企業存貨采購內部控制的重要性及對策建議

王文軒

摘要：存貨是制造企業重要的實物資產，存貨在企業的周轉包括采購、倉儲、生產、再次倉儲和銷售五個環節，其內部控制對企業降低運營成本和提升盈利能力非常重要。本文對制造業企業存貨采購內部控制的重要性和現階段存在的主要問題進行了分析，并提出了改進建議。

關鍵詞：制造企業; 存貨采購; 內部控制

一、制造企業存貨采購內部控制的重要作用

存貨是制造企業的重要實物資產，，是生產的起點，存貨在制造企業往往經過采購、倉儲、生產、倉儲、銷售五個環節，將采購、倉儲、生產、銷售、財務等主要生產經營部門緊密聯系在一起。因此，存貨的管控在制造企業的內部控制中顯得尤為重要，而存貨采購環節的控制是源頭，其重要性主要體現在資金占用和企業盈利能力兩個重要方面。

內部控制

從資金占用角度看，制造企業存貨金額較大，在資產總額中占比很高，企業存貨占企業總資產的比例大約為50%.由此看出，存貨是企業重要的流動資產對企業資金影響很大，甚至決定著企業資金鏈的安全。如果不根據市場需求來制定企業的銷售計劃、生產計劃和采購計劃，盲目大量地采購和生產，勢必造成存貨的大量積壓，積壓的存貨滯銷，影響資金及時回籠，增大資金使用成本，增大財務費用，降低企業的盈利能力，嚴重時甚至有引發資金鏈斷裂的危險，直接將企業推向生死存亡的邊沿。

二、制造企業存貨采購內部控制存在的主要問題

1. 原材料等存貨采購量與生產銷售不匹配

企業采購計劃與實際 需求偏離較大，導致原材料等存貨采購量與生產銷售不匹配。

第一，企業預算編制流于形式。未認真進行市場調研，企業戰略目標定位不準確，導致銷售計劃偏離實際情況，影響生產計劃的制定，從而影響采購計劃的準確性。

第二，缺乏行之有效的預算調整機制。市場環境變化時，企業沒有及時捕捉到相關信息，并及時調整自己的銷售策略，同時調整生產計劃和采購計劃，使采購計劃與實際需求不相符。

2. 企業缺乏行之有效的存貨采購內部管控制度，不相容職務未相分離

（1）采購環節不相容職務存在未相分離的問題

采購環節不相容職務未真正相分離。有些不相容崗位由同一人擔當，有些崗位雖然分離了，但相關人員也可以串通，影響供應商的選擇，操控采購價格，給企業產品生產質量及生產成本埋下重大隱患。

供應商的調研、供應商的選用、合同價格的談判、簽訂合同的審批、采購訂單的申請、采購訂單的審批、貨物驗收、采購訂單支付審批等不相容職務未相分離。

（2）企業缺乏行之有效的存貨采購內部管控制度

企業內部各部門之間未建立行之有效的溝通機制。雖然有些企業有每月定期召開生產經營會，各部門負責人均會參會，但會議討論內容幾乎固定不變，未就市場環境變化而及時修改企業預算，調整生產銷售計劃，導致采購計劃未能及時調整，市場應對能力下降。

3. 各采購環節管控不力，導致采購成本增加

第一，在簽訂大框架合同時，實際采購價格與采購訂單申請不一致，往往是高于采購訂單申請價格，如采購審核、財務付款審核不仔細，直接增大采購成本，導致企業利潤下降。

第二，在原材料等存貨入庫驗收時，沒有嚴格按規定檢查其包裝是否完好無損、檢驗其產品質量是否合格、數量是否正確無誤，未及時將不合格的物料聯系供應商退回或換貨，導致不合格的物料流入生產線，產生次品、不合格產品，增大生產環節不合格品率，從而增大產品成本，降低企業利潤。此外，由于未準確清點數量，也為日后存貨盤點留下了后遺癥。

第三，采購需求訂單未及時處理，采購人員將一些采購訂單集中一起采購，或為了減輕自己的工作量，減少采購次數，人為地增大一次性采購量，增大庫存，導致倉儲成本、人工成本、資金占用成本增加，降低企業利潤。

三、加強制造企業存貨采購內部控制的對策建議

1. 建立科學的決策機制，減少人為干擾因素

第一，實行企業預算管理，每年 編制下一年度的預算。為了降低庫存，減少存貨積壓， 制造企業按照以銷定產的思路編制年度預算，根據市場行情進行銷售預測，根據原材料價格變動趨勢決定是否提前進行采購儲備。

2. 建立科學的、行之有效的存貨采購內部控制制度

制造企業存貨采購環節至少包括以下幾類不相容職務：供應商的考察、詢價與確定供應商;采購合同的簽訂與執行;采購計劃編制、采購業務的訂單申請與審批;驗收與供應商確定等采購環節崗位;采購、驗收與出入庫等相關會計記錄;貨款支付審批與支付執行。不得由同一部門，更不能由同一崗位辦理完采購與付款業務的全過程。

3. 加強人員培訓，增強崗位責任感，提高專業能力

采購的基本原則包括：成本效益原則、質量原則、進度配合原則、公平競爭原則。采購人員培訓應著重強調以下幾個方面工作：

（1）新產品、新材料供應商的選擇

對新供應商品質體系狀況從產能、設備、交期、技術、品質等多方面進行評估、認證，以確保供應商自身優良，未來能滿足制造企業的供貨需求。

（2）與供應商的比價與議價談判

應充分了解市場行情，從維護企業利益的角度出發開展工作，要能經受起各種誘惑和考驗，防止有些供應商為了爭取更好的價格，而采取不當的競爭手段。

（3）對于已經合作的供應商加強審核

為了確保供應商的穩定供貨能力，應從價格、產能、品質、交期四個方面加強審核。及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質情況，以期提升所采購的原材料品質并降低采購成本。

（4）編制采購計劃。根據制造企業實際情況確定適宜的采購批次，并進行交期控制，加強與供應商、企業各部門之間的溝通協調。

參考文獻

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（青島濱海學院?山東?青島?266555）