資產清查環境下高校文獻信息資源管理模式的創新

陳 琳，解登峰

（中國海洋大學圖書館，山東 青島 266100）

高校資產管理工作是高等學校管理工作的重要組成部分，直接影響著教學、科研任務的完成和發展速度以及辦學的質量、水平和經濟效益。高校資產管理的好壞，是高校辦學水平的重要標志[1]。2016年財政部在全國范圍內部署了一次行政事業單位資產清查工作。根據《中央行政事業單位固定資產管理辦法》（國管財字［2000］13號）第九條規定，圖書資料也屬于國有資產管理的范圍[2]。各高校在評估本校信息文獻中暴露出很多問題。本文針對出現的問題，探討高校在資產清查環境下，如何對文獻信息資源進行有效的管理。

1 高校文獻信息資源的內容和分布范圍

本文所涉及的高校文獻信息資源中紙質文獻信息資源包括中外文圖書、中外連續出版物（報紙除外）、專利文獻、科技報告、標準資料、政府出版物；電子文獻信息資源包括電子圖書、電子期刊、數據庫、聲像資料等。

這類資源主要分布范圍為：圖書館館藏各類紙質和電子資源；各學院資料室為教學科研館藏各類文獻資源；學校各行政單位職能部門所需各類報刊資源；團委、組織部、研究生院等單位向師生發放作為學習材料的紙質文獻信息資源；教師利用科研經費購買的文獻資源。

長期以來，對于教師科研經費購買的圖書資料沒有進行嚴格資產管理。2012年開始，國家加大了科研經費管理和監控力度，一年內下發了《教育部關于進一步貫徹執行國家科研經費管理政策，加強高校科研經費管理的通知》和《教育部和財政部關于加強中央部門所屬高校科研經費管理的意見》等一系列文件，各高校開始配套修訂制度，加強科研經費管理工作，減少科研經費浪費和防范科研經費腐敗[3]。2017年起本校將科研經費購置的圖書資料也納入整個管理體系中。

2 高校文獻信息資源采購和管理中存在的主要問題

2.1 采購途徑多樣性

資產評估清查中發現，各單位采購文獻途徑具有多樣性特點，有招標采購、競爭性談判、單一來源、詢價采購等方式。尤其是小額度采購具有一定的隨意性、盲目性。一些院系采購主體分散，存在交叉重復訂購現象，造成資源浪費。

2.2 管理方式不規范

高校普遍對文獻信息資源管理重視程度輕于其他資產管理，管理模式不統一，各自為政。一些單位資產管理手段傳統滯后，常常由于部門拆分、合并、搬遷等因素造成統計數據不夠準確，很多資源信息無法被查詢。全校和各單位沒有相應的規章制度和細則對這項工作做出規定，沒有設立機構統領部門資產管理，對各類文獻信息資源也沒有很明確的性質劃分。

2.3 沒有專職管理人員

多數單位文獻信息資源管理人員都是兼職完成，一般由某位教師或行政人員兼職擔任。他們通常更關注于其工作中所需資產的投入和使用，對于資產的日常管理與維護重視程度不足，缺乏一定資產產權意識和責任意識[4]，對經費預算、系統運用、賬實核對、盈虧分析、數據上報、問題處理等步驟的認識模糊[1]。

3 構建規范的現代化文獻信息資源管理體系

做好文獻信息資源管理工作，首先要健全管理體制。高校資產管理體制主要包括高校資產管理機構的設置、高校資產管理機構管理職責權限的劃分、高校資產管理規章制度和高校資產管理原則等[5]。2017年，財政部頒發《中央部門所屬高校國有資產處置管理補充規定》和《財政部關于＜國有資產評估項目備案管理辦法＞的補充通知》，加強各高校對資產的評估管理，要求對學校資產實施統一管理，歸口管理。具備條件的高校對現有的分散和多頭管理的格局進行調整，成立單獨設置的一級國有資產的管理機構統一管理學校的國有資產[6]。根據文件的規定和要求，以資產清查評估為契機，在取得的經驗和教訓基礎上，本校主要單位經過多次討論形成新的管理方案，制定出《中國海洋大學文獻信息資源采購管理實施細則》。

3.1 改進和規范文獻信息資源采購方式

在采購途徑上，學校改進各單位訂購模式，規定文獻信息資源采購主要以招標和跟標方式完成，任何單位和個人不得拆分或化整為零規避國家及學校的采購管理規定。各單位首選招標的供應商跟標采購。在中標供應商無法提供所需文獻信息資源、服務或其報價高于前期詢價的情況下，可以另行談判采購；用教師科研經費購置文獻資料時根據自身需求采購，但采購前必須向主管單位申請，經審核后才能經財務報銷。

3.2 明確各類文獻信息資源的性質

根據信息資源實際應用情況，學校明確各項資源的性質劃分。用國撥經費、雙一流等專項經費購置的圖書館和學院資料室文獻信息資源必須作為固定資產入賬；各學院自行購買的內部學術資料可以作為非固定資產；學校各行政單位職能部門所需的各類報刊，用于一般閱讀的消耗性信息文獻，是否作為固定資產或非固定資產，由各單位自行界定；限時使用的數據庫等具有租用性質的數字文獻信息資源、發放給師生用作學習材料的紙質文獻信息資源可作為非固定資產管理，教師科研經費購置的文獻資料可以作為非固定資產。

3.3 完善文獻信息資源的管理機制

對于文獻信息資源管理，應明確不同部門承擔的責任。本校建立以圖書館為主管中心，各單位參與管理，財務處審核報賬的機制。圖書館為全校文獻信息資源采購的業務主管部門，負責文獻信息資源及相關服務采購的組織和管理，牽頭組織驗收，對各單位資源數據進行匯總審核。各單位負責本單位文獻信息資源及相關服務的申購、論證、采購等工作。國有資產與實驗室管理處組織抽查圖書館和全校各個單位資源管理情況。通過財務報賬的采購，無論固定資產還是非固定資產，全部納入管理系統，所有系統數據和實物數據均和財務賬目一致。

3.4 開發線上文獻信息資源管理系統

為了高質量、更加規范地完成文獻信息資源資產的審核管理，以圖書館為牽頭單位，開發了文獻信息資源采購審核報銷系統。系統平臺分為3個模塊，即3萬元以下的采購申請、3萬～20萬元的采購申請、20萬元以上的采購申請。平臺適用于多種方式采購紙質和電子各類資源類型的申請。文獻信息資源采購審核報銷流程如圖1所示。

圖1 文獻信息資源采購審核報銷流程圖

圖書館設立專人專崗負責審核工作，二級單位建立主管領導負責制。各單位須明確分管負責人，設立一名文獻信息資源管理員，履行文獻信息資源的管理職責并承擔相應責任。各單位負責人可以利用校內賬號直接登錄平臺，所有申請和審核工作管理人員均在線上操作完成，避免舟車之勞，每個步驟都設置短信提醒。線上操作后，由圖書館驗收分配財產號，由財務部門進行最后審核。

管理系統信息化、自動化程度的提高，使全校整體文獻信息資源的購置和管理納入體系化，資產主管部門負責人和領導均可進入系統隨時進行監督、審核，整體管理更加規范。資產管理和財務管理兩個系統之間實現數據上無縫對接，提高了資產管理和財務管理效率，提升了資產管控水平。

4 建立長效管理機制和監督機制

高校文獻信息資源采購管理應該建立長效機制，界定和規范各類資產的管理和使用。每年進行年度新增資產清查，加強資產采購論證、可行性分析、招投標、合同簽訂、資產人臺賬、交付使用、合格驗收、維修報廢等環節流程設計，完善和健全制度建設，責任到人，強化資產管理職責和獎懲力度[7]。同時，對文獻信息資源進行有效的評估，優化資源配置，建立資源共享機制，提高資源使用效益。

監管機構應建立有效的監督核查體系，能夠保證實時、動態、便捷地掌握文獻信息資源的采購和管理情況，定期進行文獻資源的清查統計工作。學校各單位與管理機構需要加強協調，保證各個環節暢通，包括供應商能夠及時提供征訂信息，相關機構信息被及時發布、反饋、提交、交接等。此外，還應加強資產管理人員隊伍建設，從學校層面對各單位的人員進行培訓。崗位負責人應明確崗位職責，熟悉相關政策規定，精于業務工作，以保證始終能有高素質人員完成文獻信息資產的管理工作。