加強人事檔案管理信息化建設探究

王卉 夏冰沁

摘要：人事檔案管理是醫院檔案管理的重要內容，在新的發展形勢下，信息化管理逐漸成為人事檔案管理的主流方向，信息化建設不僅可以提高人事檔案管理效率和質量，而且也能夠推進人事檔案管理工作的規范化、統一化、現代化。醫院檔案管理部門以及相關工作人員應該積極投入到人事檔案管理信息化建設之中，從整體上為醫院人事管理工作提供支持。

關鍵詞：人事檔案管理;信息化建設;信息技術

引言

人事管理是醫院人事工作的基礎保障，尤其是信息化時代的到來，推動人事檔案管理信息化建設已經是大勢所趨。醫院人事檔案管理人員要加大信息化建設力度，從整體上促進人事檔案管理水平提升。

1做好動態管理，及時更新人事檔案資料

醫院人事檔案管理信息建設十分重要，并且也是一項比較復雜的項目，由于檔案資料內容較多，信息量較大，并且所涉及的時間較長，所以，針對人事檔案信息進行管理時，采集信息過程中，應該盡量化繁就簡，避免出現“凡文必掃”現象，提高人事信息系統查詢的效率，使得操作更便利。人事檔案相關管理人員，要針對檔案信息，利用信息技術做好更新處理，保證信息的準確，提高信息的規范性，充分發揮人事檔案的作用，進而在發生人事變動時，可以提供有效參考數據，提升檔案的使用率，為人力資源部門提高準確的數據支撐。

2加強檔案管理信息化建設的軟硬件投入

醫院人事檔案信息化建設時，不僅要采用現代信息技術，還要不斷加強軟硬件投入，構建完善的人事檔案基本信息數據庫。人事檔案基本信息數據庫中的內容要全面且準確，內容應該有：職工姓名、性別、出生年月、工號、科室、籍貫、學歷、民族、畢業院校、在讀學位、工作時間、職稱聘任、來院時間、職務任免等基本信息。隨著新醫改的不斷發展，醫務人員的相關技術水平也要更新進入檔案管理中，所以加強對軟硬件投入十分必要，這樣才能保證醫院人事檔案管理信息化建設水平，促進醫院人事檔案信息化建設的不斷發展。現代信息技術發展十分快速，醫院要跟上時代的發展，不斷升級檔案管理所需的各項技術和硬件，提高檔案管理的效率和質量，進而實現醫院檔案管理信息化建設目標。

3積極樹立人事檔案信息化管理的意識

傳統的人事檔案管理過程中，檔案管理人員是默默無聞的，具有較強的奉獻精神，但是這些管理人員在一定程度上，保持較強的封閉意識，所以在這種模式下，實現人事檔案的信息化管理難度較大。為了有效保證醫院人事檔案信息化管理建設效果，檔案管理相關責任人，要采取有效的方法，幫助檔案管理相關人員樹立信息技術應用意識，使得管理人員能夠主動適應大數據時代的發展，主動利用信息化技術來開展檔案管理工作。檔案管理責任人可以定期開展檔案信息化管理培訓，使得檔案管理相關人員能夠樹立檔案管理的信息化意識和現代化意識，不斷引導管理人員打開思想，保持積極接受新鮮事物的態度，為醫院人事檔案信息化管理建設，做出貢獻。

4加強醫院人事檔案數據庫系統開發和建設

為了有效提升醫院人事檔案管理的信息化技術水平和管理效果，要加強醫院人事檔案數據庫系統的開發和建設。針對醫院內部的每名員工，都要建立健全個人電子檔案，檔案信息要真實完整準確，進而形成員工電子檔案系統，實現對醫院員工的人事檔案信息化管理。在大數據時代，充分利用掃描儀等信息化設備，將員工的紙質版檔案轉換為信息數據模式，保存在人事檔案數據庫系統中，逐漸完善醫院人事檔案數據庫系統的內容。員工的所有檔案信息都可以從檔案數據庫系統中查閱，便于相關人員查詢和使用檔案，通過建設人事檔案數據庫系統，可以提高檔案管理的質量，還能有效保護檔案。

5重視醫院人事檔案信息化平臺構建

醫院人事檔案信息化建設的目標是為了給醫院發展提供基礎服務，所以，醫院要認清人事檔案信息化建設的目標，做到有效開發和利用人事檔案。醫院人事檔案信息化建設的內容，主要包括下面幾個部分：系統建設、數據維護、系統設置、信息檢索、統計報表。系統建設過程中，需要做好下面兩項建設：

5.1建立檔案信息庫

針對醫院所有員工，按照在職、離休、退休三類進行劃分，分別建立檔案信息庫，檔案信息庫中的信息，按照姓氏、編號等來分類，錄入軟件系統中，然后結合醫院外部相關活動以及人事、組織、勞資等部門，選拔和使用人員過程中，形成的個人經歷、業務能力、獎懲情況進行記錄，進而構建完善的個人電子檔案，便于相關人員在后期進行職稱評聘、工資晉升、退休人員手續辦理等信息查詢，同時也能提高檔案資料入檔的效率。

5.2建立干部人事檔案信息數據庫

醫院人事檔案管理人員在管理檔案信息過程中，要將干部信息及時錄入相關軟件系統中，并以此為基礎，建立干部人事檔案信息數據庫，在醫院內部把人事檔案與干部考核的其他內容進行關聯，如衛生技術考核檔案、醫德醫風考核，進而全面掌握干部的德、能、勤、績、廉情況，為接下來培養和提拔干部做好鋪墊。同時，在檔案管理過程中，要做好數據維護、系統安全的保護，將信息檢索和統計報表進行簡單程序設置，便于操作，提高檔案的使用效率。同時，針對檔案管理信息化建設，要選派專業檔案管理人員針對數據庫信息進行核準，確保檔案信息建設的質量，醫院公共事業的發展貢獻力量。

在醫院人事檔案管理信息化建設的過程中，構建完善的人事檔案管理信息化平臺非常重要，技術人員與人事檔案管理工作者要積極交流配合，通過構建信息庫、信息數據庫等方式，推進人事檔案管理的智能化、現代化，從整體上為醫院人事工作的開展提供支持。

結束語

在信息化時代，信息技術與人事檔案管理工作的結合越發緊密，作為醫院人事工作的基礎性工作，人事檔案管理信息化建設，能夠為醫院人事工作規劃、工作方向提供有力支持，也能夠為各項工作的開展提供積極影響。本文以此為內容進行相關討論，旨在助力于我國醫院人事檔案工作的創新與發展。

參考文獻

[1]許麗.醫院人事檔案管理信息化建設探究[J].辦公室業務，2018（12）：177-178.

[2]顧建杰.加強醫院人事檔案信息化管理探究[J].辦公室業務，2018（12）：85.

[3]郭淑娟.我國醫院人事檔案管理的研究進展[J].經濟師，2018（08）：248-249+251.