淺談高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)

孔祥怡

常德職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦公室

高校教學(xué)檔案是對(duì)高校教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，包括教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)施過(guò)程、教師管理、學(xué)生管理和實(shí)驗(yàn)室管理等[3]，是高校日常教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中形成的具有重要保存意義的原始記錄。高校教學(xué)檔案可以全方面反應(yīng)高校教學(xué)管理水平及教學(xué)水平，是高校教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的重要依據(jù)。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)成為時(shí)代主流，而信息技術(shù)在不同領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，不僅推動(dòng)了相關(guān)行業(yè)進(jìn)步，也推動(dòng)了國(guó)民經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展。高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)是將檔案管理模式向信息化轉(zhuǎn)型，通過(guò)對(duì)高校教學(xué)檔案的電子化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，最終實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理。教學(xué)檔案記錄了學(xué)生、教師及教學(xué)管理人員在學(xué)校內(nèi)的各種日常活動(dòng)，由于其真實(shí)記錄的特性，因此能夠最大程度上客觀反映學(xué)校教學(xué)情況，是具有重要參考價(jià)值的原始資料。

一、高校教學(xué)檔案特點(diǎn)

教學(xué)檔案內(nèi)容豐富。高校教學(xué)檔案包含的內(nèi)容十分廣泛，具體有：上級(jí)部門(mén)有關(guān)教學(xué)方面的各種文件；跟學(xué)籍有關(guān)的資料；跟招生有關(guān)的資料；跟教學(xué)有關(guān)的教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)輔導(dǎo)材料、教學(xué)教案以及教學(xué)改革方案；學(xué)生實(shí)習(xí)方面的資料；教材；教務(wù)部門(mén)和教學(xué)行政部門(mén)的資料等，內(nèi)容非常龐大復(fù)雜。

教學(xué)檔案載體多種多樣。傳統(tǒng)教學(xué)模式，教學(xué)檔案載體以紙質(zhì)檔案為主，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的問(wèn)世和不斷發(fā)展，檔案的載體也呈現(xiàn)多樣化發(fā)展趨勢(shì)。例如：電子文檔、電子學(xué)籍、視頻及錄音等。

教學(xué)檔案形成周期較長(zhǎng)。高校教學(xué)活動(dòng)具有周期性特點(diǎn)，通常以學(xué)制和學(xué)年來(lái)劃分周期。周期又因?qū)I(yè)不同而存在差異，例如：護(hù)理專(zhuān)業(yè)通常是三年一個(gè)周期，藥學(xué)專(zhuān)業(yè)通常是四年一個(gè)周期，醫(yī)學(xué)或者口腔則是五年一個(gè)周期；除此之外，每學(xué)年分為上下兩個(gè)學(xué)期。

高校教學(xué)檔案來(lái)源部門(mén)較多。教學(xué)檔案來(lái)源于以下部門(mén)：上級(jí)部門(mén)；高校教務(wù)部門(mén)；學(xué)生工作組織；其他行政相關(guān)部門(mén)；教師教學(xué)活動(dòng)材料；學(xué)生學(xué)習(xí)活動(dòng)材料；教學(xué)管理負(fù)責(zé)部門(mén)材料等。高校教學(xué)檔案囊括了學(xué)校日常活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，收集過(guò)程復(fù)雜繁瑣，難度較大。

教學(xué)檔案可利用性較高。實(shí)踐應(yīng)用證明，高校教學(xué)檔案的實(shí)用性越來(lái)越大，特別是新生錄取名冊(cè)、畢業(yè)學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生成績(jī)表、學(xué)生學(xué)位審批表等資料，利用率高達(dá)80%以上。高校教學(xué)檔案在檔案系統(tǒng)占有重要地位。

二、高校教學(xué)檔案內(nèi)容

（一）具體歸檔內(nèi)容

1.上級(jí)教育教學(xué)主管部門(mén)下達(dá)的文件。

2.高校制定的教學(xué)管理制度、規(guī)章、規(guī)定和辦法等。

3.課程建設(shè)、專(zhuān)業(yè)建設(shè)、教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)立項(xiàng)及教學(xué)日歷等。

4.文字、音像教學(xué)教材及CAI課件等，即教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控材料和教學(xué)相關(guān)信息。

5.教學(xué)過(guò)程、教學(xué)運(yùn)行材料

6.學(xué)生和教師各類(lèi)競(jìng)賽、檢查、評(píng)估記錄和總結(jié)。

7.招生材料、學(xué)生成績(jī)單、學(xué)生名冊(cè)、學(xué)籍變動(dòng)文件等。

8.其他教學(xué)管理文件。

（二）歸檔要求

1.教學(xué)檔案通常按照學(xué)期或者學(xué)年立券，以學(xué)年教學(xué)資料設(shè)立總目錄。二級(jí)類(lèi)學(xué)院教學(xué)資料總目錄需要上交一份給教務(wù)處。教學(xué)檔案立券時(shí)以高校檔案室制定的辦法進(jìn)行歸類(lèi)，確保案卷標(biāo)題準(zhǔn)確，能夠從標(biāo)題判斷案卷具體內(nèi)容；案卷內(nèi)的文件材料需要登記到目錄上，逐一做好編號(hào)。案卷厚度適當(dāng)，包裝牢固[4]。

2.高校教學(xué)檔案歸檔的文字材料必須是原始文件。對(duì)歸檔檔案要有完備的審查手續(xù)、文件制成材料合格、格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。

3.分類(lèi)組卷。檔案歸檔要根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行組卷，力求每組材料之間存在內(nèi)部聯(lián)系，通常以批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，正稿在前、底稿在后，文件發(fā)布時(shí)間，文件保管時(shí)長(zhǎng)，單位級(jí)別等原則進(jìn)行排列。

4.歸檔數(shù)量。通常來(lái)說(shuō)，原始資料、各種文件手稿和正本都是歸檔一份，而對(duì)于一些使用率較高的文件，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況增加副本，以保證原件不被損壞。學(xué)生實(shí)習(xí)材料、課程設(shè)計(jì)等成果性資料要?dú)w檔多份，學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)需要做到全部歸檔。

5.凡是通過(guò)計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的紙質(zhì)教學(xué)資料，對(duì)應(yīng)的電子文件需要長(zhǎng)久保存，以便長(zhǎng)久利用。

三、高效教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

高校教學(xué)檔案管理理念滯后。高校教學(xué)檔案管理受傳統(tǒng)管理方式影響較大，長(zhǎng)期停留在傳統(tǒng)管理模式下，信息化水平低。高校對(duì)教學(xué)檔案相關(guān)工作重視度不夠，存在粗放式問(wèn)題，收集檔案資料缺乏監(jiān)督，整理方式照搬一般檔案整理方法，不注重案卷之間的聯(lián)系，導(dǎo)致檔案資料利用率大大降低[5]。

高校教學(xué)檔案工作難度較大。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，高校在教學(xué)過(guò)程和教學(xué)管理方面逐漸開(kāi)始應(yīng)用各種軟件，導(dǎo)致電子文件數(shù)量非常龐大復(fù)雜，沒(méi)有行之有效的資料收集整理歸檔措施，反而加大歸檔難度。高校教學(xué)檔案負(fù)責(zé)人員屬于獨(dú)立部門(mén)，不直接參與各種資料制成環(huán)節(jié)，因此引起資料收集整理不及時(shí)、不成套等問(wèn)題。

高校教學(xué)檔案工作方式相對(duì)傳統(tǒng)。大部分高校檔案收集手段還以手工為主，全程由人工收集、整理和查詢(xún)，網(wǎng)絡(luò)化收集系統(tǒng)應(yīng)用較少，很難使檔案收集工作效率得到顯著提高。

四、高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題

（一）信息化高校教學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)教學(xué)檔案管理方法，信息化教學(xué)檔案管理存在較大的風(fēng)險(xiǎn)性。電子檔案的安全問(wèn)題是制約信息化教學(xué)檔案發(fā)展進(jìn)程的首要因素。高校教學(xué)檔案管理工作過(guò)程非常復(fù)雜繁瑣，相關(guān)負(fù)責(zé)人員受限于自身管理水平很難科學(xué)高效的進(jìn)行信息化檔案管理，另外，相關(guān)設(shè)備硬件和音像教學(xué)檔案使用頻繁等問(wèn)題都會(huì)造成一定的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，很難保證檔案數(shù)據(jù)安全，導(dǎo)致一些保密性較強(qiáng)的案卷存在較大的泄露風(fēng)險(xiǎn)。

（二）信息化高校教學(xué)檔案建設(shè)資金投入比重不足

高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)必須依托于高精尖專(zhuān)業(yè)硬件設(shè)備才能實(shí)現(xiàn)，案卷電子數(shù)據(jù)庫(kù)需要專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行管理和維護(hù)，因此，高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)需要大量的資金做基礎(chǔ)。調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國(guó)政府部門(mén)和各個(gè)高校對(duì)教學(xué)檔案信息化建設(shè)的資金投入比例較小，各組織機(jī)構(gòu)對(duì)教學(xué)檔案信息化建設(shè)重視力度明顯不足，支持力度難以使其得到優(yōu)化發(fā)展。特別是硬件設(shè)備的采購(gòu)和專(zhuān)業(yè)人才引進(jìn)這兩方面，直接影響著教學(xué)檔案信息化建設(shè)能否順利開(kāi)展，然而，資金投入不足導(dǎo)致高校教學(xué)檔案信息化管理缺乏基礎(chǔ)設(shè)備和人才支持，嚴(yán)重影響了信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。

（三）教學(xué)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不足

高校電子教學(xué)檔案信息化管理專(zhuān)業(yè)性非常強(qiáng)，想要順利實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案信息化管理模式，專(zhuān)業(yè)的管理人才是首要保障。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理對(duì)從業(yè)人員要求較低，而信息化檔案管理不僅要求從業(yè)人員具有專(zhuān)業(yè)技能，還要具有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)。從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，我國(guó)高校教學(xué)檔案管理人員大都并非檔案管理專(zhuān)業(yè)出身，導(dǎo)致高校教學(xué)檔案信息化管理成效大打折扣。信息化檔案管理過(guò)程中，需要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)、分析整理，每個(gè)環(huán)節(jié)都涉及到計(jì)算機(jī)的靈活運(yùn)用和操作，從業(yè)人員專(zhuān)業(yè)能力不足，將嚴(yán)重影響高校教學(xué)檔案信息化管理的發(fā)展[1]。

五、高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)策略

（一）增強(qiáng)高校教學(xué)檔案相關(guān)管理人員檔案建設(shè)意識(shí)及信息化管理意識(shí)

加強(qiáng)檔案管理從業(yè)人員的檔案意識(shí)，增強(qiáng)其工作使命感感和責(zé)任感，是從內(nèi)在原因出發(fā)，發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，使管理人員形成兢兢業(yè)業(yè)、勤奮刻苦的工作態(tài)度。在具體的實(shí)施過(guò)程中，可以把高校教學(xué)檔案資料的利用價(jià)值和職工的業(yè)績(jī)提成結(jié)合起來(lái)，利用績(jī)效獎(jiǎng)懲手段使檔案服務(wù)意識(shí)貫穿于整個(gè)信息化檔案建設(shè)過(guò)程，充分實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案服務(wù)學(xué)生、教師、教學(xué)的性能。高校教學(xué)檔案信息化管理的本質(zhì)是利用最新的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理，信息化技術(shù)并不是單一的指計(jì)算機(jī)設(shè)備，還包括技術(shù)、管理與人之間的優(yōu)化集成。人，是任何事物發(fā)展的第一要素，因此，檔案管理者樹(shù)立正確的檔案建設(shè)意識(shí)和信息化意識(shí)，是檔案信息化建設(shè)成功開(kāi)展的關(guān)鍵[3]。

（二）加強(qiáng)硬件設(shè)施配置，提高檔案數(shù)據(jù)安全性

檔案信息化管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)立網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)窗口，這就要求相關(guān)機(jī)構(gòu)共同努力，提高檔案數(shù)據(jù)信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和檔案管理軟件的技術(shù)及應(yīng)用水平，以確保電子檔案信息交換、電子檔案資源共享順利實(shí)施，并保證檔案資源的安全性、原始性及可靠性。可以采用多級(jí)存儲(chǔ)體系來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)安全性的高要求，具體是指對(duì)檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)采取磁盤(pán)、磁帶庫(kù)、磁盤(pán)陣列多級(jí)存儲(chǔ)。另外，RAID1技術(shù)即磁盤(pán)鏡像結(jié)構(gòu)也可以進(jìn)一步確保數(shù)據(jù)安全，RAID5即分布式奇偶校驗(yàn)的獨(dú)立磁盤(pán)結(jié)構(gòu)技術(shù)，可以將檔案數(shù)據(jù)的安全性提到最高，同時(shí)也能夠增強(qiáng)數(shù)據(jù)讀取功能。

（三）設(shè)置檔案查閱流程，保證其保密性

高校教學(xué)檔案查閱可以采取分級(jí)分權(quán)流程審核方式。一般來(lái)說(shuō)，教學(xué)檔案的查閱和利用要涉及到不同部門(mén)，而不同檔案針對(duì)不同的部門(mén)有不同的保密性要求，因此，采取分級(jí)分權(quán)審核方式，可以確保低級(jí)別權(quán)限用戶(hù)無(wú)法接觸到高保密檔案。

六、結(jié)語(yǔ)

高校教學(xué)檔案內(nèi)容繁瑣復(fù)雜，檔案信息化建設(shè)是高校教學(xué)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是深化教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量的需要。高校和相關(guān)政府部門(mén)要加大對(duì)其重視力度，完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)，從而提高檔案數(shù)據(jù)的管理水平和應(yīng)用價(jià)值。