探析高校學(xué)院辦公室的角色定位

孫健

摘要：學(xué)院辦公室是高校內(nèi)必不可少的一個行政管理部門，主要工作職責(zé)是對信息的上傳下達(dá)、維護(hù)學(xué)院正常運行等工作，具有舉足輕重的作用。作為學(xué)院辦公室的工作人員，工作質(zhì)量的好壞、服務(wù)意識的優(yōu)劣，對于學(xué)院整體發(fā)展，以及學(xué)院對外交流都有著直接影響。因此精準(zhǔn)的角色定位對開展辦公室工作人員的工作是至關(guān)重要的。

關(guān)鍵詞：學(xué)院辦公室;行政管理;

新時代下，隨著高校規(guī)模的快速發(fā)展，高校二級學(xué)院不僅要配合學(xué)校整體步伐，更要獨立創(chuàng)新前進(jìn)。二級學(xué)院辦公室越顯重要，作為學(xué)院的綜合性管理部門，上傳學(xué)校及各職能部門信息，下達(dá)學(xué)院師生，有著整體調(diào)度的作用，同時也是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀官，直接影響學(xué)院師生的發(fā)展。作為二級學(xué)院的辦公室主任，首先要對學(xué)院整體規(guī)劃做到心中有數(shù)，然后在時間節(jié)點內(nèi)落實每項學(xué)院工作，做到對學(xué)院教學(xué)發(fā)展、內(nèi)外宣傳、規(guī)定實施等各項工作積極統(tǒng)籌。由此，學(xué)院辦公室作為一個綜合服務(wù)部門，角色并不單一，不僅是學(xué)院的中樞部門、機關(guān)窗口還是參謀部門。本文結(jié)合筆者自身的工作經(jīng)驗，對自身角色的準(zhǔn)確認(rèn)識和定位，提高高校辦公室的工作效率。

一、院辦工作人員的角色定位

（一）信息傳遞者

二級學(xué)院辦公室是學(xué)院的中樞管理部門，不僅要傳遞學(xué)校各職能部門下達(dá)的策略方針，還要收集學(xué)院內(nèi)師生的建議反饋給上級部門。承擔(dān)了進(jìn)行信息傳遞互換的功能，承載著傳遞學(xué)校各職能部門工作策略的職能，同時要將從學(xué)院收集的民意或訴求反饋給上一級職能部門，從而承擔(dān)著信息雙向傳遞的工作。作為消息的傳達(dá)人，首先要透徹理解學(xué)院發(fā)布的各項策略、計劃，還要保證信息的時效性。

（二）服務(wù)者

對于學(xué)院辦公室，中心工作的本質(zhì)就是服務(wù)，服務(wù)學(xué)校、服務(wù)師生、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)。為了保證學(xué)院的教學(xué)、教研工作順利開展，首先建立服務(wù)意識，想他人之需，換位思考。服務(wù)學(xué)生，使他們有良好的學(xué)習(xí)氛圍，順利完成學(xué)業(yè)。服務(wù)老師，輔助老師辦理瑣碎工作，高效傳達(dá)學(xué)校文件及政策，使老師有更多的精力在教研教學(xué)上。服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，做好領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，協(xié)調(diào)好各部門工作，詳細(xì)了解學(xué)習(xí)行政工作流程和相關(guān)政策。服務(wù)校外來訪人員，做好接待工作。我們把服務(wù)理念貫穿整體工作中，努力做到，領(lǐng)導(dǎo)稱心，同事滿意，學(xué)生安心。

（三）管理者

學(xué)院是高校下分的教學(xué)獨立個體，學(xué)院辦公室工作量大、繁瑣，而且受編制限制，工作人員少，經(jīng)常會出現(xiàn)一人負(fù)責(zé)多份工作，人少事多的現(xiàn)象，此時我們只能學(xué)會科學(xué)的管理工作方法，學(xué)會時間管理，避免低效工作，規(guī)范日常工作，加強規(guī)章制度建設(shè)，規(guī)范行政管理流程，例如公章使用、公文發(fā)布、會議記錄、薪酬管理等工作。將這些日常工作流程化，減少處理日常事務(wù)時間，更好的為學(xué)院、師生進(jìn)行服務(wù)。明確各自分工，做好自身職責(zé)內(nèi)工作，使工作劃分細(xì)化。學(xué)會管理調(diào)配資源，用科學(xué)的方法，做好學(xué)院的管理者。

（四）參謀者。

二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任重，工作多，作為院領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，是學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)的參謀者。參與規(guī)劃學(xué)院發(fā)展工作，又不作為決策者。要做到篩選大量信息，進(jìn)行匯總、整理、分析、歸納，選擇出適合本學(xué)院特點的，反饋給院黨政領(lǐng)導(dǎo);認(rèn)真學(xué)習(xí)國家下發(fā)關(guān)于高等院校的方針政策、學(xué)科發(fā)展前沿、兄弟院校的動態(tài)情況;了解本院教職工基本情況，整理學(xué)院師生的建議，及時反饋于領(lǐng)導(dǎo);協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作，輔助學(xué)院制定合理制度和發(fā)展規(guī)劃，提出意見想法，供院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行參考。

二、學(xué)院辦公室工作人員應(yīng)具備的素養(yǎng)

（一）政治思想

辦公室工作人員首先要有正確的政治性思想，高的政治理論素養(yǎng)將直接影響工作水平。正確的政治思想不光影響自身的工作風(fēng)格，還直接影響學(xué)院的整體形象。同時作為高等院校的辦公室中層干部，必須與國家對高等教育的理念保持一致，深刻理解黨中央下發(fā)的政策文件，貫徹落實學(xué)校的方針。要增長古今知識，豐富自己的知識儲備量，學(xué)習(xí)教育前沿新思想。在工作中，要牢記黨的初心和新年，深刻把握正確的政治方向，堅定馬克思主義思想。開展創(chuàng)新工作，用科學(xué)方法管理工作。刨析問題的表面看本質(zhì)，正確的開展工作，為學(xué)院發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（二）業(yè)務(wù)能力素養(yǎng)

一是表達(dá)能力，院辦公室需要與高校內(nèi)不同身份的領(lǐng)導(dǎo)、同事，與各年紀(jì)學(xué)生溝通。在溝通中要講方式方法，做到條理清晰。二是工作執(zhí)行力，學(xué)院辦公室的高校工作執(zhí)行力，是推進(jìn)學(xué)院改革發(fā)展的必然要求，首先要明確自己的工作內(nèi)容，在落實工作室不講難處，處理事情不拖拖拉拉，養(yǎng)成高校、快速的工作習(xí)慣。三是人際交往處理能力，對內(nèi)和學(xué)院管理層領(lǐng)導(dǎo)，共同協(xié)商學(xué)院未來發(fā)展，對外，要利用學(xué)院優(yōu)勢，整合企業(yè)資源，進(jìn)行校企合作，為學(xué)院發(fā)展創(chuàng)造更好的環(huán)境。

三、結(jié)語

新時代下，高校行政管理日漸信息化，對辦公室管理人員的工作能力要求也越來越多。辦公室管理人員作為學(xué)院運行重要樞紐，首先要充實自己的能力，在遇到問題時，體現(xiàn)自己的專業(yè)素養(yǎng)，為學(xué)院不斷發(fā)展做出貢獻(xiàn)，其次要與時俱進(jìn)，適應(yīng)新時代的挑戰(zhàn)，學(xué)習(xí)信息化工作才能，提高工作效率。只要不斷地學(xué)習(xí)充實自己，才能為院校做出貢獻(xiàn)，陪伴高等院校一同成長。

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（沈陽師范大學(xué) ?遼寧省 ?沈陽市 ?110034）