高校試劑全生命周期管理平臺構建與實現

王洋洋， 張志強， 李 暉， 李恩敬， 劉雪蕾

（1.北京大學a.實驗室與設備管理部；b.化學與分子工程學院，北京 100871；2.西湖大學設備資產部，杭州 310024）

0 引 言

近年來，國內高校越來越重視實驗室安全工作，作為不可或缺的實驗室基礎物資，高校試劑的管理已成為實驗室安全管理中重要組成部分［1-4］。

試劑從采購到使用、處置，涉及環節多，專業性強，目前管理體系不完善是普遍存在的問題［5］，一旦關鍵環節管理缺失或者管理不到位，當隱患突出時甚至可能引發安全事故［6-8］。自2015年教育部開展高校實驗室安全檢查以來，結果顯示高校實驗室存在各種各樣安全隱患，在這些安全隱患中涉及試劑（化學品）占1／3，因此試劑管理是實驗室安全管理的重中之重。具體體現在：試劑種類多，數量大，采購金額高；供貨渠道多元，質量良莠不齊，隱患多；采購明細不清，臺賬記錄不全；試劑作為消耗品，難追溯；管控化學品（劇毒、易制毒、精神麻醉類）難以有效管理，很難掌握危險化學品的全面數據［9］；危險物品運輸問題；試劑占用大量實驗室空間；存放形態多樣（氣體、液體、固體）；后續處置品種繁多，數量巨大［10-11］；缺少抓手等方面。

目前高校科研院所的試劑種類繁多、數量大、使用頻率高、使用人員多、人員流動性大，且科研任務重，如果按照傳統方式對試劑進行出入庫管理，會極大分散科研人員的精力。按照黨中央、國務院部署，深化科技領域“放管服”改革，按照能放盡放的要求賦予科研人員更大的人財物自主支配權，充分調動他們的積極性，激發創新活力，壯大經濟發展新動能，切實把科研人員從煩冗的審批、煩瑣的雜務中解放出來。根據“放管服”改革精神，結合“互聯網＋”新思路，實現管理與服務并重，服務促進高效管理。

1 試劑管理平臺構建

1.1 頂層設計——統一管理

(1)建設依據。根據《教育部關于進一步規范高校科研行為的意見》［教監〔2012〕6號］、《教育部財政部關于加強中央部門所屬高校科研經費管理的意見》［教財〔2012〕7號］、《教育部關于進一步加強高校科研項目管理的意見》［教技〔2012〕14號］文件精神，為了更有效地執行國家關于加強科研經費管理和科研領域廉潔從業風險防控的要求，需要加強化學試劑采購管理。

根據《危險化學品安全管理條例》（國務院令第591號，2013年修正）、《易制毒化學品管理條例》（國務院令第445號，2018年修訂）、《劇毒化學品購買和公路運輸許可證件管理辦法》（公安部令第77號）、《實驗室危險化學品安全管理規范第2部分：普通高等學校》（DB11／T 1191.2—2018）的規范和要求，為了提高實驗安全管理能力，加強危險化學試劑、管控化學試劑管理刻不容緩。

不管從科研經費管理還是實驗室安全管理考慮，實現規范、有效的試劑管理勢在必行，因此需要建立統一平臺，實現對試劑的全流程管理。

(2)平臺定位。學校試劑管理平臺是集試劑采購、審批、庫房管理、存量管理、廢棄物處置、統一結算、資料查詢、安全教育宣傳于一體、根據學校實際情況量身定制、具有北大特色的全過程閉環管理平臺；該平臺具有數據實時準確、對用戶透明、流程規范、全程可追溯等特點，為北大師生提供一站式整體解決方案。

(3)指導思想。平臺建設與運行的指導思想是方便師生，寓管理于服務，以服務促管理。

(4)建設目標與運行模式。平臺建設依托互聯網，采取軟件＋硬件＋支撐保障的模式，實現對試劑進行全程管理，抓源頭、管過程、控末端，有效調節試劑庫庫存種類和數量，降低實驗室存量，通過提高服務質量促進管理水平，防范風險。

1.2 底層支撐——信息數據互聯互通共享，科學設置關鍵環節

(1)建設底層支撐數據庫。實驗室安全管理涉及人、機、物、法、環等各方面的信息資料，難以用傳統方式有效管理，需要利用新技術、信息化手段實現，整合各個信息孤島，構建完整的數據鏈，建設相關標準數據庫支撐，①人員數據庫；②實驗室房間數據庫；③產品數據庫；④采購數據庫；⑤存量數據庫；⑥危化品MSDS數據庫建設等，實現全覆蓋、全鏈路、閉環的信息大數據支撐。

(2)實施供貨商源頭把控。實驗室所需的試劑來自供貨商，需要對供貨商資質各進行審核和有效期管理（見圖1，2），與經營的產品關聯，未經批準，無法在系統上架，有效期失效后自動下架，同時設置供貨商的準入、關停和退出機制，可以有效對試劑產品從源頭管理。

圖1 供貨商審核

圖2 供貨商上傳資質信息

(3)實施分級授權。實驗室安全管理涉及環節眾多，利用信息手段，梳理相關環節，合理、科學設置關鍵環節把控，實現責任分解，明確各級各類的權限和責任，權責相對應，全過程可追溯：①實驗室內部根據崗位進行權限分級管理：實驗室負責人（PI）→科研秘書／助理→實驗室管理員→實驗室人員。②校內各級根據職能分類管理審批：實驗室負責人（PI）→學院負責人→保衛部／實驗室與設備管理部→試劑庫。

1.3 試劑管理平臺設計與實施——全生命周期管理

平臺建立試劑采購、配送、儲存、使用、處置全過程閉環管理，關鍵環節控制，通過抓源頭——控過程——管末端的管理理念指導試劑管理平臺建設，業務流程設計見圖3。

圖3 試劑管理平臺閉環管理流程圖

圖4 試劑管理平臺采購流程圖

圖5 試劑管理平臺安全知識推送

(1)試劑采購流程。試劑采購流程參照目前流行的網絡采購平臺模式，用戶即用即會，非常友好（見圖4）。平臺中試劑采購流程有如下特點：①實現了安全知識精準推送和學習（見圖5）；②管控品采購系統內審批，縮短采購審批周期，提高工作效率；③通過凍結方式提前鎖定試劑采購經費，實現了統一結算功能；④試劑收驗貨，收貨人在線簽字確認，確保訂單實際發生，貨物與訂單相符，既可以降低安全風險，也有助于廉潔從業風險防控；⑤試劑配送和實驗室廢棄物回收，學校試劑庫實現專人專車送貨上門、同時回收實驗室廢棄物；配送回收人員配備小型應急設備并具備應急知識，可以有效防止在運輸中出現試劑出現事故，避免因此給老師、學生和配送人員帶來不必要的人身傷害，同時降低實驗室廢棄物存量。

(2)試劑儲存環節。試劑不規范存放情況普遍存在，尤其是危險化學品和管控品的儲存，建立規范的試劑存放庫和降低存量是根本解決辦法。學校試劑存放分為校級試劑庫和各實驗室存放庫兩級，試劑庫由專業人員經過系統培訓后，專業化管理，通過調節校級試劑庫的庫存備貨、實施快速配送方式，有效調節和降低實驗室存量，提高校級試劑庫周轉使用效率，降低風險。①對校級試劑庫房進行科學規劃、宏觀調控、充分利用。校級試劑庫承擔試劑供貨、驗貨、審核和管制化學品的儲存等，為全校師生提供服務。日常使用頻繁的化學試劑，試劑庫會動態存儲，方便師生及時使用。在對校級試劑庫房的科學規范試劑中包含：整體安全防護設計、庫區設計、貨架設計、庫位設計以及貨物分層擺放規則、庫位編碼規則、二維碼管理模式設計；為支持校級試劑庫的日常管理工作，在軟件系統功能設計上考慮到貨品基礎數據結構設計、試劑庫貨品進銷存管理、危化品暫存、送貨和廢液回收以及動態智能補貨、動態盤庫設計和智能路線規劃設計（見圖6）。②對實驗室試劑存放的嚴格要求和檢查指導。我校通過歷時6年的實驗室每周巡查工作，構建了全面的實驗室房間基礎信息庫，試劑只能存放在實驗室房間，不得存放在不具備條件的場所，不允許實驗室存放過量試劑，尤其是危險化學品和管控化學品。

圖6 校級試劑庫房管理設計

(3)試劑使用環節。在試劑使用過程中，通過學校統籌安排實驗課程和實驗室綠色化建設，避免重復開課，充分利用良好的實驗室資源；引入少用、回收、少排的環保理念，優化實驗室環境［12-14］；建立健全試劑臺賬管理體系（見圖7），設計提供多種便捷的維護臺賬信息的操作方法，其中基于手機二維碼方式最簡便、及時、有效；建立健全試劑調劑平臺（見圖8），調劑過程需要根據試劑質量分情況處理。

圖7 試劑臺賬管理體系

圖8 化學試劑調劑平臺

在危險廢物處置環節中，學校因地制宜，在化學學院等學院就近設置集裝箱式實驗室廢棄物暫存庫。通過科學設計，確保暫存庫通風、廢氣處置、應急設施一應俱全，整體造價合理，內部為定制的廢液存放柜，可臨時存放百余桶實驗室廢液，完全能滿足實驗室日常要求，且安全、整潔、環保，日常維護管理方便。通過在線發起危險廢物回收申請（分類申請），試劑管理平臺上門回收危險廢物（分類回收），通過平臺數據統計分析功能，實現危險廢物統一處置（見圖9）在危險廢物統一處置過程中，引入廢液回收桶二維碼掃描，實現從廢液回收數據庫追溯來源。

圖9 危廢處置回收流程

1.4 試劑管理平臺宣傳、培訓、監督管理體系

試劑管理平臺作為一站式解決方案，宣傳、培訓與監督管理體系也包含在平臺中。安全知識與制度板塊中提供較為完善的實驗室安全使用知識和制度要求，為實驗室安全管理提供依據，危險化學品的MSDS信息為師生危化品操作保駕護航。通過日常的安全知識講座和線上、線下實驗室安全教育與培訓全面提高實驗室管理人員、實驗室操作人員的安全意識，同時，通過實驗室安全責任制的建立、實驗室安全巡查工作和危險化學品臺賬管理，有效保障實驗室安全。

2 試劑管理平臺安全管理成效

建立試劑管理平臺的核心是為實驗室安全保駕護航，從實驗物資、實驗環境、實驗規范等各方面為師生提供支持。

(1)用時間換空間，減少試劑和危險廢物存量。通過每天三次快速配送，最大限度滿足師生實驗需要，師生沒有儲存試劑的必要，從根本上減少各實驗室試劑庫存。通過危廢在線申請，上門回收，統一處置，讓師生處置危險廢物沒有后顧之憂，減少各實驗室危險廢物存量。

(2)以服務促管理，提升師生使用平臺積極性。通過配送、回收服務，提高試劑采購與存量管理能力，在線統一結算功能。

(3)全覆蓋管理，提升試劑安全管理能力。通過全范圍的試劑管理，保障危化品和管控品的全覆蓋審批管理，防范風險，為實驗室安全管理提供重要抓手。

3 結 語

我校試劑管理平臺的建立和使用，提高了試劑管理水平和實驗室安全管理能力，通過以服務促管理的方式，提升師生使用平臺的積極性，有效降低實驗室試劑存量和危險廢物存量，為人才培養和科研工作提供良好支撐。