信息化在高校出納崗位工作應(yīng)用的研究

郭柯瑜 宋巍 梁莉 北京交通大學(xué)

一、信息化在出納崗位應(yīng)用的必要性

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，2019年1月1日實(shí)施的新政府會(huì)計(jì)制度對高校財(cái)務(wù)提出了更高的要求。無論從會(huì)計(jì)循環(huán)整體還是局部分析，均可清楚地看到，出納崗位是終點(diǎn)也是起點(diǎn)，每一個(gè)環(huán)節(jié)均與資金有著密不可分的聯(lián)系。鑒于出納崗位信息化方面面臨電子回單信息化有效率低；數(shù)據(jù)信息化下，人工強(qiáng)度和深度明顯不足；出納崗位內(nèi)控存在薄弱環(huán)節(jié)；系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全等問題，這給財(cái)務(wù)管理工作帶來了空前的壓力和挑戰(zhàn)。

從市面現(xiàn)有文獻(xiàn)了解到，高校財(cái)務(wù)管理的信息化，大部分都側(cè)重于網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)、收費(fèi)系統(tǒng)、預(yù)決算管理模塊等的研究，對高校財(cái)務(wù)信息化在資金崗位的研究較少，對出納崗位信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)防范和把控較為薄弱，大多是圍繞整個(gè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的。此外，我國正步入信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)支付推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展，財(cái)務(wù)信息的獲取更加智能、移動(dòng)化，如何使現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)出納崗位工作更好的結(jié)合，來提升工作效率，是本文研究的關(guān)鍵。

二、信息化下高校出納崗位存在的問題

（一）電子回單信息化有效率低

本人單位自2019年12月上線電子回單以來，取代了傳統(tǒng)出納崗位每天需要去銀行取紙質(zhì)回單，專人分揀、整理、月末裝訂成冊這一環(huán)節(jié)。但電子回單作為新生事物，同樣存在許多新的問題。例如：1.回單通常比業(yè)務(wù)發(fā)生滯后2-3天顯示，有時(shí)業(yè)務(wù)量大，甚至滯后7天左右。造成不能及時(shí)了解當(dāng)天發(fā)生的全部收、付情況，影響很多經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)。比如，無現(xiàn)金系統(tǒng)里的回單缺少銀行印章，它只是網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)成功或失敗的記載，不能作為付款、投標(biāo)等的依據(jù)，無法律效力。這樣不僅影響需要及時(shí)獲得付款憑據(jù)的經(jīng)辦人辦理相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，也影響帶銀行印章的電子回單及時(shí)放入原始會(huì)計(jì)憑證。2.電子回單因附言和摘要截取的字符限制，造成不同科室同一筆錢重復(fù)入賬，虛增收入，入錯(cuò)賬的情況，給日常工作帶來困擾。3.由于酬金發(fā)放模式的變更，之前是由專員每月批量導(dǎo)出，再拷盤給銀行批量發(fā)放，現(xiàn)變?yōu)橹鸸P憑證批量發(fā)放，造成對私支付失敗率大大增加?？奖P模式下，對于支付失敗的酬金，只用將正確的銀行卡信息等重新拷盤給銀行即可，不用再次填制付款憑證。但在逐筆支付模式下，對私出納需逐筆查找報(bào)銷人的憑證號(hào)、手機(jī)號(hào)，并通知報(bào)銷人提供正確的戶名、卡號(hào)、開戶銀行信息，再分別做二次支付，加重了出納人員和會(huì)計(jì)制單人員的負(fù)擔(dān)，隨著酬金支付業(yè)務(wù)量的增大，出納對賬難度也隨之增加。

（二）數(shù)據(jù)信息化下，人工強(qiáng)度和深度明顯不足

隨著高校辦學(xué)活動(dòng)的日益多樣性，高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息也迎來了“大爆發(fā)”時(shí)期，使出納崗位財(cái)務(wù)工作難度增大。高校出納通常由1-2名人員擔(dān)任，當(dāng)人工面對龐大的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)，即使全天候24小時(shí)不停的工作，也就能處理幾百上千條信息，這還和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息處理難度有密切關(guān)系，難度越大，處理越慢。如果一味依賴人工，只會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理信息越積越多，會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性很難得到保障。在深度方面，各信息數(shù)據(jù)不全是現(xiàn)在發(fā)生的，與之前發(fā)生的歷史事件可能存在錯(cuò)綜復(fù)雜的關(guān)系，有一定關(guān)聯(lián)度。人工受限于自身思維能力，不能對某筆金額及時(shí)進(jìn)行整體分析，導(dǎo)致人工工作深度不足。例如：收到某賓館的匯款，通常出納人員以為是單純的收入，但也有可能是之前某老師的借款，現(xiàn)因特殊原因，沒有入住，賓館退的款。本應(yīng)聯(lián)系經(jīng)辦人做借款的沖銷，但因出納人員不能及時(shí)識(shí)別，誤入暫收，影響老師報(bào)賬效率。因信息量的增大，人工在工作中失誤率會(huì)增高，對工作質(zhì)量造成影響，所以必須得到創(chuàng)新。

（三）出納崗位內(nèi)控存在薄弱環(huán)節(jié)

隨著無現(xiàn)金系統(tǒng)的全面實(shí)施，高校使用現(xiàn)金的情況大幅減少，很多人因此放松了對出納的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，內(nèi)控環(huán)節(jié)較為薄弱。其工作的檢查手段較為單一，多是庫存現(xiàn)金的盤點(diǎn)；且每次時(shí)間間隔久，未形成及時(shí)有效的監(jiān)督。出納人員自身防范風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，無現(xiàn)金系統(tǒng)登錄密碼，隨著工作的調(diào)整，不及時(shí)修改，往往還沿用著第一任出納使用的密碼。各種有價(jià)票據(jù)、支票、印鑒章隨意放在抽屜，甚至抽屜還不上鎖。

（四）系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全問題

現(xiàn)在所有付款業(yè)務(wù)都是通過銀行轉(zhuǎn)賬處理，基本已做到了支付零現(xiàn)金，那么在信息化背景下，對以互聯(lián)網(wǎng)方式的銀行結(jié)算提出了更高的要求。但在實(shí)際資金支付過程中，會(huì)出現(xiàn)“網(wǎng)頁鏈接超時(shí)”“通訊超時(shí)”等頁面卡頓現(xiàn)象，需重新登錄無現(xiàn)金系統(tǒng)才能繼續(xù)支付。在工作量大的情況下，不僅影響支付操作速度，還因支付狀態(tài)未知存在重復(fù)支付的風(fēng)險(xiǎn)。此外，網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊技術(shù)的不斷變異升級(jí)，無現(xiàn)金系統(tǒng)和電子回單系統(tǒng)存在網(wǎng)絡(luò)安全性風(fēng)險(xiǎn)。

三、信息化下高校出納崗位應(yīng)采取措施

（一）優(yōu)化銀行，軟件開發(fā)商提供針對性方案

高校和銀行、軟件開放商應(yīng)積極溝通，相互配合，共同商議電子回單系統(tǒng)深入利用的方案，簽訂長期戰(zhàn)略合作。1.銀行方面，高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)與銀行外接平臺(tái)有效端口盡可能連入，銀行端返回的交易數(shù)據(jù)信息要及時(shí)、準(zhǔn)確，縮短回單數(shù)據(jù)傳輸時(shí)間，對原有數(shù)據(jù)通道擴(kuò)容來保證大量數(shù)據(jù)的傳送，盡量實(shí)現(xiàn)不論業(yè)務(wù)量多少，都能“T+1”天及時(shí)收到財(cái)務(wù)各類收付數(shù)據(jù)。軟件開發(fā)商要針對各高校的不同需求，同時(shí)充分考慮高校合作銀行的特點(diǎn)，研制出更高效、簡捷、方便的系統(tǒng)，來適應(yīng)高校出納崗位財(cái)務(wù)的需求2.高校方面，應(yīng)在寒暑假業(yè)務(wù)量少的時(shí)候開展新功能的試運(yùn)行和測試，使截取的回單顯示內(nèi)容更加全面。3.軟件開發(fā)商方面，應(yīng)與合作銀行聯(lián)合推進(jìn)電子回單相關(guān)模塊的改進(jìn)和升級(jí)，讓銀行退款回單自動(dòng)增加戶名、電話、憑單號(hào)等信息，或使系統(tǒng)自動(dòng)短信通知經(jīng)辦人、讓支付失敗資金能通過批量發(fā)放的方式再次支付，通過系統(tǒng)自動(dòng)支付對賬，來提升出納工作效率。

（二）構(gòu)建數(shù)據(jù)信息處理模型，改革人工工作模式

由上述現(xiàn)象可知，人工工作模式可謂是造成一系列問題的根本因素，因而必須構(gòu)建數(shù)據(jù)信息處理模型，改革只靠人工的模式。值得關(guān)注的是，雖然人工模式存在很多弊病和漏洞，但不代表該模式就能被完全取代，多年的沿用，說明其有存在的合理性，不能全盤否定，人工模式和信息數(shù)據(jù)模型相互配合才能發(fā)揮最大效用。首先，數(shù)據(jù)信息處理模型需直接對接所有的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，其次，在短時(shí)間內(nèi)對各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行特征分析的處理，理清各數(shù)據(jù)信息之間的勾稽關(guān)系，分別進(jìn)行整理和歸納，例如：屬純收入需要入賬類、屬支付失敗類、屬住院退費(fèi)類、屬借款需沖銷類等。通過數(shù)據(jù)模型的使用，使得財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)處理的難度大大下降。在此模式下，人工工作就與大數(shù)據(jù)技術(shù)之間形成了良好的銜接關(guān)系，能夠及時(shí)有效的處理財(cái)務(wù)信息，提升工作效率。最后，要保證所有處理后的信息都來源于一個(gè)專門的數(shù)據(jù)庫，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)實(shí)信息和歷史信息關(guān)聯(lián)的對應(yīng)性，數(shù)據(jù)信息模型遵循“信息匹配度”原則，把相關(guān)聯(lián)的信息提取出來，生成一個(gè)可供參考的數(shù)據(jù)報(bào)告，使得人工可以直接對現(xiàn)實(shí)事物進(jìn)行處理，消除了原有工作中的重復(fù)環(huán)節(jié)。但要注意的是，若數(shù)據(jù)分析模型存在偏差，人工的識(shí)別工作必然受到影響。所以，在數(shù)據(jù)信息處理模型構(gòu)建前，需構(gòu)建良好的分析邏輯，來對工作的準(zhǔn)確性提供保障。良好的分析邏輯需要前期做大量的嘗試性工作，當(dāng)用歷史數(shù)據(jù)信息，代入設(shè)定的邏輯后，數(shù)據(jù)處理不能準(zhǔn)確反映信息，邏輯性表現(xiàn)不佳，那就針對其中存在的缺陷進(jìn)行修正和完善。大量重復(fù)性的嘗試可獲得良好的邏輯關(guān)系。

（三）完善出納崗位內(nèi)控管理制度

財(cái)務(wù)部門是風(fēng)險(xiǎn)最容易隱藏的部門，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)存在于財(cái)務(wù)活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)。高校要加強(qiáng)出納崗位內(nèi)控管理制度的建設(shè)，按照管理制度進(jìn)行不相容崗位分離原則，出納不得兼任審核、復(fù)核、會(huì)計(jì)憑證保管工作。各司其職，相互牽制。對支票、銀行預(yù)留印鑒、票證進(jìn)行實(shí)地定期盤點(diǎn)，對各科目日記賬安排檢查人員進(jìn)行定期核查，建立完備的備查賬制度。同時(shí)通過技術(shù)控制給每個(gè)用戶設(shè)置不同的權(quán)限和密碼。例如：出納人員不能核算做賬，不能更改支付信息內(nèi)容，不能刪除網(wǎng)銀發(fā)送記錄，對大額付款設(shè)置多道審批權(quán)限。此外，要提醒用戶定期更改密碼，為密碼設(shè)置保密問題以便在賬戶出現(xiàn)問題后第一時(shí)間追回。還要加強(qiáng)出納人員職業(yè)道德培訓(xùn)，通過相關(guān)違法行為案例的學(xué)習(xí)，警示其違法行為的嚴(yán)重后果，提高出納人員風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)。出納工作人員要提升責(zé)任心，妥善保管好各種密碼、U盾、支票，降低工作風(fēng)險(xiǎn)，提升綜合業(yè)務(wù)能力。

（四）采用新技術(shù)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理

網(wǎng)上銀行結(jié)算的核心是安全。網(wǎng)絡(luò)安全員要定期進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)備份，做好計(jì)算機(jī)硬件、軟件的日常管理，升級(jí)殺毒軟件和防火墻，預(yù)防木馬、蠕蟲病毒等侵入網(wǎng)絡(luò)，來保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不會(huì)泄露和丟失。系統(tǒng)操作員需按要求下載相關(guān)安全控件，保證辦公內(nèi)網(wǎng)和其他公共信息網(wǎng)絡(luò)嚴(yán)格分離，嚴(yán)禁在內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間交叉使用移動(dòng)儲(chǔ)存介質(zhì)。同時(shí)，要實(shí)時(shí)保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，避免支付時(shí)“掉線”和“卡頓”現(xiàn)象。高校可以采取ERP、BPR、CIMS等幾種高校財(cái)務(wù)管理模式進(jìn)行探索，追逐信息化時(shí)代發(fā)展的腳步。

四、結(jié)束語

綜上所述，本文對信息化在高校出納崗位工作應(yīng)用進(jìn)行了探討和研究，闡述了在信息化背景下，高校出納崗位目前面臨的現(xiàn)狀，以及對應(yīng)的改進(jìn)措施。因出納崗位工作對高校基層財(cái)務(wù)管理具有基礎(chǔ)性、支撐性和銜接性作用。在信息化、大數(shù)據(jù)的背景下，通過積極探索更具有效率性、創(chuàng)新性的出納工作模式，不斷完善出納崗位工作建設(shè)，提升出納人員素質(zhì)，從而在信息化的大背景下，使得出納崗位工作得到更好的發(fā)展。