協同辦公軟件在分析測試中心任務管理中應用

張國欣， 白 雪

（中國原子能科學研究院，北京 102413）

0 引 言

中國原子能科學研究院化學分析測試中心（以下稱“分析中心”）于1993年由中國原子能科學研究院（下稱“原子能院”）批準成立，負責產品質量和科研成果的化學分析計量認證工作。1996年，分析中心通過國家技術監督局計量認證。2006年，按照“檢測和校準實驗室能力通用要求”重新建立了實驗室的質量體系，并通過國家計量認證復評審。復評審同時，獲得國家實驗室CNAS認可。目前，分析中心獲得資質認定（原計量認證）CMA、國家實驗室CNAS、國防實驗室DILAC“三合一認可”，除服務于院內科研生產中的化學分析工作外，還承接了社會和個人樣品的分析檢測工作等。

分析中心目前具有電感耦合等離子體質譜儀（ICP-MS）、電感耦合等離子體光譜儀（ICP-AES）等10余臺大型分析設備，能力范圍內的分析方法包括：等離子體原子發射光譜法（ICP-AES）、等離子體質譜法（ICP-MS）、紫外-可見分光光度法（UV-Vis）、離子色譜法、精密滴定、α能譜法、γ能譜法等。能力范圍內的檢測項目包括：鈾化合物、水質、核工業放射性物質、石墨材料及制品、金屬鋰及鋰化合物。近些年，隨著原子能院科研項目的增加，分析中心承接的樣品分析檢測任務量每年均有不同程度的增長，2016～2019年任務數統計圖如圖1所示。如何快捷、高效地對申請任務進行管理是亟須解決的難題。

圖1 2016～2019年任務數統計圖

隨著計算機與網絡技術的發展，對實驗室管理的方式和手段提出了更高要求，以計算機與網絡為核心的管理信息系統取代傳統手工管理刻不容緩［1］。分析中心迫切需要運用網絡、數據庫等技術，對中心實驗室進行科學的信息化管理，轉變傳統的實驗室管理方式，以提高工作效率和管理水平［2-3］。近些年，各類協同辦公產品逐步走進各大型企業［4-5］。原子能院于2019年采購了致遠A8＋協同管理軟件［6］，以提升辦公管理系統能力。通過細化制度、完善流程、協同工作的步驟，提高工作效率的同時逐步向無紙化辦公邁進［7］。

協同的目的是將無序的、混亂的、無邏輯的工作狀態有序化、最優化。而實現的方式就是將日常工作像流水線一樣制定出最高效和順暢的工作流程，并且通過現代化的科技手段，比如協同平臺，將這種流程強制實現［8-10］。本著“資源共享、提高利用率，優化配置、物盡其用，強化管理、實現效益最大化”的原則［11］，使用已有A8＋協同管理軟件的應用設計模塊［12］，搭建分析中心任務管理業務應用，將零散的管理和紙質的申請通過協同平臺無紙化、邏輯化、集成化，實施網絡管理［13-15］，再通過對流程的監控，實現對實驗室任務的管理，提高分析中心任務執行效率的同時也方便任務執行的監控與統計。本文通過此案例、對如何應用協同管理軟件開發用于實驗室管理的業務模塊進行了研究與嘗試。

1 功能要求

通過對分析中心現有管理方式的調研，梳理出分析中心現有的業務需求，要求協同平臺實現樣品交接、數量與價格統計、滿意度調查、任務執行統計等功能。

1.1 樣品交接單

要求樣品交接單具備以下信息：送檢人信息（包括姓名、單位、電話及申請日期），樣品信息（包括個數、表面劑量、表面是否污染、名稱、形態、編號。分析項目、濃度范圍、介質及濃度范圍、共存物及濃度范圍、技術要求），樣品接收信息（包括分析項目、分析方法以及樣品接收日期），檢測報告信息（包括檢測報告附件、檢測報告發布日期）。

1.2 樣品數量與價格統計

分析中心負責人會跟蹤每個實驗任務，將實際檢測的樣品數進行統計，再根據分析方法及樣品檢測的要求（是否為放射性），進行單價測算，最后需要記錄每個任務交接單的樣品預處理數量、實際處理數量、放射性樣品數量、加急樣品數量及樣品檢測總費用。

1.3 滿意度調查問卷

從結果準確性、檢測速度、服務態度及對分析中心的建議與意見等方面，得到單位與個人對單次服務的意見反饋?？梢詫κ占囊庖姺答佭M行統計，以便進一步提升分析中心的服務質量。

1.4 任務執行情況

能夠實時顯示分析中心各項檢測任務的執行情況，包括任務信息、送檢人信息、樣品送檢情況、報告發布情況及任務完成的情況等。以此反映出分析中心的運行狀態。

1.5 流程梳理

分析測試任務由送檢人發起，經由送檢人所在單位領導審批后（分析中心人員提交的檢測申請無須審批，告知中心主任即可），提交到分析中心負責人。分析中心負責人對申請事項審核后，批準申請。送檢人待申請批準后，將分析樣品提交給分析中心。分析中心完成檢測后，通知送檢人領取檢測報告與樣品，并填寫滿意度調查問卷，調查完畢后任務結束。

2 實現方案

采用致遠A8＋應用制定平臺，開發分析測試中心任務管理業務。根據上述功能要求，制定如下方案。

2.1 表單設計

根據功能要求，需設計3個表單，分別為分析樣品交接記錄單、分析樣品臺賬及滿意度調查問卷。

(1)分析樣品交接記錄單。用于詳細記錄申請任務信息，根據功能要求，表單包括送檢單位、分析委托編號、送檢人、電話、送檢日期、樣品個數、表面劑量、表面是否污染、樣品名稱、樣品形態等信息；其中使用明細表功能將同類分析項目及濃度范圍、介質及濃度范圍、共存物及濃度范圍進行登記，通過增加、刪除或編輯明細表條目實現送檢樣品的分類與編號；表單中還預留了單位領導與分析中心負責人審核的電子簽字欄；樣品接收信息與檢測報告信息也按功能要求預留了用于記錄的字段，具體見表1。

表1 分析中心分析樣品交接記錄單

(2)分析樣品臺賬。用于記錄單次申請任務的重要信息、滿意度調查情況以及樣品統計情況：包括基本信息（送檢單位、分析委托編號、送檢人、電話、日期、樣品名稱、樣品個數），樣品接收信息（分析項目、分析方法、接收日期），檢測報告信息（附件、發布日期、出報告天數）、滿意度調查（結果準確性、檢測速度、服務態度、意見），樣品統計（包括預留的分析項目／方法對應樣品的數量與單價表格），見表2。

其中實際檢測數量N及樣品總費用P的計算公式分別如下，i為表2中預留的所有分析項目/方法（包括電感耦合等離子體質譜水相樣品檢測、電感耦合等離子體質譜有機相樣品檢測、電感耦合等離子體光譜水相樣品檢測，……，核磁共振波譜法檢測）。

表單中設置以上計算公式，并將各分析項目／方法對應的樣品數量與單價的默認值設置為0。只要分別將各分析項目／方法實際的樣品數量及單價填入對應表2，系統就能自動計算出共計檢測個數與樣品總收費。

表2 分析中心分析樣品臺賬

(3)滿意度調查問卷。用于向送檢人自動發起滿意度調查流程，包括基本信息（送檢單位、分析委托編號、送檢人、電話、日期、樣品名稱、樣品個數），樣品接收信息（分析項目、分析方法、接收日期），檢測報告信息（附件、發布日期、出報告天數），滿意度調查（結果準確性、檢測速度、服務態度、意見），見表3。

表3 滿意度調查問卷

2.2 流程描述

發起者（送檢人）填寫分析樣品交接記錄后提交，系統首先會判斷發起者所在單位，若為分析中心，申請將知會給中心主任，并直接流轉到分析中心管理員的協同中；若不為分析中心，申請將流轉給發起者所在單位主管領導，待審批后，申請將流轉到分析中心管理員的協同中。待分析中心管理員審批后，系統會將表2分析中心分析樣品交接記錄中的基本信息（送檢單位、分析委托編號、送檢人、電話、日期、樣品名稱、樣品個數）寫入到圖3分析中心分析樣品臺賬對應項目中，此為分析樣品交接記錄到分析樣品臺賬第1組數據的寫入，同時系統會向送檢人發送審批完成的提醒。送檢人此時即可將樣品送至分析中心負責人處，負責人填寫樣品接收信息（分析項目、分析方法、接收日期）。待樣品完成檢測，分析中心發布檢測報告后，分析中心管理員上傳檢測報告附件，并對樣品進行統計，將樣品統計中選用分析項目／方法對應的樣品數量及單價（放射性樣品與非放射性樣品價格有所不同），填入樣品統計對應項目中，系統會根據式（1）與式（2）測算出共計檢測數量與樣品總收費，分析中心管理員完成協同工作，流程結束，如圖2所示。

圖2 分析樣品交接流程示意

隨著分析樣品交接流程的結束，系統會自動完成以下兩個動作：首先，將分析樣品交接記錄中樣品接收信息（分析項目、分析方法、接收日期），檢測報告信息（附件、發布日期、出報告天數），滿意度調查默認信息（結果準確性、檢測速度、服務態度均默認為滿意，意見默認為空）作為第2組數據以及樣品統計情況作為第3組數據寫入分析樣品臺賬中。同時系統會向送檢人自動發起滿意度調查，滿意度調查表的基本信息、樣品接收信息、檢測報告信息的數據由分析樣品交接記錄寫入。此時分析樣品臺賬中滿意度調查為默認信息，即結果準確性、檢測速度、服務態度均默認為滿意，意見默認為空。若送檢人對本次服務滿意并無意見，可忽略滿意度調查協同事項；若送檢人對本次服務不滿意或有意見，則可填寫滿意度調查問卷，待滿意度調查流程結束后新填寫的滿意度調查信息將回寫到分析樣品臺賬中，取代滿意度調查的默認信息，完整的分析中心任務管理業務關系如圖3所示。

圖3 分析中心任務管理業務關系

為方便第一時間獲取送檢人對服務的評價，滿意度調查流程設置了如下分支：當送檢人填寫結果準確性、檢測速度、服務態度均為滿意、意見為空時，自動跳轉空節點，流程結束；當送檢人填寫結果準確性、檢測速度、服務態度有一項為不滿意或意見不為空時，滿意度調查會跳轉到分析中心管理員協同中，管理員會與送檢人溝通、協商，了解具體情況，確認后結束流程，如圖4所示。

圖4 滿意度調查流程示意

2.3 統計與監控

(1)滿意度調查統計。為提升分析中心服務質量，對分析中心樣品臺賬記錄的滿意度調查結果進行統計，如圖5所示。通過此統計，可側面了解用戶體驗、發現分析中心運行與管理的不足，為分析中心服務的提升與改進提供有效的支撐。

圖5 滿意度調查統計

(2)任務執行監控。通過對分析樣品交接記錄流程狀態的實時監控，可直觀反映出分析中心任務執行的情況，如圖6所示。由圖可見，分析中心已完成的任務、正在執行的任務以及正在執行任務的進展狀態一目了然。此表會隨申請任務的進展發生實時變化，分析中心管理人員可通過此表隨時了解分析中心的運行狀況。

圖6 分析中心任務執行監控

3 結 語

本文講述了如何在協同平臺下搭建分析中心任務管理業務，對業務需求及實現方案進行了詳細的闡述，通過對表單的統計與流程的監控實現了對實驗室任務的管理。充分說明，在熟悉實驗室業務的基礎上、選用成熟的商用協同軟件、經過合理的設計與開發，制定滿足實驗室管理要求的業務模塊，可以有效提升實驗室的管理，提高實驗室運行效率。隨著現代信息技術的發展，各類協同辦公產品走進高校、走進科研院所、走進大型企業，以此為契機，使用成熟的協同管理軟件開發用于實驗室管理的業務模塊是值得研究與推廣。