協(xié)同辦公軟件在分析測試中心任務(wù)管理中應(yīng)用

張國欣， 白 雪

（中國原子能科學(xué)研究院，北京 102413）

0 引 言

中國原子能科學(xué)研究院化學(xué)分析測試中心（以下稱“分析中心”）于1993年由中國原子能科學(xué)研究院（下稱“原子能院”）批準(zhǔn)成立，負(fù)責(zé)產(chǎn)品質(zhì)量和科研成果的化學(xué)分析計(jì)量認(rèn)證工作。1996年，分析中心通過國家技術(shù)監(jiān)督局計(jì)量認(rèn)證。2006年，按照“檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力通用要求”重新建立了實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量體系，并通過國家計(jì)量認(rèn)證復(fù)評審。復(fù)評審?fù)瑫r(shí)，獲得國家實(shí)驗(yàn)室CNAS認(rèn)可。目前，分析中心獲得資質(zhì)認(rèn)定（原計(jì)量認(rèn)證）CMA、國家實(shí)驗(yàn)室CNAS、國防實(shí)驗(yàn)室DILAC“三合一認(rèn)可”，除服務(wù)于院內(nèi)科研生產(chǎn)中的化學(xué)分析工作外，還承接了社會(huì)和個(gè)人樣品的分析檢測工作等。

分析中心目前具有電感耦合等離子體質(zhì)譜儀（ICP-MS）、電感耦合等離子體光譜儀（ICP-AES）等10余臺大型分析設(shè)備，能力范圍內(nèi)的分析方法包括：等離子體原子發(fā)射光譜法（ICP-AES）、等離子體質(zhì)譜法（ICP-MS）、紫外-可見分光光度法（UV-Vis）、離子色譜法、精密滴定、α能譜法、γ能譜法等。能力范圍內(nèi)的檢測項(xiàng)目包括：鈾化合物、水質(zhì)、核工業(yè)放射性物質(zhì)、石墨材料及制品、金屬鋰及鋰化合物。近些年，隨著原子能院科研項(xiàng)目的增加，分析中心承接的樣品分析檢測任務(wù)量每年均有不同程度的增長，2016～2019年任務(wù)數(shù)統(tǒng)計(jì)圖如圖1所示。如何快捷、高效地對申請任務(wù)進(jìn)行管理是亟須解決的難題。

圖1 2016～2019年任務(wù)數(shù)統(tǒng)計(jì)圖

隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對實(shí)驗(yàn)室管理的方式和手段提出了更高要求，以計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)為核心的管理信息系統(tǒng)取代傳統(tǒng)手工管理刻不容緩［1］。分析中心迫切需要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，對中心實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行科學(xué)的信息化管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的實(shí)驗(yàn)室管理方式，以提高工作效率和管理水平［2-3］。近些年，各類協(xié)同辦公產(chǎn)品逐步走進(jìn)各大型企業(yè)［4-5］。原子能院于2019年采購了致遠(yuǎn)A8＋協(xié)同管理軟件［6］，以提升辦公管理系統(tǒng)能力。通過細(xì)化制度、完善流程、協(xié)同工作的步驟，提高工作效率的同時(shí)逐步向無紙化辦公邁進(jìn)［7］。

協(xié)同的目的是將無序的、混亂的、無邏輯的工作狀態(tài)有序化、最優(yōu)化。而實(shí)現(xiàn)的方式就是將日常工作像流水線一樣制定出最高效和順暢的工作流程，并且通過現(xiàn)代化的科技手段，比如協(xié)同平臺，將這種流程強(qiáng)制實(shí)現(xiàn)［8-10］。本著“資源共享、提高利用率，優(yōu)化配置、物盡其用，強(qiáng)化管理、實(shí)現(xiàn)效益最大化”的原則［11］，使用已有A8＋協(xié)同管理軟件的應(yīng)用設(shè)計(jì)模塊［12］，搭建分析中心任務(wù)管理業(yè)務(wù)應(yīng)用，將零散的管理和紙質(zhì)的申請通過協(xié)同平臺無紙化、邏輯化、集成化，實(shí)施網(wǎng)絡(luò)管理［13-15］，再通過對流程的監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)對實(shí)驗(yàn)室任務(wù)的管理，提高分析中心任務(wù)執(zhí)行效率的同時(shí)也方便任務(wù)執(zhí)行的監(jiān)控與統(tǒng)計(jì)。本文通過此案例、對如何應(yīng)用協(xié)同管理軟件開發(fā)用于實(shí)驗(yàn)室管理的業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行了研究與嘗試。

1 功能要求

通過對分析中心現(xiàn)有管理方式的調(diào)研，梳理出分析中心現(xiàn)有的業(yè)務(wù)需求，要求協(xié)同平臺實(shí)現(xiàn)樣品交接、數(shù)量與價(jià)格統(tǒng)計(jì)、滿意度調(diào)查、任務(wù)執(zhí)行統(tǒng)計(jì)等功能。

1.1 樣品交接單

要求樣品交接單具備以下信息：送檢人信息（包括姓名、單位、電話及申請日期），樣品信息（包括個(gè)數(shù)、表面劑量、表面是否污染、名稱、形態(tài)、編號。分析項(xiàng)目、濃度范圍、介質(zhì)及濃度范圍、共存物及濃度范圍、技術(shù)要求），樣品接收信息（包括分析項(xiàng)目、分析方法以及樣品接收日期），檢測報(bào)告信息（包括檢測報(bào)告附件、檢測報(bào)告發(fā)布日期）。

1.2 樣品數(shù)量與價(jià)格統(tǒng)計(jì)

分析中心負(fù)責(zé)人會(huì)跟蹤每個(gè)實(shí)驗(yàn)任務(wù)，將實(shí)際檢測的樣品數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，再根據(jù)分析方法及樣品檢測的要求（是否為放射性），進(jìn)行單價(jià)測算，最后需要記錄每個(gè)任務(wù)交接單的樣品預(yù)處理數(shù)量、實(shí)際處理數(shù)量、放射性樣品數(shù)量、加急樣品數(shù)量及樣品檢測總費(fèi)用。

1.3 滿意度調(diào)查問卷

從結(jié)果準(zhǔn)確性、檢測速度、服務(wù)態(tài)度及對分析中心的建議與意見等方面，得到單位與個(gè)人對單次服務(wù)的意見反饋。可以對收集的意見反饋進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便進(jìn)一步提升分析中心的服務(wù)質(zhì)量。

1.4 任務(wù)執(zhí)行情況

能夠?qū)崟r(shí)顯示分析中心各項(xiàng)檢測任務(wù)的執(zhí)行情況，包括任務(wù)信息、送檢人信息、樣品送檢情況、報(bào)告發(fā)布情況及任務(wù)完成的情況等。以此反映出分析中心的運(yùn)行狀態(tài)。

1.5 流程梳理

分析測試任務(wù)由送檢人發(fā)起，經(jīng)由送檢人所在單位領(lǐng)導(dǎo)審批后（分析中心人員提交的檢測申請無須審批，告知中心主任即可），提交到分析中心負(fù)責(zé)人。分析中心負(fù)責(zé)人對申請事項(xiàng)審核后，批準(zhǔn)申請。送檢人待申請批準(zhǔn)后，將分析樣品提交給分析中心。分析中心完成檢測后，通知送檢人領(lǐng)取檢測報(bào)告與樣品，并填寫滿意度調(diào)查問卷，調(diào)查完畢后任務(wù)結(jié)束。

2 實(shí)現(xiàn)方案

采用致遠(yuǎn)A8＋應(yīng)用制定平臺，開發(fā)分析測試中心任務(wù)管理業(yè)務(wù)。根據(jù)上述功能要求，制定如下方案。

2.1 表單設(shè)計(jì)

根據(jù)功能要求，需設(shè)計(jì)3個(gè)表單，分別為分析樣品交接記錄單、分析樣品臺賬及滿意度調(diào)查問卷。

(1)分析樣品交接記錄單。用于詳細(xì)記錄申請任務(wù)信息，根據(jù)功能要求，表單包括送檢單位、分析委托編號、送檢人、電話、送檢日期、樣品個(gè)數(shù)、表面劑量、表面是否污染、樣品名稱、樣品形態(tài)等信息；其中使用明細(xì)表功能將同類分析項(xiàng)目及濃度范圍、介質(zhì)及濃度范圍、共存物及濃度范圍進(jìn)行登記，通過增加、刪除或編輯明細(xì)表?xiàng)l目實(shí)現(xiàn)送檢樣品的分類與編號；表單中還預(yù)留了單位領(lǐng)導(dǎo)與分析中心負(fù)責(zé)人審核的電子簽字欄；樣品接收信息與檢測報(bào)告信息也按功能要求預(yù)留了用于記錄的字段，具體見表1。

表1 分析中心分析樣品交接記錄單

(2)分析樣品臺賬。用于記錄單次申請任務(wù)的重要信息、滿意度調(diào)查情況以及樣品統(tǒng)計(jì)情況：包括基本信息（送檢單位、分析委托編號、送檢人、電話、日期、樣品名稱、樣品個(gè)數(shù)），樣品接收信息（分析項(xiàng)目、分析方法、接收日期），檢測報(bào)告信息（附件、發(fā)布日期、出報(bào)告天數(shù)）、滿意度調(diào)查（結(jié)果準(zhǔn)確性、檢測速度、服務(wù)態(tài)度、意見），樣品統(tǒng)計(jì)（包括預(yù)留的分析項(xiàng)目／方法對應(yīng)樣品的數(shù)量與單價(jià)表格），見表2。

其中實(shí)際檢測數(shù)量N及樣品總費(fèi)用P的計(jì)算公式分別如下，i為表2中預(yù)留的所有分析項(xiàng)目/方法（包括電感耦合等離子體質(zhì)譜水相樣品檢測、電感耦合等離子體質(zhì)譜有機(jī)相樣品檢測、電感耦合等離子體光譜水相樣品檢測，……，核磁共振波譜法檢測）。

表單中設(shè)置以上計(jì)算公式，并將各分析項(xiàng)目／方法對應(yīng)的樣品數(shù)量與單價(jià)的默認(rèn)值設(shè)置為0。只要分別將各分析項(xiàng)目／方法實(shí)際的樣品數(shù)量及單價(jià)填入對應(yīng)表2，系統(tǒng)就能自動(dòng)計(jì)算出共計(jì)檢測個(gè)數(shù)與樣品總收費(fèi)。

表2 分析中心分析樣品臺賬

(3)滿意度調(diào)查問卷。用于向送檢人自動(dòng)發(fā)起滿意度調(diào)查流程，包括基本信息（送檢單位、分析委托編號、送檢人、電話、日期、樣品名稱、樣品個(gè)數(shù)），樣品接收信息（分析項(xiàng)目、分析方法、接收日期），檢測報(bào)告信息（附件、發(fā)布日期、出報(bào)告天數(shù)），滿意度調(diào)查（結(jié)果準(zhǔn)確性、檢測速度、服務(wù)態(tài)度、意見），見表3。

表3 滿意度調(diào)查問卷

2.2 流程描述

發(fā)起者（送檢人）填寫分析樣品交接記錄后提交，系統(tǒng)首先會(huì)判斷發(fā)起者所在單位，若為分析中心，申請將知會(huì)給中心主任，并直接流轉(zhuǎn)到分析中心管理員的協(xié)同中；若不為分析中心，申請將流轉(zhuǎn)給發(fā)起者所在單位主管領(lǐng)導(dǎo)，待審批后，申請將流轉(zhuǎn)到分析中心管理員的協(xié)同中。待分析中心管理員審批后，系統(tǒng)會(huì)將表2分析中心分析樣品交接記錄中的基本信息（送檢單位、分析委托編號、送檢人、電話、日期、樣品名稱、樣品個(gè)數(shù)）寫入到圖3分析中心分析樣品臺賬對應(yīng)項(xiàng)目中，此為分析樣品交接記錄到分析樣品臺賬第1組數(shù)據(jù)的寫入，同時(shí)系統(tǒng)會(huì)向送檢人發(fā)送審批完成的提醒。送檢人此時(shí)即可將樣品送至分析中心負(fù)責(zé)人處，負(fù)責(zé)人填寫樣品接收信息（分析項(xiàng)目、分析方法、接收日期）。待樣品完成檢測，分析中心發(fā)布檢測報(bào)告后，分析中心管理員上傳檢測報(bào)告附件，并對樣品進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，將樣品統(tǒng)計(jì)中選用分析項(xiàng)目／方法對應(yīng)的樣品數(shù)量及單價(jià)（放射性樣品與非放射性樣品價(jià)格有所不同），填入樣品統(tǒng)計(jì)對應(yīng)項(xiàng)目中，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)式（1）與式（2）測算出共計(jì)檢測數(shù)量與樣品總收費(fèi)，分析中心管理員完成協(xié)同工作，流程結(jié)束，如圖2所示。

圖2 分析樣品交接流程示意

隨著分析樣品交接流程的結(jié)束，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)完成以下兩個(gè)動(dòng)作：首先，將分析樣品交接記錄中樣品接收信息（分析項(xiàng)目、分析方法、接收日期），檢測報(bào)告信息（附件、發(fā)布日期、出報(bào)告天數(shù)），滿意度調(diào)查默認(rèn)信息（結(jié)果準(zhǔn)確性、檢測速度、服務(wù)態(tài)度均默認(rèn)為滿意，意見默認(rèn)為空）作為第2組數(shù)據(jù)以及樣品統(tǒng)計(jì)情況作為第3組數(shù)據(jù)寫入分析樣品臺賬中。同時(shí)系統(tǒng)會(huì)向送檢人自動(dòng)發(fā)起滿意度調(diào)查，滿意度調(diào)查表的基本信息、樣品接收信息、檢測報(bào)告信息的數(shù)據(jù)由分析樣品交接記錄寫入。此時(shí)分析樣品臺賬中滿意度調(diào)查為默認(rèn)信息，即結(jié)果準(zhǔn)確性、檢測速度、服務(wù)態(tài)度均默認(rèn)為滿意，意見默認(rèn)為空。若送檢人對本次服務(wù)滿意并無意見，可忽略滿意度調(diào)查協(xié)同事項(xiàng)；若送檢人對本次服務(wù)不滿意或有意見，則可填寫滿意度調(diào)查問卷，待滿意度調(diào)查流程結(jié)束后新填寫的滿意度調(diào)查信息將回寫到分析樣品臺賬中，取代滿意度調(diào)查的默認(rèn)信息，完整的分析中心任務(wù)管理業(yè)務(wù)關(guān)系如圖3所示。

圖3 分析中心任務(wù)管理業(yè)務(wù)關(guān)系

為方便第一時(shí)間獲取送檢人對服務(wù)的評價(jià)，滿意度調(diào)查流程設(shè)置了如下分支：當(dāng)送檢人填寫結(jié)果準(zhǔn)確性、檢測速度、服務(wù)態(tài)度均為滿意、意見為空時(shí)，自動(dòng)跳轉(zhuǎn)空節(jié)點(diǎn)，流程結(jié)束；當(dāng)送檢人填寫結(jié)果準(zhǔn)確性、檢測速度、服務(wù)態(tài)度有一項(xiàng)為不滿意或意見不為空時(shí)，滿意度調(diào)查會(huì)跳轉(zhuǎn)到分析中心管理員協(xié)同中，管理員會(huì)與送檢人溝通、協(xié)商，了解具體情況，確認(rèn)后結(jié)束流程，如圖4所示。

圖4 滿意度調(diào)查流程示意

2.3 統(tǒng)計(jì)與監(jiān)控

(1)滿意度調(diào)查統(tǒng)計(jì)。為提升分析中心服務(wù)質(zhì)量，對分析中心樣品臺賬記錄的滿意度調(diào)查結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如圖5所示。通過此統(tǒng)計(jì)，可側(cè)面了解用戶體驗(yàn)、發(fā)現(xiàn)分析中心運(yùn)行與管理的不足，為分析中心服務(wù)的提升與改進(jìn)提供有效的支撐。

圖5 滿意度調(diào)查統(tǒng)計(jì)

(2)任務(wù)執(zhí)行監(jiān)控。通過對分析樣品交接記錄流程狀態(tài)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，可直觀反映出分析中心任務(wù)執(zhí)行的情況，如圖6所示。由圖可見，分析中心已完成的任務(wù)、正在執(zhí)行的任務(wù)以及正在執(zhí)行任務(wù)的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)一目了然。此表會(huì)隨申請任務(wù)的進(jìn)展發(fā)生實(shí)時(shí)變化，分析中心管理人員可通過此表隨時(shí)了解分析中心的運(yùn)行狀況。

圖6 分析中心任務(wù)執(zhí)行監(jiān)控

3 結(jié) 語

本文講述了如何在協(xié)同平臺下搭建分析中心任務(wù)管理業(yè)務(wù)，對業(yè)務(wù)需求及實(shí)現(xiàn)方案進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，通過對表單的統(tǒng)計(jì)與流程的監(jiān)控實(shí)現(xiàn)了對實(shí)驗(yàn)室任務(wù)的管理。充分說明，在熟悉實(shí)驗(yàn)室業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上、選用成熟的商用協(xié)同軟件、經(jīng)過合理的設(shè)計(jì)與開發(fā)，制定滿足實(shí)驗(yàn)室管理要求的業(yè)務(wù)模塊，可以有效提升實(shí)驗(yàn)室的管理，提高實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行效率。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，各類協(xié)同辦公產(chǎn)品走進(jìn)高校、走進(jìn)科研院所、走進(jìn)大型企業(yè)，以此為契機(jī)，使用成熟的協(xié)同管理軟件開發(fā)用于實(shí)驗(yàn)室管理的業(yè)務(wù)模塊是值得研究與推廣。