A高校物資采購審計的現狀與問題思考

姚彥如

摘要：隨著各級政府對高校的投入顯著增加，高校的物資采購金額大幅增長。高校物資采購是學校管理的重要環節，直接關系到學校發展的質量。因此，內部審計對物資采購經費的監督作用顯得越發重要。筆者從事高校內部審計工作8年多，并于2020年主筆修訂了學校的物資采購審計辦法，通過闡述A高校物資采購審計的現狀和存在的問題，并提出一些相應的對策，為其他高校內部審計工作提供借鑒。

高校物資采購是學校管理的重要環節，直接關系到學校發展的質量。做好物資采購審計工作，對規范資金使用、提高經濟效益具有重要意義。

一、A高校物資采購審計的現狀

（一）審計范圍

A高校的物資采購是指學校以合同方式有償取得貨物、工程和服務的經濟行為。學校設有采購中心，下屬于后勤校產管理處，負責學校除信息系統等外大部分的物資采購管理。

物資采購審計，是指學校內部審計機構依據國家有關法律法規對學校及所屬部門、單位物資采購的真實性、合法性和效益性進行的審查和評價。A高校物資采購審計的范圍為單項（個、件）或同類批量采購預算金額在5萬元（含）以上的具體某項物資采購的審計。

（二）制度建設方面

根據廣東省教育廳2006年發布的《廣東省教育系統物資（工程、服務）采購審計辦法》，學校2007年制定了物資采購審計辦法，是開展物資采購審計工作的基本依據。多年來，采購審計的開展，在保障學校非招標、大額采購方面發揮了積極作用，有利于加強支出監管和提高資金使用效益。

2020年，依據廣東省教育系統審計辦法等上級有關政策，結合新形勢和新要求，對學校物資采購審計辦法進行了修訂，完善了審計程序和審計內容，并且將學校的物資采購審計分為采購專項審計和采購常規審計兩種模式：

1.采購專項審計是有重點、有目的地將某物資采購部門、環節或物資品種納入年度審計計劃，形成特定審計項目，并實施相應審計程序的審計模式。

2.采購常規審計是指對單項（個、件）或同類批量采購預算金額在5萬元（含）以上的具體某項物資采購的審計，審計人員參與監督采購的全過程或者部分重要過程，實現物資采購審計的日常化。

新制度的實施，為未來開展物資采購專項審計提供了制度保障，為推進物資采購領域的審計全覆蓋提供了可能。

（三）A高校物資采購常規審計流程

目前A高校尚未開展采購專項審計，只開展了采購常規審計。采購常規審計一般不下達審計通知書，審計結束可直接簽署審計意見。工作流程為：業務承辦部門申請—使用部門確認—業務主管部門、經費歸口管理部門審核—內部審計機構審計—業務申請部門分管校領導審批—校長審批。具體程序如下：

1.業務承辦部門通過學校OA系統的“采購審計申請”提交申請，說明采購的理由、要求、配置、預算等情況，并上傳詢價函、3家（含）以上供應商蓋章確認的報價資料。經過市場調研（貨比三家），選擇質優價廉、服務好的供應商，提出擬選擇的供應商及理由后，交使用部門確認。

2.經業務主管部門審核和經費歸口管理部門落實資金來源后，送達內部審計機構進行審計。

3.內部審計機構核對相關資料是否齊全、有效。對資料不全的暫不受理，相關資料退回業務承辦部門，待資料補齊后再行審計。

4.送審資料受理后，內部審計機構應及時進行審計，提出審計意見。經分管業務校領導審批后，呈報校長審批。

（四）近3年物資采購審計完成情況

年份 物資采購審計項目

數量 金額（萬元） 審計建議（條）

2018年 31 243.14 7

2019年 45 380.96 30

2020年 42 597.04 39

物資采購審計的開展，在加強支出監管，提高資金使用效益等方面發揮了積極作用。從近3年統計數據可以看出，A高校完成物資采購審計的數量無明顯增加，但隨著學校的不斷發展和高水平大學建設等資金規模擴大，金額逐步加大，審計發現問題和提出的建議相應增加，物資采購審計發揮著更加重要的作用。例如，2019年針對4份科研經費電子商城外采購的審計項目，經向喀斯瑪電子商城了解情況，并從信息中心調取后臺數據進行分析后，指出了商城運行以來在科研經費管理、商城外采購、結算環節三個方面存在的問題，提出審計建議8條并出具了專門的審計報告報送學校領導，并按校領導要求請有關職能部門整改。根據審計建議，相關職能部門優化了商城外采購的流程，提高了管理水平。

二、物資采購審計存在的問題

（一）審計職能定位不清晰

《審計署關于內部審計工作的規定》中指出內部審計機構和內部審計人員不得參與可能影響獨立、客觀履行審計職責的工作。目前A高校的采購審計主要停留在采購前的審核把關職能，審計處通過審核詢價單、報價單、預算審批等資料，出具審計意見，業務承辦部門根據審計意見方能執行接下來的采購程序，一定程度上參與了采購事項的決策，影響了審計的獨立性。

（二）審計程序流于形式

按照制度和內部控制的要求，物資采購審計工作應從采購需求、采購過程（包括計劃、價格、招標、合同）、采購驗收、采購經費管理、采購效益、采購審計后續情況等方面進行全過程審計，但A高校在物資采購審計的實際工作過程中，未能達到全過程審計的要求。學校目前只開展了常規采購審計，未開展專項審計，對采購過程的評價和監督只停留在采購前和采購中，沒有涉及采購后的驗收、效益等環節。隨著高水平大學建設等項目推進，學校比較重視物資的采購，能否完成專項資金的支付率等硬性指標，而對于采購驗收完成后，物資設備是否有合理使用、使用效率是否偏低等問題缺乏有效的評價標準和監督管理，導致很多高精尖的科研儀器設備閑置，未發揮出應有的價值。在A高校所開展的常規采購審計中，很大一部分送審的項目是完成采購行為后為了報銷時才去補充審計程序，審計程序不能發揮實際作用，耗費了審計時間和精力。

（三）審計方法有限

審計處在常規采購審計時，通常只是審核送審資料，加上所采購的物資具有一定專業性，對于采購的必要性、采購價格的合理性、供應商選擇的合理性等難以做出實質性的準確判斷，只能在形式上檢查是否符合程序要求，缺少有效的信息化審計手段。

三、思考與對策

（一）強化審計獨立性，聚焦審計職能

聚焦主業主責，明確內部審計的職能定位，逐步清理、剝離與審計職能無關的采購審核、合同審核等日常業務審核工作，轉變工作思路，突出內部審計的監督、評價、建議主責，切實做好本職工作，防止審計程序流于形式，將有限的審計資源集中在重點采購品種、采購環節或部門，探索創新審計形式和審計內容，促使有關上級政策措施和學校制度得到有效貫徹落實，消除采購過程中的監督盲區，充分發揮審計“溫度計”“體檢表”的職能作用，更好地預防風險，提高學校的管理水平。例如，可以選取試劑耗材、科研設備等特定的采購品種，或者選取重點采購環節、采購部門，開展專項審計，從采購前、采購中、采購后的全過程進行審計，起到全面的評價和監督作用，同時注重審計結果運用，真正發揮審計效用。

（二）加強采購計劃審計，提高資金使用效益

物資采購計劃審計是對采購計劃中所列的物資價格、數量、質量、采購方式的合理性，以及供貨商選擇的真實性、合理性和有效性等進行的審計。審計人員在進行物資采購審計時，除了審核程序是否合規、資料是否齊全，要關注使用部門的需求是否合理，可以將確實的需求作為物資采購審計的重點，關注采購需求的采購理由是否合理，采購計劃依據是否得當，采購申請所要求的技術指標是否明確，有效提高審計監督的有效性，從而促進提高資金使用的效益，從源頭避免所采購的物資閑置浪費。

（三）提高信息化水平，增強審計效率

一是建立物資采購審計的信息管理系統，整合學校采購數據信息，以方便審計人員進行搜索和分析。有效利用大數據分析、數據挖掘技術等新興技術排查潛在的風險和問題，提高物資采購審計的效率和效果。二是對接各相關職能部門的物資采購數據。梳理各物資采購相關部門的關系，確定各部門為審計工作提供的數據類型和數據格式，將各部門的數據接口標準化。三是要努力提升內部審計人員的信息化水平。克服審計人員思維上的惰性和工作上的慣性，提高審計人員對信息化審計重要性的認識，定期組織審計人員參加有關信息化處理、計算機審計等方面的培訓，推動傳統的審計手段和方式向信息化審計方向轉變。

關鍵詞：高校;物資采購審計;內部審計