PDCA工作方法在物資采購內部談判中的運用

趙輝、王紅偉、劉仲位、李玉慶、駱良濤 /湖北航天化學技術研究所

PDCA方法作為一種關注過程、關注協作的全面管理方法，通過運用系統的分析方法，從而尋求系統的解決方案，并且持續改進，為內部談判工作帶來了新的思路。航天系統是個非常龐大的工程，包含很多的子系統，需要采購配套的物資包括化工原材料、科研生產保障物資、固定資產等眾多物資。航天企業物資采購品種多、批量少、進度急、質量管理程序多、質量要求高，運用PDCA工作方法可以確保采購的合格物資及時運用到航天事業中。筆者以物資采購內部談判工作為研究對象，探討了PDCA工作方法在內部談判工作中的應用。結果顯示，基于PDCA理念的內部談判管理方法，可以起到事半功倍的作用，有助于實現對內部談判工作的全面管理與控制。

一、PDCA管理理念在內部談判管理中的具體應用

以湖北航天化學技術研究所需購置1臺普通數控鏜銑床為例，詳細描述PDCA循環在實際工作中的運用。

1.計劃(Plan)

針對可能影響內部談判結果的因素，確定需改進的目標及改進目標的過程，合理規劃項目實施所需的資源配置，制定項目進度時間表，并識別項目實施過程中的種種風險，應對種種危機。

根據相關規章制度規定，需求人調研的設備價格不到招標額度應當采用競爭性談判的方式進行采購。物資供應處根據競爭性談判審批表的填寫要求，確定本次談判小組成員，確定投資概算，經相關領導審批同意后，著手準備競爭性談判。

具體計劃如下：

（1）編制填寫內部談判邀標書、內部談判審批表等資料文件。內部談判邀標書由商務部分和技術部分組成，商務部分由物資部門編制，主要包括付款方式、交貨期、設備明細表（配置清單）等內容；技術部分由需求部門編制，主要包括貨物的型號、規格、詳細的技術參數、驗收方式（應明確是否需要預驗收）及其他特殊要求。

（2）選用有使用或接觸過鏜銑床或類似設備的人員作為本次談判小組的成員，談判小組成員對數控鏜銑床之類的設備較為熟悉，可以在談判時提出比較專業的技術方面的問題，為談判工作的順利實施奠定重要的基礎。

（3）對地基、安裝環境、通風、防爆要求、水、電、氣等工房配套條件有特殊要求的，應在談判時明確。在內部談判過程中需明確購置貨物的交貨周期（項目進度時間表），含加工制造周期、安裝調試周期、運輸周期等。

（4）在內部談判過程中應明確付款方式及對稅率的要求，并應明確發票類型是否為增值稅專用發票。

2.執行(Do)

根據前述計劃內容實施競爭性談判。按照前述內容識別并量化需購置貨物的具體信息，如購置數量、詳盡的型號規格、主要技術指標及其他特殊要求等。談判前，聽取需求部門意見，與設備管理部門溝通，了解研究所有無類似產品，類似產品的使用狀況，及廠家的售后服務情況。

內部談判工作中應詳細記錄該產品的特殊要求，并予以分解。

具體工作如下：

（1）物資供應處負責將邀標文件發給擬談判廠家。發送邀標書時，應注明談判時間，告知邀標書里的注意事項，做好技術要求對照表，并在表中明確是否滿足要求，不滿足要求時應注明貨物實際情況。

（2）將談判邀標文件（含技術要求）及相關資料發給談判小組成員，讓其先熟悉談判項目內容，做到在談判現場有的放矢。

（3）談判時詳細記錄各位談判小組成員提出的問題及邀標廠家的具體回復。

（4）談判時記錄最終價格、付款方式、發票稅率、交貨期等重要信息。

（5）收集評委的投票記錄，并當場宣布投票結果。

（6）通知參與談判廠家本次談判的結果。

（7）及時起草合同，準備合同附件，并請相關領導審批、簽署。

（8）在合同附件中明確驗收分為預驗收和終驗收。預驗收一般在供方所在地進行，終驗收在需求方所在地進行，項目內所有貨物在需求方指定的地點安裝、調試完畢，并達到驗收大綱規定的驗收狀態，供方對相關人員培訓完畢，受訓人員能獨立操作，所有文件資料按要求整理裝訂完畢時，由設備管理部門組織進行終驗收，在終驗收時應對預驗收時提出的問題進行一一驗證。

（9）談判資料、合同及合同附件、隨機文件等資料應在終驗收后及時歸檔。

3.檢查(Check)

檢查指尋找優化過程，并消除或者降低不利因素的過程。以后再實施采購類似機床等設備時，需針對本次談判所列出的種種不合理因素采取對應措施。

談判結束后，及時歸集整理數控鏜銑床談判全過程的資料，并逐一檢查核對過程資料，查看是否有漏簽字，標書中是否有忘蓋章之處。對談判時未考慮到的問題，如機床的裝卸、地基的處理等問題，在簽訂合同或合同附件時應注明要求，并在以后的談判中有所涉及。

4.反饋( Action)

指對內部談判工作實施過程的檢查，并通過制度化、程序化的形式以保證改進效果的延續性。在具體實施過程中，應注意制定相應的工作規范、工作制度、工作流程，提高內部談判的質量。所有程序文件、必要的過程文件要及時歸檔，包括采購申請單、方案審批表、簽到表、記錄表、談判方的相關聲明、談判文件、投票記錄等文件資料。

對內部談判過程進行提煉，對存在的問題進行梳理，做到制度化、規范化、科學化。通過本次競爭性談判，可以了解數控鏜銑床的相關信息，并延伸擴展至數控車床、加工中心等設備，以后再有類似的購買需求時，有更多的廠家可供選擇。

二、PDCA應用于內部談判管理的效果

將PDCA管理理念應用于內部談判管理工作中，在極大地提升內部談判工作效率的同時，也能有效提高內部談判工作的管理水平。

一是針對使用部門的需求，收集相關資料，達到了尋求更多滿足需求的優質廠家的目的。收集廠家的相關資料，了解其近3年的業績，咨詢其設備的企業用戶的使用狀況、售后服務，根據實際情況確定是否需要改進等。

二是能滿足研究所需求的數控鏜銑床等通用設備有很多，其中也包含一些規模較小的廠家生產的設備，雖然其技術指標也符合要求，但是由于產品質量不穩定，售后服務得不到保障，更換零部件不及時等原因應排除在談判名單外。同時由于研究所只是用于一般生產需要，對于精度并無特殊要求，特別高精尖的設備，并不符合實際需要。應提醒需求提出人員選擇目前成熟可靠的、市場占有率大的、滿足研究所實際需要，或者略微超前一些、性價比突出的產品，不能盲目追求國外進口的、非常先進的產品。

三是所收集的資料，提高了內部談判的工作效率。在內部談判邀標書中，列出需要注意的條件，在與供方的談判中要重點關注，如型號、數量、升降溫速率、控溫范圍、控溫精度、防爆與否、第三方檢定等指標。

四是有助于做好采購預算工作。項目預算是在內部談判工作具體實施之前對該項目資金概算的一種預測，關系到后續整個項目實施時所使用的資金能否得到合理的規劃，以方便對內部談判工作實施過程中的資金使用情況進行合理分析、有效控制。有了項目預算總資金的控制約束，就可以在具體實施過程中達到優化、合理配置項目資源的期望，并查找、識別出項目資金使用過程中的不合理情況，以期能達到控制項目預算內資金流流向的目的，從而控制整個項目預算使用情況。

三、PDCA應用于內部談判管理需要注意的問題

PDCA循環是一種以全面系統管理為核心的管理方法，通過實施—反饋—再實施—再反饋，是邊計劃、邊實施、邊反饋、邊處理的過程。PDCA循環理論能否成功應用于內部談判工作中，還需要注意以下幾個方面因素。

一是PDCA循環理論強調管理與業務相結合。內部談判工作并不是僅僅某一個部門，或某一個特定過程的集合，因此必須梳理出內部談判工作中的側重點，用整體思維的方法來優先處理可能影響結果的重要因素。在項目實施過程中要將影響結果的具體事項一一分解，各司其職，需求部門負責提出詳盡的購置需求；物資部門負責根據內部談判結論，簽訂合同，并按合同條款支付相應款項；預算管理部門負責內部談判項目的預算管理；設備管理部門負責項目的驗收工作；檔案部門負責核對項目資料并及時歸檔。

二是持續的改進。PDCA方法是不斷循環的，是通過持續改進、降低成本等方式，從而最終使整個項目達到最優化。PDCA循環理論的核心是將內部談判工作的實施過程作為一個個不同的流程，同時在內部談判工作實施過程中識別出各個流程中對結果有不利影響的因素，識別出其中最為重要的因素，并加以持續改進，以便達到更高的滿意度。及時總結好的經驗和做法，并在以后的工作中予以體現，不足的地方要逐一改進。

三是在購置物資、儀器設備時，對項目實施過程中的監控力度往往不足，監督監控機制可能也不太完善，從而導致內部談判工作主要以與供方的價格拉鋸戰為主，忽略了對供方資質的審核，以及對項目實施過程中的監控。同時，部分需求提出部門對需購置貨物最終的技術要求并不十分明確，導致提出的購置需求不明確，給內部談判工作后續實施帶來困難。有時需求部門未能及時提出采購申請，留給物資采購部門做出整個內部談判項目策劃，以及談判方做技術方案的時間都很短，為后續能否及時交付帶來了風險。

四、結論

內部談判工作的核心是選擇性價比高的產品，選擇適應目前實際工作的產品，因而應在考慮價格因素的基礎上，充分考慮產品的使用操作便利性，產品的質量性能、安裝服務、售后維保、貨物的交付進度等其他重要因素。

因此，可以采取以下幾種方式提升內部談判管理工作水平：首先，應盡早做好內部談判工作計劃，同類物資集中采購，擴大采購規模，以較低的采購成本，得到更優質的物資，達到利益的最大化；其次，在控制內部談判支出方面，需要綜合考慮內部談判工作中需購置的貨物自身的價格因素，及供方的合理利潤，以便加強對供方的管理，在能夠保證與供方長期協調合作的同時，自身能健康良性發展，以達到雙贏的效果。最后，項目實施時強調對供應貨物關鍵重要節點的監控，強化各種制約機制，即做到事前——經相應層級領導簽字審批確認后，做出項目實施計劃；事中——由紀檢審計部門等相關處室，職工代表等相應人員對項目實施全過程進行監控，以保證項目實施過程中我方相應人員與供方交易的全程是透明的、公開的、廉潔的；事后——由物資采購部門對項目實施過程中出現的種種問題進行分析，以積累經驗，總結教訓，逐步提高工作水平。