流動人員人事檔案信息化建設(shè)策略研究

蔡芳蕓

摘 要：一直以來，流動人員的檔案管理都是一大難題，這主要是由于現(xiàn)代社會各行業(yè)內(nèi)的人員流動性較大，卻數(shù)量多，加之個人檔案涉及個人的歷史信息較為繁雜，就使得其管理內(nèi)容較多，容易出現(xiàn)個人檔案丟失、錯漏等一系列問題。在傳統(tǒng)人工為主的管理方式下，人為的操作失誤也容易影響檔案的完整性，且管理效能低下，從而為社會人員管理造成負(fù)面影響。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)時代已全面到來，基于信息技術(shù)工作優(yōu)化已經(jīng)成為必然趨勢，信息技術(shù)開始推動各行業(yè)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。在此情況下，信息技術(shù)同樣對流動人員人事檔案管理的信息化產(chǎn)生較大影響。目前，流動人員人事檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了人社部門人力資源開發(fā)的一項基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，但是如何加快建設(shè)速度，提升管理信息化流程的科學(xué)性，則成為一個新的難題。為了提高流動人員人事檔案管理水平，本文就主要對流動人員人事檔案信息化建設(shè)策略進(jìn)行研究分析，希望能夠為當(dāng)前流動人員人事檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：流動人員;人事檔案;信息化建設(shè);檔案管理;人力資源

1.流動人員人事檔案信息化建設(shè)的意義

1.1是疏通堵點的有效手段

就目前來看，人員流動到異地就業(yè)之后需要把原來的檔案存放到機構(gòu)去進(jìn)行人事檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，無疑會浪費大量的時間和精力。將信息化技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作當(dāng)中，有利于搭建一個檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)遞協(xié)同辦理平臺，減少檔案資料傳輸?shù)臅r間，有效地疏通堵點，實現(xiàn)政務(wù)服務(wù)的“一網(wǎng)通辦”與信息資源的有效銜接與共享，為群眾提供便利，推動流動人員人事檔案管理服務(wù)水平的標(biāo)準(zhǔn)化、便民化。其次，流動人員人事檔案管理的信息化發(fā)展，搭建起了一個大數(shù)據(jù)存儲空間與平臺，實現(xiàn)了對人事檔案信息資料的大批量存儲和高效的利用，充分的發(fā)揮了流動人員人事檔案管理工作的價。

1.3是提高管理水平的方式

流動人員人事檔案建設(shè)改革是推進(jìn)審批服務(wù)便民化的重要舉措，有利于實現(xiàn)人員人事檔案管理工作的跨區(qū)域發(fā)展。首先，流動人員人事檔案管理更加注重服務(wù)性功能，而信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)是相通的，有利于一個全國聯(lián)通的檔案管理服務(wù)信息化格局與平臺，推動檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。其次，流動人員人事檔案管理工作的信息化建設(shè)彌補了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端，減少了人力物力成本的支出，同時也極大地增強了檔案數(shù)據(jù)信息存儲的時效性和完整性，有利于減少人事檔案信息資料泄露或者是丟失的情況。

2.流動人員人事檔案管理存在的問題

2.1管理方式落后

當(dāng)前，流動人員人事檔案管理工作人員采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，信息資料的傳遞過程時間周期較長，在短時間內(nèi)難以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料的更新，檔案資料的時效性無法保障。其次，相關(guān)部門缺乏對流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)工作的重視，相關(guān)的資金投入不足，相關(guān)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施較為落后，檔案管理工作滯后于社會的發(fā)展。

2.2重視度不夠

從用人單位來看，一些中小型企業(yè)缺乏對流動人員人事檔案管理工作重要性的全面認(rèn)識，人事檔案管理工作人員往往身兼數(shù)職，對檔案工作管理的精力投入不足。其次，一些檔案管理工作人員的思想觀念較為陳舊，無法積極地參與到檔案管理工作當(dāng)中，甚至不具備信息化設(shè)備操作經(jīng)驗，無法熟練地使用一些基礎(chǔ)設(shè)施和軟件，阻礙了流動人員人事檔案管理工作的信息化建設(shè)步伐。從流動人員來看，大部分的人都是大中專的畢業(yè)生，缺乏對個人檔案管理的明確認(rèn)識，甚至自己保存本人的檔案，導(dǎo)致檔案在保管傳遞過程當(dāng)中出現(xiàn)了丟失現(xiàn)象。

2.3信息化意識薄弱

隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及，推動了信息技術(shù)在人事檔案管理工作領(lǐng)域當(dāng)中的應(yīng)用。由于檔案數(shù)據(jù)資料的日益增加，信息傳播領(lǐng)域途徑越來越多樣化，加強流動人員人事檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為了必然的趨勢。但是，一些流動人員人事檔案管理工作人員的自身學(xué)歷水平較低，甚至是一些兼職人員，工作經(jīng)驗不足，甚至無法意識到檔案信息化建設(shè)的必要性，在工作過程當(dāng)中較為懈怠。其次，一些用人單位和相關(guān)部門相應(yīng)的宣傳引導(dǎo)措施不足，導(dǎo)致人民群眾的信息化意識比較薄弱，在短時間內(nèi)無法熟練的掌握各種信息化軟件的錄入與查詢技巧。

2.4缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

雖然信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到了流動人員人事檔案管理工作領(lǐng)域，但是一些用人單位認(rèn)為人事檔案管理工作信息化建設(shè)需要大量的資金引用一些現(xiàn)代化的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施所以，仍然運用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，檔案檢索、查詢等各個環(huán)節(jié)不能有效地銜接起來，造成了信息溝通不暢的問題。同時，一些用人單位缺乏一個健全的流動人員人事檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)與要求，檔案管理工作人員主觀性較強，缺乏工作責(zé)任感，使得流動人事檔案管理工作模式較為僵化，經(jīng)常出現(xiàn)管理混亂等問題，各項工作無法得到有效的落實與開展。其次，各部門各自為政，尚未搭建一個信息化的交流平臺，導(dǎo)致用人單位和部門無法對人事檔案信息進(jìn)行全面的掌握，流動人員人事檔案管理工作效率難以提升，甚至?xí)a(chǎn)生一個長期性的問題。另一方面，各單位和各個部門缺乏一個標(biāo)準(zhǔn)的流動人員人事檔案管理規(guī)章制度體系，無法對流動人員人事檔案管理工作過程進(jìn)行有效的監(jiān)督，使得一些檔案信息被不斷地重復(fù)登記和使用。

2.5信息化手段落后

從目前來看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式較為落后，而且當(dāng)查閱信息量較大時檔案會被反復(fù)的查閱，出現(xiàn)涂改、偽造、遺失等問題，不利于檔案原件的保護(hù)。其次，一些用人單位和部門的信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，無法正常的使用，甚至出現(xiàn)一些卡頓問題，難以承擔(dān)基本的信息處理工作。另一方面，大多數(shù)流動人員需要去部門查詢自己的檔案存放地和檔案數(shù)據(jù)資料，在查閱資料時也需要調(diào)動一些紙質(zhì)版的檔案原件，整體的信息化建設(shè)水平有待提高。

3.流動人員人事檔案信息化建設(shè)策略

3.1建立人事檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

為了推動流動人員人事檔案信息化建設(shè)工作的順利開展，要求用人單位和相關(guān)部門制定一個統(tǒng)一的檔案管理工作規(guī)章制度和流程，增強檔案信息數(shù)據(jù)傳輸和共享的規(guī)范性，加強對檔案管理工作人員的約束力，實現(xiàn)檔案管理全過程業(yè)務(wù)的自動化發(fā)展。其次，用人單位和相關(guān)部門要明確各個崗位的工作內(nèi)容與工作職責(zé)，利用信息技術(shù)做好檔案數(shù)據(jù)的收集和存儲，保證檔案資源存儲的完整性和真實性。

3.2加大資金的投入

流動人員人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，離不開資金的支持，這都要求用人單位和相關(guān)部門加強對該項工作的資金投入與重視，引進(jìn)先進(jìn)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備，從而實現(xiàn)人事檔案管理工作的動態(tài)化管理。除了軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施之位，各用人單位和部門要積極研發(fā)檔案管理平臺和軟件，建立一個有效的檔案數(shù)據(jù)信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)，搭建一個交流共享平臺，實現(xiàn)流動人員人事檔案查詢以及存儲的跨區(qū)域發(fā)展。

3.3加強信息化檔案人才的培養(yǎng)

流動人員人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展離不開人才的支撐，就要求用人單位和相關(guān)部門招聘專業(yè)化的檔案管理工作人員，并定期開展培訓(xùn)，使其學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法，學(xué)會基本的信息化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施操作，樹立和踐行服務(wù)意識，積極地投入到流動人員人事檔案管理工作當(dāng)中。其次，用人單位和相關(guān)部門要對檔案管理信息化工作的重要性進(jìn)行宣傳和引導(dǎo)，使其樹立正確的工作理念，增強檔案管理工作人員的信息化管理意識，提高其應(yīng)用信息軟件的技能和業(yè)務(wù)能力。

4.結(jié)語

流動人員是各行各業(yè)人才梯隊的重要組成部分，在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中占據(jù)著重要的地位。隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的普及，推動了流動人員人事檔案管理工作的變革。為了增強檔案管理工作的質(zhì)量與效果，要求用人單位和各個部門要加大對檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，完善相關(guān)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，加強檔案管理工作人才的培養(yǎng)，實現(xiàn)流動人員人事檔案管理工作信息化建設(shè)的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王小燕.新時代背景下流動人員人事檔案信息化建設(shè)探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（24）：113-114.

[2]鄢明芳. 信息化建設(shè)中事業(yè)單位人事檔案管理探究[C]//.勞動保障研究會議論文集（十二）.2021：35-36.DOI：10.26914/c.cnkihy.2021.038998.

[3]紀(jì)秀玉. 人事檔案信息化建設(shè)工作的探討[C]//.“決策論壇——經(jīng)營管理決策的應(yīng)用與分析學(xué)術(shù)研討會”論文集（上）.2016：236.

[4]李榮峰.新時期人事檔案信息化建設(shè)存在的問題及優(yōu)化策略探析[J].企業(yè)改革與管理，2021（21）：90-91.DOI：10.13768/j.cnki.cn11-3793/f.2021.2154.

[5]白麗，張廣柱. 信息化背景下我國人事檔案社會化管理改革策略研究[C]//.檔案與文化建設(shè)：2012年全國檔案工作者年會論文集（下）.，2012：17-21.

[6]張海宏. 淺談大數(shù)據(jù)時代下流動人員人事檔案信息化建設(shè)[J]. 內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2019（18）：33-34.