煤炭企業(yè)MRP物資管理信息系統(tǒng)的構建

呂碩

[摘要]文章通過對煤炭企業(yè)物資供應情況的研究，分析了煤炭企業(yè)物資供應體系的特點，提出了對其物資管理信息系統(tǒng)構建及優(yōu)化的策略。煤炭企業(yè)的物資需求不同于一般的制造業(yè)企業(yè)，存在其特殊性。一是生產(chǎn)受地質(zhì)條件變化影響較大，生產(chǎn)物資需求存在較大的不可預知性，二是管理組織龐大，業(yè)務流程復雜。因此，其系統(tǒng)構建應充分考慮到其特殊性，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各個單位之間的信息與資源共享，使各物資使用單位在計劃申報等工作中減少重復性和盲目性，也使企業(yè)的積壓庫存與資金有效降低。

[關鍵詞]煤炭企業(yè)，物資管理，MRP信息系統(tǒng)

中圖分類號：F426.21 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）10-0074-03

生產(chǎn)物資的消耗在煤炭企業(yè)的諸多生產(chǎn)成本當中占據(jù)著較大的比重，因此，構建一個科學、高效的物資管理信息系統(tǒng)對于煤炭企業(yè)生產(chǎn)物資成本的壓縮與業(yè)務流程的優(yōu)化都具有重要意義。筆者作為MRP項目組的一員基于對某煤業(yè)集團原有物資供應體系的分析為該煤業(yè)集團構建了MRP物資管理信息系統(tǒng)，通過本文闡述了該信息系統(tǒng)構建時的步驟、匯總了構建物資管理信息系統(tǒng)時遇到的問題，并在充分考慮煤炭企業(yè)的特殊性后針對這些問題的解決逐一提出了對策。

一、構建物資管理信息系統(tǒng)的必要性

在強調(diào)資源整合、流程優(yōu)化、工商協(xié)同、批零互動的物資供應現(xiàn)代化趨勢下，物資管理信息的收集、整理、分析對于提升企業(yè)經(jīng)營管理水平與整體競爭力具有重要作用。煤炭企業(yè)的物資供應有其自身的獨特之處，因此構建一個合理高效的物資管理系統(tǒng)是大勢所趨，是實現(xiàn)管理現(xiàn)代化、信息化的必要舉措。

（1）通過構建MRP物資管理信息系統(tǒng)可以有效支持煤炭企業(yè)的經(jīng)營決策，提高企業(yè)應變能力及所處的競爭地位。企業(yè)管理者可以隨時了解企業(yè)生產(chǎn)、銷售、庫存等運作情況和財務情況。

（2）根據(jù)對不同行業(yè)的多家企業(yè)進行調(diào)研，在實施MRP系統(tǒng)后，企業(yè)庫存資金的占用一般可降低15%～40%，資金周轉(zhuǎn)次數(shù)可提高50%～200%，庫存盤點誤差率降低到1%～2%，短缺件減少60%～80%。

（3）合理利用資源，縮短生產(chǎn)周期，提高勞動生產(chǎn)效率，進一步降低成本，增加利潤。一般來說，在應用MRP物資管理信息系統(tǒng)后可以使勞動生產(chǎn)率提高 5%～15%，員工工作量減少10%～30%，按期交貨率達到90%～98%，成本費用降低5%左右，利潤增加5%～10%。

（4）物資管理信息系統(tǒng)通過與財務系統(tǒng)的集成，可以大大減少財務收支上的差錯與延誤，同時還可以及時了解成本，輔助財務管理業(yè)務的運行。

（5）MRP物資管理信息系統(tǒng)的應用可以使企業(yè)管理人員從復雜的事務中解脫出來，真正把精力放在提高管理水平上，去解決管理中的實質(zhì)性問題。

二、構建步驟

（一）確定目標

物資管理信息化的建設需要明確總目標與各階段目標。物資管理信息化建設首先要有一個明確、具體、切實可行的目標，即通過物資管理信息化建設為企業(yè)解決什么問題，滿足哪些要求。要根據(jù)企業(yè)自身的人力、物力、財力和物資管理業(yè)務發(fā)展的需求來制定物資管理信息化建設目標。目標明確后，要由企業(yè)主要負責人組織領導實施。信息化建設是典型的“一把手”工程，沒有企業(yè)主要負責人的親自參與和主持，物資管理信息化是難以成功的[1]。

（二）確定構建模式

（1）企業(yè)自主開發(fā)模式。由企業(yè)依照物資管理信息系統(tǒng)所涉及的業(yè)務部門及專業(yè)抽調(diào)本企業(yè)內(nèi)的員工組成臨時性跨單位開發(fā)團隊。所抽調(diào)的員工多為各相關單位的業(yè)務與技術骨干，深刻了解自身所在原單位的業(yè)務流程與需要且能夠在系統(tǒng)上體現(xiàn)的業(yè)務。優(yōu)勢在于參與開發(fā)的人員均深刻了解物資管理的業(yè)務流程與痛點，在構建系統(tǒng)的時候能夠充分考慮以往工作當中的經(jīng)驗，使得系統(tǒng)的適用性較高，但由于團隊成員并非專業(yè)的軟件開發(fā)人員，因此系統(tǒng)在構建的過程中難免在質(zhì)量與效率上得不到保障。

（2）交給專業(yè)軟件公司開發(fā)模式。將MRP物資管理信息系統(tǒng)構建的項目外包給第三方軟件公司，完全由第三方軟件公司根據(jù)考查調(diào)研的信息構建系統(tǒng)，本企業(yè)各相關業(yè)務部門人員僅提供信息與工作上的配合，在系統(tǒng)構建完成后由企業(yè)管理者及各部門負責人統(tǒng)一驗收。優(yōu)勢在于由專業(yè)軟件人員開發(fā)，系統(tǒng)的專業(yè)性強、開發(fā)質(zhì)量好，但是開發(fā)人員對于煤炭企業(yè)的物資管理業(yè)務不甚了解，后期需要調(diào)整、解決的問題較多。

（3）甲乙雙方成立聯(lián)合項目組模式。由煤炭企業(yè)主導成立領導小組支持項目組工作，軟件公司的人員主要負責物資管理信息系統(tǒng)構建技術層面的工作，業(yè)務流程與關鍵問題的解決則由抽調(diào)的各相關業(yè)務部門的骨干負責。優(yōu)勢在于項目組的各方工作人員任務感強、責任明確，能夠兼顧物資管理信息系統(tǒng)的開發(fā)質(zhì)量與物資管理的業(yè)務流程與實踐中的痛點。

（三）確定評價指標

（1）數(shù)據(jù)收集能力。物資管理數(shù)據(jù)的收集是將物資管理業(yè)務中實際發(fā)生的數(shù)據(jù)采集、輸入到物資管理信息系統(tǒng)中。這一過程是其他功能發(fā)揮作用的前提和基礎，如果一開始收集和輸入的信息就不完全或不正確，在接下來的過程中得到的結(jié)果就可能是與實際情況完全相左的，這將導致嚴重的后果。因此，在衡量一個信息系統(tǒng)性能時，應注意其收集數(shù)據(jù)的完善性、準確性，以及校驗能力和預防和抵抗破壞能力等。

（2）信息存儲能力。物資的管理數(shù)據(jù)在經(jīng)過收集和處理之后還有利用價值，必須在系統(tǒng)中將其存儲下來，以供日后使用。物資信息系統(tǒng)的存儲功能就是要保證已得到的物資信息能夠不丟失、不走樣、不外泄、整理得當、隨時可用。物資信息系統(tǒng)在涉及信息的存儲問題時，應當考慮到存儲量、信息格式、存儲方式、使用方式、存儲時間、安全保密等問題[2]。

（3）信息處理能力。物資信息系統(tǒng)的最根本目的是要將輸入的數(shù)據(jù)加工處理成物資系統(tǒng)所需要的信息。數(shù)據(jù)和信息是有所不同的，數(shù)據(jù)是得出信息的基礎。數(shù)據(jù)往往不能直接利用，而信息是從數(shù)據(jù)加工得到的，它可以直接利用。只有得到了具有實際使用價值的物資信息，物資信息系統(tǒng)的功能才算得以發(fā)揮。

（4）信息輸出能力。信息的輸出是物資信息系統(tǒng)的最后一項功能，也只有在實現(xiàn)了這個功能后，物資信息系統(tǒng)的任務才算完成。信息的輸出必須采用便于人或計算機理解的形式，在輸出形式上力求易讀易懂，直觀醒目。

（四）前期準備工作

（1）物資管理系統(tǒng)內(nèi)的全體員工必須樹立信息化意識，消除抵觸情緒。煤炭企業(yè)要提升管理的現(xiàn)代化水平勢必要提升管理的信息化水平，而在信息化建設之前，疏通各相關單位員工的思想是開展各項工作的基礎。

（2）企業(yè)的物資管理有關部門必須要先理清業(yè)務流程，檢查是否存在冗雜、多余的流程，只有先理清、優(yōu)化自身的業(yè)務流程才能夠在反映到MRP管理信息系統(tǒng)上的時候減少后期的問題。

（3）各倉儲、采購單位應盡快出完積壓的舊賬、手工票據(jù)，提升庫房標準化程度，達到賬賬相符、賬實相符的標準。在施用物資管理系統(tǒng)前，應盤點清楚期初庫存、給庫存物資編碼或申請編碼。

三、物資管理信息系統(tǒng)構建時遇到的問題

（一）部分物資的編碼存在不統(tǒng)一或缺失的情況

在構建MRP物資管理信息系統(tǒng)的物資編碼體系初期，某煤業(yè)集團各級的一些單位原本存在運行于本單位范圍內(nèi)的物資管理信息系統(tǒng)，物資編碼為自主編制，并未依據(jù)國家或相關行業(yè)標準，且該集團內(nèi)部的物資編碼并不統(tǒng)一，存在大量物資的編碼空缺，以及名稱、規(guī)格不統(tǒng)一的情況。

（二）由于單價浮動導致一物多價

由于同一種物資在不同時期、不同合同的單價有所變動，而在實際的業(yè)務運行過程當中，存在某一種物資簽訂了新合同但是舊合同并未履行完畢，因而存在兩個單價，此時一種物資雖然對應了一個編碼，但是對應了兩個單價，這將引起票據(jù)、賬目、統(tǒng)計、掛賬等一系列操作的混亂。

（三）原有單證冗雜，數(shù)據(jù)錄入的工作量龐大

某煤業(yè)集團的物資管理相關業(yè)務流程和組織架構較為冗雜，對應的原始票據(jù)、臺賬也隨之較為繁雜。在MRP物資管理信息系統(tǒng)構建的初期，發(fā)現(xiàn)存在內(nèi)容相似或者幾乎無用的票據(jù)、臺賬、報表，增加了工作人員工作量，降低了系統(tǒng)操作效率。

此外，某煤業(yè)集團的一些各級單位原有物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互均為人工錄入輸出，導致物資管理信息處理嚴重滯后于實際作業(yè)[3]。

（四）缺乏對于基礎數(shù)據(jù)的處理

在調(diào)研某煤業(yè)集團的各級單位原本存在的運行于本單位范圍內(nèi)的物資管理信息系統(tǒng)的過程中發(fā)現(xiàn)，各單位對于系統(tǒng)中物資信息的處理僅局限于匯總與臺賬登記，十分缺乏對數(shù)據(jù)的分析和使用，不能夠給企業(yè)管理層的決策提供應有的數(shù)據(jù)支持[4]。

四、構建時遇到問題的對策

（一）采用國標編碼規(guī)則，編碼高度標準化

為保證物資編碼的規(guī)范性，依照國家頒布全國主要產(chǎn)品分類與代碼重新構建了集團物資管理信息系統(tǒng)的編碼體系。對于集團內(nèi)物品編碼的管理和維護，編碼管理單位在參照全集團統(tǒng)一的物資編碼體系后進行增減或者修改[5]。在使用全集團統(tǒng)一的物資編碼后有效的消除了由于一物多碼、重復編碼導致的重復采購現(xiàn)象，此外，以國家標準為依據(jù)的物資編碼體系是全國各經(jīng)濟信息系統(tǒng)進行信息交換的共同語言，使用與國標統(tǒng)一的編碼規(guī)則，有效提升了集團與外部單位的貿(mào)易、流通等業(yè)務來往效率。

（二）引入批次碼解決一物多價問題

為應對同一種物資存在多個單價的沖突情況，在制作出庫單據(jù)的時候MRP系統(tǒng)會在具體物資的后面自動生成一個批次碼。依據(jù)集團的物資批次碼規(guī)則，批次碼完全由MRP系統(tǒng)自動生成流水號，共15位數(shù)字。其中，一個批次碼代表一批出庫的物資，同時也規(guī)定了這批物資的單價，且沒有前期的需求計劃、調(diào)入申請、移撥入庫、出庫申請等流程系統(tǒng)就不會生成批次碼，不會導致無庫存出庫的情況。通過批次碼對不同批次、不同單價的物資進行區(qū)分，既解決了一物多價的問題，又便于賬務處理和統(tǒng)計匯總。

（三）流程優(yōu)化、削減單據(jù)，通過指定模板進行數(shù)據(jù)交互

提高效率、降低員工工作量，使物資管理人員可以投入更多的精力在諸如效益分析、供應商選擇和合同談判等戰(zhàn)略性決策工作是應用MRP物資管理信息系統(tǒng)的初衷之一。因此，在搭建MRP系統(tǒng)中的業(yè)務流之前，首先優(yōu)化了集團原有的物資管理業(yè)務流程，合并、削減了重復冗余的票據(jù)、臺賬、報表，使系統(tǒng)內(nèi)需要做的單據(jù)簡潔、明晰。

對于需要耗費大量人工的原始數(shù)據(jù)自動錄入環(huán)節(jié)，MRP物資管理信息系統(tǒng)通過提供固定格式的Excel和Word的表格使系統(tǒng)操作人員可以直接將數(shù)據(jù)批量導入導出，節(jié)省大量的人力。此后，紙質(zhì)單據(jù)的意義僅存在于存檔留底。

（四）深挖數(shù)據(jù)分析，實現(xiàn)決策支持

將基礎業(yè)務數(shù)據(jù)錄入到MRP物資管理信息系統(tǒng)中后，除了應用MRP物資管理信息系統(tǒng)進行處理、存檔以外還要經(jīng)過數(shù)據(jù)分析模塊。通過分析進入系統(tǒng)的日常數(shù)據(jù)，可以清晰地反映了各礦、廠的當日庫存、物資購入量、采購價格、采購方式、物資來源、物資價格走勢、物資使用方向、單位定額、超儲物資、庫存期等統(tǒng)計分析結(jié)果。

五、結(jié)語

本文所調(diào)研的某煤業(yè)集團在應用MRP物資管理信息系統(tǒng)之后顯著地提高了企業(yè)的管理水平和員工工作效率。以現(xiàn)代管理理念為基礎建設的物資管理信息系統(tǒng)極大地提高了業(yè)務數(shù)據(jù)的準確性、時效性及可分析性，使管理層能夠獲得決策所需的有效信息，進而優(yōu)化業(yè)務流與供應體系。

但是，該集團構建的這套MRP物資管理信息系統(tǒng)仍有提升空間。一是，目前構建起來的MRP系統(tǒng)實質(zhì)上是基于制造業(yè)中的制造資源計劃構建的，并非完完全全按照煤炭企業(yè)特點量身定做的，后期有待進一步的調(diào)整與開發(fā)，二是，目前的物資管理信息系統(tǒng)側(cè)重于物料需求計劃方面，對于倉儲管理系統(tǒng)（Warehouse Management System，WMS）的開發(fā)程度有限，后期需要投入更多精力鉆研，三是，目前系統(tǒng)的覆蓋范圍僅限于材料與配件，與財務等其他業(yè)務模塊的集成程度不高，物資數(shù)據(jù)的變動不能及時表現(xiàn)為財務數(shù)據(jù)的變動，以數(shù)據(jù)為核心的物資與財務管理仍需進一步投入力量建設。

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