高校教學院系辦公室提升工作效能的途徑研究

文/北京農業職業學院 張林紅

黨的十九大報告指出：“建設教育強國是中華民族偉大復興的基礎工程，必須把教育事業放在優先位置，加快教育現代化，辦好人民滿意的教育。”《中國教育現代化2035》提出面向教育現代化十大戰略之一是“推進教育治理體系和治理能力現代化”。建設現代化大學，必須加快推進治理體系和治理能力現代化進程。為此，高教領域立足“兩個一百年”戰略目標，提出了“雙一流”建設目標，這不僅是對高校可持續發展和學科建設的頂層設計，更是對高校管理體系、管理機制和管理效能的全面提速。高校“雙一流”建設的主體在學校，而落腳點在二級學院和系部。院系辦公室作為基層管理的重要機構，具有信息傳遞、統籌協調、執行決策、參謀服務等職能，其工作效能直接關系到各項工作的推進速度和質量水平。

一、研究背景

（一）時代發展對高校院系辦公室工作提出更高要求。肩負著為國家培養高素質建設者和接班人的高等教育院校，必須認真研究高教領域的建設目標及改革要求，在落實教育方針政策和人才培養目標的同時，各職能部門需圍繞職能和業務范圍，轉變工作作風，提高工作效率。高院管理中，院系辦公室作為推進學校各項工作順利進行的基層職能部門，起著聯系上下、協調左右、執行決策的重要作用。高校院系辦公室是學校管理運行體系中的基層辦公機構，在高校教育管理改革不斷深入時期，各項事務和日常管理逐漸下移，院系辦公室的工作任務和服務內容不斷增加，院系辦公室在日常管理、師資管理、科研管理等環節的工作能力水平和工作效率，直接影響到各項工作的推進速度及實現效果。

（二）“雙一流”建設對高校院系辦公室工作提出更高標準。2015年10月，國務院印發《統籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》，要求加快建成一批世界一流大學和一流學科。該方案的出臺緣于世界大學排名與國家科技研發競爭、知識產權競爭和高科技人才競爭。我國著眼于“兩個一百年”戰略目標，提出高教領域加快“雙一流”建設的頂層設計。通過高等教育的發展，提高國家科技實力，儲備高端人才，從而提升國家綜合實力。“雙一流”建設是一項系統工程。眾所周知，組織是為實現某一共同目標，經由分工與合作及不同層次的權利和責任制度而構成，并與外部環境相適應的有機結合體。概括來說，高校作為一個組織，可以分為教學科研系統、行政管理系統、服務保障系統。高校要實現自身的發展目標，就要使三個系統形成良好的互促關系，以優質行政管理和服務保障支持教育教學和科研服務。高校的“雙一流”建設，必須抓好人才培養、科學研究、社會服務三大中心工作，而三大中心工作的落實主體在二級學院和系部，因此，提升教學院系辦公室的工作標準和行政效能迫在眉睫。

二、職業現狀

高校院系辦公室工作人員屬于行政管理崗，由于日常工作主要是上傳下達、統籌協調、服務保障，長時間從事這類瑣碎性事務，會因個人能力難以提升、崗位認可度不高、個人價值得不到體現，出現個人成就感缺失、工作熱情下降、消極應付工作等職業倦怠情況。在這種客觀職業環境下，如果個人存在能力不足且難以適應工作內容多樣化、工作方式信息化、服務對象多元化等全新變化，產生情感和行為衰竭已是必然。

社會學家霍曼斯在研究人類的社會行為時，提出了社會是一種交換過程，這種交換不僅是物質的，也是精神情感的。“交換物不僅僅是金錢，還有贊同、尊重、依從、愛、情感”。可見，職業聲望的高低很大程度上影響人的心理和行為。高校院系辦公室工作雖然也屬于行政管理類，往往沒有機關職能部門的行政崗位受重視程度高，在很多人眼中覺得這份工作沒有什么技術含量，所以認同感不高，因此自己在工作中付出的熱情得不到相應的反饋，導致工作熱情和工作效能下降。

此外就職業成就感而言，是一個人從事一份工作時所得到的個人價值體現，并獲得愉悅或成功的感覺。這種成就感包括精神上的滿足和物質上的回報。高校院系辦公室工作瑣碎繁雜，大量工作是繁瑣細微的基礎性工作，別人難以看到的，得到認可和贊揚不多，一旦出了差錯，又極易受到批評指責，其精神層面的成就感很難得到滿足。此外，高校院系辦公室工作人員工作收入相對較低，干多干少、干好干壞與工資收入又沒有直接關系，極易導致工作態度不積極、遇事拖拉推諉、缺乏責任擔當、得過且過等現象。

因此，高教領域在完善內部管理體制和機制，推動“雙一流”建設以及教育改革等過程中，需要加大對院系辦公室工作人員的重視與培養，可以通過學習交流、外出培訓、職業規劃等途徑，提高其崗位的認可度，提升工作人員的工作熱情與能力水平。

三、強化“三個管理”，助力提高辦公室工作效能

高校教學院系辦公室作為重要的基層管理部門，其對制度流程的執行情況，不僅關系到學校治理體系和治理能力現代化的構建，其工作效能直接影響到教育教學、科研服務、人才培養等各項工作。因此，院系辦公室工作人員需要學習管理學知識，具備管理學思維，擁有全局觀和長遠發展意識，認真學習領會教育方針政策和制度要求，了解高職辦學規律及發展形勢，并對本院系專業的發展方向和定位有一定了解。同時能夠用發展的眼光看待問題、分析問題、解決問題，在工作中具備較強的邏輯性，對繁瑣的工作可以進行準確分類和高效處理，并基于高校治理體系和治理能力建設抓好“三個管理”。

（一）目標管理。管理學專家彼得·德魯克1954年在其著作《管理實踐》中提出目標管理概念，指出目標管理是以目標為導向，以人為中心，以成果為標準，而使組織和個人取得最佳業績的現代管理方法。管理的本質是協調，協調的有效進行所要運用的，在管理學范疇內就是計劃、組織、指揮、控制等管理職能過程。高校教學院系辦公室作為基層管理機構，一般是在學校總體目標的基礎上，按照院系的發展目標制定工作實施方案，在學校與院系之間構建橋梁，并以院系建設和工作目標為前提，將工作落實與師生管理聯系起來。在目標管理過程中需要遵循SMART原則：第一，目標應是具體的。可以就一項工作確定目標，并制定工作安排或有針對性的方案。第二，目標必須是可衡量的。可以通過時間節點、質量標準等可量化數據來衡量。第三，目標必須是可達到的。院系部辦公室工作多為具體事務性工作，各項工作需要以工作成效為出發點，重在落實過程和落實效果。第四，目標需要與其他目標有相關性。這也是院系辦公室服務保障職能的具體要求，院系辦公室工作目標需要圍繞師資管理、專業建設、科研服務、招生就業等工作展開，有時缺少清晰的職能界定，有利于系部建設發展是做好辦公室工作的前提。第五，目標必須有截止時間。因為在明確時間區間的目標得到落實，工作才有意義。也更能夠激發工作的主動性和實效性，促使主動分析優勢劣勢，找準工作切入點，在推動工作進程中思考與創新。

（二）流程管理。流程化管理模式是一種基于業務流程進行管理、控制的管理模式。對于以日常管理、師資管理、教學管理等業務為主的系部辦公室，改變傳統低效的隨機性管理模式，采用針對業務類型和有關要求制定相關工作流程，既可以提高工作效率，又可以提升業務管理的規范性。以新聞稿和部門網站管理為例，專業或科室提交的新聞稿需通過“院系辦公室編輯初審→報主管院系領導審核→報學院宣傳部和系部網頁管理員上傳”。這一流程中，院系辦公室會對所有外發新聞稿進行年度歸檔管理，以便后期工作中查詢有關信息。

（三）動態管理。動態管理是隨著社會經濟發展而出現的，它是適應社會經濟的不穩定性和市場多變性而產生的一種使組織活動與管理保持一定彈性的管理理論。就高校教學院系辦公室而言，動態管理首先要以人為本，做好師資的動態管理，教學院系除了做好專業建設、人才培養、科研服務等工作，更重要的是抓好師資培訓、師資培養、師資梯隊建設，因此理清師資數據和資料，并進行動態管理及時更新，對院系規劃和發展、專業建設與改革、項目團隊組建等意義重大。

表1 高校院系辦公室工作效能提升的途徑及方法

四、運用“六種方法”，提升辦公室工作效能

高校教學院系辦公室是行政管理和后勤保障綜合協調部門，主要職能涉及系內行政管理、各項行政工作落實、辦公用房和固定資產管理、宣傳及對外聯絡、綜合行政內務等等。工作頭緒多、對接部門多、交叉事務多，加上工作人員少，如何處理人員不足與工作質量、工作效率之間的矛盾，在工作中找準切入點和工作重點，運用好“六種方法”有助于提升工作效能。

（一）統籌計劃法。高校教學院系的工作內容中，有相當一部分工作具有一定的規律性，如教師職稱申報、數據采集、年度考核等，院系辦公室主任應該對全年工作有清晰的了解，并提前做好計劃和準備。在完成常規工作和處理好臨時性工作的同時，利用好業務間隙期，提前做好預安排或具體工作前期準備，避免重點工作與臨時工作交叉，出現疲于應付、質量難保的情況。

（二）日志落實法。高校教學院系辦公室主任被很多人稱為系部的“大管家”，大到辦公用房安排、辦公設備調撥，小的空調清洗、故障報修……手中那“一大盤鑰匙”就是職責的真實體現。由于職能特點，院系辦公室工作繁雜而瑣碎，但又跟師生切實利益密切相關。為了確保各種通知及時傳達、各項工作高效落實、各種提示準確到位，院系辦公室工作人員可以采用“日志落實法”。工作人員每日到崗后，將當日待辦理工作梳理在日志本上，后續有臨時性工作再列入，工作處理時可以根據重要程度、時間順序等進行統籌協調和逐項處理，并在日志中進行完成狀態標注，以便后續跟進或落實。對于次日需完成的工作，可以在次日的日志中提前備注，以免遺忘。

（三）臺賬管理法。臺賬管理具有清晰完整、動態準確和責任到人等特點。隨著高校治理體系和治理能力建設，以及“雙一流”建設的推進，高校行政管理更要加強調規范化和精準化。各項工作要嚴格依照制度要求和工作流程開展，強調責任到人與可追溯性。因此，高校教學院系辦公室工作必須以“嚴謹”為工作標準，在印章管理、辦公用品管理、實驗室管理、安全隱患防范等方面，可以采用臺賬管理法，清晰記錄每一項工作的執行情況和管理過程，對強化過程管理、后期追溯核查有一定幫助。

（四）檔案應用法。按照高校檔案管理要求，高校教學院系的重要檔案資料保存時限為30年、50年和永久，但對院系日常工作中所形成的過程資料、數據資料等往往沒有歸檔保存要求，容易出現未存檔或存檔不規范的情況。從規范管理角度看，院系管理中所形成的工作資料都應該分類管理并妥善保存，這樣可滿足后續重復使用和查詢，也可豐富系部建設資料。在目前推行無紙化辦公過程中，院系檔案管理分為紙質檔案和電子檔案。紙質檔案管理過程要做好目錄分類，可按年度或項目類型進行歸檔，并建立目錄；電子檔案在分類清晰的基礎上，具體資料可根據時間、負責部門等進行歸檔，并做好資料備份。

（五）數據運用法。高校教學院系辦公室每年都會根據學校有關職能部門的要求，組織教師進行數據采集、信息上報、資料提交等。這些數據如果僅滿足一次采集使用，會造成時間成本的浪費，還會因重復工作影響教師們的配合度。因此，院系辦公室在完成每一次數據采集和資料提交時，都要進行歸類管理和數據更新，以滿足相關數據的后續提交或使用。例如，可以借助師資評聘、教師培訓及競賽證書收集等機會，對教師的學歷、學位、職稱、獲獎等情況，建立院系教師檔案，既可以滿足日常使用，也可以方便專業建設和教師查詢。同時要嚴格做好保密管理。

（六）延伸服務法。高校教學院系辦公室是二級學院和教學系部對外交流窗口和聯系師生的溝通紐帶。一是可以圍繞工作開展調研與分析，在提升院系辦公室工作效能的同時，為系領導提供一手參考資料，發揮好參謀作用；二是可以通過與師生的接觸和溝通，深入了解師生的需求，為完善系內制度和優化工作流程提供依據；三是認真學習學院下發的制度文件，在工作中做好制度政策解讀，針對職稱申報、經費報銷、科研開題結項等工作流程做好服務指導；四是立足學校和院系改革發展，做好院系部門間、人員間的工作協調，以及教師負面情緒的疏導，積極營造和諧高效的工作氛圍。

五、結語

總之，高校的運行離不開基層行政管理部門的支撐和服務保障。高校教學院系辦公室作為基層管理的重要機構和各項工作的具體執行部門，必須將院系各項工作的開展與落實，同學校治理體系和治理能力現代化建設、“雙一流”建設密切聯系在一起。院系辦公室工作人員應強化管理意識、責任意識和服務意識，不斷提升工作能力和拓寬工作視角。在日常管理中應以精準化工作為目標，優化管理方法與工作流程，以卓越服務支撐組織運行及各項工作推進，強調以最小成本獲得最多收益的管理模式，積極提升工作效能。從而更好地發揮院系辦公室信息傳遞、統籌協調、執行決策、參謀服務等工作職能。