統內數據的有效循環和加成。三個階段相互關系和整體實施全流程如圖4 所示。

圖4 東博會三級信息化系統平臺實施流程設計圖

3.5 保障措施

3.5.1 完善信息化軟環境建設

信息化建設的硬環境是系統的建設和設備的配備，軟環境即運營維護系統的人力資源、使用系統的人的意識和能力。一是采取建立核心團隊和服務外包相結合的形式，保障整體系統的運營維護，為各子系統搜集到客商數據的核實、篩選、更新等提供人力支撐。二是加強對業務人員主動使用系統的意識教育和使用系統的技能培訓，避免新開發的系統閑置導致人力、物力、財力的無效消耗。三是建立使用系統的規章制度，促進在不斷實踐中發現系統問題、完善系統功能。

3.5.2 提供資金保障

系統開發是循序漸進的過程，系統軟件開發和硬件配備、部分高級功能的實現以及系統建成后的維護均需要資金不斷投入。應根據頂層設計時的資金規劃，多渠道保障資金來源和投入，避免因資金鏈斷裂而造成項目建設受阻。