高校圖書館數字資源采購流程的規范化研究
——以中南大學圖書館為例

全麗娟，吳 劼，周 芬

(中南大學圖書館，湖南 長沙 410083)

1 引 言

高校圖書館數字資源的采購過程面臨著一系列問題。從客觀上看，采購的數字資源存在著數據庫重復建設，采購工作無章可循，缺乏科學性、連續性、整體性等問題；從主觀上看，采購工作人員的采購工作存在以主觀判斷、個人經驗為主，或具有從眾心理，這都增加了采購的隨意性和盲目性。數字資源采購的工作具有流程復雜、采購模式多樣等特點，這些特點給圖書館的采購帶來了更多的不確定性，從而大大增加了采購的難度，使采購效率難以提高。如何利用有限的資金預算來高效配置讀者所需要的數字資源，是高校圖書館采購工作人員必須認真思考的重要問題。提高數字資源的采購效率、節省采購資金、降低采購風險，這些都需要設計一套規范的采購流程，形成一個相對合理的決策機制，來提高資源采購的科學性和合理性，并有效指導和管理數字資源采購的全過程。通過對現有相關研究成果進行檢索分析得知，和“圖書館的數字資源采購”相關的研究主題主要體現在數字資源標準規范、數字資源的采購流程、采購模式、采購策略、數字資源評估指標體系、數字資源使用統計等方面，但在采購流程的整體設計、流程設計的重要步驟方面的規范化研究分析相對比較少。

2 數字資源采購工作的組織運作機制

數字資源的采購工作需要一個完整的組織與架構來執行，以下主要以中南大學圖書館的采購實踐經驗出發，從采購工作的內容、采購責任人、采購部門、任務分工來闡述數字資源采購工作的組織運作機制，各部門職責明確，緊密配合，靈活安排，以實現采購工作各部門分工合作(見表1)。

表1 數據庫采購工作的組織運作機制

3 數字資源采購流程的規范化設計

數字資源在高校圖書館的生命周期主要包括選擇、試用、使用、購買、實施、維護、評價幾個階段，這與高校圖書館采購流程步驟相對應。鑒于高校圖書館常采用的集團采購、政府采購和自主采購三種采購模式，基本流程主要包括購前評估、合理選擇采購模式、資源組織試用、資源試用情況評估、每種采購模式特有的流程、確定訂購、續訂或退訂等幾個步驟，本文從新增數據庫、續訂數據庫、退訂數據庫三個主要的采購決策入手，進行數字資源采購流程整體設計(見圖1)。

圖1 高校圖書館數字資源采購流程圖

3.1 新增數據庫

新增數據庫指的是圖書館往年沒有訂購過的，完全新增加的數據庫。新增數據庫主要包括如下步驟：1)購前評估工作。2)規范選擇適合的采購模式。3)全面搜集、了解數據庫信息。4)開通資源試用，并形成試用報告。5)形成訂購建議，內容包括購前評估報告和試用報告等，綜合全面考慮是否購買。6)如果訂購建議不通過，則不訂購；如果訂購建議通過，則對選用的采購模式分別再進行流程設計：①如果選擇集團采購模式：選擇DRAA、高等學校圖書情報工作指導委員會或高校聯盟集團等的訂購方案作為訂購標書直接辦理→與數據庫商供應商簽訂訂購協議或合同→報學校審批→付款→購買新增數據庫；②如果選擇自主采購模式：召開資源訂購小組會議，對資源訂購建議進行討論，形成訂購決議書→報請學校資產管理部門，并由學校相關部門與圖書館組成談判小組，與數據庫廠商進行商務談判→確定采購價格，雙方簽署談判記錄作為訂購標書→付款→購買新增數據庫；③如果是選擇政府采購模式：向學校申報政府采購，制訂招標文件→受理公告，獲取招標文件→供應商投標→專家評審→中標公示→簽訂訂購協議、合同→付款→購買新增數據庫。

3.2 續訂數據庫

續訂數據庫指的是前一訂購年度合同到期后，后一訂購年度繼續購買該數據庫。續訂數據庫主要包括如下步驟：1)購前評估工作。2)規范選擇適合的采購模式。3)進行使用情況分析，形成使用報告。4)審查續訂方案是否有變動或者需要變動。續訂方案無變動：根據使用報告、經費狀況、報價方案形成訂購建議，訂購建議的內容包括購前評估、使用報告等內容，是一種綜合全面考慮是否購買的意見；續訂方案有變動或者需要變動：根據使用報告、方案變動情況出具訂購建議書，訂購建議書的內容包括購前評估、使用報告、方案變動情況等，訂購建議書經訂購小組討論后，形成訂購決議書，綜合全面考慮是否購買。5)如果訂購建議不通過，則不訂購；如果訂購建議通過，則對選用的采購模式分別再進行流程設計，集團采購、自主采購、政府采購模式的具體步驟和新增數據庫的具體步驟類似。

3.3 退訂/不訂購數據庫

退訂/不訂購數據庫的原因一般有以下幾點：1)通過購前評估，發現財務預算與學校學科發展不匹配等情況。2)數據庫的試用情況或使用情況不理想。3)續訂方案有變動，而通過討論評估，新的續訂方案未能通過。4)數據庫商和圖書館數字資源采購部門的談判未能達成一致。5)數據庫自身的資質原因，如收錄內容未通過主管部門審核、出版社停刊等原因不能訂購。如果采購過程中發現有如上述問題存在，訂購數字資源小組經過討論決策，確認退訂/不訂購數據庫。

圖2 數據庫退訂原因分析

3.4 數字資源采購流程的重要步驟分析——以中南大學圖書館為例

3.4.1 采購模式的選擇。中南大學圖書館常用的數字資源采購模式主要包括三種：高校圖書館數字資源采購聯盟(DRAA)采購數據庫、湖南省高校圖書館聯合采購數據庫、學校單獨采購數據庫。DRAA采購數據庫、湖南省高校圖書館聯合采購數據庫都屬于集團采購模式。2019年，中南大學圖書館集團采購和自主采購的比例各占一半(見表2)。圖書館可以根據自己的規模大小、經費預算、讀者的需求進行靈活多樣的選擇，對于一些不易組團采購的專業數據庫可以單獨采購，而對于公共數據庫和外文數據庫，應優先考慮集團采購，集團采購適用于圖書館行業的全國性、地區性組織或校際聯合體就某一特定文獻資源與供貨商進行談判。

表2 中南大學圖書館2019年數據庫采購模式列表

3.4.2 數字資源使用統計的應用。2019年1月1日，COUNTER(Counting Online Usage of Networked Electronic Resources)第四版(R4)廢除，正式升級到第五版(R5)，對使用數據報告做了比較大的變動。中南大學圖書館對中外文數據庫進行使用統計分析的數據來源包括：DRAA集團為成員館提供的外文數據庫使用數據自動收割、數據庫商提供的自主數據導出平臺、數據庫商單獨自行提供。以數據庫CNKI為例，其通過自主數據導出平臺，同時提供COUNTER4.0和5.0報表類型。圖3為導出的中南大學圖書館2020年1—3月的COUNTER5.0報表——數據庫檢索和項目使用報告(DR_D1)。

圖3 CNKI數據庫檢索和項目使用報告(DR_D1)

COUNTER R5主報告和標準視圖按報告級別進行組織，報告級別從上到下分為平臺級別、數據庫級別、標題級別及項目級別。該標準的統計數據可以精確到內容提供商平臺的活動，也可以統計某個平臺下的數據庫活動，還可以提供某個電子圖書和期刊的使用統計，甚至可以精確到每篇文章、多媒體項目的請求量、訪問量，這樣的使用數據統計更加規范、細致，且允許用戶應用過濾器并選擇其他配置選項。

3.4.3 采購流程的設計。以2017年中南大學圖書館新購的外文數據庫Scopus為例，此數據庫通過DRAA集團模式采購，按時間節點進行采購流程的設計(見圖4)：通過讀者調查和資料搜集，打算購買該數據庫→選擇DRAA集團采購模式→接收DRAA團購數據庫信息，返回試用意向→返回試用回執→圖書館主頁發布試用通知→試用期→試用評估報告或訂購建議報告→確認訂購→填寫訂購回執、合同簽署→付款并開通使用。該流程從預購到正式使用，歷經大半年的時間。

圖4 中南大學圖書館新增Scopus數據庫的時間和過程

4 數字資源采購流程規范化設計的問題和建議

4.1 采購流程執行的日常化

高校圖書館的紙質資源和數字資源的采購流程差異巨大，紙質資源的采購一般都形成了比較傳統、規范的流程，而數字資源的采購由于流程復雜，采購模式多樣，一般很難有全面規范的流程遵循。高校圖書館經過對數字資源多次采購經驗的總結和歸納，得出規范化、合理化的采購流程，采購人員按照規范化流程進行日常化的采購，用采購流程指導采購工作，嚴格執行采購流程的步驟，把采購工作的流程執行日常化。

4.2 采購流程的細化設計依據各館實際情況制訂

由于我國圖書館數字資源采購流程的設計基本處于本館的經驗性探索階段，因此，本研究提出的理論、方法和工具的有效性還有待在實踐中進一步檢驗。圖書館依據采購經驗設計符合本館的采購流程，有些館的流程設計太過簡單，不利于細節的規范，而有些館的流程設計已經跟不上時代發展的需要或本館發展的需要。針對存在的這些問題，需要隨時依據館內實際情況科學化、合理化地調整和優化采購流程，以達到提高數字資源采購工作效率、節省采購經費、節約采購時間、滿足讀者需求等目的。

4.3 采購流程的設計要以讀者需求為中心

把“以用戶為中心”的服務理念貫徹到數字資源采購流程設計中，真正做到由“書本位”向“人本位”轉變，這不但有利于提高采購流程設計的合理性，也能提高采購流程的可用性。

5 結 語

采購流程的規范化設計是圖書館采購活動的重要內容，針對新增數據庫、續訂數據庫和退訂數據庫三種情況，對采購流程當中的重要步驟，包括購前評估工作、試用數據庫的評價、數字資源使用統計、采購模式的選擇等設計科學合理的采購流程。高校圖書館采購人員按照規范化的流程指導采購工作的全過程，把流程執行日常化，并隨時依據本館的實際情況調整采購流程，同時，需要把“以用戶為中心”的服務理念貫徹到數字資源采購流程設計中，讓讀者參與數字資源采購活動，把采購的數字資源的投入與利用率、用戶利用效果和滿足用戶需求的程度聯系起來，真正體現流程規范化設計帶來的效益。