新形勢(shì)下提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的策略探微

梁月娥

摘要：新形勢(shì)下加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，積極開(kāi)展企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化和完善，強(qiáng)化現(xiàn)代化先進(jìn)信息技術(shù)手段的應(yīng)用，增加企業(yè)檔案管理要素的投入，對(duì)促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作水平的提升，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的有序發(fā)展具有非常積極的意義，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。基于此，本文主要對(duì)新形勢(shì)下如何做好企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);企業(yè);檔案管理

引言

企業(yè)工程檔案是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施的真實(shí)寫(xiě)照，能夠?yàn)楣こ淌┕ぁ㈨?xiàng)目維護(hù)等提供科學(xué)的檔案依據(jù)。

1新形勢(shì)下加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的必要性

首先，有利于促進(jìn)企業(yè)管理工作朝著科學(xué)方向發(fā)展。在新形勢(shì)下，外部環(huán)境所彰顯出的信息化特征越來(lái)越突出，若繼續(xù)沿用傳統(tǒng)模式開(kāi)展企業(yè)檔案管理工作，便會(huì)受到比較強(qiáng)烈的沖擊。當(dāng)前先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷推動(dòng)企業(yè)管理走向信息化，電子檔案得到了廣泛的應(yīng)用。因此，建立相應(yīng)的信息化檔案管理平臺(tái)能夠有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式過(guò)程中發(fā)生的各種問(wèn)題，方便相關(guān)工作人員對(duì)檔案開(kāi)展相應(yīng)的工作，擺脫了時(shí)間以及空間對(duì)檔案管理工作所造成的限制，從整體上提升了企業(yè)檔案管理工作效率。另外，開(kāi)展具有科學(xué)性以及規(guī)范性的檔案管理工作還能夠有效減少相關(guān)工作人員的工作量，使檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值得到有效發(fā)揮。其次，有利于促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的整體提升。檔案作為企業(yè)行政管理工作當(dāng)中非常重要的一項(xiàng)組成部分，其記載了企業(yè)每項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的詳細(xì)內(nèi)容，具有較強(qiáng)的真實(shí)性，能夠在企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度建立的過(guò)程中提供相應(yīng)的參考依據(jù)，也是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，更能彰顯出企業(yè)文化的價(jià)值。因此，建立具有科學(xué)性以及規(guī)范性的檔案管理體系對(duì)促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)具有非常重要的作用，對(duì)提高企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)過(guò)程中防范風(fēng)險(xiǎn)的能力，確保企業(yè)的經(jīng)濟(jì)權(quán)益提供有效保障，并為企業(yè)管理工作的開(kāi)展提供重要的參考。

2新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理質(zhì)量現(xiàn)存問(wèn)題

2.1管理意識(shí)較為薄弱

當(dāng)前大部分企業(yè)在應(yīng)對(duì)檔案管理工作時(shí)意識(shí)不足，尚未認(rèn)識(shí)到檔案管理在現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展中的重要地位，對(duì)檔案管理的工作要求較低，導(dǎo)致其在查找檔案資料時(shí)需要花費(fèi)大量時(shí)間。同時(shí)，并未意識(shí)到檔案管理工作需要跟隨企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，導(dǎo)致檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)。

2.2數(shù)字化管理與紙質(zhì)版人事檔案管理并行存在風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)據(jù)管理背景下，檔案管理工作正在由傳統(tǒng)的封閉的紙質(zhì)版留存模式向現(xiàn)代信息化管理模式轉(zhuǎn)變，人事檔案的資源利用效率得到提升的同時(shí)，檔案信息資源安全風(fēng)險(xiǎn)也隨之加大。與紙質(zhì)版檔案相比，數(shù)字化檔案更容易因?yàn)橛布O(shè)備毀壞或誤操作造成檔案圖像消損，尤其是聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下的計(jì)算機(jī)一旦遭到外部攻擊，篡改、被盜和泄密的可能性極大。與數(shù)字化檔案相比，紙質(zhì)版人事檔案保存難度更大，需要配備的檔案室、檔案柜等基礎(chǔ)資源更多，長(zhǎng)期留存過(guò)程中檔案原始紀(jì)錄受損的可能性更大。

2.3人員不夠?qū)I(yè)

無(wú)論在何種背景之下，企業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理工作都離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)人才的支持，但是部分檔案管理人員并不具備現(xiàn)代化的檔案管理技能，導(dǎo)致其工作無(wú)法滿足現(xiàn)代化企業(yè)管理需求。并且，如今還存在部分工作人員怠惰不前的現(xiàn)象，其對(duì)于新興技術(shù)采取漠視態(tài)度，個(gè)人思想覺(jué)悟尚未跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，難以利用先進(jìn)的技術(shù)配合現(xiàn)代化檔案管理工作，導(dǎo)致其工作效率極低。

3新形勢(shì)下提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量和水平的策略

3.1加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

要想加強(qiáng)檔案的高效利用，使檔案管理工作在大數(shù)據(jù)的環(huán)境中取得進(jìn)步與發(fā)展，滿足現(xiàn)代企業(yè)需求，必須要提高相關(guān)工作人員的管理意識(shí)。對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理是企業(yè)和諧發(fā)展的堅(jiān)實(shí)后盾，雖然目前有部分企業(yè)的管理意識(shí)較為薄弱，但是只要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，借助信息化手段，就能夠幫助企業(yè)從嚴(yán)管理檔案工作。此項(xiàng)工作需要提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的正確管理意識(shí)，做到從嚴(yán)管理，提高現(xiàn)代化檔案管理工作在企業(yè)中的地位與存在感，保障檔案管理在工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠擁有高效的執(zhí)行力，確保每一項(xiàng)制度都能夠徹底落實(shí)。

3.2數(shù)字化與紙質(zhì)版檔案管理齊頭并進(jìn)

電子檔案管理的新型模式不斷發(fā)展，歸檔的載體變得更為多樣，同一份人事檔案在企業(yè)中會(huì)存在紙質(zhì)版和電子版兩種形式，其中任意一種形式損壞或缺失，都可以找到與之相對(duì)應(yīng)的文件備份作為參考依據(jù)，因此在電子化檔案管理模式下，仍需要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)版檔案的歸檔。與此同時(shí)，要嚴(yán)把檔案查閱關(guān)口，查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，查閱檔案時(shí)，檔案管理員要如實(shí)記入檔案查閱臺(tái)帳。多舉措并行，推進(jìn)檔案信息資源安全建設(shè)，盡可能規(guī)避可預(yù)見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案信息資源安全。

3.3提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)

當(dāng)前，眾多企業(yè)中缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員，人員配置的失衡也是影響檔案管理的重要因素。檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力、素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)、技能都在一定程度上影響檔案管理的效率。企業(yè)要根據(jù)自身的實(shí)際情況選擇檔案管理人員，要考察上崗人員的工作能力，也要考察上崗人員對(duì)檔案管理工作的態(tài)度，是否認(rèn)真對(duì)待此項(xiàng)工作，是否具有專(zhuān)業(yè)的知識(shí)支撐。另外，針對(duì)不同的工作人員，要采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容，根據(jù)工作人員的實(shí)際情況，制定不同的培訓(xùn)內(nèi)容，提高檔案管理人員的質(zhì)量。

結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案管理與其他管理工作一樣越來(lái)越受到現(xiàn)代管理技術(shù)手段的深刻影響，因而在創(chuàng)新改革過(guò)程中借鑒和使用先進(jìn)技術(shù)的程度與頻率亦與日俱增。然而企業(yè)創(chuàng)新檔案管理工作不能僅僅滿足于就事論事、應(yīng)用多種技術(shù)手段完成管理任務(wù)，而是需要基于創(chuàng)新改革充分發(fā)揮出企業(yè)檔案作為珍稀信息資源的潛在價(jià)值。這才是新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新改革的最終目標(biāo)。

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