檔案數字化管理的現狀與對策

（貴州大學檔案館,貴州省貴陽市花溪區 550025）

一、新時代企業檔案管理的必要性

檔案材料是指組織在其工作期間創建的信息資源（包括公共數據）。它涵蓋了組織的所有發展趨勢鏈接，涉及內部的各個方面，并且屬于一項關鍵任務。相關組織本身每天都涉及大量的材料和數據信息。當今的管理方法對于該組織至關重要。根據科學研究，可以發現相關檔案的內容與科學研究，實踐活動的結果以及企業的發展趨勢工作經驗有關。不僅對企業的發展趨勢有很大的影響，而且對相關工作的發展趨勢具有明顯的現實意義。一般來說，這項工作非常關鍵，傳統的核心概念和方法無法適應當前的發展趨勢。要及時升級，適當改革創新，與時俱進，提高企業競爭優勢，改革創新檔案管理方式，自主創新檔案管理方式，以加快企業檔案管理的發展趨勢。作為相關結構的關鍵組成部分，檔案管理涉及重要的數據信息和關鍵材料。根據工作的合理實施，可以保證企業工作的順利進行，增加員工的積極性和積極性，加快工作發展趨勢，使用價值明顯。

二、在互聯網大數據條件下構建檔案智能管理系統的重要性

1.促進對檔案信息管理概念的改變

在傳統的企業信息管理中，企業的例行和輔助業務流程是消極且可忽略的，因此很容易被忽略。在這種情況下，企業數據的信息內容無法得到充分利用。它應該具有的效果。另外，企業信息傳統信息管理的關鍵是開發紙質檔案的管理方法，可以根據該環節收集和收集該環節中企業運營發展趨勢的全過程所產生的數據和信息，適當的融合認為管理。但是，在當今的Internet時代，由于企業運營發展趨勢的整個過程而導致數據和信息方面的許多改進。傳統的檔案信息化管理完全不能滿足檔案信息化管理的要求。必須與時俱進，在管理工作中引入更多優秀的管理方法和技術。企業檔案管理部門應當弘揚和改變傳統管理方式的觀念，將檔案信息內容作為關鍵信息資源，突出客戶或客戶管理中心的影響力，樹立檔案信息管理的核心理念，為客戶提供或客戶可以展示人性化的服務，以改善企業的產品或服務。

2.豐富多彩的檔案信息管理職責

在信息管理的互聯網時代，數據信息的巨大改進已經向企業的檔案管理部門展示了各種資源。在這種情況下，企業的數據和信息檔案管理組織和部門要承擔工作職責。發生了某些變化，這改善了他工作職責的原始限制。就企業信息管理部門而言，其檔案和數據資源不僅包括圖書館的資源，而且還與其他部門共享資源，從而擺脫了企業自身檔案和數據資源的局限性，并呈現出豐富的信息資源。供信息內容用戶使用的信息。多彩合理的檔案資源，確保信息內容的合理化。大量的檔案信息資源可以作為企業信息管理工作中數據信息內容的支撐點，保證其管理方法和內容的多樣性，滿足信息內容數據信息用戶的具體要求。除了豐富多樣的檔案信息管理內容外，檔案信息管理方法在很多方面都是完善的。

三、新時代企業檔案管理中的問題

1.不清楚的內容定義

隨著社會經濟發展的迅速發展趨勢，我國企業檔案管理方式發生了變化，許多企業發展環節已逐漸實現了我國企業檔案管理方式的改變。但是，仍然有一些企業無法在整個開發過程中意識到這項工作的變化。在當前情況下，該企業無法跟蹤檔案管理工作的變化，并且缺乏健全而有目的的規章制度。許多企業僅依靠管理經驗來執行檔案管理工作中的鏈接。這項工作是單方面的，缺乏科學研究規則和系統的應用。企業發展的整個過程涉及很多材料，而這種材料不能被包括在材料檔案庫中，這導致管理方法缺乏一致性和系統化，不可能合理地使用這種材料。

2.缺乏技術管理方法

當前，我國信息技術的飛速發展也是信息管理社會的發展。使用了許多商品，包括計算機和掃描儀，這些商品加速了我國相關領域的發展趨勢。在檔案管理方式方面，企業無法與現實接軌，無法順應趨勢和發展趨勢的要求，不能保證管理方法的準確性，不能保證資料的一致性。另外，許多企業繼續使用傳統的管理方法，無法加強對優秀技術的使用，難以實現預期目標，并危及企業的發展。

3.人員技能素質較低

管理人員是企業內部檔案管理的實施者，也是企業檔案管理的實施者。經理的專業能力與檔案管理的質量緊密相關。根據分析，可以發現當前的企業數據管理器管理水平低，綜合素養低，對檔案管理的重視程度不高。另外，企業上級部門對此并不重視，或者缺乏專業的技術管理人才，無法保證檔案管理的有序進行。另外，檔案管理人員短缺并且人員流動很多。無法執行企業的檔案管理工作阻礙了企業的發展趨勢和發展。

4.管理方法的概念

在業務管理的過程中，重點是操作檢查的性能，診斷和處理的水平以及發展的未來。檔案管理的概念不足，并且缺乏系統和一致的系統管理。如果這樣下去，將會削弱管理方法的概念，不能專心管理，也無法促進企業的發展趨勢。

四、新時代企業檔案管理的新思路

在當今時代的特征下，企業的檔案管理工作受到了各行各業的人們的高度評價。根據新的檔案管理概念，加強系統建設，重視學習和培訓，引進技術以及提高素養可以為企業的發展趨勢提供動力。

1.不斷完善管理計劃

企業要切合實際，大力開展企業內部檔案管理，建立健全制度體系，確保企業各項任務的順利進行。根據健全的相關法規和規章制度（獎懲，使用等），并在評估中包括檔案管理，制定有目的的規范可以確保規則和法規的實施，提高檔案管理的質量和效率，并且為企業提供內部管理。表示支持的方法和工作。

例如：企業可以從根本上構建專業的規章制度，調配人員按照具體情況保存檔案，并為各部門的檔案收集工作提供具體的技術指導，及時整理和分析建議，搜索不足進一步達到部門工作中要求。基礎設施建設的有關制度可以提高企業內部工作規范化管理方法的質量。

2.改進檔案管理方面的培訓工作

合理的檔案管理可以提高企業內部監督的質量，進一步滿足社會經濟發展的要求，并為企業的發展趨勢提供了動力。由于這項工作具有很強的敬業精神，因此實施專業合理的管理方法和對策，制定規范的企業檔案管理工作非常重要。注意塑造技術專業水平和檔案工作人員的素養以完成檔案工作。倉儲經濟效率的提高突出了其經濟價值。因此，為了完成對企業檔案管理概念的改進，有必要重視對檔案管理人員的學習和培訓，并繼續強化員工的管理方法概念。

例如：企業應制定有針對性地人才培訓計劃，將案例經理納入人才培養計劃，重視人事管理，制定有針對性地人才培訓計劃，并繼續增強員工的專業技能，不斷提高他們的專業水平。素養，突出員工管理職能。將工作與績效考核聯系起來，以喚起負責人員的特征。增強員工對工作的認知能力，完善相關程序和規程，執行制度和規章制度，以確保工作的順利進行。

3.引入智能檔案管理技術

對于當前相關工作的發展趨勢，在廣泛使用優秀技術的基礎上，加強計算機設備的使用，可以進行智能檔案管理，可以節省人力資源和資金。因此，提高了檔案管理的效率。通過詳細分析，可以發現信息管理技術在檔案管理中的應用可以更好地滿足該時期發展趨勢的要求，并能順應當前的發展趨勢。智能檔案管理技術的引入可以完成檔案數據的合理管理，并顯示出有目的的管理方法。對于傳統檔案管理的缺點，應立即糾正，并且檔案數據的管理越來越多樣化。選擇檔案和可視檔案除了增加管理時間外，管理方法還以數據的形式執行，以確保歸檔檔案的合理管理。完善檔案智能管理系統，實施網絡管理，提高檔案管理質量和管理效率，構建數據庫查詢檔案信息內容，大力開展相互合作，統一企業內部檔案管理，確保企業內部檔案的安全。檔案管理的有效性，防止難于管理的方法的發生。檔案管理的信息化規劃必須首先從硬件設施進行改革和創新。硬件設施是可以在檔案管理中執行的先決條件。如果不能保證硬件設施的質量，檔案管理的質量也將受到威脅。檔案管理的硬件設施包括電子計算機，管理區域，數據庫查詢，局域網等，這些構成了檔案管理的支持點服務平臺。

4.提高員工的專業能力

由于企業的內部檔案管理極為多樣化，因此對企業數據管理器的技術和專業標準以及專業質量提出了很高的要求。通過掌握智能管理方法的技術性和完善自己的管理方法概念，可以保證檔案保持實際效果，并具有智能管理方法的概念。值得一提的是，企業必須確保創新，采取措 施和對策來提高企業數據管理人員的技術和專業水平，提高他們的職業道德和水平，按時進行學習和培訓，展示學習成果，定期培訓并完成員工系統化標準的提高順應了發展趨勢。此外，企業還必須定期評估檔案管理人員，及時對檔案管理人員進行評論，制定有目的的晉升制度，全面激發檔案人員的主觀特征，并激發檔案管理人員的積極性。

5.提升管理能力

檔案信息化規劃的關鍵是提高檔案管理水平，而檔案管理水平的提高也是信息化規劃的關鍵內容。如今，隨著信息技術的飛速發展，檔案管理中出現了越來越多的創新技術。在此階段，常見的管理機制是數字檔案管理。數字檔案管理方法促進了經濟發展，并繼續將檔案管理提高到更高水平。此外，檔案管理功能改進還包括檔案管理內容的不斷自主創新和擴展，檔案管理內容的不斷改進以及檔案管理管理功能的不斷改進，它們在促進社會發展中發揮著更重要的作用。

五、結論

一般而言，整合當前的方法，順應發展趨勢，探索企業的檔案管理，創新企業的檔案管理工作，加強對優秀信息技術的利用，完成檔案管理的高效率和高水平。企業應聯系實際情況，分析自身發展趨勢，完善相關規章制度，做好部門人員合作，注重檔案保管，引進優秀技術。為此，應該提高檔案信息和信息內容的利用率，并且企業的發展趨勢促進了企業的發展。