積極探索建立“棋盤式”管理模式 為航標工作保駕護航

◆楊 青/ 文

隨著改革的不斷深入、經濟的發展和航標業務格局的不斷調整，對管理工作的規范化、科學化、綜合化要求越來越高。很多工作牽一發而動全身，綜合解決的難度不斷加大，給管理造成越來越大的壓力。為此，上海航標處與時俱進，積極適應新時代航標業務發展的新要求，在工作中大膽創新，在航標領域率先提出并建立、運行四體系一體化融合發展的新型航標管理體系。經過半年多的運行，各項工作已經初見成效，并以此為抓手，進一步探索體系運行過程中的“棋盤式”管理模式。現就該管理模式進行一些概括、探討，希望能起到拋磚引玉的作用。

1 .棋盤式管理的提出和運行效果

2020年初，上海航標處在已有的ISO 9001質量與ISO 27001信息安全兩個管理體系的基礎上，新增ISO 14001環境和ISO 45001職業健康安全兩個體系，并將其與前者深度融合，最終建立起一套精簡而高效的一體化管理體系。截至目前，該套管理體系是航標領域內第一部正式頒布實施的體系文件。它以3個層面（戰略過程、關鍵過程、支持過程）為構建基礎、9個模塊（戰略和計劃、過程管理、人力資源管理、助航服務、應急管理、航標養護、風險與安全管理、計劃與財務、裝備管理）為結構框架、3個層次（程序、作業、記錄）為實施主體，即3-9-3的布局形式，共由27個程序文件、108個作業文件、298個記錄文件構成，覆蓋質量、環境、職業健康和信息安全，并從當年7月1日開始試運行。體系的運行，極大促進了航標管理工作的操作流程程序化、管理模式規范化和工作效果顯著化。

如何用體系指導日常工作？航標處對此進行了實踐和探索，提出“棋盤式”管理模式，即將航海保障的全部業務工作通過棋盤的方式展現出來。按照棋盤的布局，每個工作事項均可逐個分解明確到具體部門、具體崗位去負責處理。星光不負趕路人，該套管理模式實施后，參與該模式的管理者樂行其事，具體經辦人也能按照棋盤布局有條不紊地有序處理，使各項工作駛入快捷高效的軌道，全年工作任務目標均全面完成，管理工作取得了顯著的成效。

2 .棋盤式管理的內容和運行規則

“棋盤”式管理直觀地將航標工作分類別、分層次地展現在“棋盤”之中，讓管理者快速對工作的分布、重要程度、層級、流程等了如指掌，為工作的有序開展提供了快捷通道。

“棋盤”是管理模式的基礎。模仿“棋盤”的式樣大致分為9個區域（即9個航標管理模塊），將所有體系內的程序文件、作業文件、記錄文件作為棋盤的“格”（我們有27個程序文件P、108個作業文件I、298個記錄文件R。為了方便設置了27個P格，用藍色表示；108個I格，用黃色表示；298個R格，用紅色表示）。棋盤格組成了棋盤，棋盤格是棋子的載體，可概括反映各程序文件、作業文件和記錄文件的空間分布、組合、聯系和動態變化。

“棋子”是管理模式的核心，即具體某項工作。將某一項具體工作，制作成“棋子”，按照其所屬業務模塊和執行層級，擺放到其對應的“棋盤”圖形中，可以直觀地看到該工作的具體位置。這些行走在“棋盤格”上的一枚枚小棋子，從它入格一直到出格，在棋盤上留下的痕跡像一根線一樣，穿起各部門、各崗位之間的工作。諸多小棋子的痕跡路線相互交叉，又形成一個“蜂巢”。這些忙碌而不打結的走線，從另一個角度反映出體系運行的高效暢通。

“規則”，即“棋盤”的動態操作程序。首先，是棋子的產生和入格。將需要完成的單項工作任務進行定性，即它屬于哪個航標管理模塊，然后用相應的顏色對棋子進行標識，即它屬于該模塊下哪個層級文件下的哪個具體文件，將其放入到發生P、I或R對應的棋盤格子里。棋子放入棋盤，表示“游戲”開始，游戲程序啟動。其次，是棋子的運行軌跡，棋子按照單個體系文件內所規定的各項活動的要求、控制標準及記錄方式行進，遇到文件與文件間的接口和銜接，通過索引，跳到相應的其他文件中，繼續穿行，直至出格。最后是獎懲，按體系文件要求完成的工作，在各類考核中獲取積分。累計起來，作為年度獎懲依據。

以計劃內工程項目建設為例。這個項目就是一顆即將入格的小棋子，將其放至計劃與財務模塊下的計劃項目管理辦法下，根據該辦法的相關規定一步一步執行下去。如果小棋子在行進過程中遇到接口，如關于采購的內容，小棋子可以跳動至《上海航標處采購管理程序》中去；如遇到關于如何確定采購對象的問題，可根據索引跳至《合格供應方管理規定》中去；如遇到關于合同簽署問題，可根據索引跳至《上海航標處合同管理辦法》中去；如遇到項目進行結算/決算審計問題，可根據索引跳至《上海航標處內部審計工作規定》。項目竣工驗收完畢，形成固定資產待入賬時，小棋子又可以跳至《上海航標處固定資產管理程序》中去。最終，這枚棋子跳到《上海航標處檔案管理辦法》中，完成出格。顯然，小棋子在棋盤中所顯示的這種有條不紊的行動軌跡，是基于體系文件所制定的一套明晰的工作規范和運行準則基礎之上的。

3 .棋盤式管理的保障

“棋盤”只是將一個個具體的工作任務用形如棋盤的方式表現出來，更實質性的工作則需要借助提升體系文件質量、完善工作機制等來形成動態互動，使棋盤及時準確地反映工作任務的完成情況，確保棋盤管理正常運行。

提升體系文件質量：2020年是上海航標處對體系文件變動較大的一年。首先是新增環境和職業健康兩個體系文件，其次是與已有的質量和信息安全體系進行四體系融合，任務重、時間緊。從年初開始，通過開展體系宣傳會，組織各部門在四體系融合的背景下修改完善各部門的體系文件，期間多次召開會審會議和體系建設推進會，加強各部門之間對文件修編的交流；試運行期間，又對體系文件的部分內容進行了多次修訂，將與實踐磨合獲取的經驗融入到體系文件的完善上；在內審、管理評審期間，對內審及管理評審中發現的問題及時組織各部門進行整改落實，并驗證整改效果，完善體系文件。10月3～4號和16～20日通過中國船級社質量認證公司對管理體系文件設計及執行的全過程嚴格審核。

完善工作機制：完善相應的體系工作機制，注重全員參與體系建設和維護的氛圍培養，注重各級管理人員的重視，注重內審員知識能力水平的培訓，注重結合內審和管理評審及外審的要求及時修訂文件，注重各級人員堅持小棋子在棋盤上嚴格按照體系文件要求穿行。

4 .棋盤式管理的體會

體系文件建好后，接下來是更為關鍵的如何高效快速地進行運行體系文件指導工作，對此我們探索了“棋盤式”管理模式。實踐證明，運行半年以來，這套明晰的工作規范和運行規則不僅便利快捷，使各部門的各項活動做到“有章可依”，而且使大家可以在規則框架下工作且有所收獲。

第一，可實現具體工作的高效處理。將各種航標日常管理工作進行分類分級，使管理者對具體工作的辦事流程了如指掌，使各個模塊下的P、I、R三級文件各司其職，充分發揮出體系文件的整體效果。

第二，可實現具體工作的及時處理。“棋盤式”管理模式有著清晰的工作思路和具體操作規程，并通過定期更新，將新信息及時反映到體系文件中，反映到棋盤中。即使某個崗位因特殊原因暫時出現工作交接空隙，也不妨礙該項工作持續、有效、及時進行。

第三，可實現具體工作的程序化處理。“棋盤式”管理模式，將繁雜的工作簡化成圖像，通過可視化的“棋盤”運作，可以讓每一項工作通過軌跡在“棋盤”中凸顯出來，并相應地傳遞出該項工作的責任部門和責任人，給問題解決提供了便利條件。

第四，可實現具體工作的查漏補缺。“棋盤式”管理模式，可以發現即將準備入格的一枚枚小棋子，在棋盤中是否有確定的位置，來確保那些因各種原因被忽視、忽略、遺漏的小格子有了著落，實現航標管理工作的無縫管理。

第五，可實現具體工作的關口前移。“棋盤式”管理模式中的每個小棋子不僅代表一個個具體的工作任務，而且更能表達航標管理的工作狀態。各個小棋子運行起來，雖然呈現出蜂巢網狀，但忙中有序。每一項工作任務的處理流程在未執行前就擺在桌面上，可以從整體把控各類風險，防患于未然。