淺談高校教學檔案信息化建設

孔祥怡

常德職業技術學院黨政辦公室

高校教學檔案是對高校教學活動的真實記錄，包括教學管理、教學實施過程、教師管理、學生管理和實驗室管理等[3]，是高校日常教學活動過程中形成的具有重要保存意義的原始記錄。高校教學檔案可以全方面反應高校教學管理水平及教學水平，是高校教學質量評估的重要依據。隨著信息技術不斷發展，互聯網成為時代主流，而信息技術在不同領域的廣泛應用，不僅推動了相關行業進步，也推動了國民經濟快速發展。高校教學檔案信息化建設是將檔案管理模式向信息化轉型，通過對高校教學檔案的電子化、數字化和網絡化管理，最終實現教學檔案的信息化管理。教學檔案記錄了學生、教師及教學管理人員在學校內的各種日常活動，由于其真實記錄的特性，因此能夠最大程度上客觀反映學校教學情況，是具有重要參考價值的原始資料。

一、高校教學檔案特點

教學檔案內容豐富。高校教學檔案包含的內容十分廣泛，具體有：上級部門有關教學方面的各種文件；跟學籍有關的資料；跟招生有關的資料；跟教學有關的教學大綱、教學計劃、教學輔導材料、教學教案以及教學改革方案；學生實習方面的資料；教材；教務部門和教學行政部門的資料等，內容非常龐大復雜。

教學檔案載體多種多樣。傳統教學模式，教學檔案載體以紙質檔案為主，隨著計算機技術的問世和不斷發展，檔案的載體也呈現多樣化發展趨勢。例如：電子文檔、電子學籍、視頻及錄音等。

教學檔案形成周期較長。高校教學活動具有周期性特點，通常以學制和學年來劃分周期。周期又因專業不同而存在差異，例如：護理專業通常是三年一個周期，藥學專業通常是四年一個周期，醫學或者口腔則是五年一個周期；除此之外，每學年分為上下兩個學期。

高校教學檔案來源部門較多。教學檔案來源于以下部門：上級部門；高校教務部門；學生工作組織；其他行政相關部門；教師教學活動材料；學生學習活動材料；教學管理負責部門材料等。高校教學檔案囊括了學校日常活動的各個環節，收集過程復雜繁瑣，難度較大。

教學檔案可利用性較高。實踐應用證明，高校教學檔案的實用性越來越大，特別是新生錄取名冊、畢業學生名冊、學生成績表、學生學位審批表等資料，利用率高達80%以上。高校教學檔案在檔案系統占有重要地位。

二、高校教學檔案內容

（一）具體歸檔內容

1.上級教育教學主管部門下達的文件。

2.高校制定的教學管理制度、規章、規定和辦法等。

3.課程建設、專業建設、教學大綱、教學計劃、教學立項及教學日歷等。

4.文字、音像教學教材及CAI課件等，即教學質量監控材料和教學相關信息。

5.教學過程、教學運行材料

6.學生和教師各類競賽、檢查、評估記錄和總結。

7.招生材料、學生成績單、學生名冊、學籍變動文件等。

8.其他教學管理文件。

（二）歸檔要求

1.教學檔案通常按照學期或者學年立券，以學年教學資料設立總目錄。二級類學院教學資料總目錄需要上交一份給教務處。教學檔案立券時以高校檔案室制定的辦法進行歸類，確保案卷標題準確，能夠從標題判斷案卷具體內容；案卷內的文件材料需要登記到目錄上，逐一做好編號。案卷厚度適當，包裝牢固[4]。

2.高校教學檔案歸檔的文字材料必須是原始文件。對歸檔檔案要有完備的審查手續、文件制成材料合格、格式標準統一。

3.分類組卷。檔案歸檔要根據內容進行組卷，力求每組材料之間存在內部聯系，通常以批復在前、請示在后，正稿在前、底稿在后，文件發布時間，文件保管時長，單位級別等原則進行排列。

4.歸檔數量。通常來說，原始資料、各種文件手稿和正本都是歸檔一份，而對于一些使用率較高的文件，應根據實際情況增加副本，以保證原件不被損壞。學生實習材料、課程設計等成果性資料要歸檔多份，學生畢業設計需要做到全部歸檔。

5.凡是通過計算機打印出來的紙質教學資料，對應的電子文件需要長久保存，以便長久利用。

三、高效教學檔案管理現狀

高校教學檔案管理理念滯后。高校教學檔案管理受傳統管理方式影響較大，長期停留在傳統管理模式下，信息化水平低。高校對教學檔案相關工作重視度不夠，存在粗放式問題，收集檔案資料缺乏監督，整理方式照搬一般檔案整理方法，不注重案卷之間的聯系，導致檔案資料利用率大大降低[5]。

高校教學檔案工作難度較大。隨著信息技術的不斷發展和應用，高校在教學過程和教學管理方面逐漸開始應用各種軟件，導致電子文件數量非常龐大復雜，沒有行之有效的資料收集整理歸檔措施，反而加大歸檔難度。高校教學檔案負責人員屬于獨立部門，不直接參與各種資料制成環節，因此引起資料收集整理不及時、不成套等問題。

高校教學檔案工作方式相對傳統。大部分高校檔案收集手段還以手工為主，全程由人工收集、整理和查詢，網絡化收集系統應用較少，很難使檔案收集工作效率得到顯著提高。

四、高校教學檔案信息化建設面臨的問題

（一）信息化高校教學檔案的網絡安全問題

相對于傳統紙質教學檔案管理方法，信息化教學檔案管理存在較大的風險性。電子檔案的安全問題是制約信息化教學檔案發展進程的首要因素。高校教學檔案管理工作過程非常復雜繁瑣，相關負責人員受限于自身管理水平很難科學高效的進行信息化檔案管理，另外，相關設備硬件和音像教學檔案使用頻繁等問題都會造成一定的網絡安全問題，很難保證檔案數據安全，導致一些保密性較強的案卷存在較大的泄露風險。

（二）信息化高校教學檔案建設資金投入比重不足

高校教學檔案信息化建設必須依托于高精尖專業硬件設備才能實現，案卷電子數據庫需要專業人員進行管理和維護，因此，高校教學檔案信息化建設需要大量的資金做基礎。調查研究發現，當前我國政府部門和各個高校對教學檔案信息化建設的資金投入比例較小，各組織機構對教學檔案信息化建設重視力度明顯不足，支持力度難以使其得到優化發展。特別是硬件設備的采購和專業人才引進這兩方面，直接影響著教學檔案信息化建設能否順利開展，然而，資金投入不足導致高校教學檔案信息化管理缺乏基礎設備和人才支持，嚴重影響了信息化建設的順利開展。

（三）教學檔案管理人員專業素質不足

高校電子教學檔案信息化管理專業性非常強，想要順利實現高校教學檔案信息化管理模式，專業的管理人才是首要保障。傳統紙質檔案管理對從業人員要求較低，而信息化檔案管理不僅要求從業人員具有專業技能，還要具有較強的綜合素質。從現實情況來看，我國高校教學檔案管理人員大都并非檔案管理專業出身，導致高校教學檔案信息化管理成效大打折扣。信息化檔案管理過程中，需要對檔案數據進行分類統計、分析整理，每個環節都涉及到計算機的靈活運用和操作，從業人員專業能力不足，將嚴重影響高校教學檔案信息化管理的發展[1]。

五、高校教學檔案信息化建設策略

（一）增強高校教學檔案相關管理人員檔案建設意識及信息化管理意識

加強檔案管理從業人員的檔案意識，增強其工作使命感感和責任感，是從內在原因出發，發揮人的主觀能動性，使管理人員形成兢兢業業、勤奮刻苦的工作態度。在具體的實施過程中，可以把高校教學檔案資料的利用價值和職工的業績提成結合起來，利用績效獎懲手段使檔案服務意識貫穿于整個信息化檔案建設過程，充分實現教學檔案服務學生、教師、教學的性能。高校教學檔案信息化管理的本質是利用最新的信息技術實現對檔案數據的管理，信息化技術并不是單一的指計算機設備，還包括技術、管理與人之間的優化集成。人，是任何事物發展的第一要素，因此，檔案管理者樹立正確的檔案建設意識和信息化意識，是檔案信息化建設成功開展的關鍵[3]。

（二）加強硬件設施配置，提高檔案數據安全性

檔案信息化管理是通過計算機技術設立網絡檔案信息服務窗口，這就要求相關機構共同努力，提高檔案數據信息化標準建設和檔案管理軟件的技術及應用水平，以確保電子檔案信息交換、電子檔案資源共享順利實施，并保證檔案資源的安全性、原始性及可靠性。可以采用多級存儲體系來實現對安全性的高要求，具體是指對檔案數據的存儲采取磁盤、磁帶庫、磁盤陣列多級存儲。另外，RAID1技術即磁盤鏡像結構也可以進一步確保數據安全，RAID5即分布式奇偶校驗的獨立磁盤結構技術，可以將檔案數據的安全性提到最高，同時也能夠增強數據讀取功能。

（三）設置檔案查閱流程，保證其保密性

高校教學檔案查閱可以采取分級分權流程審核方式。一般來說，教學檔案的查閱和利用要涉及到不同部門，而不同檔案針對不同的部門有不同的保密性要求，因此，采取分級分權審核方式，可以確保低級別權限用戶無法接觸到高保密檔案。

六、結語

高校教學檔案內容繁瑣復雜，檔案信息化建設是高校教學檔案管理發展的必然趨勢，同時也是深化教學改革、提高教學質量的需要。高校和相關政府部門要加大對其重視力度，完善檔案信息化基礎設備設施建設，從而提高檔案數據的管理水平和應用價值。