高校實驗室建設(shè)項目過程管理探究

趙 云， 任光輝， 付曉寧， 鄭樹桐

（中國民航大學(xué)國有資產(chǎn)及實驗室管理處，天津 300300）

0 引 言

高校實驗室是開展實驗教學(xué)、科學(xué)研究的實習(xí)場所，是高校教育的重要組成部分，是高校的基本辦學(xué)條件之一，是衡量高校辦學(xué)水平、科研能力的一個重要標(biāo)志。隨著高校逐步加大推進向雙一流建設(shè)和發(fā)展，教育資金投入的增加，實驗室建設(shè)規(guī)模和體量呈上升趨勢。如何建好實驗室，實現(xiàn)人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)作用，充分發(fā)揮投資效益，一直是教育管理部門和高校實驗室管理部門工作者思考的課題［1-3］。多數(shù)高校將項目管理引入實驗室建設(shè)，以項目的形式實施實驗室建設(shè)，在實際管理中取得了成效［4-5］，也遇到了諸如建設(shè)項目人員職責(zé)分工不明確、實驗室建設(shè)項目實施過程中缺乏有效監(jiān)督、項目無法預(yù)期完成等問題［6］。根據(jù)實驗室建設(shè)項目的特點及過程中遇到的不良因素，提出實驗室建設(shè)項目全過程管理的舉措，行之有效地保障實驗室建設(shè)項目開展。

1 高校實驗室建設(shè)項目的特點

項目是在達到滿足實踐、費用和資源等約束條件的前提下，通過實施一系列相互協(xié)調(diào)和控制的活動，實現(xiàn)項目目標(biāo)的獨特過程。它具有明確的開始日期和結(jié)束日期。主要有以下特征：時限周期性；目標(biāo)確定性；唯一性；不確定性［7］。實驗室建設(shè)項目與一般建設(shè)項目相比，有相同點，也有其自身的獨特性。

(1)整體的系統(tǒng)性。實驗室建設(shè)項目是一項綜合性很強的系統(tǒng)工程［8-9］，既涉及專業(yè)與學(xué)科建設(shè)相關(guān)的硬件建設(shè)，也涉及制度建設(shè)、課程體系改革、實驗教學(xué)隊伍等軟件建設(shè)［3］；既有實驗用房資源的調(diào)配，也有相關(guān)經(jīng)費的支持，各個建設(shè)過程都是相互聯(lián)系，要統(tǒng)籌考慮。

(2)內(nèi)容的前瞻性。實驗室建設(shè)項目是為實現(xiàn)學(xué)校未來教學(xué)計劃及學(xué)科發(fā)展方向的總體計劃而做出的投資，不管是在資金還是人力資源方面，對于實驗室建設(shè)項目給予支持，以期在項目完成后，實現(xiàn)人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、知識創(chuàng)新的功能。在購置儀器和實驗技術(shù)方面均具有前瞻性。

(3)影響的持續(xù)性。大多數(shù)工程建設(shè)項目是不可逆的，存在一次性特征。不同于一般建設(shè)項目的是，實驗室建設(shè)項目只是學(xué)院總體實驗室建設(shè)發(fā)展中的一個子環(huán)節(jié)，受學(xué)校實驗室建設(shè)規(guī)劃的制約［3］。這一環(huán)節(jié)進展的好與壞，對下一步規(guī)劃會有一定影響。

(4)成員的臨時性。為了適應(yīng)教學(xué)改革、學(xué)科發(fā)展，進行實驗教學(xué)改革創(chuàng)新，優(yōu)化配置、整合資源，項目組成員不一定為同一課題組，可能是跨學(xué)科跨學(xué)院的組合。這些成員是臨時組建在一起的項目組，隨著項目的結(jié)束，成員回歸到各自的領(lǐng)域或?qū)W院。

(5)管理的復(fù)雜性。實驗室建設(shè)項目涉及的管理單位多、業(yè)務(wù)流程多。比如立項申請、采購審批、設(shè)備驗收、支付貨款、項目驗收、資料歸檔等，環(huán)節(jié)和程序多，經(jīng)辦人員多，管理復(fù)雜，建設(shè)進程難以把控。

2 高校實驗室建設(shè)項目全過程管理的意義

就實驗室建設(shè)項目的特點，在實際管理過程中涉及的層面較多，具有較強的復(fù)雜性和綜合性［10］。項目在實際實施過程中經(jīng)常會遇到一些不可預(yù)見的事件，這些事件會影響項目進展，在實驗室建設(shè)項目管理過程中加強每個階段具體環(huán)節(jié)的把控，從項目立項、設(shè)備采購、資金執(zhí)行、管理模式等方面采取有效措施，加強項目過程控制，為實現(xiàn)項目目標(biāo)而做出貢獻。通過對項目建設(shè)進行全過程管理，項目組定期匯報實驗室建設(shè)進度，實驗室主管部門掌握實驗室建設(shè)過程中存在的問題，做好協(xié)調(diào)工作，及時調(diào)整項目資金投入和進度安排，以保證實驗室項目建設(shè)順利完成。及時掌握和解決問題，強化實驗室建設(shè)項目“立項論證、過程監(jiān)控、驗收考評”的管理流程，有利于推進實驗室建設(shè)工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，可促進建設(shè)任務(wù)如期有效完成。

3 影響實驗室建設(shè)項目的因素分析

高校實驗室建設(shè)項目作為項目，分為計劃、啟動、執(zhí)行、結(jié)束四大程序，為科學(xué)的計劃、控制完成項目目標(biāo)，一般按任務(wù)細(xì)分為各個階段。將實驗室建設(shè)項目管理分為項目申報、項目立項、項目啟動、項目實施、項目驗收、項目考評六大階段（見圖1）。

圖1 實驗室建設(shè)項目全過程管理流程

3.1 前期調(diào)研未到位，項目不通過

在項目申報階段，個別教學(xué)單位不重視，前期調(diào)研不足，形成的需求報告可行性差、對設(shè)備型號、技術(shù)參數(shù)、價格、位置擺放、后續(xù)運行保障等很多方面表述不清，最后導(dǎo)致項目申報不通過［11］。

3.2 論證不充分，項目執(zhí)行困難

(1)建設(shè)計劃缺乏較為長遠規(guī)劃。學(xué)院在做實驗室建設(shè)規(guī)劃時，未做長遠規(guī)劃，尤其是對實驗內(nèi)容、教學(xué)任務(wù)的規(guī)劃按當(dāng)前學(xué)生數(shù)來計劃，導(dǎo)致項目建設(shè)到一半時，發(fā)現(xiàn)學(xué)生人數(shù)的調(diào)整，教學(xué)任務(wù)增加，儀器臺套數(shù)明顯不足，項目不得不調(diào)整方案。有的項目論證時未考慮實驗室用房規(guī)劃的問題，項目論證通過了，但房屋調(diào)整了，沒有地方建設(shè)，導(dǎo)致項目無法實施。

(2)盲目跟風(fēng)。實驗室建設(shè)中存在一個誤區(qū)——跟風(fēng)現(xiàn)象。別的學(xué)校建設(shè)了什么樣的實驗室，也要建同樣的實驗室。尤其是在基礎(chǔ)教學(xué)需要尚未滿足，師資匱乏，場地不足的情況下，上馬一批缺乏合理論證、缺少課程支撐，導(dǎo)致實驗室的建設(shè)脫離了課程架構(gòu)，擾亂了實踐教學(xué)秩序［12］。另外存在資金浪費，項目未經(jīng)過充分調(diào)研盲目執(zhí)行，導(dǎo)致項目收益無法達到預(yù)期，資金大量浪費甚至項目失敗。

3.3 項目內(nèi)容及責(zé)任不清楚，隨意變更項目內(nèi)容

項目立項之后，由于項目組人員多且為臨時組成，在執(zhí)行采購、設(shè)計實驗方案時，部分參與人并不熟悉項目的內(nèi)容及目的，或項目負(fù)責(zé)人為了簡化程序，在立項之后隨意變更項目采購設(shè)備或?qū)嶒灱夹g(shù)內(nèi)容。

3.4 項目參與人水平參差不齊，增加項目不確定性

實驗室建設(shè)項目是一個復(fù)雜的工程，項目完成需要多部門多人齊心協(xié)力共同促成。整個項目的參與人有項目組成員、學(xué)院管理人員、學(xué)校相關(guān)職能部門工作人員及相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，在技術(shù)上和溝通能力上的參差不齊，為項目增加了很多溝通成本。有的項目人員分工很明確，有負(fù)責(zé)采購、報銷、技術(shù)、總協(xié)調(diào)的及負(fù)責(zé)寫材料的，各司其職，溝通也順暢；有的項目則是誰有時間誰辦理，單辦理資產(chǎn)分期入賬一件事多人負(fù)責(zé)，來來回回，既不了解前因，又不了解后果，延長了項目的時間；更有甚者，不溝通，遇到問題，項目停滯不前，沒人過問也沒人提，到最后資金結(jié)算或是項目驗收時，才發(fā)現(xiàn)問題。

3.5 周期長，項目建設(shè)進度掌握較難，項目收尾困難

項目從立項到建設(shè)完成，周期長，涉及設(shè)備多，由于市場價格波動等原因，在執(zhí)行過程中難免會有改動；各部門只負(fù)責(zé)項目建設(shè)的一部分，無法從全局來統(tǒng)籌，比如設(shè)備采購環(huán)節(jié)的不確定性，設(shè)備驗收環(huán)節(jié)的拖后，影響支付貨款；如項目組成員公派出國、崗位調(diào)動等，人員變更工作未交接等均會造成項目收尾困難。

4 高校實驗室建設(shè)項目全過程管理舉措

4.1 建立管理體系，科學(xué)分工

針對實驗室建設(shè)項目系統(tǒng)性強，管理復(fù)雜性，首先建立管理機制，加強實驗室建設(shè)項目在各個環(huán)節(jié)的管理力度和執(zhí)行效率。在學(xué)校實驗室管理委員會的指導(dǎo)下，根據(jù)項目各階段的特點及各個部門職能，對各個部門進行分工，同時實驗室主管部門總統(tǒng)籌建設(shè)項目，參與全程。從管理角度將各階段的責(zé)任單位主要任務(wù)及可考量的結(jié)果進行劃分，具體內(nèi)容見表1。

表1 實驗室建設(shè)項目各階段各部門分工

4.2 統(tǒng)籌論證，加強規(guī)劃

把好論證關(guān)，讓不合理的項目在立項階段就無法通過。立項論證是明確和細(xì)化項目建設(shè)目標(biāo)的必要措施之一［13］。學(xué)院申報時應(yīng)充分考慮專業(yè)學(xué)科規(guī)劃，實驗用房、人才、課程設(shè)計等資源，學(xué)校在組織論證時，合理規(guī)劃、保證重點、突出效益，根據(jù)自身建設(shè)總體規(guī)劃、人才培養(yǎng)計劃、學(xué)科發(fā)展方向、實驗教學(xué)改革需求等對項目進行“投入產(chǎn)出比”和“成本效益”分析［14］。在規(guī)劃時房屋、人才資源要統(tǒng)籌考慮，對于目前房屋資源緊張、授課教師不足、研究人員短缺的項目，應(yīng)予以暫緩建設(shè)。為防止重復(fù)購置，資源浪費，對10萬元以上設(shè)備進行可行性論證，從校級層面對全校的儀器設(shè)備購置進行量的把控，減少小而雜的實驗室建設(shè)項目。

4.3 明確責(zé)任，提高效益

在項目建設(shè)過程中，項目實施階段最容易產(chǎn)生問題，采購時間、技術(shù)發(fā)展和人員管理的不確定性等，特別容易出現(xiàn)項目內(nèi)容及責(zé)任不清楚，隨意變更項目內(nèi)容。在實際管理過程中增加了一個項目啟動階段，這一階段的主要內(nèi)容就是簽訂實驗室建設(shè)責(zé)任合同，簽訂責(zé)任合同后，下達建設(shè)任務(wù)的同時下?lián)苤С纸?jīng)費。結(jié)合學(xué)校的管理機制，實驗室主管部門代表學(xué)校，項目組直接歸屬單位是二級單位，雙方簽訂責(zé)任合同，明確在實施過程中各自的責(zé)任。同時明確項目責(zé)任人、執(zhí)行人，項目預(yù)期成果，設(shè)備購置清單，建設(shè)進度，人員分工，支持經(jīng)費等信息，這樣，因項目成員的臨時性帶來的人員管理難、水平參差不齊導(dǎo)致項目不確定性增加的問題得以解決。

4.4 加強協(xié)作，理順溝通

實驗室建設(shè)項目中涉及人員多環(huán)節(jié)多，參與項目的部門、人員要加強溝通，注重協(xié)作，各部門根據(jù)在項目中的分工優(yōu)化本部門的管理流程和業(yè)務(wù)流程。實驗室建設(shè)項目立項后，由教務(wù)部門將論證通過的實驗室項目及批復(fù)的金額轉(zhuǎn)交實驗室主管部門，由實驗室主管部門組織簽訂責(zé)任合同，下達實驗室建設(shè)任務(wù)啟動項目，財務(wù)處下達資金。同時將項目中購置設(shè)備的清單移交一份給招采部門，招采部門根據(jù)采購內(nèi)容選擇采購方式，與實驗室建設(shè)項目單位溝通購置順序。簽訂合同時，在合同管理系統(tǒng)中，實驗室建設(shè)項目審核流程經(jīng)實驗室主管部門、財務(wù)部門。設(shè)備到貨后，組織驗收，資產(chǎn)主管部門入庫，財務(wù)支付資金。實驗室主管部門根據(jù)責(zé)任合同建設(shè)進度進行項目驗收，給出驗收結(jié)論，最后與項目建設(shè)單位根據(jù)項目的情況做考評，總結(jié)經(jīng)驗。各個環(huán)節(jié)部門銜接通過校園網(wǎng)通知公告或辦公留言，必要時開專項協(xié)調(diào)會，比如2019年召開實驗室建設(shè)項目采購協(xié)調(diào)會。

4.5 建立動態(tài)管理機制

動態(tài)管理包括兩部分，一部分是動態(tài)調(diào)整，一部分是動態(tài)監(jiān)管。首先關(guān)于動態(tài)調(diào)整，在項目實施過程中因為項目周期、技術(shù)發(fā)展、市場設(shè)備供求、人員變更、規(guī)劃變更等情況，可能發(fā)生的調(diào)整事項有單位調(diào)整、人員調(diào)整、研究范圍調(diào)整、預(yù)算調(diào)整等［15］。在不影響建設(shè)目標(biāo)的前提下，應(yīng)該允許一定范圍的調(diào)整［16］，同時責(zé)任合同相應(yīng)的要發(fā)生變更。《中國民航大學(xué)實驗室建設(shè)項目管理辦法》根據(jù)調(diào)整資金比例劃分審批權(quán)限，調(diào)整資金在批復(fù)金額10%以內(nèi)由歸屬單位出具意見，實驗室管理部門審批；超過10%的需要由教務(wù)／學(xué)科、財務(wù)、實驗室管理部門會簽并報主管校領(lǐng)導(dǎo)審批。對于單位調(diào)整、人員調(diào)整等，由歸屬單位同意之后報實驗室主管部門、教務(wù)或?qū)W科部門會簽；研究范圍調(diào)整、設(shè)備購置調(diào)整需要進行專家論證之后，再由教務(wù)／學(xué)科、財務(wù)、實驗室管理部門會簽報主管校領(lǐng)導(dǎo)審批。

動態(tài)監(jiān)管通過實驗室主管部門按季對項目進行資金執(zhí)行情況及項目進展的統(tǒng)計，及時根據(jù)項目進展情況調(diào)整資金和進度。部分項目采購執(zhí)行完畢，批復(fù)金額尚有結(jié)余，可及時對項目余額進行回收，統(tǒng)籌進行二次分配，客觀上保障了資金執(zhí)行率。

5 結(jié) 語

高校實驗室建設(shè)投資金額高、管理部門多、參與人員廣、持續(xù)時間長、見效周期慢，認(rèn)真做好項目建設(shè)每一步，在過程中實施有效監(jiān)督，建立動態(tài)管理機制，理順管理流程，確保建設(shè)任務(wù)順利完成，充分發(fā)揮投資效益，是高校實驗室主管部門工作人員需要在實際工作中不斷摸索和總結(jié)。做好實驗室建設(shè)項目效益管理和評價，以推進高校實驗室建設(shè)發(fā)展。