科研院所進口儀器設備采購的風險防范與管理優化

李加宏， 趙 鵬， 張壽彪， 陳俊凌

（中國科學院合肥物質科學研究院，合肥 230031）

0 引 言

隨著承擔的ITER、CFETR計劃等國內外合作項目的開展以及“十三五”國家重大科技基礎設施項目聚變堆主機關鍵系統綜合研究設施的開工建設，我所科研經費的規模和復雜性與日俱增，對于儀器設備的技術指標與精度要求也越來越高，直接體現在一些高端、單臺套價值較高進口儀器設備的采購數量和金額都呈逐年增長態勢。與國產設備采購相比，進口儀器設備采購業務流程更為繁雜，參與的責任主體多，因此對進口儀器設備采購過程中關鍵環節存在的潛在風險進行分析并加以防范，是科研院所采購管理部門面臨的重要問題。同時優化進口儀器設備采購的流程、推進信息化建設與協同管理等科學管理模式，對降低采購風險、提高采購效率、節約科研經費有著重要的現實意義。

1 進口儀器設備采購特點及工作流程

為了促進科學研究和教育事業的發展，財政部、海關總署、國稅總局于2007年聯合頒布了《科學研究和教學用品免征進口稅收規定》（財政部令〔2007〕第45號）［1］，并于2011年下發了關于修改《科技開發用品免征進口稅收暫行規定》和《科學研究和教學用品免征進口稅收規定》的決定（財政部令〔2011〕第63號）［2］，明確了科學研究機構和學校，以科學研究和教學為目的，在合理的數量范圍內進口國內不能生產的科學研究和教學用品，直接用于科學研究或者教學，免征進口關稅和進口環節增值稅、消費稅。為深入實施創新驅動發展戰略，發揮科技創新在全面創新中的引領作用，規范科學研究、科技開發和教學用品免稅進口行為，財政部、海關總署、國稅總局于2016年聯合發布《關于“十三五”期間支持科技創新進口稅收政策的通知》（財關稅〔2016〕70號）［3］、《關于公布進口科學研究、科技開發和教學用品免稅清單的通知》（財關稅〔2016〕72號）［4］，對科研院所進口免稅儀器設備提出了更為明確與嚴格的管理要求。

科研院所的進口儀器設備采購與常規采購工作相比，其特殊性主要體現在：①進口儀器設備采購政策性強，除了需要遵守各種采購相關法律法規，還要把握好海關規定的減免稅管理辦法，同時還需遵從國際貿易慣例和習慣。②涉及業務責任主體多，除了科研院所內部的課題組采購人、采購與資產管理部門、財務部門等，還有外貿代理公司、設備生產制造與銷售商、運輸公司、銀行、報關公司、海關、出入境檢驗檢疫部門等主體單位。③業務流程繁雜且手續多，如簽訂代理協議、外貿合同、合同款項支付、減免稅申報、到貨清關、驗收與安裝調試、付匯及核銷等10余個環節。

根據海關總署于2008年底頒布的《中華人民共和國海關進出口貨物減免稅管理辦法》（海關總署第179號令）［5］，結合科研院所的內部采購管理制度，采購進口儀器設備采購業務流程如圖1所示。

圖1 科研院所進口儀器設備采購業務流程圖

(1)采購前工作。課題組結合科研工作需要與經費預算，對擬采購的進口儀器設備進行市場調研并組織專家論證，擬定技術與商務、安裝調試、質保等要求，并向采購管理部門提交采購申請。

(2)采購流程。采購管理部門根據課題組提交的采購申請開展相應的采購流程［6］。大于政府采購限額標準的進口設備進行專家論證及財政部備案，達到公開招標限額標準的開展公開招標或變更采購方式的程序［7］。

(3)合同的簽訂與履約。采購結果確定后，與外貿代理公司簽訂代理協議，委托其與設備供應商簽訂外貿采購合同，并按照合同條款進行合同的執行與履約。

(4)減免稅申報。根據國家的減免稅政策與申報程序［8］，填報進口儀器設備減免稅所需要的材料。對于機電產品辦理機電產品進口許可證，對政策上不能減免的貨物如實申報。

(5)到貨與清關。進口儀器設備到貨后辦理清關、內陸運輸、驗收以及款項支付工作。

(6)驗收與使用監管。進口儀器設備到貨后的驗收及固定資產的建檔與管理，并按照海關規定進行后續監管及提交使用狀況報告書。

2 進口儀器設備采購環節的風險分析及防范措施

2.1 進口儀器設備采購及減免稅政策風險

進口儀器設備采購及減免稅涉及許多法律法規和政策規定，海關對進口免稅的條件、范圍和用途及物資分類有明確的規定，不但列出了16大類享受進口科學研究、科技開發和教學用品減免稅政策的貨物清單，而且規定國內已經引進國外技術并且能夠大量生產，能夠滿足國內需要的儀器設備，或者國家已經正在大量投資，需要適當保護使其得到正常發展的儀器設備，以及進口征稅率已基本合理的貨物，均取消減免稅優惠政策［9］。尤其是近幾年來隨著國際形勢變化以及國內相關行業的發展，國家的外貿政策一直處于動態變化與調整中。

因此，科研院所的采購管理部門應該密切關注時勢動態，掌握進口儀器設備采購及減免稅的政策走向，防止因政策原因導致設備無法進口采購、無法享受減免稅政策、加征關稅導致采購成本增加等風險，同時也應該了解國內相關行業的發展，積極尋找國產化替代的采購方案。這對于縮短采購周期、降低科研經費成本、提高科研效率等具有積極的作用。

2.2 外貿代理公司與設備供應商的誠信風險

誠信風險即合同一方缺乏誠信而導致合同無法順利履行的風險，主要來自外貿代理公司和設備供應商。科研院所一般沒有獨立的進口業務經營權，無法直接簽署外貿合同，需要與具有資質的外貿代理公司簽訂代理協議，由其代表科研院所與設備供應商簽訂進口外貿合同。科研院所將合同款項支付給外貿代理公司，外貿代理公司再向設備供應商開具信用證或電匯付款。一旦出現外貿代理公司挪用合同款項風險、單證不符或貨證不符的信用證風險、設備供應商交付的貨物規格與采購需求不符等，科研院所將承擔很大的經濟損失。

因此，需要加強外貿代理公司、設備供應商的遴選與考核，通過對主體資質、履約能力等方面的審查，擇優選用外貿代理公司。同時建立考核制度與等級評價體系，將信譽差、履約能力差的設備供應商列入不合格名單，最大限度地控制進口儀器設備采購過程中誠信風險。

2.3 匯率波動風險

在全球金融、經濟一體化的時代背景下，諸如中美貿易摩擦、國際石油價格波動、國家貨幣政策等社會和經濟問題的不斷爆發，使得科研院所的進口儀器設備采購業務承受相當大的匯率波動風險。從課題組制定采購經費預算到采購合同簽訂再到貨物到貨后的本外幣決算這一較長的時間周期內，人民幣匯率變動對進口儀器設備的價格、運輸費用、保險費用等采購成本有著直接的影響［10-12］。

面對無法預測的人民幣匯率風險，科研院所在開展進口儀器設備采購時可采取以下措施有效規避匯率風險：①合理編制采購預算，避免因超采購預算而取消采購項目的情況發生，降低匯率波動對科研項目預算有效執行的影響。②合理選擇結算幣種，盡量選擇匯率波動小的結算幣種并根據匯率趨勢采用“提前”或“錯后”的方式進行外匯結算［13］。③合理安排采購計劃，分散年度內采購執行時間，避免集中在同一時間段內進行采購，平衡全年度內匯率波動而導致的損失。

2.4 免稅儀器設備的后續監管風險

近年來，科研院所采購的進口免稅儀器設備的數量急劇增加，海關也加強了后續監管與處罰力度，對免稅進口的儀器設備擅自轉讓、移作他用或者進行其他處置，1年內不得享受稅收優惠政策；依法被追究刑事責任，3年內不得享受稅收優惠政策［14］。

科研院所的固定資產管理部門需加強思想認識與制度管理，建立嚴格的進口儀器設備責任監管與責任追究制度，分級落實資產管理部門、課題組和實際使用人的管理職責，依法做好進口免稅儀器設備的后續管理，嚴格按照《免稅進口科教用品管理辦法》規定，在3年的海關監管期內，對進口免稅儀器設備進行不定期地使用情況抽查，實現對免稅進口儀器設備的動態管理。按照免稅申報時指定的地點、原定用途使用免稅進口設備，并于每年第一季度向海關提交《減免稅貨物使用狀況報告書》。因科研工作需要而臨時移出監管范圍或離開本地海關監管范圍，及時向海關申報核準或辦理異地監管。轉移產權歸屬，辦理結轉手續。因各種原因退運出境，憑出口報關單申請解除監管［15］。

3 進口儀器設備采購管理的優化措施

3.1 完善規章制度與業務流程，提高管理人員業務水平

享受減免稅政策是節約科研經費的重要途徑，同時進口儀器設備采購與管理也是一項政策性與技術性很強的工作，因此，不斷完善規章制度，規范進口儀器設備采購的業務流程，加強管理人員的學習培訓，提高業務水平和職業素養是做好進口儀器設備采購管理工作的根本保障［16］。

（1）加強法律法規的學習與理解，掌握國際貿易業務的相關規則，依法按章開展采購業務。

（2）重視進口儀器設備的驗收環節，在有效索賠期內嚴格按照合同約定完成開箱驗收與技術驗收，驗收內容要詳盡并形成驗收報告。

（3）開展各類業務培訓，熟悉購置的儀器設備性能與特點，了解該類新產品的技術與研發現狀，做到與時俱進，滿足采購過程中的相關專業知識的需求。

3.2 明確權利與義務，加強各責任主體之間的溝通協作

進口儀器設備采購涉及的責任主體多且采購周期相對較長，除了科研院所內部的各科研與管理職能部門外，還包括外貿代理公司、供應商等諸多的外部責任主體，任何環節的溝通不暢或協作出現問題都將導致進口儀器設備采購工作難以順利開展。

明確各責任主體的權利與義務，并對流程中各環節進行協作配合與監督，起到相互促進作用。課題組根據科研項目要求，負責采購前的論證與采購申請填報工作，并負責到貨后的技術驗收。采購管理部門作為采購工作的執行部門，負責采購業務流程的開展及外貿代理的委托，出具免稅申請函并協助完成開箱驗收、外貿合同的糾紛與退換貨等事宜。外貿代理公司負責全部的對外業務。項目管理部門與質量管理部門參與監督進口儀器設備的采購與驗收等。各責任主體應定期召開溝通會議，及時解決遇到的問題，從而保障進口采購工作高效、保質、保量完成［17］。

3.3 開發進口儀器設備管理平臺，實現有效進度與檔案管理

進口儀器設備采購業務涉及環節多，信息復雜，每個環節的時效性很強，同時各環節之間也具有一定的關聯性。因此，開發進口儀器設備管理多方工作平臺［18］，明確采購管理人員與課題組、外貿代理公司、設備供應商需辦理的事項與時間要求，實現對各業務環節的進度與辦理時限管理，全面提高執行效率［19］。

每項進口儀器設備采購業務均會產生外貿代理協議、外貿合同、技術協議附件、減免稅委托書、免表、用途說明等10余份紙質材料，通過管理系統對所有紙質材料進行電子化分類存檔，方便在驗收、報銷、進口免稅申報等后續工作的檢索查閱與下載的同時，也保證了進口儀器設備采購檔案的準確性與完整性［20］。

4 結 語

進口儀器設備在科研工作中發揮著舉足輕重的作用，對科研院所采購進口儀器設備的工作進行深入探索與研究，有著重要的現實意義。本文通過對進口儀器設備采購過程中的風險進行分析并加以防范與規避，并在業務開展過程中，通過不斷完善規章制度、提升工作人員業務水平、優化業務流程、加強各責任主體間的溝通協作，推進信息化建設，實現對進口儀器設備采購業務的科學化管理，提升采購效益與效率，更好地為科研工作服務。